REUNIÓN DE TRABAJO EN

EQUIPO
¿ EL POR QUE DE UNA
REUNIÓN ?

Conseguir mas
Aprovechar el tiempo Mejorar las relaciones
satisfacción personal

Conseguir los
Incrementar el
Reforzar la confianza objetivos mas
compromiso
fácilmente

Mejorar la capacidad
de respuestas Frente a
los retos del presente
y del futuro
 DIRIGENTE DE UNA
REUNIÓN

 La persona que conduce la reunión debe ser un animador, conductor y

moderador según el tipo de reunión pero siempre ha de ser un líder.
 Liderazgo de la reunión:
• Persona que desarrolla ambientes amistosos y comunicativos e influyen en
nuevos comportamientos.
• Visionarios y entusiastas, que proyectan efectos significativos.
• Habilidad para conseguir que los empleados estén satisfechos, generan
confianza y recompensan por los objetivos cumplidos.
 Un líder es una persona carismática, que escucha, que valora las aportaciones de
los demás y que es rápida al dar respuestas razonando el resultado final.
 ¿COMUNICACIÓN -
INFORMACIÓN?

Dominio
Experien Gestión
de las Convocat
cia de Acuerdos
herramie oria
tiempo
ntas

Credibili Cumplim
dad Pedagogí Valoració Organiza ientos-
a n ción indicador
es
SUBSTITUCION

Confrontar diferentes Realizas mas de una

visiones reunión

Ganar tiempo Contratar un experto

Temas de mucho interés Pequeño grupo

conferencia
Dar información
 EXITO

 Interacción de opciones

 Dinámica del grupo sinérgica

 Timing

 Presentación de algo
• Información
• Revocación de información
 OBJETIVOS OFICIALES Y
OFICIOSOS

 ¿Qué quiero conseguir?

 ¿Cuál es mi intención?
 ¿Qué espero de la reunión?
Los primeros objetivos que aparecen son los oficiales, en la
convocatoria. Los segundos son los oficiosos como subir la moral de
los participantes. Debemos intentar que no se queden en segundo
plano.
ANÁLISIS FUNCIONAL DE
LA REUNIONES

Funciones • Psicoanalíticas
ocultas • Emocionales

• Moral
Funciones • Cohesión
secundarias • Animar

Función técnica • Informar

principal • Comunicar
REDACCIÓN DE OBJETIVOS

 El objetivo no es el tema de la reunión, el objetivo es lo que se

quiere conseguir o a dónde se quiere que lleve la reunión.
 Es el resultado que se espera se logre de la reunión.
 En esencia cualquier reunión tiene un objetivo sencillo que atiende
a tres finalidades básicas:
• Dar información.
• Indagar.
• Decidir.
 CHECK - IN
 Conectar la atención del grupo.

 Partícipes intelectualmente cómodos.

 Deben realizarse las presentaciones con tono cordial.

 Exposición previa breve para evitar posibles errores y atascos en el desarrollo de ella. -
reflexión – Evitar fracasos.

 ¿Para qué estaremos juntos el tiempo que hemos decidido?

 ¿Qué resultados concretos esperamos en la reunión?

 Facilita la efectividad grupal y el llegar a resultados.

VISIÓN COMPARTIDA

Comprometerse
para la acción
Sinergizar ideas

Conversar para
colaborar

Estar presente
 ÁREAS CLAVES
La dinámica del equipo:
 Estimular la participación.
 Clarificar el asunto.
 Centrar la atención.
 Gestionar los fracasos.
 Afrontar los bloqueos.
 Revisiones de la situación.
 Evitar las soluciones únicas.
 Registrar los acuerdos.
 Estimular la autogestión.
 Desarrollar las habilidades para el trabajo en equipo.
Las relaciones interpersonales:

 Controlar las personas.

 Estimular la comunicación.

 Estimular la escucha activa.

 Gestionar la retroalimentación.

 Controlar las reacciones personales negativas.

 Controlar a los miembros que hablan al margen del equipo.

 Controlar los miembros agresivos.

 MATERIALES, IMPRESOS Y
DOCUMENTOS

 Es necesario conciliar las fechas y horas de entrega para que todos los miembros
dispongan de su respectiva documentación, además debe revisarse la calidad del mismo,
compaginación, etc. (48h.)
 Hay dos tipos principales de documentos:
• Los documentos de trabajo destinados a los participantes.
• Los documentos que el coordinador, o alguno de los participantes, ha de presentar durante
la reunión (estadísticas, informes, gráficos, diapositivas, etc.).
 Si es necesario que los participantes revisen algún informe o documento, tratar que
sea lo más sintético que se pueda, utilizar en la medida de lo posible informes ejecutivos,
etc., para que no se sientan abrumados con mucho material para leer y poco tiempo
destinado a ello.
 INICIO DE LA REUNIÓN

 Comienza puntual, a la hora fijada.

 A los participantes que vayan llegando pregúntales qué es lo que
esperan de la reunión.
 Debe definirse visiblemente los roles.
 Hacer un resumen de la agenda, y si fuera preciso, su contenido
debe reorganizarse en función de las necesidades encontradas.
 Deben tenerse presentes las conclusiones de la reunión anterior.
 DURANTE LA REUNIÓN

 Una sugerencia que debe tomarse en cuenta es que no hay que

tratar más de un problema a la vez, resolverlo y seguir adelante, punto
por punto.
 AL FINALIZAR

 Establecer las actividades que hay que desarrollar: ¿quién?, ¿qué?,

¿cuándo?
 Realizar una relectura de la agenda.
 Debe fijarse la hora, día y lugar de la próxima reunión. Presenta si
puedes un borrador de la próxima.
 Realizar una evaluación de la actual reunión.
 Cierra la sesión con ecuanimidad.
 DESPUÉS DE LA REUNIÓN

 Bosquejo de conclusión con el resultado.

 Planificar la siguiente reunión.

 Todas las recomendaciones que se dan a lo largo de los puntos

siguientes son tanto válidas para tomar las notas a mano o con
ordenador.