PRESENTADO POR:

MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ

SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS
GRUPO No. 3
 «ETAPAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL»

NANCI COBO
YESICA ALEXANDRA PAIÑO
MARIA CONSTANZA
LUISA FERNANDA MONROY FONSECA
GRUPO No. 1

Instructora:

SANDRA LILIANA TRIVIÑO

CENTRO TECNOLÓGICO DE LA AMAZONIA SERVICIO NACIONAL DE

APRENDIZAJE SENA REGIONAL CAQUETÁ
TECNÓLOGO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
FICHA:1579984
FLORENCIA CAQUETÁ
2019
En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del
Decreto 2609 de 2012, el PGD es un
documento estratégico de la gestión
documental, en el cual se estable para la
entidad las estrategias que permitan a corto,
mediano y largo plazo: la implementación y el
mejoramiento de la prestación de servicios,
desarrollo de
los procedimientos y la
implementación de programas
específicos del proceso de gestión
documental.
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:

 ADMINISTRATIVOS: Serefiere acontemplar las situaciones administrativas dela gestiónde

documentos en aspectos comola transparencia, la simplificación de trámites yla eficiencia de
la administración.

 ECONÓMICOS: Hacenrelación al análisis desituaciones detipo económicodela gestiónde

documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos
innecesariosylaracionalización delos recursos destinadosparalagestión documental.

 ARCHIVÍSTICOS: Considerados la base del programa; se refieren a los

consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia yel principio de orden original.
 Esla primera fase del Programade Gestión
Documental – PGD,comprende elconjunto
de actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la
entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas,
formulariosydocumentos,análisis de

Fuente: http://elblogdeladmo.blogspot.com/2012/05/planeacion- es-la- procesos, análisis diplomático ysu registro en el

primera-funcion-del.html
sistemade gestión documental.
 REQUISITOS TÉCNICOS: Se refieren a las condiciones o instrumentos
técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con
compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención
documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y
normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de
Unidadde Correspondencia.

 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS: Hacen relación a la necesidad de integrar el

programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la
entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás
herramientasinformativasdelasquehagausola entidad.
Facilita la implementación del PGD de manera efectiva, permite la
identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y
determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y
documentación del programa,contribuye ala creación de planes de mejoramiento yplanes
de contingencia.

Ejemplo: La planeación se lleva a cabo en la elaboración de las TRD, estableciendo las

seriesysubseriesdocumentalesquetramitayadministra cadadependencia.Acontinuación
semostraráunaTRDelaboradaporel SENA,regionalNortedeSantander:
Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cadaentidad o dependencia.
En esta etapa se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y
adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en
desarrollodesusfunciones específicas.

 Creación ydiseño de documentos.

 Medios ytécnicas de producción yde impresión (máquinas de escribir yprocesadores de texto).
 Determinaciónyseleccióndesoportesdocumentales(cintasmagnéticas,CD-ROM, discos
ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
 Determinacióndetamaños,calidadytiposdesoportes,gramaje,tintas.
 Instructivos parael diligenciamientode formularios.
 Determinacióndeusoyfinalidaddelos documentos.
 Diplomática entérminos deformalidad,imagencorporativao logotipo dela entidad,
características internas yexternas, tipo de letra, firmas autorizadas.
 Adecuadousodela reprografía.
Permite la identificación de dependencias productoras de documentos, contribuye a la definición
de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de
procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Controla las directrices relacionadas con el
número de copias y con la producción de nuevos documentos. Determina la periodicidad de la
producción documental.

Ejemplos deaplicación:
 Actas
 Memorandos
 Circulares
 Historiaslaborales
 Documentoscontables
 Historiasclínicas
 Historiasacadémicas
HISTORIAS LABORALES, EMPRESA GASES DE OCCIDENTE

HISTORIALABORAL: es la unidad documental que

comprendelahojadevidaylos documentossoportes
de educación y cursos en general, los certificados
laborales,las calificacionesdeservicioparalos cargos
de carrera del sector público y todos aquellos
documentos que incidieren en el desempeño laboral
de la persona. Siendo éstos unos documentos de
sumaimportancia para la propia administración y,por
consiguiente, para el funcionario activo o el
desvinculado de la institución, requieren ser
archivados, conservados, organizados y mantenidos
con posibilidad de acceder a la información
contenidaenellosdurantemuchos años.
ACTA DE PREACUERDO ELABORADA POR LA EMPRESA NISSANMOTOR
IBÉRICA, S.A.
 HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL

Algunas empresas contratan directamente a médicos para el servicio de salud ocupacional, en

éstecaso,estosmédicosestánobligadosamantenerenreserva la Historia ClínicaOcupacional,
puesesdeltrabajador ynodela empresa.
COMPROBANTE BANCARIO
Esel curso del documento desde su producción o recepción hasta elcumplimiento
de su función administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integransus
respectivas series documentales.
Deacuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos
máximosestablecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
Permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite, mediante la confrontación y
diligenciamientodeplanilla decontrol yrutadeltrámite, identificación deltrámite,determinaciónde
competencia, según funciones de las dependencias y la definición de los periodos de vigencia y
tiemposde respuesta.
Estaetapa permite ejercer un mayorcontrol de los trámites aque hayalugar con la producción de
documentos hasta la culminación del asunto.

Ejemplo:VentanillaÚnicao AduanaDigitaldelaempresaCOIMPORTEX,allí se evidenciael

trámite de la documentación que ingresa a esta empresa, especializadas con 20 años de
experienciaenoperacionesdecomercio exterior.
LaVentanillaÚnicatienecomo objetivo agilizarysimplificarlosflujos de información,permitiendo
alosagentesdecomercioexteriorrealizar,atravésde unsolo puntodeentrada electrónico,todos
los trámites de importación, exportación ytránsito de mercancías,teniendo interconexión conlas
ventanillas privadas que acelere la documentación de dependencias privadas como
transaccionescomerciales.
Esel conjunto de acciones orientadas ala clasificación, ordenación ydescripción de los documentos de una
institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
El conjunto de acciones encaminadas ala adecuada organización de los archivos comprende los
procesos archivísticos de:

1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-
funcionaldela entidad”.
Seencargade:

 Identificación de unidades administrativas yfuncionales.

 Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
 Conformación de series ysubseries documentales.
 Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los
documentosdeapoyo.
 Control en el tratamiento yorganización de los documentos.
2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicaciónfísicadelosdocumentosdentrodelasrespectivas series
enel ordenpreviamente acordado.

Seencargade:
• Relacionesentreunidadesdocumentales,series,subseriesytipos documentales.
• Conformaciónyaperturadeexpedientes.
• Determinacióndelossistemasde ordenación.
• Organizacióndeseriesdocumentalesdeacuerdoconlospasosmetodológicos.
• Foliación.

3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Esel procesodeanálisis delos documentosde archivo o desus agrupaciones,

quepermitesu identificación,localizaciónyrecuperación, para lagestióno la investigación(GRGA).

Seencargade:

 Análisisdeinformaciónyextraccióndecontenidos.
 Diseñodeinstrumentosderecuperacióncomo Guías,Inventarios,CatálogoseÍndices.
 Actualizaciónpermanentedeinstrumentos.
 ENTONCES

CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓ ORGANIZACIÓN

N DE ARCHIVOS

 Fondo
 Sección  Guías
 Alfabética
 Subsección  Catálogos
 Numérica
 Serie  Índices
 Mixta
 Subserie  Inventario
 Unidad
documental
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes,
valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de
ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final. Además permite elaborar inventarios documentales,
gestionar la organización y entrega de transferencias documentales y la aplicación de la
disposiciónfinal delasTRD y/oTVD.

Ejemplo:enunexpedientedeunainvestigacióndisciplinaria el ordenoriginal sería: denuncia,

resolucióndeaperturadelainvestigación,descargos, documentosprobatoriosyfallo.
La organización se completa
con la ordenación anivel de
series y subseries aplicando
un sistema alfabético,
numérico o mixto. Los
expedientes de
investigaciones disciplinarias
se pueden ordenar a nivel de la
serie alfabéticamente o
numéricamente atendiendo al
orden cronológico en que se
originaron.
ARCHIVO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE PALMIRA
Esla remisión delos documentosdel archivodegestión al central
yde este al Histórico de conformidad con las TablasdeRetención
Documental adoptadas".

Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado

controladodelosdocumentos.
Los objetivos principalesson:
 Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la
aglomeración de documentos en las oficinas y
descargándolasdeaquelloscuyousoespoco frecuente.
 Traspasaraunservicioespecializadolasfunciones degestión,
conservación(temporalo indefinida), accesoyconsultadelos
documentos
 Garantizar alos ciudadanos el acceso ala información.
 Evitar la producción yacumulación irracional de documentos.
 Asegura yfacilita el control efectivo yordenado de la documentación.
 Soluciona a nivel físico y funcional, el problema de acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
 Guardar definitivamente en las mejores condiciones de conservación.
 Existe el Comité deArchivo en la
entidad, el cual debe
conformarse según lo estipulado en el Preparación física de ladocumentación:
Articulo 4del decreto 12 de1995dela
Junta Directiva del Archivo General  Limpieza de la documentación
de la Nación que modifica la parte I  Eliminación del material metálico
del Acuerdo07de 1994.  Identificación del material afectado por
biodeterioro
 Unidades de conservación y
 Tablasde Retención Documental almacenamiento
debidamente avaladas por el  Revisión yfoliación
Comité de Archivos de cada  Cajas
entidad y aprobadas por el  Carpetas
Consejo Directivo del Archivo  Amarre
General de la Nación, cuando  Embalaje
seadel caso.
Archivo en trámite, archivo de concentración y archivo histórico; son las tres formas que
tenemos de clasificar la documentación conforme va pasando el tiempo y su importancia. Y todo ello lo
podemos llevar a soporte digital haciendo más rápida su recuperación, asegurándonos de su
perdurabilidad yhaciéndolo másaccesible para compartirconotros departamentos.
Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
TablasdeRetenciónDocumentaly/o TablasdeValoración Documental.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

LA CONSERVACIÓN TOTAL: Seaplica aaquellos documentos que tienen

valorpermanente.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Aplica para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios ysecundarios.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Estaesutilizadaconel fin deescogeruna muestrade

documentosdecarácterrepresentativo,parasu conservaciónpermanente.

MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y

obtener pequeñas imágenesenpelícula.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en
otra, quesólo puedeserleídao interpretadapor computador.
Preservaciónsedefinecomoel conjuntodeprincipios políticas, medidas, planesyestrategias
deordenadministrativoyoperativoorientadasaasegurar laestabilidadfísica,tecnológicayde
protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus
dimensiones. Es decir, la aplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una
alteración o deterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos en el
mismoqueimpidanel accesoasu contenido.
Existen ocho estrategias primarias de conservación:
- Asignar claramente las responsabilidades de cada uno
- Adquirir la infraestructura técnicaadecuada
- Implementar un plan de mantenimiento yactualización de sistemas
- Implementar un plan para migración periódica de registros
- Crear ymantener las condiciones apropiadas para el manejo y
almacenamientode soportes físicos
- Mantener redundancia yrespaldo regular de soportes físicos
- Implementar la seguridad informática dentro de los sistemas
- Contar con planes de recuperación en casode desastres
Se aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales
(independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital yde
ella deriva la elaboración de un Plan de Preservación a Largo Plazo que tiene como finalidad
garantizar la preservación de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus atributos
tales como, unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad,
precisión y suficiencia, para que éstos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del
funcionamientodelas entidades.
Laterminología archivística define la valoración como la fase del tratamiento archivístico que
consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales,fijando losplazosdetransferencia, accesoyconservacióno eliminacióntotal o
parcialdelos documentos.
 Facilitan el manejo de la documentación.
 Contribuyen ala racionalización de la producción documental.
 Permiten ala administración prestar un servicio eficaz yeficiente.
 Facilitan el control yacceso alos documentos através de los tiempos de retención
estipulados.
 Garantizan la selección yconservación de los documentos que tienen carácter permanente.

 Regulan la transferencias documentales en las diferentes fases del archivo.

 Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.
 Determinan cuáles son los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.
 Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor secundario o
históricoo cuyainformaciónseencuentrarepetida enotrostipos documentales.

 Permiten el manejo integral de los documentos.

 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
 Ayudan acontrolar la producción ytrámite documental.
 Identifican yreflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
 Permite flujos ágiles de la información yfacilita las transferencias de documentos de un archivo a
otro.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa yque por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
Mediantelarealizacióndeestetrabajo,podemosconcluirqueel desarrollodeesta asignaturadeja
unacompletainformación y recursos deapoyo paranuestro aprendizaje,yaque cada unadelas
presentacionesrealizadaspor nuestros compañerosdelosgrupos3y4,nospermitieronreconocer
la importancia que tiene elaborar e implementar un PGD en las entidades públicas y las privadas
que desempeñen funciones públicas, porque permite encaminar los archivos para que sean
verdaderoscentrosdeinformación,útiles paralaadministracióneimportantes parala cultura.
Deigual manera,el usodenuevas tecnologías y soportes, encuyaaplicación deberánobservarse
los principios y procesos archivísticos, facilita la recuperación de la información en forma rápida y
oportuna.
La aplicación de cada una de las etapas presentadas en este video, facilitan la creación de
estrategiasquepermitanacorto, medianoylargoplazo,la implementaciónyel mejoramientodela
prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos yla aplicación de programasespecíficos
delprocesodegestión documental.
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