COMPRAS

Versión 9.2
 AGENDA

• Navegación
• Estructura de PeopleSoft
• Creación y configuración artículos
• Procesos del modulo de compras
– Solicitudes
– Cotizaciones
– Pedidos
– Recepción
– Devoluciones

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 Navegación

La aplicación PeopleSoft 9.2 utiliza un

menú izquierdo de navegación con
opciones jerárquicas y un encabezado
universal de navegación que incluye links
de herramientas que aparecerán en la
parte superior de la página durante todo el
tiempo en que se esté conectado.

Usuario: Compras1
Contraseña: compras

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 Navegación en PeopleSoft

• Menú Compras

La navegación por la
plataforma PeopleSoft, es
Carpetas: Representan las funcionalidades de cada una de rápida e intuitiva, brindando
las Aplicaciones representada en el menú principal del herramientas al usuario de
realizar sus tareas cotidianas
sistema.
en un ambiente controlado.

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 Funcionalidades

Compras es un proceso de negocio para la adquisición de bienes y servicios de

proveedores con el fin de continuar con las operaciones de la compañía. El proceso de
adquisición implica solicitar bienes o servicios, la gestión de las cotizaciones de los
proveedores, la creación de contratos, gestión de órdenes de compra, recepción de
mercancías, y remitir los pagos. La eficiencia del proceso de compras de una empresa
tiene un efecto directo y material sobre su capacidad para obtener un beneficio.

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 Integraciones

Activos Fijos

Producción
Cuentas a Pagar

Compras
Inventarios Planificación

Gestión
Control Proyectos
Mantenimiento

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Diagrama Compras

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 Configuración de Atributos de Compras de Articulo

Los artículos comprenden parte de la estructura para que el módulo de compras opere
acorde a los requerimientos de la organización, si bien es cierto que el módulo
responsable de los mismos es inventario, compras también los requiere y de alguna
manera los administra, antes de empezar a trabajar con los artículo es necesario realizar
otras definiciones como las categorías, familias, grupos.

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 Categorías Artículos

Categorías:
Cuando se utiliza el módulo de compras, se debe definir y utilizar por lo menos una categoría que permite lo
siguiente:
Definir las reglas de procesamiento predeterminadas que se convierten en valores para los artículos o elementos
nuevos que se crean.
Reducir la entrada de datos redundantes durante la configuración del artículo o elemento.
Servir como unidad de organización de catálogos tema.

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 Categoría Artículos

Como se puede apreciar algunos de los datos que se

definen o asocian en la categoría y que son obligatorios
son:
Descripción de la categoría
Descripción corta
Moneda de la transacción para el artículo o elemento
Seleccione la cuenta 207000 y seleccione un
Comprador Primario. En los campos correspondientes.
Naturaleza (bienes o servicios)

Seleccione el Id Set, en el cual

se vinculara la categoría.
Categoría: nombre Asignado a la
categoría. Después de creado,
este nombre será el código
asociado a la categoría.

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 Creación Artículos

Para crear un articulo, dar clic en Añadir

un valor.
En Id Set: colocar SHARE
En Id Articulo: colocar 1011. este numero
identificara el articulo de acá en adelante

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 Creación de Artículos

El Estado Actual del articulo debe

quedar en pendiente o aprobado
según permisos del usuario

Diligenciar:
Descripción Articulo.
Estado Actual *
Unidad de Medida
Tipo de Articulo *
Opciones de producto*
Naturaleza
Categoría

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 Unidades de Medida

Defina una UM estándar de artículo cuando introduzca por primera vez la definición de un artículo en el
sistema en la página Definición de Artículos - General: Común. Una vez que se crean las transacciones
para el artículo, la UM estándar no se puede modificar.

Si asigna la solicitud a un pedido y el proveedor asignado al pedido no acepta ninguna unidad de medida,
la UM de proveedor de artículos sustituye a la UM de artículo de inventario. Si el proveedor tiene una
UM preferida, la cantidad de la solicitud en la UM de artículo de inventario se debe convertir a la UM de
proveedor de artículos.

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 Unidad de Medida

el sistema utiliza la relación de conversión

de UM colocada y la UM estándar definida
en la tabla de artículos de inventario. A
continuación accede a la relación de
conversión de UM colocada y la UM
estándar definida en la tabla de proveedores
de artículos. Si no existe ninguna, el sistema
utiliza la relación de conversión definida en
la tabla de artículos de inventario.

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 Creación artículos

Si es un producto de
inventario. Puede realizar
seguimiento al mismo por
medio de la pestaña
INVENTARIO.
La trazabilidad se realizara
según el Flag seleccionado.

Si el seguimiento del
Articulo se realiza por lote,
se debe indicar el estado
del lote para este articulo.

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 Creación Artículos

6. De clic en el vínculo Atributos Artículo Compras.

Note que la cuenta es

agregada
automáticamente, esta es
copiada de la categoría a
la que pertenece el
artículo. Coloque un
Precio Estándar.

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 Creación Artículos

El campo ID Proveedor,
Seleccione de la lista el
proveedor que desea
asociar a su artículo.
Seleccione el vínculo UM
Proveedor Artículo

La página UM Proveedor Artículo le permite ingresar información relacionada

directamente con la tarificación y tolerancias permitidas para el proveedor que se está
asociando al artículo. Unidad de Medida, cantidades mínima y máxima etc.

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 Creación de Proveedores

Los proveedores son fundamentales para una buena gestión de compras y comprenden varias
definiciones, se pueden buscar los proveedores existentes o se pueden ingresar nuevos
proveedores si se encuentra autorizado a hacerlo, tenga en cuenta que el sistema diferencia
mayúsculas de minúsculas.

Si no específica un ID Proveedor, el sistema

asignará uno cuando guarde los detalles
del proveedor en PeopleSoft Compras. En
el campo frecuencia indique la indicada
para su proveedor.

Dar Clic en el botón añadir

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 Proveedores

La página de Información de Identificación le permite guardar nombre, estado, retención de

información, información del IVA, etc
Escriba el nombre del proveedor en el espacio Nombre Proveedor 1.
Escriba el nombre corto en el campo Nombre Corto.

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 Proveedores

La página Dirección le permite

almacenar la dirección del
proveedor, nombres alternos
de pago y detalles telefónicos

Escriba Oficina Principal en el

campo Descripción. Luego
Rellene la información en el
resto de los campos referentes
a la Dirección, País, Ciudad,
Estado, Teléfono, etc.

La página Opciones de Compra define

como la ubicación del proveedor procesa
facturas y pedidos. Mientras se procesa
una transacción este recupera valores por
defecto de la jerarquía.
Seleccione la información de moneda en el
campo Información Moneda.

Haga Clic en Aceptar

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Creación de Solicitudes

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 Solicitud

De clic en el vínculo del ID Note que la descripción del artículo aparece en el campo Descripción.
Artículo que desea añadir a la El campo Cantidad le permite ingresar la cantidad que desea ordenar.
solicitud. Reemplace el valor en el campo Cantidad con la cantidad que desea.

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 Valores por Defecto Solicitudes

Dar clic en valores por

defecto solicitud.
en línea de envió seleccione
la unidad de negocio US008 y
de clic en Guardar.

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 Peticiones

Las Peticiones de Oferta (RFQ) suelen proporcionar detalles acerca de los productos y servicios
requeridos por la empresa. Un RFQ también consiste en cualquier artículo o servicio
especificaciones formales o informales. Además, también se incluyen parámetros tales como las
condiciones de pago, condiciones de envío, plazos de entrega, y los horarios de envío.

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 Peticiones RFQ

Ingrese un ID Grupo Oferta para crear un nuevo

grupo de proveedores de RFQ. Escriba el
identificador que desee para su grupo en el
campo ID Grupo de Oferta y de clic en el botón
Añadir

Verifique el estado de la RFQ sea

Aprobada, para que una RFQ pueda ser
despachada, antes debe estar en estado
Aprobada. Para añadir las líneas a la
cotización haga clic en el vínculo Copiar De

La página selección Líneas para Copiar le

permite seleccionar los artículos que
desea, que sean cotizados, por los
proveedores

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 Peticiones RFQ

Note que al guardar la RFQ el

sistema le da un número que
identifica su Solicitud de
Cotización. Anote éste número
que será utilizado más adelante.
Seleccione el vinculo Despachar.

Existen dos opciones para seleccionar los proveedores,

a.- Uno a través del vínculo Proveedores Artículo, en este aparecen los
proveedores asociados al articulo que tiene en la línea.
b.- A través del vínculo Lista Proveedores p/Despacho. Con esta opción
puede seleccionar al proveedor desde el Grupo Proveedores RFQ

Seleccione el flag de despachar, a continuación dar clic

en despachar líneas y aceptar.
Al guardar la petición de oferta el sistema despachara
la RFQ a los proveedores seleccionados.

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 Peticiones RFQ

Seleccione de las lista el RFQ que corresponda

La página Mantenimiento de Respuestas le permite ingresar

información general referente a la respuesta del proveedor a
una oferta. Especifique los datos correspondiente a las
repuestas recibidas

Ingrese los datos de cabecera y

de línea en la pantalla
Mantenimiento Respuestas.
Seleccione el campo
Respondido, De clic en el botón
Guardar y pase al siguiente
proveedor

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 Análisis y Adjudicación de RFQ

Seleccione de las lista el RFQ que corresponda

La página Análisis de RFQ le permite analizar las respuestas del

proveedor a un RFQ y otorgar la compra. En este ejemplo
otorgue la compra al proveedor que le ofrezca la mejor
relación precio cantidad.

Seleccione el proveedor en el campo

Lista Adjudicación Art a Proveedor

28
 Análisis y Adjudicación de RFQ

Seleccione Crear , Coloque el Comprador .

De Clic al botón Guardar.

29
Mantenimiento de Respuestas

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 Crear y Administrar Pedidos

Esta página le permite configurar los criterios de selección de pedidos y las opciones del proceso.
Sustituya los campos, Unidad de Negocio, Origen, Nombre del Comprador. Seleccione la opción
Crear Pedidos Aprobados si desea que los mismos estén aprobados automáticamente al crearse.

De clic en el botón
Ejecutar

De clic en el botón
Aceptar

Para verificar la
culminación del proceso
seleccione el vínculo
Monitor Proceso.

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 Creación Pedidos

Seleccione la Unidad de
negocio a la cual se creara el
pedido.
Seleccione el Comprador

De clic en el botón Ejecutar.

Seleccione el Servidor PSNT.

Y de clic en Aceptar.

32
 Creación Pedidos

Para Verificar el correcto funcionamiento de los procesos revise en el Taller de Asignación

Usted ejecutó de forma correcta el proceso de Creación de Pedido

33
Estado del Pedido

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 Recepciones

Para la recepción de las compras se requiere que exista una orden de compra antes de poder crear
una recepción. Por lo tanto, se puede crear solamente los recibos relacionados con PO-. El proceso
no se carga los ingresos no-PO.

Es necesario crear y cargar los recibos de todas las órdenes de compra que se han hecho. El
objetivo es ejecutar el proceso de carga de recepción para cargar los recibos en el sistema de
compras de PeopleSoft para una unidad de negocio específica.

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 Notas Recepción

Ingrese la Cantidad Recepción seleccione el flag Recepción Interfaz y haga clic en guardar.

Si la cantidad de recepción es igual a la Cantidad esperada el estado de la recepción pasara a Recibido

Totalmente.

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 Devoluciones

Algunas ocasiones, los envíos recibidos de proveedores llegan con los artículos dañados, artículos
defectuosos, el exceso de los artículos enviados, o los artículos enviados en error. En tales casos, es
necesario un modo organizado para rastrear los embarques o las partes de los envíos que están
siendo devueltos al proveedor.

El sistema de compras de PeopleSoft permite determinar la cantidad que se va a devolver, el

motivo de la devolución, el método de cambio, el costo para usted y el proveedor, y lo que quiere
de la empresa como consecuencia de la mercancía devuelta.

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 Devoluciones

Se debe seleccionar aquella recepción que se desea devolver

Para ingresar las cantidades a devolver se selecciona el ícono de la derecha
resaltado en el recuadro rojo

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Devoluciones a Proveedor

39
Devoluciones a Proveedor

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