 La preparación de un evento es compleja y su naturaleza

y duración condicionarán o determinarán, sin duda su

organización.
 Cada nueva edición del mismo será un reflejo de los
logros alcanzados desde la edición anterior y un
compromiso de futuro y de comunidad, todo ello de la
mano de unos anfitriones que se constituirán como
comité organizador del evento y que serán responsables
de conseguir los objetivos que se han marcado.
 ¿Por qué?
¿Cuál es el
objetivo?
¿Cómo alcanzar
el objetivo?
 Planificar las fechas
clave
 Fecha tentativa
 Planificar el tiempo
 Duración del evento
 ¿QUIENES SOMOS?
Preguntas fundamentales para averiguar nuestra
capacidad económica, humana, técnica y operativa
para alcanzar el éxito.
¿Tenemos capacidad para desarrollar el evento?
¿Disponemos de un equipo humano de colaboradores?
¿ Tenemos tiempo suficiente?
¿Tenemos conocimiento sobre el tema?
¿Es solucionable el aspecto económico?
¿podremos?
fecha de celebración
¿Hay tiempo suficiente?
¿Tenemos otra actividad importante en esas fechas?
Duración
¿Cuánto va a durar la actividad?
¿Todos los que intervienen (colaboradores) disponen de
ese tiempo?
Lugar o Recinto
¿Existen compromisos anteriores en esas fechas?
¿Reúne los requisitos mínimos para la celebración?
¿Es seguro?
¿Tiene la capacidad suficiente?
Medios
¿Podemos disponer de medios económicos suficientes?
¿Tenemos capacidad de contratación de personas o
empresas?
 1. Materiales de Oficina:
Es necesario contar con algunos insumos esenciales para empezar
nuestro trabajo, tales como:
Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y
borradores en orden.
Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños,
plumones, una pizarra, lápices, etc.
Un computador: podremos elaborar planes, estadísticas,
presentaciones y; envío y recepción de mail.
Una línea telefónica: Para solicitar una entrevista o pedir una
cotización, el teléfono se hace una necesidad laboral.
Documentación y presentación: tarjetas de presentación, cartas y
presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más fácil en el uso
común, presentaciones en Power Point.
 2. Equipo Humano:
Con cuantas personas contamos para el desarrollo
de nuestro proyecto
 3. Plan de Trabajo:

Es sinónimo de especificar cada función de los

integrantes estables de la Organización del evento, que
lleve a un orden en cada actividad a desarrollar.
Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas.
Siendo un documento netamente interno, lo podemos
adaptar cada vez que requerimos. Pero, para un
documento que sería presentado a un auspiciador o
entidad patrocinadora, debemos dejar en claro las
actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la
actividad.
 4. Cronograma
El Diagrama de Gantt consiste en una matriz de doble entrada en la que se
anotan en las líneas filas, las diferentes actividades que componen un
programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se
desarrollarán esas actividades.

Una barra horizontal frente a cada actividad, representa el período de

duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de
tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización de la
actividad.

Proceso de construcción del Diagrama de Gantt

Listado y ordenamiento de actividades.
El primer paso consiste en establecer la lista de actividades ordenadas
según han de ser ejecutadas.
 4. Cronograma
. Estimación del tiempo de duración de cada actividad.
Deberá estimarse el período que lleva cada actividad para su
realización. Como la ejecución de las actividades incluye dos
variables estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se debe tener
presente la real disponibilidad de recursos humanos, materiales,
financieros, etc. y la posibilidad de desarrollar la actividad en el
tiempo previsto; por lo que se estaría construyendo un calendario
operativo.

Construcción del gráfico.

En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico
teniendo presente el calendario operativo, construyendo barras
horizontales cuya longitud representa la duración en el tiempo de
cada actividad indicada.
La mínima unidad de tiempo en este gráfico es la semana.
5. Análisis Estadístico
La idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria en
eventos, para que nos ayude a la hora de hacer presentaciones a los posibles
auspiciadores, presentando gráficos y estadísticas sobre la evolución de la
participación de cada marca en los eventos.

6. Estudios Geográficos y Demográficos

Estos estudios, implican visitas a terreno, toma de muestras, planos, diseño de
altimetrías del terreno que utilizaremos para el evento; Cantidad de población
existente en la zona del evento, para analizar de que tipo de campaña de difusión
realizaremos para que asistan al evento y así tener más publico, el cual beneficia en
el valor por contacto para el cliente.
7. Plan de Marketing y Presentación
Es necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusión y una presentación
atrayente de nuestro evento, diseñando una imagen corporativa, que inyecte una visión de empresa a
nuestro proyecto, lo cual nos ayuda para ser presentado como un evento profesional.
Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de marketing lo podemos resumir en
las siguientes tareas por desarrollar:

IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo con un diseño moderno y atrayente.

DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar nuestras tarjetas de

presentación, crear una presentación digital tomando en cuenta los puntos esenciales del evento;
esta puede ser diseñada en Power Point.
La presentación para la búsqueda de auspiciadores debe reflejar, el sentido del
evento, la cantidad posible de público asistente, que tipo de campaña realizaremos
para difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el evento, el posible retorno
publicitario que dispondrá el auspiciador, y todo lo podemos reforzar con fotografías.
Para el posible auspiciador, la idea es realizar un proyecto rápido de leer y entender,
sin mucho texto, con imágenes que grafiquen lo que ofrecemos en retorno
publicitario.
Como resumen podemos decir que el auspiciador busca retorno publicitario y que la
inversión este ligada al valor por contacto.
 8. Materiales para el desarrollo del espectáculo
Todo material e insumo necesario para la realización del evento,
tales como, sistema de audio, personal, montaje de escenarios,
marcaje de cancha o circuitos, documentación, arriendo de
vehículos , etc.
Si es necesario revisar la lista de nuestros requerimientos, lo
haremos revisando cada punto minuciosamente, para que no
queden detalles en el tintero.
 9. Convenios y Permisos
Mientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar
los permisos con las entidades gubernamentales, para asegurar la
realización del evento. Podemos realizar convenios con diferentes
departamentos del Estado que estén ligado directamente, para solicitar
permiso, apoyo en la gestión de la búsqueda de auspicio e
implementación necesaria.

10. Patrocinios y Auspicios

El solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad nos apoyara y nos dará
su nombre para realzar la actividad, no implicando una inversión
económica para éste.
 Presupuesto
 Consideraciones geográficas
 Dimensiones del local
 Instalaciones adicionales se van a necesitar
 Temas relacionados con el medio ambiente
 Fuentes de información
 Internet
Debemos decidir donde se va a celebrar el evento. Si
hay una gran tradición establecida por ejemplo en el
caso de congresos si existen congresos previos, la
toma de esta decisión no será más que un
formalismo.
No obstante, se puede elegir entre un centro de
convenciones, un hotel donde se puedan celebrar
este tipo de acontecimientos a una universidad.
Un hotel
- Ventajas.- Los hoteles preparados para la
celebración de este tipo de eventos siempre
son seleccionados para congresos de tipo
medio o pequeño, aunque algunos habilitan
zonas para congresos mayores. Los servicios
de estos hoteles son a menudo lujosos y muy
confortables, especialmente aquéllos en los
que la oficina de la organización tiene allí su
sede. El personal de éstos suele estar muy
calificado, por lo tanto, se puede esperar un
buen servicio no sólo para los participantes
sino también para el comité. Esta plantilla
está entrenada en gestión profesional y
flexibilidad, lo cual significa que serán
atentos con las necesidades del congreso así
como con las demandas individuales de los
participantes.
- Desventajas.- No a todos los comités les
agrada la atmósfera de un hotel para un evento,
ya que, en muchos casos no están dotados de
equipamiento de vanguardia y el comité deben
traer ese equipamiento de distribuidores
externos. Las reuniones generalmente carecen
de un techo elevado para ubicar pantallas
gigantes y estas son requeridas, y existe un
control insuficiente sobre el sistema de
iluminación para responder a las necesidades de
proyección. Para mantener la alta calidad de
comida y bebida, los precios de estos son,
normalmente, más altos que en un centro de
convenciones.
Una Universidad
 - Ventajas.- Los servicios de la universidad en el caso de los
congresos suelen estar disponibles a precios más bajos y en
algunos casos son gratuitos, con el precio de la comida y la
bebida inferiores.
 - Desventajas.- A menudo las universidades se localizan en el
extrarradio de las ciudades o lejos del entorno de los hoteles
elegidos, lo que encarecen el transporte de los congresistas. Al
no ser sede de congresos, no siempre reúnen las condiciones
técnicas adecuadas y en numerosas ocasiones carecen de la
infraestructura y servicios necesarios para el buen desarrollo del
congreso, así como del equipo humano adecuado para dar
soporte a la organización y garantizar el buen funcionamiento
del evento.
Inspección del lugar
Con la inspección del lugar se espera obtener los datos siguientes:
- Condición general de los hoteles y auditorios.
- Alojamiento y servicios, número y tipo de salas, ventajas que se
ofrecen, estado del mobiliario y de la decoración, servicio de
alimentos, manejo de recepción y registro, trato personal, etc.
- Número, tamaño y tipo de las alas de juntas, a fin de comprobar
si están bien equipadas para la proyección de audiovisuales, si
existen elementos fuera del salón capaces de distraer la atención de
los oyentes, etc.
- Lugar de exhibiciones
- Facilidades de transporte frecuente
- Las instalaciones, el equipo y los servicios deben valorarse en
términos de lo que la sala de convenciones o palacio de congresos
proporciona y la disponibilidad de recursos en caso de que se
necesiten otros materiales.
- Investigar posibles planes de renovación o expansión de las
instalaciones y los servicios.
También será necesario informarse de los datos
relativos a los siguientes requerimientos:
- Alojamiento
1.- Número de habitaciones disponibles.
2.- Clasificación por tipo.
3.- Horario de llegadas y salidas.
4.- Servicios del hotel.
- Horario general:
- Requerimientos de espacios:
1.- Salas de juntas.
2.- Espacio para exhibiciones.
3.- Áreas de servicios.
4.- Registro.
5.- Servicios varios.
6.- Estacionamiento o área pública destinada a los
servicios de transporte.
- Requerimientos de servicio.
1.- Borrador del programa.
2.- Instalaciones.
3.- Equipo.
4.- Servicios.
El trabajo del equipo
La organización ha tomado la decisión de
realizar el evento.
Necesitamos personal comprometido y
responsable.

Lista de comprobaciones
1.- ¿Tenemos claros los objetivos, tema del
evento y el contenido del programa del
mismo?
2.- ¿Hemos diseñado una política financiera
clara con una guía de líneas a seguir para
aprobar el presupuesto?
3.- ¿Está clara cuál va a ser la política de
promoción?
4.- ¿Hemos indicado nuestras necesidades
recordándoselas a los equipos de trabajo?
5.- Si tenemos ponentes relevantes y
personalidades a las que queramos invitar,
¿hemos propuesto sus nombres y buscado su
especialización?