INTEGRANTES

TORRES VÁSQUEZ ELISETH

TAFUR ACUÑA DILMA
RAFAEL RODRÍGUEZ LILIAN
RODRIGO NIQUÉN ROSA
ROJAS SALAZAR BEATRIZ CURSO :ADMINISTRACION Y GERENCIA EN SALUD Y
ENFERMERIA

DOCENTE:
ISABEL LIZARRAGA TOLEDO

TEMA:
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS .
OFICIO, INFORME ,CIRCULAR ,MEMORANDO,
CITACION , ACTAS
EL INFORME

Es un escrito en prosa científica o

comercial que tiene por objetivo
comunicar información dirigida a
personas, instituciones empresas
que tengan la posibilidad de tomar
decisiones

ASPECTOS ESENCIALES:
Claridad y precisión
Fidelidad frente a las
situaciones o hechos
Organización y estructura frente
los datos
 TIPOS DE INFORME:
Narra hechos sin ningún análisis ni
interpretación por lo tanto no
presenta conclusiones ni EXPOSITIVO:
recomendaciones. Puede ser de una
reunión o convocatoria

narración de hechos para

NTERPRETATIVO
luego interpretarlos y
analizarlos y presentarlos
conclusiones y recomen

Presentación tesis planteada

por el autor describe las
etapas del proceso y DEMOSTRATIVO:
conclusiones obtenidas
 ESTRUCTURA DE UN INFORME:

• INFORME N° XXXX-20XX-MINAGRI-SG/OGPP

• Para : Nombres y Apellidos (Del destinatario)

• Cargo
• Órgano o unidad orgánica
• De : Nombres y Apellidos (Del remitente)
• Cargo
• Órgano o unidad orgánica

Asunto : XXXX
Referencia : Oficio N° XXX 20XX-MINAGRI/YY/ZZ
Fecha : XXXX
Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, vinculados al………….
………………………………………………………………………………………………….
Al respecto, informo a su Despacho lo siguiente:
I) ANTECEDENTES
II) ANÁLISIS
III) CONCLUSIONES
IV) RECOMENDACIONES
• Es cuanto informo a usted, para los fines pertinentes.

Atentamente,

(Post firma)
______________________
Nombres y Apellidos (De la persona
responsable de la elaboración del documento)
Puesto
Órgano o unidad orgánica

(Post firma)
______________________
Nombres y Apellidos (Del director del órgano
o unidad orgánica que emite el documento)
Puesto
Órgano o unidad orgánica

LAZM/Knur
Cc: CUT N°:
 MEMORANDO

Son comunicaciones escritas (carta de resumen).

sin embargo , su auténtica función – aunque
haya quienes los utilicen para informes breves o
como elementos publicitarios – es servir para
que un superior de a conocer , hacia los
niveles inferiores : decisiones , ordenes,
anunciar innovaciones , tanto en el trabajo
como en el personal , comunicar reemplazos ,
fijar vacaciones ,etc. o bien ,solicitar
informaciones
 2. PARTES MEMORANDO

b. complementarios
Inclusos o anexos
Instrucciones para distribución
a. Básicas.
Expresión de ser memorando
Fecha (abreviada)
Destinatario ( para)
Origen (de )
Asunto
Mensaje
Iniciales o firma
 FORMATO MEMORANDO

•
• MEMORANDO MÚLTIPLE N° XXXX-20XX-MINAGRI-SG/OGPP

A : Nombres y Apellidos (Del primer destinatario)

Cargo
Órgano o unidad orgánica
Nombres y Apellidos (Del segundo destinatario)
Cargo
Órgano o unidad orgánica

Asunto : XXXX
Referencia : a) Oficio N° XXX 20XX-MINAGRI/YY/ZZ
b) Oficio N° XXX 20XX-MINAGRI/YY/ZZ
Fecha : XXXX

Me dirijo a usted, con relación al documento de la referencia, mediante el cual

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………
Al respecto,…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………

Atentamente,

(Post firma)
______________________
Nombres y Apellidos
Puesto
Órgano o unidad orgánica
EL OFICIO

Es un documento protocolar de
carácter oficial que se utiliza en los
organismos del sector público y en
instituciones privadas .En todos los
casos, el que remite es una persona
jurídica, mientras que el
destinatario puede ser una persona
natural o jurídica. Suele estar
firmado por el máximo
representante legal de la institución
o por los jefes de la misma
 2. CARACTERÍSTICAS:

Debe estar correctamente redactado.

Se puede usar papel membretado o no

Pertenece a la comunicación oficial.

Puede ser firmado por una o más personas.

Cuando es de algún club o comité, generalmente lo firman varias personas.

 . CLASES DE OFICIO

Oficio simple Se utiliza cuando el Oficio múltiple

texto o contenido va dirigido a una
sola persona. Generalmente, en
caso de una invitación, una
felicitación, una petición,
agradecimiento o información de
eventos o actividades culturales y
deportivas.
Se usa cuando un mismo tema o
texto va dirigido a distintos y varios
destinatarios. Por esta razón, el
número de oficio es el mismo para
todos los ejemplares que se van a
distribuir

Oficio de transcripción
Oficio que sirve para transcribir el contenido de otro
documento, tal como se da en el original,
íntegramente, sin ninguna alteración. Todo el texto o
párrafos transcritos deben ir entre comillas y ser fiel
al original.
 Se escribe la palabra OFICIO con mayúscula, seguido
NUMERACIÓN del número de expedición; separada por una línea
oblicua, a continuación de la sigla de la oficina de
procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.

Aquí se escribe el trato, nombre, apellidos

DESTINATARIO completos y cargo de la persona destinataria, así
como se hace mención del lugar en donde está la
sede de la institución en la que se ejerce tal cargo

CUERPO O REFERENCIA
 ASUNTO Aquí se escribe con mayúscula la palabra
ASUNTO, seguido de dos puntos. Luego,
en resumen, se indica con claridad el
tema, que será explicado en el cuerpo del
oficio.

Se usa sólo cuando se necesita mencionar

REFERENCIA la numeración del documento recibido
con anterioridad, a cuyo contenido se
quiere dar respuesta. Esta palabra
también se escribe con mayúscula y
debajo del asunto.
 Se usa sólo cuando se necesita mencionar la
REFERENCIA
numeración del documento recibido con
anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta. Esta palabra también se escribe con
mayúscula y debajo del asunto.

En esta parte, la más importante, se da a

Cuerpo o texto
conocer el mensaje en forma clara y precisa
.Suele iniciarse con expresiones como:

 Tengo el agrado de comunicarle…

 Cumplo con poner en su conocimiento.
 Aquí se muestra amabilidad, cortesía. Se utilizan
expresiones conocidas como:
DESPEDIDA
Hago propicia la ocasión para expresarle los
sentimientos de mi especial consideración.

Atentamente.

La firma es la escritura de la rúbrica a mano .La

FIRMA Y POST FIRMA
posfirma es la colocación del nombre y
apellidos de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le
distingue, más el sello respectivo si lo hay.
 Al igual que en el memorándum, se colocan las
INICIALES
iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del
mecanógrafo con minúsculas.

ANEXO Aquí se indica la documentación que se

adjunta al oficio, como catálogos, programas,
tarjetas, folletos.

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples,

porque aquí se mencionan a las personas y/o
DISTRIBUCIÓN
dependencias a quienes va dirigido el oficio.
OFICIO MÚLTIPLE N° XXXX-20XX-MINAGRI-DM
Señor (a)
NOMBRES Y APELLIDOS (Del primer destinatario)
Puesto (Destinatario)
Institución
NOMBRES Y APELLIDOS (Del segundo destinatario)
Puesto (Destinatario)
Institución
Presente o Distrito.-
Asunto : xxx
Referencia : a) Oficio N° XXX 20XX-MINAGRI/YY/ZZ
b) Oficio N° XXX 20XX-MINAGRI/YY/ZZ
Tengo el agrado de dirigirme a usted, en atención al documento de la referencia, mediante el cual,
…………………………………………………………………………………
Al respecto, se remite copia del Informe N° xxxxxxxxxxxx, elaborado por la Dirección General de Articulación
Intergubernamental - DGAI, para conocimiento y fines.
Sin otro particular, hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima.
Atentamente
(Post firma)
______________________
Nombres y Apellidos
Puesto
Órgano o unidad orgánica

LAZM / Knur
Cc: CUT N°:

Es un documento de uso
interno que dirige una
autoridad superior a todos o
aparte de sus subalternos
simultáneamente para darle
a conocer disposiciones o
asuntos internos para que se
cumplan a cabalidad.
FUNCIONES
Sirve para dictar
órdenes y también para
informar. El mensaje que
transmite es específico y
de interés general para
todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de
una circular se puede
comunicar
 USOS PARTES
a) Numeración. Se escribe la palabra
Permite, dentro de una
circular con mayúscula seguida del número
institución, un enlace vertical que le corresponde, el año y las iniciales de
descendente (de superior a la institución.
subordinado) y horizontal
(entre personas del mismo
rango).

Generalmente, se dirige a b) Fecha. Se escribe el día, mes y

todo el personal o a las
dependencias subordinadas. año.
Cuando la circular tiene un
buen número de destinatarios
se recurre a la impresión
c) Destinatario. Generalmente el
mimeografiada o a documento esta dirigido a un grupo de
copias fotostáticas. personas interesadas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas,
seguida de dos puntos y luego el tema
en resumen o síntesis.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el

mensaje que se quiere comunicar. Puede estar
formado por varios párrafos y para mayor orden se
enumera cada párrafo.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente

se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.
 h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como
se acostumbra a firmar en todo documento; debajo
de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo
que ostenta la autoridad.
Guillermo Aviles

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del

documento.
 ACTAS

En un acta puede estar descrito

todo lo dicho en una reunión, los
resultados de unas competencias,
elecciones, también las
calificaciones estudiantiles, los Un acta por lo regular
resultados de la lotería, la
celebración de una boda, entre
siempre debe llevar la fecha,
otros. lugar y la hora en que se
realizó, además de una
pequeña introducción del
motivo de la realización de la
misma.
 2. PARTES
Título

Introducció
n
texto,
cierre del
acta
firma de los
que aprueban el acta
y redacción del acta
de sesión ordinaria.
 CITACIONES

Es un documento breve por el que se cita o llama

formalmente a una persona o a varias a asistir a un
acto dispuesto por la autoridad. Se emplea,
especialmente, para convocar a sesión de órganos
de gobierno que tienen pocos miembros. Y en
general, se utiliza para citar a toda clase de reunión
que, por diversos motivos, se lleva a cabo en los
centros de trabajo.
Es un documento de carácter interno y se usa tanto
en la administración pública como privada.
 FACULTAD PARA
CITACIONES

La tienen:
1.-La autoridad con facultad para citar
a sesiones y reuniones de diversa
índole.
2 el secretario o personal subordinado
autorizado, por haber recibido
facultades delegadas por dicha
autoridad
PARTES DE LA CITACIÓN

 Nombre del documento o código

 Destinatario, si la citación es individual. (En la
citación colectiva, se incorpora al texto la nómina
de los que van a ser citados)
 Texto
 Lugar y fecha.
 Firma y pos firma del que cita (y sello, si tiene)
 Pie de página
Y las siguiente complementarias.
 Membrete
 Con copia.
 CLASES DE CITACIÓN
CITACIÓN
INDIVIDUAL

Es aquella que se envía al interesado o

a los interesados en forma individual.
Se redacta en papel A5. Esta citación
viene a ser una esquela.
El destinatario, al recibir la citación,
deberá firmar la copia o el cargo
correspondiente, como constancia de
su recepción
CITACIÓN COLECTIVA

Es aquélla que lleva en el

texto la nómina de los que
serán citados. Es un solo
documento que se hace
conocer a los interesados,
quienes, al enterarse de su
contenido, firman en el lugar
que les corresponde,
quedando de este modo ya
citados. Las citaciones para
las sesiones de los órganos
de gobierno, suelen ser
colectivas.
GRACIAS