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UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL

ESTADO BOLÍVAR (UPTEB)


GESTIÓN DE PROYECTOS
PNFE

TEMA 1
EL CICLO DE LOS PROYECTOS

Docente de la UC:
Ing. María J. Arenas

Ciudad Bolívar, febrero de 2019


I
El Proyecto
(conceptos)
Características
VI Tipos de Proyectos II
CIERRE DEL INICIO DEL
PROYECTO PROYECTO
El Ciclo de los
Proyectos
V
III
SEGUIMIENTO Y
PLANIFICACIÓN
CONTROL DEL
IV DEL PROYECTO
PROYECTO
EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
I. EL PROYECTO Y SUS CONCEPTOS

¿Qué es un Proyecto?

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para


crear un producto, servicio o resultado único.

Inversión planeada de una actividad, con el


objetivo de crear o ampliar una empresa o
institución para producir bienes o servicios.

Conjunto de acciones que son necesarias para alcanzar un


objetivo previamente establecido, limitado por parámetros
temporales, tecnológicos, políticos, económicos y ambientales.
I. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

TEMPORAL

• Comienzo definido – final definido*.


• Duración limitada. No son esfuerzos
*
continuos. 1. Logro de los
objetivos del
• No significa necesariamente de corta proyecto.
2. Cuando queda claro
duración, puede durar varios años. que los objetivos no
podrán ser
• No es aplicable generalmente al producto, alcanzados.
3. No exista necesidad
servicio o resultado creado por el proyecto. del proyecto y sea
cancelado.
Ejemplo: Erigir un monumento, dispositivo.
I. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

TEMPORAL

• Puede tener impactos sociales, económicos y ambientales,


intencionales o no, que perduran mucho más que los propios
proyectos. Ejemplo: Proyecto SICAREL (Sistema de Carga
Eléctrica) Paraguay.
https://www.itaipu.gov.py/es/sala-de-prensa/noticia/itaipu-y-pti-lanzan-la-primera-
%E2%80%9Cruta-verde%E2%80%9D-con-estaciones-de-recarga-para-au
• Pueden ser limitados por la producción de sus productos o
servicios.
I. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

PRODUCTOS, SERVICIOS O RESULTADOS ÚNICOS

• Crea productos entregables únicos (Productos, servicios,


resultados).
• Crea un artículo producido cuantificable. Ejemplo: Un equipo
terminado o un componente.
• Crea la capacidad de prestar un servicio. Ejemplo: Las
funciones de transporte en la distribución o la función de producción
en una fábrica.
• Crea un resultado como un documento. Ejemplo: Una
investigación donde se obtienen conocimientos para determinar una
tendencia o si un proceso beneficiará a la sociedad.
I. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

ELABORACIÓN GRADUAL

• Se desarrolla en pasos y se
aumenta en incrementos. Ejemplo:
La definición del alcance del proyecto
de manera general, que se va haciendo
más detallado y explícito a medida que
el equipo del proyecto va obteniendo un
mayor y mejor entendimiento de los
objetivos y de los productos
entregables.
I. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

FASE DE PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y ENTREGA

INVOLUCRAN PERSONAS

SON AFECTADOS POR LA INCERTIDUMBRE

SON SUJETOS A SEGUIMIENTOS Y MONITORIZACIÓN

CADA UNO ES DIFERENTE

APLICA PARA TODOS LOS


TIPOS DE PROYECTOS
I. TIPOS DE PROYECTOS

Procedencia del
Complejidad capital Sector

• Simple. • Público. • Construcción.


• Complejo. • Privado. • Energía.
• Mixto. • Industriales.
• De servicio.

Ámbito Orientación Influencia

• Económicos. • Productivos. • Internacionales


• Ingeniería. • Educativos. • Nacionales.
• Tecnológicos. • Sociales. • Regionales.
• Literarios. • Comunitarios. • Locales.
• Matemáticos. • Investigación.
I. EL CICLO DEL PROYECTO

FASE 1 FASE 2
El Ciclo de los INICIO DEL PLANIFICACIÓN
Proyectos PROYECTO DEL PROYECTO

El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases:


Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre.

FASE 4
FASE 5 FASE 3
SEGUIMIENTO Y
CIERRE DEL EJECUCIÓN DEL
CONTROL DEL
PROYECTO PROYECTO
PROYECTO
1. INICIO DEL PROYECTO

En esta fase se define el alcance y se procede a la selección del equipo. Con un ámbito
claramente definido y un buen equipo se garantiza el éxito del proyecto.
Objetivos: Definir el alcance/Alinear las expectativas de los interesados (stakeholders) con el
propósito del proyecto.

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase
• Investigar opciones y
Justifica la puesta en marcha oportunidades.
• Identificar las soluciones
del proyecto. Debe incluir una disponibles y cuantificar los
descripción beneficios y costos de cada
Elaboración del solución.
del fin, los costos y beneficios de • Recomendar una solución
caso o plan del optimizada.
cada alternativa
proyecto. • Identificar los riesgos y los
de ejecución y la solución problemas que pueden surgir
recomendada durante la ejecución.
• Presentar la solución para la
para su aprobación. aprobación del financiamiento.
1. INICIO DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase
• Investigar la opción de
Identificar la proyecto recomendada en la
probabilidad de que una o más actividad anterior.
soluciones • Documentar los requisitos que
satisfagan los requisitos de negocio implica.
establecidos aplicando claridad a la • Identificar todas las posibles
Estudio de la toma alternativas y revisar cada una
de decisiones. Durante el estudio se para determinar su viabilidad.
viabilidad llevan a cabo una variedad de • Estudiar los riesgos y los
métodos de evaluación, hasta dar problemas que cada solución
con una conlleva y escoger la que se
solución confirmada para su implementará.
implementación. • Documentar los resultados en
un informe de viabilidad.
1. INICIO DEL PROYECTO

Actividades de Descripción Ayuda a:


la fase
• Identificar la visión y los objetivos del
proyecto y definir su alcance.
• Enumerar todos los entregables críticos
Describe la visión del proyecto, del proyecto.
• Indicar los clientes y partes interesadas.
los objetivos, el alcance y los • Enumerar las principales funciones
Definición del resultados, así como también atribuibles a cada rol y sus
responsabilidades.
Proyecto los grupos de interés, roles y • Crear una estructura organizativa para
responsabilidades. el proyecto.
• Documentar el plan general de
ejecución.
• Hacer una lista de los riesgos, los
problemas y supuestos.
1. INICIO DEL PROYECTO
Actividades de la Descripción Ayuda a:
fase
Se definen los objetivos y las • Crear un organigrama detallado,
responsabilidades definiendo el propósito real de cada
intervinientes en la ejecución del función.
proyecto y su localización en la • Enumerar las principales
Nombramiento estructura responsabilidades y competencias,
organizacional; completándolas enumerando las habilidades y
del equipo de con información experiencia necesarias y fijando los
proyecto suficiente sobre las habilidades, criterios clave de rendimiento.
experiencia y cualificaciones • Identificar el salario y las
necesarias condiciones de trabajo.
para cumplir cada una de las • Establecer a quién debe reportar
funciones cada miembro del equipo.
definidas.
Crear los documentos requeridos:
Se toma una decisión en función • Plan de Proyecto.
Revisión de la de si el equipo • Project Charter (Acta de
ha alcanzado o no los objetivos y Constitución de Proyecto)
fase
si se considera aprobado para • Check list revisión etapas.
pasar a la siguiente fase. • Estudio de viabilidad.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Esta es la fase más difícil para el director del proyecto ya que debe hacer un
importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades del personal,
recursos y equipos que habrá que preverse para lograr la consecución a tiempo y
dentro de los parámetros previstos. Es respectivamente un conjunto completo de
planes de proyecto que establezca una hoja de ruta clara.

• Establecer el alcance total del esfuerzo.


• Definir y refinar los objetivos

• Planear el curso de acción necesario


para alcanzar dichos objetivos.
• Prever qué documentación se utilizará
para llevar a cabo el proyecto.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase
• Crear la estructura de desglose del
trabajo.
• Desarrollar el diagrama de red.
• Determinar las necesidades de recursos.
Elaborar el Se refleja el consenso de • Determinar el presupuesto del
proyecto.
Plan de los elementos críticos del • Reflejar la organización del proyecto.
Proyecto proyecto anotando • Especificar la metodología de control y
gestión del cambio.
Inicial incluso como se va a • Definir las limitaciones del proyecto,
los supuestos y los riesgos.
gestionar cada uno. • Crear un plan de comunicación.
• Proporcionar un plan de gestión de la
calidad.
• Desarrollar un plan de adquisiciones.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase
• Listado de los grupos de interés de
Tiene por objetivo el comunicaciones.
transmitir la información • Definición de las necesidades de
correcta, a las personas comunicación de los interesados.
adecuadas, en el momento • Identificación de los eventos de
Plan de preciso. Este plan informa comunicación requeridos.
comunicación acerca de los objetivos, • Método y frecuencia de cada
estrategias, actividades y evento.
plazos. Asegura que todos • Asignación de recursos a los
los participantes en el eventos de comunicación.
proyecto se encuentren • Construcción de una agenda de
bien informados. eventos de comunicación.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase
• Tipos de mano de obra necesarios
Resume el nivel de para el proyecto.
recursos necesarios para • Funciones y responsabilidades
completar un proyecto. principales para cada tipo de trabajo.
Especifica con exactitud • Número de personas necesarias
Plan de gestión las necesidades de mano para cubrir cada rol.
de recursos de obra, equipos y • Las partidas de cada equipo que se
materiales necesarios para utilizarán.
completar el proyecto y • Tipos y cantidades de equipos
ayuda a obtener la necesarios.
aprobación del • Importe total de los materiales
patrocinador. necesarios.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase

Permite establecer un • Tipos de costes laborales.


presupuesto, mide el • Las partidas de equipo necesarios.
gasto, identifica la • Varios materiales necesarios por el
Plan de gestión inversión mínima proyecto.
de financiera necesaria para cumplir • Los costos unitarios de la mano de
con los objetivos obra, equipos y materiales.
específicos, definiendo • Otros tipos de costos, tales como la
todos los tipos de gastos administración.
en que el proyecto • Cantidad de dinero para
incurrirá. contingencias necesario.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase

Permite establecer los


• Identificación de los requisitos de
objetivos de calidad que los clientes.
garanticen que los • Listado de las prestaciones a
producir.
Plan de gestión entregables producidos • Criterios de calidad establecidos
de calidad cumplen con las para estos productos entregables.
• Definición de estándares de
necesidades del cliente y calidad.
con las legalidades • Acuerdo de los objetivos fijados
con los clientes.
vigentes.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase

• Identificación de los riesgos.


Identifica todos los • Estudio de supuestos.
Proyecto de posibles riesgos que • Categorización y priorización de
Análisis de pueden presentarse para cada riesgo.
Riesgos prever su mitigación, • Probabilidad de que los riesgos
planificar su prevención ocurran.
y trabajar en los medios • Cálculo del impacto de cada riesgo
para eliminarlos. en el proyecto, en caso de
producirse.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de la Descripción Ayuda a:


fase

Es un acuerdo con el
cliente estructurado en •Creación de una lista completa de
torno a un calendario de todas las prestaciones del proyecto.
Plan de actividades. Incluye una • Confección de un listado de los
Aceptación lista de prestaciones, criterios para obtener la aceptación
actividades de pruebas de del cliente.
aceptación, criterios y • Puesta en práctica de las normas
normas que deben de aceptación que deben cumplir.
cumplirse, así como el
plazo para su final.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Actividades de la Descripción Ayuda a:
fase

Delimita las necesidades


de aprovisionamiento, • Requisitos de contratación.
describe el proceso • Elementos necesarios para
Plan de contractual de completar las adquisiciones
compras y nombramiento de y su justificación financiera.
gestión de proveedores y define el • Recopilación de información sobre
proveedores proceso para la los distintos proveedores.
adquisición de cada • Solicitud de presupuestos.
producto, programando • Selección y contratación de
también los plazos de proveedores.
entrega.
2. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Actividades de la Descripción Documentos esenciales durante
fase esta etapa:

• Plan de Proyecto.
• Plan de Comunicación.
En esta etapa se decidirá • Plan de gestión de recursos.
Revisión de la si se debe o no continuar • Plan de gestión financiera.
fase con la siguiente fase del • Plan de gestión de la calidad.
proyecto. • Plan de gestión de riesgo.
• Plan de aceptación.
3. EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Esta es la fase donde se completan las actividades programadas con sus tareas y se
procede a la entrega de los productos intermedios. Aquí es indispensable monitorizar
la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo. En esta fase se
gestionan el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo, las
actualizaciones y modificaciones del proyecto.

Reforzar la Potenciar la
comprensión responsabilidad
de la meta. individual.

Reforzar los Asegurar la


objetivos aceptación del
específicos. proyecto.

Fomentar la Cumplir con


buena los plazos
comunicación entregando
entre las partes productos de
interesadas. calidad.
3. EJECUCIÓN DEL
2. PLANIFICACIÓN PROYECTO
DEL PROYECTO

Actividades de la
fase Descripción

Asignar paquetes
de trabajo
asociados a cada Las explicaciones deben ser claras y suficientes pero sin entrar en
actividad a todos
los miembros del excesivo detalle.
equipo.
Coordinar
Se realizan en función de las prioridades establecidas y
actividades y
recursos. observando las dependencias marcadas en el programa.

Acatar los
plazos para
cada evento o Se deben evitar los retrasos que puedan afectar negativamente
entrega de otras actividades o al curso global del proyecto.
productos.
3. EJECUCIÓN DEL
2. PLANIFICACIÓN PROYECTO
DEL PROYECTO

Actividades de la
fase Descripción

El propósito será economizar y no superar las previsiones


Monitorizar el
consumo de planeadas por medio de un control de gastos adecuado.
presupuesto

Hacer un
Principalmente los destinados a participar en todas aquellas
seguimiento del
uso de los actividades que tienen un impacto relevante para el progreso del
recursos
proyecto.
Controlar la
relación entre
tiempo Se debe optimizar la relación tiempo-proyecto y poner soluciones
consumido y
proporción de a tiempo cuando se observen descompensaciones.
proyecto
completada
3. EJECUCIÓN DEL
2. PLANIFICACIÓN PROYECTO
DEL PROYECTO

Actividades de la
fase Descripción

La detección será posible en condiciones suficientes para


Detectar
desviaciones implementar una solución que dé respuesta a los problemas que
las originaron. Lo importante es el tiempo de reacción.

Es tan importante como la detección, los interesados deben estar


Informar sobre
las desviaciones informados de la situación y la propuesta de cambio, el modo de
detectadas.
proceder y el tiempo destinado para hacerlo.

Deben ser comprendidas y aceptadas por los interesados y


Implementar
acciones proporcionar una respuesta satisfactoria que encauce de nuevo el
correctivas o
modificaciones proyecto sin extender sus efectos negativos.
3. EJECUCIÓN DEL
2. PLANIFICACIÓN PROYECTO
DEL PROYECTO

Actividades de la
fase Descripción

Controlar y
gestionar los Vencer la resistencia inicial y potenciando el feedback.
cambios

¿Cuáles son los documentos esenciales en esta etapa?

Informe de Minutas de Reportes de


desviaciones, propuestas
progreso. reuniones. y aceptación.
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

Esta es la fase que comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento,
revisión y monitorización del progreso del proyecto. Es el medio para detectar
desviaciones con la máxima premura posible e identificar las áreas que requieren un
cambio en la planificación. Esta fase está muy asociada con la ejecución.

Prever las
Detectar
medidas
desviaciones.
correctoras.

Actualizar el Preparar un
plan de gestión plan de
del riesgo. contingencia.
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

Actividades de la
fase Descripción

Actualización y Para esto hay que apoyarse en metodologías de gestión de


seguimiento de
los proyectos, como el Diagrama de Gantt, Pert, CPM o el Método
instrumentos de la Cadena Crítica, para facilitar la tarea y ganar en capacidad
de gestión de
proyectos. de control.

Estos indicadores aportarán métricas sobre las variables más


relevantes a controlar. Deben aportar información de valor y ser
Definición de
realistas, en cuanto al coste de la obtención de métricas y el
los indicadores
claves de esfuerzo necesario para llevar a cabo las mediciones.
gestión.
Se debe designar a los responsables de recoger estos datos y
contar con fuentes de verificación para cada grupo de
indicadores.
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

Actividades de la
fase Descripción

Monitorización Se debe realizar con una frecuencia periódica que garantice el


de los
indicadores tiempo de reacción necesario para actuar en cado de detectarse
claves de una desviación.
gestión.

Se debe garantizar la claridad y precisión en la transmisión de


Comunicación de
desviaciones. mensaje, la puntualidad en el contacto y la correcta elección del
interlocutor.

Debe procurar la economía de recursos y preverse una nueva


Planificación y
puesta en marcha recogida de métricas que permita comprar si los resultados
de acciones
correctoras. vuelven a encuadrarse en los valores esperados.
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

Actividades de la
fase Descripción

Creación de un Representa un plan B que recupere en la medida posible el curso


plan de
contingencia. óptimo del progreso del proyecto.

¿Cuáles son los documentos esenciales en esta etapa?

• Checklist para las revisiones de cada fase.


• Plan de gestión del riesgo (actualización).
• Comunicación de desviaciones detectadas.
• Comunicación de acciones correctoras o
modificaciones a aplicar y su plazo.
5. CIERRE DEL PROYECTO

Esta fase comprende los procesos orientados a completar formalmente el proyecto y


las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio se establece
que formalmente que el proyecto ha concluido.

Lograr la aceptación de
los entregables.

Obtener la firma de los


documentos de cierre.
5. CIERRE DEL PROYECTO

ACTIVIDADES DURANTE ESTA ETAPA

• Evaluar cada actividad y fase del proyecto.

. Hacer una valoración del proyecto en su conjunto.

• Llegar a acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar.

• Formalizar la aceptación del proyecto.

• Transmitir la información y formación complementaria acordada.

• Organizar la salida de los equipos de trabajo.

• Entregar la documentación de proyecto al cliente.


5. CIERRE DEL PROYECTO

¿Cuáles son los documentos esenciales en esta etapa?

Informe de Revisión post


cierre de implementaciones.
proyecto

Documentación
Aceptación y entregable al cliente y
entrega de materiales de carácter
proyecto. formativo e
informativo.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL
ESTADO BOLÍVAR (UPTEB)
GESTIÓN DE PROYECTOS
PNFE

FIN DEL TEMA 1


Docente de la UC:
Ing. María J. Arenas

Ciudad Bolívar, febrero de 2019