ORGANIZACI

ÓN DE
EVENTOS
¿QUÉ ES UN EVENTO ?

El evento es una
actividad que requiere
ser planeada,
ejecutada, controlada,
encaminada a lograr
objetivos propuestos,
bien sea de índole
empresarial, asociativo
 ¿QUIENES PARTICIPAN ?

Los eventos reúnen diferentes

personas que pertenecen a
distintos colectivos, con identidad
e intereses propios .
En ellos se intercambian
opiniones y puntos de vista sobre
asuntos o acontecimientos
específicos relacionados con
temas empresariales, sociales,
culturales, religiosos, deportivos o
científicos.
 ¿QUE REALIZAN?

En ellos se intercambian opiniones

y puntos de vista sobre asuntos o
acontecimientos específicos
relacionados con temas
empresariales, sociales,
culturales, religiosos, deportivos o
científicos.
 ÉXITO DEL EVENTO

El éxito de un evento

depende de su planeación
detallada, sin desconocer la
importancia de las demás
etapas que contribuyen en
gran medida al logro de los
objetivos propuestos .
¿QUIENES INTERVIENEN?

En un evento intervienen tres

clases de agentes que son:

Organizadores,
Conferencistas,
Asistentes e
Invitados.
 ORGANIZADORES

El grupo de personas encargadas

de planear, dirigir, organizar y
realizar el evento.
En este grupo se encuentra:
El Coordinador General
El Coordinador Administrativo
El Coordinador de Servicios
Generales
El Coordinador de Relaciones
Publicas
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COORDINADOR GENERAL

COMITÉ COMITÉ COMITÉ DE

ORGANIZADOR DE ADMINISTRACIÓN RELACIONES PÚBLICAS

Subcomité de
Administración de personal Subcomité de
Coordinador General Divulgación y prensa

Subcomité Subcomité de
Coordinador Administrativo de presupuesto Y finanzas Inscripciones

Subcomité de
Comité De Relaciones Publicas Subcomité de Suministros Recepción y alojamiento

Subcomité secretarial
Subcomité de
Información y Documentación
Servicios Generales

Subcomité de
Protocolo y Actos sociales
COORDINADOR GENERAL

La organización del evento es

dirigida por el Coordinador
General, quien es el ejecutivo
responsable de liderar el equipo
de trabajo.

Su perfil exige conocimientos de

administración, relaciones
publicas y excelentes relaciones
 FUNCIONES DEL
COORDINADOR
GENERAL
Intervenir directamente en la
conformación de los comités y
asesorarlos en la definición de las
actividades propias.
Orientar a los coordinadores de
los diferentes comités en la parte
de administración y ejecución.
Liderar la labor de coordinación
en forma permanente con el
comité organizador.
 CONFORMACION DE
COMITES

A continuación se
relacionan
los comités que generalmente
se establecen en la
organización de un evento
 COMITÉ ORGANIZADOR

Está integrado por los

coordinadores de cada comité.
Tiene la responsabilidad de
definir y presentar al Coordinador
del evento todas las acciones en
detalle que conlleven a su
organización y desarrollo, tanto
en la etapa previa como en la
ejecución, seguimiento y
evaluación del evento para su
 COMITÉ ORGANIZADOR
(2)

Así mismo, tiene a su cargo la

elaboración y coordinación del
programa general de trabajo,
debe tener a su disposición todos
los recursos humanos, técnicos y
financieros.
 COMITÉ DE
ADMINISTRACION

Se encarga de administrar y

manejar todos los recursos
humanos, financieros y físicos
necesarios, facilita los medios
económicos y materiales y
controla su adecuada utilización.
Se ocupa del apoyo logístico en
general para el éxito del evento.
Depende directamente del
Director General.
SUBCOMITE DE ADMINISTRACION
DE PERSONAL

Es el encargado del manejo y

desempeño del personal que
interviene directa e
indirectamente
en todas las etapas del evento.

 Asigna funciones y realiza

seguimiento de las acciones
pertinentes.
SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y
FINANZAS

• Le corresponde elaborar el
presupuesto general de
gastos.
• Es responsable de la
consecución de fondos y
aportes para financiar el
evento.
• Tiene a su cargo el
movimiento de cuentas,
SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y
FINANZAS (2)

• También debe llevar el

balance financiero y
asigna dos personas en
tesorería para el manejo
del dinero
SUBCOMITE DE SUMINISTROS

Tiene a su cargo la
consolidación de las
solicitudes de elementos,
equipos, materiales y
demás implementos
necesarios presentados por
cada comité.
 Todo esto debe contar con
 COMITÉ DE RELACIONES
PUBLICAS
 Tiene como misión crear y
mantener la imagen positiva de la
organización, en las actividades de
promoción, divulgación y atención
directa de los participantes.
 Lo conforman los subcomités de
divulgación y publicidad,
inscripciones, recepción y
alojamiento, información y
documentación, protocolo y actos
sociales
 SUBCOMITE DE DIVULGACION
PROMOCION Y PUBLICIDAD

Le corresponde divulgar el evento

mediante una muy bien planeada
campaña publicitaria, que incluya
afiches, circulares, plegables,
vallas, fotografías, volantes, avisos
de prensa, radio y televisión.
Esta promoción debe hacerse de
manera escalonada y sostenida
con cinco meses de anterioridad ,
con el fin de crear expectativa en
el publico.
 SUBCOMITE DE DIVULGACION
PROMOCION Y PUBLICIDAD
2
 El elemento que mas se utiliza en torno
a un evento es el plegable, en él se
condensa toda la información que tiene
por objeto orientar al publico para su
participación y asistencia al evento.
 Tiene la responsabilidad de presentar
las escarapelas, la ficha de inscripción
diseño del instintivo para plegables,
carpetas, material informativo,
tarjetas, pancartas, certificados y
papelería en general.
SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES

 La inscripción es la
vinculación formal de los
participantes o asistentes al
evento, es fundamental
establecer una fecha limite de
inscripción y pago para
asegurar el numero de
asistentes.
 Los organizadores deben
prever un margen del 10% mas
 SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES
2

El instructivo de inscripción

debe hacer claridad acerca de
una posible cancelación por
fuerza mayor de una
inscripción o pago y realizado
con la debida anticipación.
 SUBCOMITE DE RECEPCION Y
ALOJAMIENTO

Tiene como función

fundamental atender de
forma permanente a todo
el personal y proporcionar
información y orientación
para mantener la imagen
positiva del evento.
 SUBCOMITE DE RECEPCION Y
ALOJAMIENTO
(2)

Reservar tiquetes aéreos, estar

pendiente de la confirmación,
del hotel, recibir a los invitados y
conferencistas, debe trabajar en
estrecha relación con los de
transporte, información y
documentación.
 SUBCOMITE DE RECEPCION Y
ALOJAMIENTO
(3)

A los invitados se les

entrega su tarjeta de
alojamiento y se
acompañan al hotel cuando
vienen de otras ciudades o
países.
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION

Debe ocuparse de todo lo

relacionado con:
Integrantes del Comité
organizador, comités y
subcomités
Integrantes de la mesa
directiva
Relación de conferencistas y
expertos que desarrollaran las
SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (2)

 Itinerarios y tarifas
de transportes,
realizar las reservas
de regreso
 Relación total de los
servicios disponibles
del evento
 Mediante listado
controlar la entrega
de documentación
que se maneje en el
evento
SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (3)

Preparar un listado de toda la

documentación, papelería y
fichas necesarias para
diligenciar durante el evento.
Esta encargado de suministrar
toda clase de información a
todos los integrantes del equipo
de trabajo .
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (4)

Tiene el deber de presentar el proyecto

del programa a realizar.
Elaborar y presentar la lista de invitados
especiales, del personal asistente al
evento y de los integrantes de los
comités, teniendo en cuenta su profesión,
titulo o rango y procedencia, incluyendo
direcciones y números telefónicos.
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (5)

 Es el encargado de establecer contacto

con las empresas para lograr
representación mediante puestos de
servicio, obsequios y degustaciones.
 SUBCOMITE DE INFORMACION Y
DOCUMENTACION (6)

 Elaborar en detalle el manual de funciones,

presentarlo para aprobación y solicitar al
comité secretarial su elaboración y luego
distribuirlo a los diferentes comités para que
cada uno sepa con claridad todas sus
funciones y como las debe desarrollar.
 SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y
ACTOS SOCIALES

En la parte social se encarga

del programa en lo
relacionado con la
instalación, colocación de
banderas, himnos,
refrigerios, cócteles, bufe y
otros, así como los actos
culturales o recreativos.
SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS
SOCIALES (2)

En el protocolo debe estar

pendiente de la lista de
invitados especiales y de las
personalidades
gubernamentales, civiles,
eclesiásticas y militares, el
envío de la tarjeta de
invitación y del material que
ellos necesitan conocer con