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PLAN DE MEJORAMIENTO EN EL ARCHIVO ACTIVO DE CORPORACIÓN

UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR (CUN)

GUALDRON SALANUEVA EDUARD ALEXANDER


PRACTICA I

CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR (CUN)


ADMINISTRACION DE EMPRESAS
REGIONAL CASANARE (YOPAL)
2019
INTRODUCCIÓN

La Corporación Unificada Nacional de Educación Superior CUN es una


institución de carácter privado, sin ánimo de lucro, constituida como
persona jurídica de utilidad común.

Como estudiante activo de la CORPORACION UNIFICADA NACIONAL (CUN)


regional Casanare me encuentro haciendo las pasantías en el área de
archivo. El siguiente plan de mejoramiento busca organizar, diagnosticar y
generar propuestas en cuanto al proceso que se lleva a cabo en el Área
de Archivo
MATRIZ DOFA FORTALEZAS DEBILIDADES

 se cuenta con un archivo y su


documentación  Falta de organización
 Cuenta con material físico y  Falta de personal especializado
tecnológico

OPORTUNIDADES F-O D-O


 Participación de los estudiantes
en las practicas como pasantes . Verificación y digitalización de
 Mayor interés en el archivo todos los documentos de los Organización y digitalización del
 Capacitación a personal para el estudiantes activos, los docentes y archivo por parte de los estudiantes
manejo del archivo los de área administrativa pasantes de la universidad

AMENASAS F-A D-A


 Perdida de información A partir de una buena organización Capacitación a personal para una
 Dificultad ala hora de encontrar evitar los diferentes contratiempos mejor organización y manejo de
documentos frecuentes en un archivo como la documentos y acondicionar el
 Presencia de elementos no perdida de documentos e in espacio donde se manejara el área
funcionales en un archivo formación de archivo
JUSTIFICACIÓN

Este plan de mejoramiento tiene como propósito la organización y


digitalización de los documentos existentes de las diferentes áreas , el
cual es de suma importancia , puesto que tiene como objetivo
principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y con servicio de
calidad las necesidades de información de sus estudiantes
OBJETIVO GENERAL

 Organización y digitalización del área de archivo

OBJETIVOS ESPECICOS

 Verificar la existencia de todos los documentos , de la base de datos


de estudiantes activos, suministrada por la dirección
 Elaborar una base de datos de los archivos existentes.
 Solicitar los documentos faltantes , aquellos estudiantes que no
cuentan con toda su documentación
 Organizar y digitalizar los documentos de docentes y área
administrativa
METODOLOGIA
Consiste en el análisis de las partes a mejorar, buscando los
problemas a solucionar y así formalizar un plan de acción el cual
será:
 Se clasificara la documentación por áreas
 Digitalización de todos los documentos de acuerdo al formato
establecido para los estudiantes activos: nombre, e-mail
institucional, e-mail personal, telefono 1, telefono 2, programa,
foto, cedula, acta de grado, diploma de grado, icfes, solicitud de
homologacion firmada, acta de homologacion firmada,
certificado de notas, contenidos temáticos, observaciones.
CONCLUSIONES

 A través de la Matriz DOFA cruzada se obtuvo


un diagnóstico preciso de la situación actual del Área de Archivo.

 Es inminente la implementación del plan de mejora , para la


organización y digitalización de documentos y así poder evitar:

 La pérdida de información que se genera cada día.


 La demora en encontrar la información requerida
RECOMENDACIONES

 Colocar un equipo en el Área de Archivo que contenga la


base de datos de las carpetas en físico resguardadas en la
sala para automatizar la búsqueda de las carpetas.
 Realizar revisiones periódicas a la documentación del área de
archivo, para mantener el mejoramiento continuo
 Asignar un encargado del Área de Archivo, de esta manera se
agiliza la búsqueda de carpetas y se mantiene el orden de ellas
en la sala.
 Acondicionar y reparar elementos que pertenezcan al
funcionamiento del área de archivo
 Destinar una bodega para los equipos y elementos no
funcionales en el área de archivo(bafle, sillas, y publicidad de la
universidad )
BIBLIOGRAFÍA

 https://
www.monografias.com/trabajos98/propuesta-mejorar-plan-ges
tion-control-documentos/propuesta-mejorar-plan-gestion-co
ntrol-documentos.shtml

 http://www.uantof.cl/public/docs/universidad/direccion_doc
ente/15_elaboracion_plan_de_mejoras.pdf

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