EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO
ADMINISTRATIVO
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

UN PROCESO ADMINISTRATIVO:
es una serie o una
secuencia de actos regidos
FASE MECANICA
por un conjunto de reglas,
Planificación (qué hacer) y
políticas y/o
ETAPAS Organización (cómo hacer)
actividades establecidas en
PODC
una empresa u FASE DINÁMICA:
organización, con la Dirección (cómo se está haciendo) y
finalidad de potenciar la Control (cómo se hizo)
eficiencia, consistencia y
contabilidad de
sus recursos humanos,
técnicos y materiales.
 PARTE MECANICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Consiste en saber por anticipado

qué se va a hacer, la dirección a seguir,
qué se quiere alcanzar, qué hacer para
alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a
hacer.

PLANEA •Investigación interna y del entorno (se pueden usar

herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).
CION •Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y
propósitos.
•Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo
plazo.

Concretamente esta función la debe ejercer

el cuerpo administrativo de la empresa, y
preverá los objetivos y metas para la
empresa y los métodos que llevara a cabo.
 LAS ACTIVIDADES MÁS IMPORTANTES
DE LA PLANEACIÓN SON:

1.Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

2.Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
3.Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
4.Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
5.Implantar las condiciones de trabajo.
6.Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
7.Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de
desempeñar el trabajo.
8.Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
9.Modificar los planes basados en el resultado del control.
 Constituye un conjunto de reglas a respetar dentro
de la empresa por todos quienes allí laboran, la
principal función en esta etapa es la
coordinación

Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas

para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar,
quién las va a hacer, dónde se toman las
ORGANIZA desiciones y a quién deben rendir cuentas.
CION
La labor que aquí se lleva está relacionada con
las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada
trabajador a la vez con los recursos que posee la
empresa.

La principal intención de la organización es

detallar el objetivo asignado a cada actividad para
que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado
máximo de satisfacción.
 LAS ACTIVIDADES MÁS SIGNIFICATIVAS
DE LA ORGANIZACIÓN SON:

1.Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los

diferentes puestos.
2.Subdividir las tareas en unidades operativas.
1.Escoger una potestad administrativa para cada sector.
2.Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
3.Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por
departamento.
4.Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
5.Suministrar facilidades personales y otros recursos.
6.Ajustar la organización basado en los resultados del control.
 FASE DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los

planes, la comunicación, la motivación y la supervisión
necesaria para alcanzar las metas de la empresa.

En esta etapa es necesaria la presencia de un

Gerente con la capacidad de tomar decisiones,
instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de
DIRECCION trabajo.
la dirección trata de lograr mediante la influencia
interpersonal que todos los trabajadores
contribuyan al logro de los objetivos.
La dirección se puede ejercer a través de:
•El liderazgo
•La motivación
•La comunicación.
 LAS ACTIVIDADES MÁS SIGNIFICATIVAS
DE LA DIRECCIÓN SON:

1.Ofrecer motivación al personal.

2.Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
3.Considerar las necesidades del trabajador.
4.Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
5.Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6.Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
7.Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial
físico e intelectual.
8.Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
9.Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados
del control.
 Dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo
general de una empresa, esta última etapa tiene la labor
de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar
al éxito.

Es una labor administrativa que debe ejercerse con

profesionalidad y transparencia

CONTROL
La principal función del control es efectuar una medición
de los resultados obtenidos, compararlos con los
resultados planeados para buscar una mejora continua

EL CONTROL
Se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir
las desviaciones que puedan presentarse respecto a los
objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo
conseguido para desatar las acciones correctivas que
mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.
 LAS ACTIVIDADES MÁS IMPORTANTES
DEL CONTROL SON:

1.Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2.Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
3.Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
4.Definir e Iniciar acciones correctivas.
5.Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
6.Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
7.Transferir información detallada que muestre las variaciones y
comparaciones efectuadas.
8.Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.
ORGANIZACIÓN Y METODOS “OYM”

La función de Organización y Métodos

es un servicio eminentemente de
asistencia y asesoría al nivel gerencial
de las empresas, cuyo objetivo
primordial es incrementar la eficiencia
administrativa mediante la elaboración
de estudios técnico-administrativos
que buscan el mejoramiento de los
procedimientos, métodos y sistemas
de trabajo.
 METODOLOGÍA
DE LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

SE HAN DESARROLLADO
CINCO FASES

•Planificación •Análisis de
del Estudio •Recopilación la
de Información Información

•Elaboración y
Presentación •Implementación
del Informe y Seguimiento
Final
 -El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización &
PLANIFICA Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas
CION a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con
DEL ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.
ESTUDIO
-El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a
estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los
inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos
elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una
reformulación del estudio en términos más objetivos.
 EN TÉRMINOS GENERALES LOS OBJETIVOS
DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SON:

•Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la
identificación del problema que requiere atención prioritaria.

•Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.

•Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver

el problema.

•Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el
problema, así como las técnicas administrativas
 INFORME
(DEBE DE SER CLARO Y CONCISO)
DEBERA SOMETERSE HA APROBACION

•Antecedentes y justificación del estudio

•Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se
esperan obtener
•Alcance y limitaciones del estudio
CONCLUSIONES Y •Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
RECOMENDACIO •Los recursos humanos, materiales y financieros
NES necesarios en cada acción o fase del estudio
SOLIDAS Y •El cronograma de actividades que indique las fechas de
EFECTIVAS inicio o terminación de cada acción o fase del estudio
(CON SUSTENTO EN •Las estrategias y tácticas administrativas que se
LOS SGTES.
CONTENIDOS)
adoptarán para conducir la investigación
•La delimitación de responsabilidades para cada una de las
fases del estudio
•Los programas auxiliares de información y orientación
acerca de la naturaleza y propósitos del plan
 Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de
solución a los problemas detectados y/o que originalmente
generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulación
de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.

El propósito del análisis es establecer las bases para proponer

Análisis opciones de solución al problema que se estudia, con el fin de
de la evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que
Información permitan la eliminación del problema y el mejoramiento
administrativo del área objeto de estudio.

El análisis de la información provee de una descripción

ordenada de los datos, para someterlos a un examen crítico que
permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir los
esfuerzos de racionalización a diagnosticar los problemas.
 •Definir los objetivos del área afectada

•Conocer la estructura orgánica actual

Para el
estudio de
Organización
& Métodos
•Revisar las políticas establecidas y las normas
es administrativas relacionadas con el problema en estudio.
Importante
Obtener
aquella •Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto
información de trabajo, que tengan relación con el problema.
que permita:

•Examinar las condiciones de trabajo, cultura

organizacional, relaciones internas y externas del personal,
canales de comunicación.
 Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y
analizar lo que realmente sucede en el área objeto de estudio,
evitará la formulación de impresiones deformadas de la realidad,
incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y
proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten
inoperantes.

En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger

Recopilación información insuficiente o acumular hechos innecesarios que
de provoquen confusiones y alarguen inútilmente la duración de la
Información investigación.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de

los datos son la investigación documental, la entrevista, el
cuestionario y la observación directa. La elección de las diversas
técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de la
naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban
obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del Analista.
 •Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en
mente el objetivo del estudio.
•Describir claramente el problema o los problemas principales
detectados.
La Fase del •Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos
Análisis de sus detalles o particularidades.
la •Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus
Información elementos componentes.
deben •Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación
Desarrollarse elegido, realizando comparaciones y buscando analogías o
en la discrepancias con otros hechos similares.
siguiente •Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
Secuencia
considerándolos individualmente y en conjunto, tomando en
cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en
forma aislada.
•Formular un diagnóstico de la situación, identificando y
explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.
 Comprende la elaboración de un documento que describe los
hallazgos y las alternativas de cambio o solución a los problemas
detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio
del investigador permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del
área evaluada.

Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del

análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico de la situación
Elaboración y que originó el estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos
Presentación técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará en posibilidad
del Informe de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema
Final evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.

La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones

posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas,
sino que conviene seleccionar solamente las más viables y las que
puedan ocasionar mayor impacto en los interesados.
 •No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del
estudio.
•La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser
valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que
sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organización.
Antes de •Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados
proceder al por los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de
desarrollo de las participación en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones
recomendacione finales.
s en un estudio •Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiéndose
de Organización
& Métodos, se
por ellas las que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del área
deben tener objeto de estudio sean las más factibles de aproximarse a la realidad.
presentes las •Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones
siguientes jurídicas y administrativas cuando presenten dificultades para su
consideraciones modificación.
y/o sugerencias •Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de
cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta sea difícil de lograr.
•Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores
resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal
que labora dentro del área de estudio y de otras personas ajenas a ella, así
como la asesoría de especialistas en campos determinados.
 La implementación de las recomendaciones formuladas puede
ser considerada más importante que cualquiera de las otras
fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el
momento en el que la teoría del estudio se convierte en práctica y
debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo
motivaron.

Implementa Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos

ción fundamentales, los cuales son:
y •Formulación de un programa para la implementación del nuevo
Seguimiento sistema.
•Integración de los recursos humanos y materiales que sean
necesarios.
•Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de
implementación a los responsables de la ejecución del programa.
•Ejecución del programa.
 -La ejecución del programa debe responder adecuadamente a
la sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una
sola metodología para realizarla, por lo que dependiendo de los
cambios que se deseen implementar se deberá elegir entre
alguna o varias de los métodos que se describen a continuación:
•El método instantáneo
LA
•El proyecto piloto
EJECUCION
DEL •La implementación en paralelo
PROGRAMA •El método parcial o por aproximaciones sucesivas

-Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo

y no involucra un gran volumen de operaciones o un número
excesivo de unidades administrativas, el método de
implementación instantáneo es el más aconsejable y el más
aceptado en la práctica.