COMO ELABORAR UN

PROCEDIMIENTO
COMPONENTES GENERALES

Encabezado

Desarrollo

Pie de página
CONTENIDO DE LOS PROCEDIMINTOS A
EXRUCTURAR
1 Indice
2 Objetivos
3 Alcance
4 Responsable
5 Definiciones
Diagrama de Flujo y
6
descripción de actividades
7 Formatos
8 Documentos externos
9 Control de cambios
10 Anexos
 ENCABEZADO

Los documentos del SGA se identifican con un encabezamiento

que contiene, los siguientes elementos:

 Logo Institucional
 Nombre del Sistema de Gestión
 Nombre del documento
 Código del Documento
 Fecha de aprobación del Documento
 Versión del Documento
 Número de Página
Descripción gráfica de los
elementos:
 CODIFICACIÓN
La codificación de los documentos del SGA, puede ser como
sigue:

El líder del proceso y/o subproceso realiza la codificación de los

documentos, la cual es verificada por la Coordinación de Gestión
Documental en la revisión en forma.
La asignación del código alfabético suele construirse así:
PRIMER CAMPO XXX:
 Si el nombre del proceso y/o subproceso es una palabra: Se construye con las
3 primeras letras

 Si el nombre del proceso y/o subproceso es de dos palabras: Se construye

conlas 2 primeras letras de la primera palabra y con la primera de la segunda.

 Si el nombre del proceso y/o subproceso es de más de dos palabras: Se

construye con la primera letra de cada palabra, siendo el máximo 3 letras.
En caso de presentarse coincidencias en la construcción se dejará a criterio del
coordinador de gestión documental la definición del código.
Ejemplos de codificación
SEGUNDO CAMPO YY (alfabético)
 Corresponde a la descripción del tipo de documento, a este campo se
asignan dos letras, así:
TERCER CAMPO 000 (numérico)
 Los tres números siguientes corresponden al consecutivo del
documento, teniendo en cuenta los generados en cada tipo.

CUARTO CAMPO (alfabético)

 Corresponde a la identificación de la sede en la que se aplica el
documento o si corresponde a un documento único de utilización
institucional.
 PIE DE PÁGINA
Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo.

Responsables de la elaboración, revisión y

aprobación de los documentos

 Responsable de la elaboración:

Los documentos para asegurar la eficaz planificación, operación y control de

los procesos y/o subprocesos, deberían ser elaborados por los propios
responsables de la ejecución del procedimiento al cual está asociado el
documento.

Los facilitadores del Sistema de Gestión Ambiental serán responsables de la

elaboración de los documentos del Sistema.
 Responsable de la revisión:
Los responsables de la revisión de los documentos elaborados, son el
Líder del proceso y/o subproceso.

 Responsable de Aprobar:
La Alta Dirección será la responsable de aprobar los documentos
obligatorios del Sistema de Gestión Ambiental y sus formatos .
CONTENIDO
 1. OBJETIVOS

Describe la finalidad o razón de ser del instructivo de

procedimientos o bien que es lo que se persigue con su
implementación o ejecución. Para la redacción de este numeral
se recomienda utilizar expresiones como:

 "Especificar los requisitos.......";

 "Establecer las condiciones para.......";
 "Proporcionar las instrucciones para.....";
 "Definir los términos para......".
 2. ALCANCE

En este numeral se presentan los límites de aplicabilidad o

cobertura del instructivo de procedimientos documentado, es decir,
a que áreas involucra, puestos y actividades, cuando sea el caso,
indicando los pasos de inicio y final del procedimiento (áreas
funcionales, actividades, instalaciones).

Para la redacción de este numeral se pueden utilizar las siguientes

expresiones:

 “Este procedimiento es de aplicación...”;
 “Este procedimiento aplica...”;
 "Este procedimiento cubre...".
 3. Responsable

Hace mención de quienes serán los encargados de llevar a cabo el o

los procedimientos

4. DEFINICIONES

En este numeral se relacionan los términos y las definiciones

necesarias para la comprensión del instructivo de procedimientos.
Estas definiciones se deben presentar en orden alfabético.

En este numeral se deben definir los términos que no son conocidos

o que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto
en que se encuentren.
5. DIAGRAMA DE FLUJO

En este numeral se incluye los

diagramas de flujo o flujogramas, el
diagrama de flujo describe de
manera sistemática la secuencia y la
interacción de esas etapas.
 6.DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

En este numeral se debe realizar el registro secuencial de las actividades

con sus respectivos responsables.

Esto es posible hacerlo a través de una matriz

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. A.
B.
C.
D.
E.
2. A.
B.
C.
D.
3. A.
B.
 DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES

También es valido que el flujograma se articule a la matriz de

descripción de las actividades
 7. FORMATOSY
DOCUMENTOS

Criterios: En este numeral se identifica todos los formatos que se

utilizan para la aplicación del instructivo.

No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN

1
2
3
 8. DOCUMENTOS EXTERNOS

En este numeral se identifican los documentos externos que

son utilizados para desarrollar los diferentes
procedimientos.

No. DOCUMENTO

Entidad que lo expide. (año). Nombre del Documento. Ciudad

1. donde se expide, País: Editorial.

2.
3.
 9. CONTROL DE CAMBIOS
Es una relación de los modificaciones históricas que se han
realizado al documento y que con llevan a un cambio de versión
 9. ANEXOS

En este numeral incluye los anexos que contienen información o

documentos de apoyo al instructivo de procedimientos documentado
que complementan o instruyen el instructivo, tales como tablas,
gráficos, diagramas, formatos, etc.