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Milton K. Maldonado E.

"Auditoría de Gestión”

Economía
Ecología
Eficacia
Eficiencia
Etica
PRIMERA PARTE

INTRODUCCION
Y
GENERALIDADES
 Auditoría de las 5 Es
 Auditoría Operativa
 Auditoría Operacional
 Auditoría Comprehensiva
 Auditoría Integral
 Auditoría Gerencial
 Auditoría de Valor por Dinero ( Canadá)
 Auditoría de Desempeño
 Auditoría administrativa
 Auditoría total (Alemania)
 Auditoría de Productividad
AUDITORIA DE AUDITORIA
GESTION FINANCIERA

 Estudiar y evaluar el  Estudiar y evaluar el


Sistema de Control Sistema de Control
Interno Interno
AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA FINANCIERA

Pretende ayudar a la Emite una opinión mediante


administración a aumentar su dictamen sobre la razonabilidad de
eficiencia mediante la los estados financieros.
presentación de
recomendaciones

Utiliza los estados financieros Los Estados Financieros


como un medio constituyen un fin
AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA FINANCIERA

 Promueve la eficiencia de la  Da confiabilidad a los Estados


operación el aumento de Financieros.
ingresos, la reducción de los
costos y la simplificacíón de
tareas, etc.

 Es numérica
 Es no sólo numérica.
AUDITORIA DE GESTION AUDITORIA FINANCIERA

 Su trabajo se efectúa de forma  Su trabajo se efectúa a través de


detallada pruebas selectivas

 Puede participar en su  La realizan solo profesionales del


ejecución profesionales de área económica
cualesquiera especialidad
afines a la actividad que se
audite
DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA
DE GESTION Y SU IMPORTANCIA

“Una auditoría operativa es un examen objetivo y sistemático


de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación
independiente del desempeño de una organización,
programa, actividad o función gubernamental que tenga por
objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar
el proceso de toma de decisiones por parte de los
responsables sé supervisar o iniciar acciones correctivas. La
auditoría operativa abarca la economía y eficiencia y la
auditoría de los programas”. (Concepto de la GAO-
Contraloría General de los Estados Unidos de
América.
Lennis M Knigton. La Auditoría
Posterior de Rendimiento

“Es un examen independiente con el fin de


proveer a la legislatura una evaluación e
informe sobre la marcha en que los
administradores de las entidades y
dependencias del estado han descargado
sus responsabilidades de administrar los
programas del Estado de manera fiel,
eficiente y efectiva”.
Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control del Perú
“Auditoría Administrativa. Examen y evaluación
realizados en una entidad para establecer el
grado de eficacia y eficiencia de la
implementación de las normas que dictan los
sistemas administrativos de apoyo, así como
su planificación y control administrativo
interno”.
Academia Mexicana de
Auditoría Integral
“La Auditoría Integral es la evaluación
multidisciplinaria, independiente, con enfoque
de sistemas, del grado y forma de
cumplimiento de los objetivos de una
organización, de las relaciones con su
entorno, así como de sus operaciones, con
el objeto de proponer alternativas para el
logro más adecuado de sus fines y/o mejor
aprovechamiento de sus recursos”.
Canadá : (“Auditoría Comprehensiva”)

“Responsabilizar a los administradores en la


elaboración de informes de desempeño,
donde se resalte el efecto de las decisiones
tomadas, para facilitar la interpretación y
evaluación externa. El auditor interno debe
profundizar sus revisiones en los sistemas
gerenciales donde se genera la información”.
“Estados Unidos (Auditoría
de Gestión y Desempeño”)

“Dan énfasis a la medida de la calidad de los


productos y servicios gubernamentales,
comparten la opinión de que los funcionarios
gubernamentales deben dar seguridad a los
contribuyentes de que los fondos públicos
son utilizados con criterios de: economía,
eficiencia y eficacia”.
Reino Unido (“Auditoría de
Gestión”)

“Aprovechar al máximo el resultado de


estudios específicos que proporcionen
información detallada, lo cual permite
incursionar con confianza en el análisis de
información gubernamental, apoyada con
indicadores de gestión que faciliten la
evaluación de desempeño”.
Australia (“Auditoría Integral”)

Enfatizan los aspectos que contribuyen al


desarrollo de la administración pública,
iniciando con la insustituible exigencia del
ciudadano de ser informado con el detalle
necesario del manejo de los recursos
públicos. La Auditoría Integral es un
instrumento que permite dimensionar el
grado en que los servidores públicos están
cumpliendo su compromiso de servicio y
responsabilidad ante su comunidad.
México “Auditoría Integral”
Induce a una reflexión sustantiva sobre el plan
estratégico de una dependencia o entidad pública y
orienta la toma de decisiones hacia el cabal
cumplimiento de los objetivos que demanda la
sociedad, la función preventiva de la Auditoría
Integral permite identificar a tiempo: los errores
humanos, contables, financieros y la desviación de
objetivos o funciones institucionales; el
incumplimiento, retraso o falta de interés en las
tareas y responsabilidades y en las necesidades de
información a titulares de los entes para la toma de
decisiones.
Price Waterhouse
 “La auditoría integral es la ejecución de
exámenes estructurados de programas,
organizaciones, actividades o segmentos
operativos de una entidad pública o privada,
con el propósito de medir e informar sobre
la utilización económica y eficiente de sus
recursos y el logro de sus objetivos
operativos”.
CONCEPTOS DE LAS 5 ES:

 EFICIENCIA: Consiste en lograr la utilización


más productiva de bienes materiales y de
recursos humanos y financieros (Academia
Mexicana de Auditoría Integral).

 EFICACIA: Es el grado en que los programas


están consiguiendo los objetivos propuestos
(Academia Mexicana de Auditoría Integral).
CONCEPTOS DE LAS 5 ES:

 ECONOMIA: se refiere a los términos y condiciones


conforme a los cuales se adquieren bienes y
servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el
momento oportuno y al menor costo posible
(Academia Mexicana de Auditoría Integral).
 ÉTICA: Parte de la Filosofía que trata de la moral y
las obligaciones del hombre
 ECOLOGIA: Podrá definirse como el examen y
evaluación al medio ambiente, el impacto al entorno
y la propuesta de soluciones reales y potenciales.
Comparación de la Auditoría Financiera
con la Auditoría de Gestión
AUDITORÍA FINANCIERA
CARACTERÍSTICA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Formular y expresar una opinión sobre la
razonabilidad de los estados financieros de Evaluar la eficiencia, efectividad, economía con
Propósito
una entidad(2) la que se manejan los recursos de una entidad,
un programa o actividad; el cumplimiento de
las normas éticas por el personal y la
protección del medio ambiente
Alcance Las operaciones financieras
Puede alcanzar un sector de la economía,
todas las operaciones de la entidad, inclusive
las financieras o puede limitarse a cualquier
operación, programa, sistema o actividad
Hacia la situación financiera y resultado de específica.
Orientación operaciones de la entidad desde el punto de
vista retrospectivo.
Hacia las operaciones de la entidad en el
presente con una proyección hacia el futuro y
Medición
retrospección al pasado cercano. (3)
Aplicación de los principios de contabilidad
generalmente aceptados. Aplicación de los principios de administración.
Método
Las normas de auditoría generalmente
aceptadas. No existen todavía normas generalmente
aceptadas. El método queda al criterio del
auditor. (4)
Técnicas
Las técnicas de auditoría establecidas por la
profesión de Contador Público. Las técnicas de auditoría establecidas por la
profesión del Contador Público.
Interés
Los accionistas, el directorio, los funcionarios La gerencia, el directorio los accionistas.
financieros, los organismos prestatarios, y los En el sector gubernamental se hace extensivo a
inversionistas potenciales la sociedad en general, para transparentar la
gestión
Comparación de la Auditoría Financiera
con la Auditoría de Gestión
AUDITORÍA FINANCIERA
CARACTERÍSTICA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Evaluar la eficiencia, efectividad, economía con


Propósito Formular y expresar una opinión sobre la la que se manejan los recursos de una entidad, un
razonabilidad de los estados financieros de una programa o actividad; el cumplimiento de las
entidad(2) normas éticas por el personal y la protección del
medio ambiente

Alcance Puede alcanzar un sector de la economía, todas


Las operaciones financieras las operaciones de la entidad, inclusive las
financieras o puede limitarse a cualquier
operación, programa, sistema o actividad
específica.

Orientación Hacia la situación financiera y resultado de


operaciones de la entidad desde el punto de vista Hacia las operaciones de la entidad en el presente
retrospectivo. con una proyección hacia el futuro y
Medición retrospección al pasado cercano. (3)

Aplicación de los principios de contabilidad Aplicación de los principios de administración.


Método generalmente aceptados.

Las normas de auditoría generalmente aceptadas. No existen todavía normas generalmente


aceptadas. El método queda al criterio del
Técnicas auditor. (4)
Las técnicas de auditoría establecidas por la
profesión de Contador Público. Las técnicas de auditoría establecidas por la
profesión del Contador Público.
Interés
Los accionistas, el directorio, los funcionarios
financieros, los organismos prestatarios, y los La gerencia, el directorio los accionistas.
inversionistas potenciales
En el sector gubernamental se hace extensivo a la
sociedad en general, para transparentar la gestión
Comparación de la Auditoría Financiera
con la Auditoría de Gestión

CARACTERISTICA AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA DE GESTIÓN


Enfoque Originalmente negativo, dirigido a la Eminentemente positivo, tendiente a obtener
búsqueda de irregularidades o fraudes. mejores resultados, con más eficiencia,
Actualmente determina la razonabilidad de efectividad, economía, ética y Protección
los estados financieros examinados. ambiental (ecología)

Encargados Auditores, Contadores Públicos . Auditores, Contadores Públicos.

Personal de apoyo Personal de auditoría en varias etapas de Personal Profesional de otras disciplinas
entrenamiento práctico y formal, siempre de tanto como personal en varias etapas de
la profesión de Contador Público. entrenamiento práctico de Contador
Público.

Informe de auditoría Contienen el dictamen del auditor y los Puede o no presentar los estados
estados financieros y todo su contenido está financieros. Su contenido está relacionado
relacionado con ellos. con cualquier aspecto significativo de la
gestión de la entidad.

Conclusiones del auditor Inciden sobre asuntos financieros. El Inciden sobre cualquier aspecto de la
dictamen es la conclusión principal y puede administración y operación de la entidad.
se la única conclusión.

Recomendaciones del Auditor Se refieren a mejoras en el sistema Se refieren a mejoras en todos los sistemas
financiero, sistema de control interno administrativos, el sistema de control interno
financiero, presentación de estados gerencial y cualquier aspecto de la
financieros, administración y operación de la entidad.
Comparación de la Auditoría Financiera
con la Auditoría de Gestión

CARACTERISTICA AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA DE GESTIÓN


Historia Larga existencia, conceptos y Reciente, todavía en sus fases
prácticas muy bien definidas en iniciales. Una evolución de la
textos y por medio de organismos auditoría tradicional relacionada
profesionales. con el enfoque de los sistemas( 25
Nació en la profesión del auditor años en el Ecuador).
externo o contador público Nació con la profesión del auditor
independiente. interno y el auditor gubernamental.

Catalizador La tradición y diversos dispositivos Iniciativa de auditores internos


legales y profesionales durante los dinámicos y/o Organismos
últimos 100 años. Superiores de Control, debido a la
necesidad de un mejor
aprovechamiento de recursos.
Frecuencia Regular, preferiblemente anual.
Cuando se considere necesario.
Importancia Absolutamente necesaria para lograr
y mantener un buen sistema Necesaria para lograr y mantener
financiero. una buena gerencia en general.

Independencia del auditor Imprescindible. Imprescindible.


LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
NO ES ES

1. La opinión del auditor sobre la marcha 1. La conclusión general del auditor sobre el
general de la entidad sin base técnica. accionar contrastando sus 5 Es contra las
pautas o normas establecidas para una sólida
gestión, para las operaciones específicas y
para el campo técnico de actividad.

2. Una revisión por un auditor de actividades 2. Una revisión por un auditor asesorada por
fuera de su capacidad técnica. profesionales de otras disciplinas, cuando sea
necesario, aplicando criterio técnico gerencial
sin extenderse a las áreas muy especializadas.
(1)

3. Un proceso de juicio sobre las decisiones 3. Un proceso de evaluaciones que concluye con
diarias de los administradores y funcionarios. la formulación de una opinión sobre las 5 Es
de las decisiones de los administradores y
funcionarios de la entidad, durante un período.

4. Una evaluación aislada de acciones 4. un examen y evaluación global, en forma


individuales. comprensiva de las 5 Es de la administración
integral de la entidad

5. Un examen dirigido a censurar la 5. Un examen dirigido a asesorar a la entidad


administración de las entidades. que no ha logrado el cumplimiento de las 5 Es

6. Una fiscalización "administrativa" que busca 6. Un examen positivo de recomendaciones para


encontrar únicamente irregularidades. posibles mejoras en las 5 Es (eficiencia,
efectividad y economía, ética y ecología)
La Filosofía del Control y la
Independencia

El doctor Enrique Silva Cimma, ex Contralor


General de Chile sustenta en su obra el
Control Público, el fundamento filosófico del
control desde una amplia y profunda
concepción democrática, administrativa,
técnica y legal. Este enfoque está orientado
especialmente a la Auditoría Gubernamental.
La Filosofía del Control y la
Independencia
La obra del doctor Enrique Silva se sintetiza en los
siguientes aspectos:
 El Control y la democracia.
 Amparo de los administradores frente a la
actividad administrativa.
 Defensa de los principios de probidad
administrativa y probidad pública.
 La obligación de rendir cuentas.
La Filosofía del Control y la
Independencia
 El apoliticismo del control.
 La necesidad de evitar el avasallamiento de la
administración activa por el control.
 El principio de la agilidad administrativa y la
necesidad de evitar el entorpecimiento de la
administración.
 Los conceptos de colaboración, evaluación y
orientación en relación con la gestión
administrativa.
La Filosofía del Control y la
Independencia

9 Condiciones del funcionario fiscalizador.


10 Su eficiencia, pericia y diligencia.
11 El fiscalizador y la deformación profesional.
12 La necesidad de formación del personal.
Normativa de la Auditoría de
Gestión

No existe mayor normatividad al respecto en


nuestros países. Las Normas de Auditoría
Operacional de la Contraloría General de los
Estados Unidos, constan en la parte
relacionada al trabajo de campo y al informe
(LIBRO AMARILLO DE LA GAO)
FASES DE LA AUDITORÍA DE
GESTIÓN SEGÚN VARIOS AUTORES

ILACIF
A inicios de la década del 70 se contaba con el
Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional
del Sector Público editado por el Instituto
Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF,
actualmente OLACEFS propuso 5 fases: Estudio
preliminar, Revisión de legislación, políticas y
normas, evaluación de control interno, desarrollo de
hallazgos, comunicación de resultados.
Instituto Mejicano de
Contadores Públicos IMCP
El IMCP en cambio tiene una propuesta de tres fases y sus respectivas
subfases:
Fase 1.- Familiarización, que contempla el estudio del medio (que sería
para el caso de una auditoría externa), estudio de la gestión
administrativa ( breve visión) y visita de las instalaciones.

Fase 2.- Investigación y análisis que contempla entrevistas, evaluación de


la gestión administrativa y examen de la documentación.

Fase 3.- Diagnóstico con una fase creativa que considera ensayar el
modelo conceptual de la estrategia administrativa, prioridad que debe
darse a los elementos del modelo y costo- beneficio del modelo
diseñado. Una segunda subfase es la reverificación de los hallazgos y la
última es el informe
Academia Mexicana de la
Auditoría Integral
Esta organización mexicana, propone 5 fases con sus respectivas subfases:

 Fase I.- Análisis general y diagnóstico que comprende evaluación


preliminar, plan de trabajo, ejecución y diagnóstico.
 Fase II.- Planeación estratégica con determinación de objetivos,
elaboración del programa, determinación de recursos y seguimiento del
programa.
 Fase III.- Ejecución, que contempla obtención de evidencias, técnicas y
recursos y finalmente coordinación y supervisión.
 Fase IV.- Informe de resultados que contempla observaciones y
oportunidades de mejora, estructura, contenido y presentación; discusión
con el cliente y definición de compromisos e informe ejecutivo.
 Fase V.- Diseño, implantación y evaluación con sus respectivas subfases:
diseño, implantación y evaluación.
SEGUNDA PARTE

PROPUESTA ECLÉCTICA
DEL AUTOR
PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
I. Familiarización
y Revisión de
Legislación Legajo de Legajo
PROGRAMA Planificación Informe
FASE I II. Evaluación del
Sistema de
Control Interno
PROGRAMA
Archivo Archivo
FASE II III. Desarrollo de
Corriente Permanente
Hallazgos (Examen
profundo de áreas
PAPELES DE
PROGRAMA críticas)
TRABAJO
FASE III
IV. Redacción de
Informe y
PROGRAMA Comunicación de
FASE IV Resultados
INFORME Y
SÍNTESIS
V. Monitoreo
PROGRAMA Estratégico de
FASE V Recomendaciones
FASE I.- FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE
LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

 El recorrido de las instalaciones y el conocimiento de las actividades


principales ( sustantivas) de la entidad es importante para los auditores
de la ISA.

 La actualización de los archivos de la Auditoría Interna, básicamente el


archivo o legajo permanente es básico y a veces no es parte de esta
fase cuando la Unidad tiene la costumbre de ir actualizando sus archivos
de manera permanente.

 La revisión de legislación y normatividad de la entidad es muy breve y no


debe tomar más de dos días, por parte del auditor jefe de equipo, quien
debe actuar solo en esta fase o apoyado por un auxiliar en caso de que
la documentación sea muy voluminosa.
EJEMPLO DE PRIMERA FASE

Breve programa para:


- Recorrido de
instalaciones
- Entrevista con
directivos
- Actualización de
archivo permanente
Procedimiento 2
Programa I fase I
Industria La Internacional
Auditoría de Gestión

No. Procedimiento Ref. Hecho Revisado Observaciones


P/T por por:
Objetivos:
Familiarizarse con el entorno de la fábrica
La Internacional.
Tener una breve visión de carácter general
de la organización.
Actualizar el archivo permanente.
Procedimientos
Obtenga un plano de la fábrica y realice un
1
recorrido de visita a las instalaciones
2 Prepare una entrevista con los siguientes
funcionarios:
Gerente general, Gerente de planta,
contador general, contador de costos, jefe
de personal, con el objetivo de comunicar
el inicio de una auditoría de gestión a la
planta y la recopilación de información de
tipo general.
3 Revise el archivo permanente y prepare
una lista de los documentos que deberían
actualizarse en este legajo.
Entrevista al: Gerente General
Nombre del Entrevistado......................
Cargo.....................
Entrevistador.......................
Auditoría interna jefe.....................

Auditor jefe.......................
Día previsto........................
Hora solicitada.......................
Lugar: Av. Amazonas, edificio Torre Alba, No. 105.
Teléfono.......................
Secretaria Gerencia.
Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de una auditoría operacional a la planta de
conformidad con el plan anual de auditoría que evaluará las 5es. eficiencia, efectividad,
economía, ética y ecología.
Tiempo estimado: 30 minutos
Reconfirmación de la cita
1. Explicar al Gerente General el objetivo y alcance de la auditoría
2. Solicitar que firme las comunicaciones preparadas por auditoría interna por el cual se
informa a los directivos de planta el inicio y objetivos de auditoría y se dispone la más
alta colaboración sin ningún tipo de restricciones.
3. Solicitar al Gerente la opinión que tiene en términos generales de la fábrica
4. Averigüe si la gerencia tiene alguna preocupación o un tema de interés para esta
auditoría.
5. De ser positiva la respuesta anterior averigüe el por qué de esta apreciación.
6. Solicite una opinión muy breve de la Gerencia respecto a:
- Número de personas
- Calidad de productos
- Oportunidad en la producción
- Posibles cuellos de botella
- Calidad de la maquinaria
- Tecnología
- Oportunidad en la contabilidad de costos.
Industria La Internacional
Auditoría La gestión
Resumen del recorrido de instalaciones
Fecha de la visita.

- Se realizó el recorrido 5 minutos antes de la entrada del personal y se pudo observar


atrasos de los obreros de hasta 20 minutos. En tres casos los obreros timbraron 2 tarjetas
(de compañeros atrasados y la suya. Un 10% no usan cascos y un 20% uniforme. Ningún
trabajador usa zapatos de seguridad.

- El último chequeo de extintores fue hace un año.

- El jefe de planta confesó que no se han hecho simulacros de terremotos o incendios.

- Aparentemente hay cuellos de botella en la sección de telares.

- Solo hay una persona para aseo en la planta que ocupa 300m2.

- El último estado de costos es de hace 6 meses.

- La contabilidad se lleva por procesos.

- El departamento de control de calidad toma como referencia las normas INEN.

- La empresa fue multada en US $10.000 por mal manejo de desechos en aguas mal
tratadas.

- En los basureros se encontró botellas vacías de licor.


FASE II.- EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO

Pueden aplicarse cuestionarios de control


interno pero orientados a evaluar los asuntos
administrativos. El auditor debe alejarse
totalmente de los cuestionarios utilizados en
la auditoría o exámenes especiales con
orientación financiera, porque el objetivo de
la auditoría es totalmente diferente.
FASE II.- EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO

Las hojas narrativas y la flujodiagramación


también son herramientas válidas para
evaluar el control interno y el auditor interno
está familiarizado con estas metodologías.

“El diagrama de trabajo o de recorrido”


también puede contribuir a la evaluación del
control interno, aunque no se lo menciona en
los libros de auditoría.
FASE II.- EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO

En esta fase es importante la identificación de


puntos fuertes y puntos débiles así como el
control clave.
La “ calificación de riesgos ” también es parte
de esta fase y puede adaptarse en este
proceso la “ matriz de calificación de riesgos”
que se utiliza en Auditoría Financiera, pero
cambiando obviamente el contenido de la
matriz e inclusive su diseño.
Algunas consideraciones para el
programa de fase
El Sistema COSO
El tema de control interno ha sido una permanente
preocupación de auditores y administradores de
todo el mundo y ha ido evolucionando conforme la
gestión pública y privada se han tecnificado. La
prueba está en los cambios de su concepto y forma
de aplicarlo que cada vez más se ajusta a los
requerimientos de cada entidad y a su vez proteger
sus activos frente a los avances impresionantes de
la corrupción.
Commite of Sponsoring Organizations
of Treadway Commission (COSO)
Cinco organizaciones estudiaron el tema de
Control Interno:
 American Institute of Certifiel Public
Accountants
 American Accounting Association
 The Institute of Internal Auditors
 Institute of Management Accountants
 Financial Executives Institute
Este Comité expresa lo
siguiente:
Los controles internos se implantan con el fin de
detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación
respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos
en la empresa y de eliminar sorpresas. Los
controles internos fomentan la eficiencia, reducen el
riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a
garantizar la fiabilidad de los estados financieros y
el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
El control interno es considerado cada vez más
como una solución a numerosos problemas
potenciales.
Se define como:
Un proceso efectuado por el consejo de
administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el
objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías:
– Eficiencia y eficacia de las operaciones
– Fiabilidad de la información financiera
– Cumplimiento de las leyes y normas que sean
aplicables.
Componentes del Control
Interno (COSO 1)
El C.I. Consta de cinco componentes
relacionados entre sí:
– Entorno de control
– Evaluación de riesgos
– Actividades de control
– Información y comunicación
– Supervisión (monitoreo)
Lo que se puede conseguir con
El Control Interno:
 Conseguir los objetivos de rentabilidad y
rendimiento.
 Prevenir pérdida de recursos.
 Obtención de información financiera fiable
 Reforzar la confianza en que la empresa
cumple con las leyes y normas aplicables
 Puede ayudar a que una entidad llegue
donde quiera ir y evite peligros y sorpresas
en el camino.
Lo que NO se puede conseguir
con El Control Interno:
 El control interno no puede hacer que un
gerente intrínsecamente malo se convierta en
buen gerente.
 Un Sistema de Control interno, no importa lo
bien concebido que esté y lo bien que
funcione, únicamente puede dar un grado de
seguridad razonable, no absoluto, a la
dirección y al consejo en cuanto a la
consecución de los objetivos de la entidad.
Limitaciones del Control Interno
Transcripción de la Guía Internacional de
Auditoría No. 6:
“El control interno puede proporcionar
solamente una seguridad razonable de que
lleguen a alcanzarse los objetivos de la
administración a causa de limitaciones
inherentes al mismo control interno, tales
como:
Guía Internacional de Auditoría
No. 6
 El requisito usual de la administración de que
un control es eficaz en relación a su costo; es
decir, que el costo de un procedimiento de
control no sea desproporcionado a la pérdida
potencial debida a fraudes o errores;
 El hecho de que la mayoría de los controles
tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones
esperadas y no a operaciones poco usuales.
Guía Internacional de Auditoría
No. 6
 El error humano potencial debido a descuido,
distracción, errores de juicio o comprensión
equivocada de instrucciones;
 La posibilidad de burlar los controles por medio de
colusión con partes externas a la entidad o con
empleados de la misma;
 La posibilidad de que una persona responsable de
ejercer el control pudiera abusar de esa
responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la
administración que violara algún control.
Guía Internacional de Auditoría
No. 6

 La posibilidad de que los procedimientos


pudieran llegar a ser inadecuados debido a
cambios den las condiciones y que el
cumplimiento con esos procedimientos
pudiera deteriorar el control.
El Riesgo En Auditoría Financiera

El riesgo de auditoría puede


definirse como la posibilidad
de emitir un informe de
auditoría incorrecto por no
haber detectado errores o
irregularidades significativas
que modificarían el sentido
de la opinión vertida en el
informe.
Categorías de Riesgo de Auditoría

 Riesgo Inherente
 Riesgo de Control
 Riesgo de Detección
Riesgo Inherente
“El riesgo inherente es la susceptibilidad de
los estados financieros a la existencia de
errores o irregularidades significativas, antes
de considerar la efectividad de los sistemas
de control.
El riesgo inherente está totalmente fuera de
control por parte del auditor. Difícilmente se
puedan tomar acciones que tiendan a
eliminarlo porque es propio de la operación
del ente.”
Factores que determinan el
Riesgo Inherente
“Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se
pueden mencionar:

 La naturaleza del negocio del ente; el tipo de operaciones que se realizan


y el riesgo propio de esas operaciones; la naturaleza de sus productos y
volumen de transacciones.
 La situación económica y financiera del ente.

La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la


integridad de la gerencia y la calidad de los recursos que el ente posee.
La predisposición de los niveles gerenciales a establecer adecuados y
formales sistemas de control, su nivel técnico y la capacidad demostrada
en el personal clave, son elementos que deben evaluarse al medir el
riesgo inherente.”
Riesgo de Control
“El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control
estén incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades
significativas en forma oportuna.
Este tipo de riesgo también está fuera del control de los auditores,
pero eso sí, las recomendaciones resultantes del análisis y
evaluación de los sistemas de información, contabilidad y control
que se realicen van a ayudar a mejorar los niveles de riesgo en la
medida en que se adopten tales recomendaciones.
Además, la existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que
implica que existan buenos procedimientos en los sistemas de
información, contabilidad y control, pueden ayudar a mitigar el nivel
de riesgo inherente evaluado en una etapa anterior.”
Factores que determinan el
Riesgo de Control
“Los factores que determinan el riesgo de
control están presentes en el sistema de
información, contabilidad y control. La tarea
de evaluación del riesgo de control está
íntimamente relacionada con el análisis de
los sistemas.
La existencia de puntos débiles de control
implicaría “a priori” la existencia de factores
que incrementan el riesgo de control y, al
contrario, puntos fuertes de control serían
factores que reducen el nivel de este riesgo.”
Riesgo de Detección
“El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos de
auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades
existentes en los estados contables.
Por ejemplo, errores en la definición de una muestra en la
circularización de saldos de proveedores, o en la definición del
período de análisis de pagos posteriores pueden implicar
conclusiones erróneas en cuanto a la validez de la integridad de las
cuentas a pagar.
A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente, el riesgo
de detección es totalmente controlable por la labor del auditor y
depende exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a
cabo los procedimientos de auditoría.
Al igual que el riesgo de control mitiga la existencia de altos niveles
de riesgo inherente, el riesgo de detección es la última y única
posibilidad de mitigar altos niveles de riesgos inherentes y de
control.”
Factores que determinan el
Riesgo de Detección
“Los factores que determinan el riesgo de detección están
relacionados con:
 La ineficacia de un procedimiento de auditoría aplicado.
 La mala aplicación de un procedimiento de auditoría, resulte
éste eficaz o no.
 Problemas de definición de alcance y oportunidad en un
procedimiento de auditoría, haya sido bien o mal aplicado. Este
factor se relaciona con la existencia de muestras no
representativas.
El auditor no examina el 100% de las transacciones de un ente,
sino que se basa en el trabajo realizado sobre una muestra y
extiende esos resultados al universo de las transacciones. La
mala determinación del tamaño de la muestra puede llevar a
conclusiones erróneas sobre el universo de esas operaciones.”
Efecto del Riesgo Inherente
“El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de
evidencia de auditoría necesaria para obtener la
satisfacción de auditoría suficiente para validar una
afirmación. Cuando mayor sea el nivel del riesgo
inherente, mayor será la cantidad de evidencia de auditoría
necesaria. Esta cantidad puede estar representada tanto
en el alcance de cada prueba en particular como en la
cantidad de pruebas necesarias. Difícil es pensar que un
riesgo inherente alto pueda ser reducido con una sola
prueba de auditoría, aunque ésta fuese de gran alcance. Al
contrario, un riesgo inherente mínimo puede ser tratado
con un solo procedimiento de carácter global.”
Efecto del Riesgo de Control
“El riesgo de control afecta la calidad del procedimiento de
auditoría a aplicar y en cierta medida también su alcance. El
riesgo de control depende de la forma en que se presenta el
sistema de controles del ente. En términos generales, si los
controles vigentes son fuertes, el riesgo de que existan
errores no detectados por los sistemas es mínimo y, en
cambio, si los controles son débiles, el riesgo de control
será alto, pues los sistemas no estarán capacitados para
detectar esos errores o irregularidades y la información que
brinden no será confiable.
Efecto del Riesgo de Control
Por lo tanto, un riesgo de control mínimo o bajo implica la
existencia de controles fuertes. Si los controles son
fuertes, o sea, están correctamente diseñados, verificar
que funcionen adecuadamente en la práctica brindará un
grado elevado de satisfacción de auditoría. Dicho en
otros términos se puede depositar confianza derivada de
los controles.
Si en cambio, los controles son débiles, el resultado de su
prueba no sería satisfactorio y debería complementarse
con pruebas de transacciones y saldos. Por ese motivo y
para evitar duplicación de trabajo, ante riesgos de control
medios o altos, corresponderá aplicar pruebas
sustantivas.”
Ejemplo de Cuestionario de Control Interno
Empresa.
Auditoría Operacional Fase II.
Cuestionario de Control Interno.
Area, departamento o sistema: Finanzas, Captación de clientes

No Cuestionario Si No N/ Obser
. A v.
1 Tiene un sistema que le permita llevar un control
adecuado de la cantidad de captaciones
mensuales.
2 Se capacita periódicamente al personal que se
encuentra trabajando en esta área.
3 Los empleados cumplen con las tareas planeadas
mensualmente.
4 Tienen un buen sistema de información
5 Cumplen con las metas propuestas cada mes
6 Tiene un control de los clientes que mayor
cantidad de depósitos efectúan
7 Dan algún tipo de motivación a los clientes para
que efectúen inversiones.
8 El sistema de contabilidad está acorde con las
necesidades del departamento.
9 Tienen buenas relaciones con el resto de
departamentos
10 Hacen informes mensuales
Ejemplo de Narrativa de Control Interno

Muebles El Eucalipto
Auditoría Operacional
Narrativa de Control Interno relacionada con la compra de materia prima.

- Los ingenieros forestales salen a comprar bosques con un fondo


rotativo de US$ 5.000 que no se maneja en cuenta corriente abierta
expresamente para el efecto.
- La empresa no cuenta con formatos, tipos de contratos para compra
de bosques y los ingenieros reportan los anticipos para explotación
de bosques en simples recibos. Hubo un caso que el recibo se
firmaba en una funda de papel.
- Cuando llegan las trozas de madera a la planta, éstas son medidas o
cubicadas y se firman una guía de recepción por parte de: bodegas,
transportista y visto bueno del ingeniero forestal.
- El bodeguero maneja un control computarizado en cantidades de las
materias primas compradas.
- El kardex que se lleva por cada tipo de material no es conciliado con
el kardex contable, ni cruzada la información con los contratos de
compra.
- La empresa no conoce ni realiza liquidaciones entre contratos de
explotación, madera ingresada o bodega y liquidación a fondos
rotativos.
FASE III.- Desarrollo de Hallazgos o Examen
profundo de Áreas Críticas

Esta es la fase más extensa de la Auditoría


de Gestión en donde se integran los
especialistas y se conforma el equipo
multidisciplinario. No se descarta que podrían
estar en la evaluación del control interno
cuando son áreas muy especializadas así
como deben colaborar en la redacción del
informe.
Hallazgo de Auditoría

 CONDICION.- Lo que sucede


 CRITERIO.- Parámetro de comparación por
ser la situación ideal, el estándar, la norma, el
principio administrativo apropiado o
conveniente
 CAUSA.- Motivo, razón por el que se dio la
desviación o se produjo el área crítica
 EFECTO.- Daño, desperdicio, pérdida.
Condición
Es la situación actual encontrada por el auditor
con respecto a una operación, actividad o
transacción. La condición refleja el grado en que
los criterios están siendo logrados. Es
importante que la condición se refiera
directamente al criterio o unidad de medida
porque el objetivo de la condición es describir
lo bien que se comporta la organización en el
logro de las metas expresadas como criterios.
La condición puede tomar tres formas.
Formas de Condiciones
 Los criterios se están logrando
satisfactoriamente.
 Los criterios no se logran.
 Los criterios se están logrando
parcialmente
Criterio
En la norma con la cual el auditor mide la
condición. Son las metas que la entidad
está tratando de lograr o las normas
relacionada con el logro de las metas.
Necesariamente son unidades de medida
que permiten la evaluación de la
condición actual.
Criterios Típicos
 Disposiciones por escrito: Leyes; reglamentos; instrucciones
en forma de manuales, directivas, procedimientos, etc.;
objetivos; polìticas; normas; otras disposiciones.
 Sentido común
 Experiencia del auditor
 Opiniones independientes de expertos
 Prácticas comerciales prudentes
 Instrucciones verbales
 Experiencias administrativas
 Objetivos o políticas generales expresados verbalmente.
 Prácticas generalmente aceptadas
Efectos
 Es el resultado adverso, real o potencial que resulta de
la condición encontrada. Normalmente representa la
pérdida en dinero o en efectividad causada por el
fracaso en el logro de las metas.
 El efecto es especialmente importante para el auditor en
los casos que quiere persuadir a la administración de
que es necesario un cambio o acción correctiva para
alcanzar el criterio o meta.
 Siempre cuando sea posible, el auditor debe expresar en
su informe el efecto cuantificado en dinero u otra unidad
de medida. Sin embargo, ciertos aspectos no pueden
ser expresados en tales términos.
Efectos Típicos
 Uso antieconómico o ineficiente de los recursos
humanos, materiales o financieros.
 Pérdidas de ingresos potenciales.
 Violación de disposiciones generales.
 Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como
fueron planeados o lo mejor posible.
 Gastos indebidos.
 Informes poco útiles, poco significativos o inexactos.
 Control inadecuado de recursos o actividades.
 Inseguridad en que el trabajo se esté realizando
debidamente.
 Desmoralización del personal.
Causa
Es la razón fundamental ( o razones fundamentales) por
la cual ocurrió la condición, o es el motivo por el que no
se cumplió el criterio o norma. La simple aseveración en
el informe de que el problema existe porque alguien no
cumplió las normas es insuficiente para hacer
convincente al lector.

También este enfoque simplista encasilla al auditor en la


más superficial recomendación de que “se cumplan las
normas”, hecho que la mayoría lo sabe sin que se lo
diga.
Causas Típicos
 Falta de capacitación.
 .Falta de comunicación.
 .Falta de conocimiento de los requisitos.
 .Negligencia o descuido.
 .Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.
 Consciente decisión o instrucción de desviarse de las normas.
 .Falta de recursos humanos, materiales o financieros.
 .Falta de buen juicio o sentido común.
 .Falta de honestidad.
 .Inadvertencia del problema.
 .Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios.
 .Falta de esfuerzos e interés suficientes.
 .Falta de supervisión adecuada.
 .Falta de voluntad para cambiar.
 Organización defectuosa.
 .Falta de delegación de autoridad.

 .Auditoría interna deficiente.


Técnicas de Auditoría
Comparación
Observación
Ocular
Revisión Selectiva
Rastreo
Verbal Indagación
Análisis
Escrita Conciliación
Confirmación
Comprobación
Documental
Computación
Física Inspección
Ejemplo
Elabore un programa de fase 3 en el
supuesto que usted evaluó el control interno
de una empresa que presta servicios de
telefonía celular y resultaron críticas las áreas
de:
– Tarifas
– Reclamos
– Atención al cliente
– Cobertura de frecuencias
Empresa de Celulares “MZ”
Auditoria de Gestión
Fase III
Examen Profundo de Areas Criticas
Area Tarifas

No Procedimientos Referencia Hecho Revis. Observación


. P/T por
Objetivo: establecer el cumplimiento
tarifario según disposiciones legales y
sugerir mejoras si fuera el caso.
Procedimientos
1. Obtenga del departamento de tarifas
la lista oficial de precios de llamadas
locales, nacionales, e internacionales
2. aprobadas por la Superintendencia de
Telecomunicaciones y por convenios
3. entre empresas.
Obtenga al azar 100 planillas de pago
de los últimos dos meses.
4. Establezca el tiempo facturado y su
razonabilidad matemática entre el
5. precio facturado y los oficiales.
6. Determine el método de aproximación
de fracciones de minuto (redondeo)
Analice el sistema de facturación.
Prepare una entrevista para el
personal de atención al cliente que
resuelve reclamos por tarifas.
CONSIDERACIONES PARA PREPARAR UNA ENTREVISTA
(Información para entrevistas en cualquiera de las fases)

1. Su objetivo es obtener información directamente del administrador por lo tanto no tiene


la orientación que le da el vendedor, el médico o el abogado.
2. Se debe planificar con anticipación las preguntas relacionadas con el objeto y tema de la
entrevista.
3. En la entrevista haga constar el nombre y dirección precisa del entrevistado.
4. Conviene que haya un entrevistador principal y un secundario; para que éste vaya
completando la información de las preguntas
5. Solicite la entrevista por lo menos con dos días de anticipación, señalando objeto y
tiempo aproximado.
6. Acuda con 5 minutos de anticipación a la hora señalada.
7. Reconfirme la cita.
8. Solamente que obtenga permiso del entrevistado; puede gravar la reunión o llevar una
secretaria para que haga anotaciones taquigráficas.
9. Terminada la entrevista conviene se haga un resumen escrito.
10. Ese resumen escrito puede presentarlo al entrevistado para que ratifique o rectifique
el documento. (opcional del entrevistado)
11. La entrevista necesariamente tiene que ser completada con otros procedimientos de
auditoría para evidenciar la información resumida.
12. Procure que el rango del entrevistado sea de igual jerarquía que el del entrevistador.
13. Las preguntas deben ser en orden lógico.
EJEMPLO DE ENTREVISTA

Prepare una entrevista para un directivo de una empresa “XX”.

Banco “XX”
Auditoría Operacional
Area: Ventas
Tema: Entrevista

Nombre: Susana de Moreno


Cargo: Jefe del Area de Ventas
Dirección: Amazonas 123 y Japón
Fecha: Junio 12 del 2000
Hora: 10:30 H a.m.
Objetivo: Determinar el grado de eficiencia en el proceso de depósitos a plazos.

1. Relate brevemente el proceso para que un cliente realice un depósito a plazo en el


banco.
2. ¿Quién es el encargado de la custodia de los depósitos a plazo?
3. ¿Cuánto tiempo requiere un cliente para hacer un depósito a plazo?
4. ¿Para la renovación de un depósito a plazo, cuál es el proceso?
5. ¿Si existe una variación o inconveniente en algún depósito a plazo, quién se hace
responsable?
6. ¿Cuál es el proceso al tener un depósito a plazo como garantía de un préstamo.
7. Las quejas se receptan por el jefe de área o por los oficiales de crédito.
Ejemplos de indicadores de gestión:

1. Disminución del porcentaje de mortalidad infantil del X% al Y%.


2. Disminución del índice de analfabetismo del X% al Y%.
3. Cobertura del bono de solidaridad al indigenado rural
4. Capacidad operativa de una planta de cemento.
5. Incremento del 8% en ventas para el primer semestre del
producto z
6. Aumentar 10 médicos por cada 15000 habitantes en los
próximos 5 años.
7. Construcción de 1000 viviendas populares en la provincia de los
Ríos durante 1 año.
8. Ingreso al mercado andino con una exportación del 20% de la
producción del producto nacional.
9. Cobertura de teléfonos digitales a nivel nacional a un promedio
del 20% de la población total.
10. Incremento de la participación de mercado en un 6%.
Ejemplos de Indicadores de Gestión

1. Reducción del nivel de contaminación de aguas servidas


del 25% al 12%.
2. Reducción del 10% al O% de artículos defectuosos.
3. Utilización del 90% de las habitaciones del hotel en
temporada alta.
4. Cero apagones
5. Graduación de Ing. Comerciales de todos los alumnos
promoción 2000.
6. Reducción de pacientes de consulta externa a 3 minutos
la espera.
7. Aumento del consumo de genéricos del 3% al 5%.
8. Incremento en el índice de rotación de inventarios.
9. Ampliación de cobertura del seguro al 15% en pagos
diarios.
10. Incremento de la capacidad instalada en un 10%.
EJEMPLO DE HOJA DE HALLAZGOS

Empresa los Alpes


Auditoría Operacional al Sistema de Cobranzas
Area examinada: Precios y % de cuentas incobrables

CONDICION: La cartera analizada el último semestre refleja como datos:


No. de Clientes Plazo concedido Pago a tiempo Mora
30 40 días 2% 50 días
70 80 días 20% 18 días
25 120 días 8% 47 días
60 150 días 35% 39 días
CRITERIO: Según resolución de la gerencia el plazo definido como crédito es de apenas 30 días. El porcentaje establecido fue fijado
dentro de la planificación estratégica y consta en el plan manual operativo y el presupuesto de ventas.

CAUSA: La empresa despidió a comienzos del año a un analista de crédito, especializado en finanzas.
La calificación de crédito esta encargada al nuevo gerente de ventas, que desconocía de la planificación estratégica y presupuesto
institucional

EFECTO: De acuerdo a la muestra obtenida, se estima que 2 millones de dólares resultaran incobrables aduciendo los clientes a los que
circularizamos en el 100% de la muestra examinada, quienes manifiestan su morosidad por la crisis bancaria.

Se ha reducido sustancialmente la probabilidad de cobro de 1millon 500 mil dólares en los clientes que han sobrepasado el plazo
concedido para el crédito.
CONCLUSION: No existe una debida comunicación interna
departamental. Los plazos concedidos difieren ampliamente de
los 30 días fijados por la empresa con el consiguiente
incremento de riesgo.

PUNTO DE VISTA DE LA ADMINISTRACIÓN: El nuevo gerente


de ventas dice que en su anterior trabajo el plazo que utilizaba
era 6 meses, que le preocupaba la crisis bancaria.

RECOMENDACIONES:
1. Crear el departamento de crédito y cobranzas
2. Pasar al departamento legal la cartera vencida
3. Realizar un ajuste que suba del 3% al 7% como cuentas
incobrables.
FASE IV.- COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS E INFORMES DE AUDITORÍA

 El éxito del informe radica en convencer a los


administradores que las recomendaciones son tan
importantes para la entidad que van a implantarse,
conforme al monitoreo acordado con la entidad.
 Más que insistir o exagerar en las deficiencias
detectadas por la auditoría, cuenta la perspectiva y
proyección que dé el informe a los logros futuros
que puedan alcanzar la entidad.
 Los informes no deben contener términos
sumamente técnicos o especializados porque son
incomprensibles para el lector.
FLORECITA SUTIL CIA. LTDA.
AUDITORIA DE GESTION
MONITOREO ESTRATEGICO DE RECOMENDACIONES
PROYECTO ESTRATEGICO PARA LA PLANTA DE Responsable: Jefe de Planta de Cultivo de Flores, Director de Comercio Exterior y Ventas
CULTIVO DE FLORES Locales.
Unidad Estratégica: Departamento de Presupuesto y Planificación y Auditoría Interna.
CODIGO: D.P.1234 Fecha de la Monitoria: ___________

RECOMENDACIONES PROPUESTAS METAS O RESULTADOS ESPERADOS

1. Reprogramar el presupuesto de las 1. Lograr que la Planta de Cultivo de Flores cumpla con los estándares
compras establecido para el año 2000. internacionales de ecología.
2. Redefinir el Plan Estratégico de Ventas a
Europa. 2. Ampliar la cobertura a los mercados internacionales.
3. Iniciar un proceso de destrucción de los
químicos que no reúnen las normas 3. Instalación de la Planta para producir abonos orgánicos.
señaladas por el INEN y NORMAS ISO.
4. Proceder a la importación directa y
emergente de los productos químicos
europeos por los menos para un trimestre
a través del Departamento de Comercio
Exterior, lo cual abaratará los costos.
5. Contratar a un Especialista para que
elabore un Proyecto sobre Producción de
abonos orgánicos que será instalado en el
terreno que se encuentra junto a la planta
de cultivo de flores y se aprovechará
reciclando los desperdicios del
procesamiento de las flores.
6. Capacitar a los obreros de la planta en la
utilización de abonos orgánicos.
7. Revisar el Plan Estratégico de la Planta
de Cultivo de Flores, para ajustar el
presupuesto y considerar los cambios en
los químicos y fertilizantes; así como para
la construcción de una sección para la
producción de abonos orgánicos.
PLAN DE MONITOREO ESTRATEGICO DE RECOMENDACIONES APROBADO CON LA ADMINISTRACION

Numero Recomendaciones Responsable Plazo Presupuesto Observación


implantación
7. Instalación de un botiquín en la Jefatura de 2 meses. 200.000 USD.
sala de emergencias. abastecimientos.

Renovación paulatina de Planificación y 1 año 1000.000 USD.


11. quirófanos. abastecimientos. Primera etapa.

NOTA: Este plan fue discutido y


aprobado con la administración
el día 7 de julio del 2000

Numero Recomendaciones Responsable implantación Presupuesto Observación


9. Diseño de Software Contable 200.000 USD.

1000.000 USD.
11. Primera etapa.

PROYECTOS Responsable
ESTRATEGICOS
CODIGO
CÓDIGO Unidad Estratégica

1. Indicador de éxito global ___________

ESTRATEGIA BASICA CÓDIGO


CODIGO 2. Fecha de Monitoría ________________
3. 4. Metas o 5. Logros Indice 6. Indice de 7. Indice de
Acciones resultados de desempeño Gestión Parcial Gestión
Planeadas esperados parcial Acumulado
global

MES
INDICE DE
ACCIONES * META META LOGRO GESTION
GLOBAL PARCIAL PARCIAL ACUMULADO
PROPUESTA DE EVALUACIÓN
(SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES)

MES QUE SE CONTROLA


ACCIONES * META INDICE DE
GLOBAL META LOGRO GESTION
PARCIAL PARCIAL ACUMULADO
EVALUACION DE IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES

PLAZO COSTO
No RECOMENDACIÓN % OBSERVACIONES
. P U D P U D

LEYENDA

P Previsto o planificado
U Utilizado
D Diferencia en + ó –
% Avance porcentual
Comunicación Eficaz e
Informes Exitosos de Auditoría
EL AUDITOR DEL PASADO
Elbert Hubbard, filósofo inglés del siglo XVI escribió lo
siguiente:
“El auditor típico es un hombre de edad más que
madura, flaco, arrugado, inteligente, frío, pasivo, no
comunicativo, con ojos de pescado muerto, modales
fríos y al mismo tiempo insensible, calmo, hecho de una
mezcla condensada a base de cemento, yeso, una
petrificación humana con corazón de granito y sin el
encanto del germen de la amistad, sin vísceras o sentido
del humor. Afortunadamente, estos seres nunca se
reproducen y, cuando mueren, acaban en el infierno”
CARACTERISTICAS DE LA BUENA COMUNICACION
Virtudes Aptitudes Actitudes

Simpatía Reflexivas De Equidad


Sensibilidad
Empatía Observación Objetividad
Carisma Condensación Ecuanimidad
Abstracción
Lucidez

Expresivas De Etica

Claridad Integridad moral

Orden Respeto a la dignidad y a los


derechos de los demás

Coherencia Apego a la verdad

Concisión Culto a la libertad de


expresión

Precisión Respeto a la opinión ajena

Concreción

Dominio del idioma

Persuasión

Motivación
Resistencia al Control vs. prepotencia

Es importante transcribir la NEPAI 260


“Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar
con la gente y comunicar efectivamente
01Los auditores internos deben entender las reglas de
unas buenas relaciones humanas y mantener
vínculos satisfactorios con el personal de la unidad
auditada
02 Los auditores internos deben poseer habilidad en la
comunicación oral y por escrito para que puedan
presentar clara y efectivamente asuntos tales como
objetivos, evaluaciones, conclusiones y
recomendaciones de auditoría”.
El peso de la Evidencia
Para sustentar la comunicación y el informe, la evidencia es fundamental.
Por ello es conveniente transcribir la NEPAI 420.

“Los auditores internos deben obtener, analizar, interpretar y documentar


la información, para apoyar los resultados de la auditoría.
01- El proceso de examinar y evaluar la información es el siguiente:
 Se debe obtener información sobre todo asunto relacionado con los
objetivos y alcance de la auditoría.
 La información debe ser suficiente, competente, pertinente y útil para
proveer una base sólida a los hallazgos y recomendaciones de la
auditoría”.
El peso de la Evidencia
 Información suficiente significa que está basada en
hechos, es adecuada y convincente de modo que permita a
una persona común e informada llegar a las mismas
conclusiones del auditor
 Información competente se refiere a la mayor
confiabil8idad y calidad posible de obtener a través del
empleo de las técnicas apropiadas de auditoría
 Información pertinente es la que apoya los hallazgos y
recomendaciones de auditoría y es consistente con sus
objetivos.
 Información útil es aquella que facilita a la organización el
logro de sus metas.
No hay molinos de viento en
la profesión
Por esta razón conviene transcribir la NEPAI
280-02:

“El debido cuidado profesional implica una


razonable prudencia y competencia; no
perfección ni actuación extraordinaria.”
El momento oportuno de
guardar silencio
Limitaciones que deben
revelarse

 Independencia en la planeación.
 Independencia en la investigación.
 Independencia en la información.
Informes exitosos de auditoría
Podría afirmarse que hay varias clases de auditores, en lo que se refiere a sus
informes:
- Los que se esmeran en hacer papeles de trabajos perfectos, porque creen que
éstos son un fin, cuando en realidad son un medio para sustentar un informe.
- Aquellos que orientan la auditoría hacia la determinación de responsabilidades,
especialmente en el sector público.
- Auditores que quieren hacer del informe una obra literaria y cuidan al máximo la
parte gramatical, ortográfica, sintaxis, el estilo y la redacción. Y en ese cuidado
se les va tanto tiempo que tramitan sus informes en forma inoportuna; sin
meditar en la importancia de las recomendaciones que han caído en un plano
lírico, utópico, abstracto.
- Y finalmente, los mejores auditores son los que se ponen la camiseta de la
institución y se juegan el todo por el todo para mantener una fluida y permanente
comunicación; para lograr que sus recomendaciones se implanten con los
beneficios que de ellas se deriva.
Dos Mundos diferentes a
controlar e informar
ECONOMIA DE EMPRESA ECONOMIA FISCAL
 Es una unidad de producción  Es una unidad de redistribución
 Su objeto es acumular riqueza  Su objeto es redistribuir riqueza
 Actúa en plano de igualdad  Actúa por imperio (Leyes)
(competencia)  Utiliza medios jurídicos de imposición
 Utiliza medios técnicos de financiación (Tributos).
(amortizaciones).  Nace de la Constitución
 Nace del contrato (Ley de Partes).  Procura bienestar general
 Procura rentabilidad  Persigue el incremento del producto
 Persigue el incremento del capital social
individual  Responde por el patrimonio de la
 Responde por su patrimonio Nación.
 Opera en el mercado libre  Opera en mercado monopólico u
 Sus límites son los recursos oligopólico
 Se vale del recurso como circunstancia  Sus límites son los derechos políticos
privada y necesaria de la obra  Se vale del gasto como circunstancia
 Su base es económica. previa y necesaria del recurso.
 Su base es política.
Independencia y objetividad
que se traslucen en verdad
Las 9 Es de la Auditoría del
Futuro
 1. EFICIENCIA
 2. EFICACIA O EFECTIVIDAD
 3. ECONOMÍA
 4. ECOLOGÍA
 5. ETICA
 6. EXCELENCIA
 7. EDUCACIÓN
 8. EQUIDAD
 9. EMANCIPACIÓN
Los auditores no deben
equivocarse
La NEPAI 280-02 mientras exige un cuidado
y competencia razonables, NO LA
INFABILIDAD.
La Teoría general de los
sistemas y el informe
 Sistemas y subsistemas
 Áreas y subáreas
 Departamentos y divisiones
 Grupo de cuentas y subcuentas
 Ciclos transaccionales (compras, proveedores, inventarios y
desembolsos)
 Principal y sucursales
 Matriz y subsidiaria
 Fases y subfases de la administración
 Programas y subprogramas
 Proyectos
 Actividades
El “Ciprés S.A.”
Auditoría Operacional
Programa de Fase 4
Comunicación de Resultados y Redacción de Informes

No. Procedimientos Referencia Hecho Observaciones


P/T por
Objetivo: Mantener permanente
comunicación con la entidad,
para evidenciar el informe y
presentar oportunamente
resultados con valor agregado
para la empresa.
Procedimientos:
1. Lleve un breve registro de todas y
cada una de las reuniones
mantenidas con la administración
en el que conste fecha, personal
reunido, motivo o tema de
reunión.
2. Todas las comunicaciones
enviadas por la auditoria, por
motivo de este examen llevaran
una numeración secuencial y un
control cruzado de las respuestas
recibidas.
3. Conforme desarrolle un hallazgo
redacte una hoja de hallazgos por
cada área crítica.
4. Elabore un plan de redacción del
informe con la colaboración de
todos los miembros del equipo.
El “Ciprés S.A.”
Auditoría Operacional
Programa de Fase 4
Comunicación de Resultados y Redacción de Informes

No Procedimientos Referenci Hecho Observacio


. a por nes
P/T

5. Discuta con el supervisor


del plan anterior.
6. Redacte el informe
borrador respetando, en
lo posible, el plan
establecido.
7. Ponga en consideración
del auditor general el
borrador de informe.
8. Prepare la versión
corregida del borrador
final.
9. Elabore un plan de
sesión (conferencia final)
para la lectura del
borrador del informe con
la administración.
Ejemplo de plan de redacción
de un informe
Hospital “Santa Teresita”
Auditoría Operacional a los Departamentos de Emergencia, Farmacia y
Quirófanos
CAPITULO I: Información introductoria
 Antecedentes
 Objetivo de la Auditoría
 Organización de los departamentos auditados.
 Base normativa (se puede obviar)
 Presupuesto
 Alcance del examen
 Declaraciones positivas (para detectar la cooperación del personal y su
deseo de superar los problemas detectados por auditoría interna).
Ejemplo de plan de redacción
de un informe
Hospital “Santa Teresita”
Auditoría Operacional a los Departamentos de Emergencia, Farmacia y
Quirófanos

CAPITULO II: Consulta externa requiere incremento de personal para


mejorar la atención

1. Afluencia de pacientes en fines de semana requiere incremento de


personal para mejorar la atención.
2. Un botiquín de primeros auxilios debe instalarse en emergencias.
3. Logística asignada a emergencias debe incorporar nuevas estrategias.
Ejemplo de plan de redacción
de un informe
Hospital “Santa Teresita”
Auditoría Operacional a los Departamentos de Emergencia, Farmacia y
Quirófanos
CAPITULO III: Uso de instalaciones y mantenimiento de quirófanos.
Puede optimizarse significativamente.

1. Demanda de quirófanos en fines de semana requiere disminución del


tiempo en la atención.
2. Se requiere un mayor proceso de capacitación y entrenamiento.
3. La asepsia de quirófanos debe mejorarse significativamente.
4. La indumentaria médica debe cumplir normas básicas internas.
5. Urge la renovación de quirófanos de alta tecnología.
Ejemplo de plan de redacción
de un informe
Hospital “Santa Teresita”
Auditoría Operacional a los Departamentos de Emergencia, Farmacia y
Quirófanos
CAPITULO IV: Farmacia requiere de un control de inventarios.

1. La caducidad de los inventarios debe revisarse periódicamente.


2. Debe efectuarse un control de existencias en bodega.
3. Se requiere analizar la elección de los proveedores y los tiempos de
reposición de inventarios.
4. El personal que atiende en farmacias debe ser reducido.
5. Deberían existir convenios con los proveedores para reducir costos.
 Cuando comienza la redacción del Informe.
 Un gran secreto: Leer, escribir y revisar
 Los compañeros en la redacción de informes.
 El idioma del auditor
 No al NO
Tipos de Informes según
NEPAI (430)
 Informe de auditoría (Al finalizar el examen)
 Informes intermedios
Escritos Formal
Transmitidos
Orales Informalmente
 Niveles a informar
 Nómina de funcionarios
 Asuntos delicados y controvertidos
 De los atributos del Hallazgo al Comentario
 Cuidado con las conclusiones temerarias
 De las conclusiones a las recomendaciones
 ¿Cuán extenso debe ser el Informe?
 ¿Su capacidad de síntesis a prueba?
 Utilidad y oportunidad
Ejemplo de temas a considerar
en la conferencia final
 Preparar nómina de invitados.
 Definir con la administración el día, hora y
lugar de la sesión.
 Hacer una convocatoria escrita, adjuntando
borrador del informe (opcional).
 Fijar las personas de las unidades de
auditoría que estarán presentes en la
conferencia dirigida por el auditor general.
Ejemplo de temas a considerar
en la conferencia final
 Prepare un acta de discusión del borrador del
informe (opcional sector privado).
 Establezca la fecha máxima para la entrega
del informe.
 Precisión
 El Informe debe ser convincente
 Perspectiva
 Claridad y simplicidad
 Concisión
 Suficiencia
 Tono constructivo
 Puntos de vista de la entidad
Estructura Física y contenido
del Informe
 La carátula
 Título del informe
 Carta del informe
Nota Final COSO II.
 En archivos magnéticos separados se hacen
enfoques teóricos-prácticos del COSO II y sus
8 elementos.
 Este sistema debe ser estudiado y difundido
en un módulo de estudios especializado y
separado.

!Gracias por su atención!


Milton K. Maldonado E.
mkmaldonadoe@hotmail.com