ALANDETE DAIR

ASCANIO CINDY
DEL VILLAR JHOAN
GUZMAN ADRIANA
PRIETO LUIS
¿Qué es un sistema de gestión?
GESTION: Es la acción o efecto de hacer actividades
para el logro de un negocio o una acción cualquiera.
 PROCESO
Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. Los procesos requieren procedimientos para ser
completados. Los procedimientos se refieren a una serie de pasos
necesarios para llevar a cabo un proceso
 QUE ES UN PROCESO?

 las entradas y salidas pueden ser tangibles o intangibles. Algunos ejemplos de entradas y
salidas pueden incluir,equipos,materiales,componentes,energia,informacion y recursos
financieros entre otros.
 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros
procesos
 Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en practica
bajo condiciones controladas para aportar valor
 Un proceso es un conjunto de actividades
entrelazadas entre si que, partiendo de una o mas
entradas o insumos los transforma, generando
PROCESO resultados, salidas o productos.

Para poder realizarlos se requiere de un

procedimiento(serie de pasos para llevarlos a
Se soporta en un cabo)

Manera especificada de realizar una actividad.

Por ende el primero incluye al segundo. Para
PROCEDIMIENTO llevarlo a cabo se necesita conocer la
secuencialidad del conjunto de actividades que
lo conforman

Esta conformado por

ACTIVIDADES Conjunto de tares que forman parte e un proceso.

 IMPORTANCIA DE LA GESTION POR PROCESOS.

• Conocimiento del alcance e impacto de cada actividad, ya que visualiza la reacción en cadena de todo acto
realizado, permite el análisis de todos elementos ( macro procesos, procesos subprocesos, procedimientos,
actividades y tareas).

• Permite organizar los esfuerzos y la utilización de los recursos para lograr la satisfacción Balanceada

• Crear relaciones coordinadas, para lograr niveles de eficacia y eficiencia en el Sistema.

• Cumplir con los tres elementos básicos de una gestión de calidad: alcanzar los requerimientos de los clientes
finales, en los tiempos establecidos y a los costos presupuestados.

• En la norma ISO 9001:2000 “se promueve la adopción de un enfoque a procesos para el desarrollo,
implantación y mejora de la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción
del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos”.
MEJORA DE PROCESOS.
 REDISEÑO Y MEJORA DE PROCESOS.

El análisis de un proceso puede dar lugar

a acciones de rediseño para incrementar
la eficacia, reducir costes, mejorar la
calidad y acortar los tiempos reduciendo
los plazos de producción y entrega del
producto o servicio.
 Mejora de procesos.

El mejoramiento de los procesos persigue:

 Hacerlos efectivos mejorando resultados deseados.

 Hacerlos eficiente minimizando los recursos empleados.
 Hacerlos flexibles para que sean capaces de adaptarse a las necesidades cambiantes
de la empresa y los clientes.

BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN.
 Centrarse en los clientes.
 Predecir y controlar el cambio.
 Aumentar la capacidad de competir.
 Prevenir posibles errores.
 Prepararla para desafíos futuros.
MEDICIÓN DEL PROCESO.
Dentro de un proceso es necesario:

 Cuantificar las expectativas de los clientes.

 Evaluar la necesidad de mediciones.
 Medir el comportamiento actual del proceso.
 Ajustar el proceso si hay discrepancias.
 Medir periódicamente para asegurar el control.

INDICADOR.
Es un valor que se obtiene comparando los datos,
lógicamente relacionados, referentes al
comportamiento de una actividad o proceso, dentro
de un periodo de tiempo especifico.
 INDICADORES PARA MEDIR EL DESARROLLO DEL PRODUCTO.
 Tiempo.
 Eficacia del proyecto.
 Horas-hombres del proyecto.
 Tiempo de ciclo.
 Costo.

¿CÓMO EVITAR PROBLEMAS DURANTE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

DE GESTION POR PROCESOS?

 Vincular la gestión por procesos a la estrategia de organización.

 Toma en cuenta la cultura de la organización.
 Adaptar el estilo de gestión a las nuevas necesidades.
 Cuidar la comunicación.
ELEMENTOS DE UN PROCESO
 Proveedores internos: son los trabajadores de la empresa que
cumplen las funciones de abastecer de recursos a los distintos
departamentos de la organización e incluso a lo de su misma área.

 proveedores externos: son las personas o empresas que proveen de

insumos a organizaciones, empresas para que esta desarrollen su negocio.

 Clientes internos: un cliente interno puede ser cualquier empleado

dentro de la organización al que se debe poner atención, cualquier sea el
motivo.

 Clientes externos: un cliente externo son todas las personas ajenas a

la organización que requieren de nuestro servicios.
PROCESO PARA LA PRODUCCIÓN DE QUESO
 TIPOS DE PROCESOS
• Estratégicos: Constituyen guías y directrices para los Procesos Operativos y
de Apoyo. Dentro de esta clasificación se encuentran los procesos gerenciales o
administrativos de la organización. También se los denomina Procesos MOPs
(Management Oriented Processes) o procesos orientados a la
administración.

• Operativos: Crean valor y tienen impacto en el cliente final, son los procesos
de realización del producto, también conocidos como Procesos COPs
(Customer Oriented Processes) o procesos orientados al cliente.

• De Apoyo: Dan apoyo o soporte a los procesos clave. Su valor es indirecto y

generalmente sus clientes son internos. También se los denomina Procesos
SOPs (Support Oriented Processes) o procesos orientados al soporte.
ENFOQUE BASADO EN PROCESO
El enfoque basado en procesos que promueve ISO 9001:2015 se
orienta hacia una gestión más horizontal, con el propósito de cruzar
barreras entre las unidades funcionales y unificar sus enfoques hacia
las principales metas de la organización.
La aplicación del enfoque a procesos en un sistema de gestión de la
calidad permite:

 la compresión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos.

 La consideración de los procesos en términos de valor agregado.
 el logro del desempeño eficaz del proceso.
 la mejora de los procesos con base en la evaluación de los datos y
la información
 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PROCESO
RESPONSABILID
AUTORIDAD
PROVEEDORES
AD

EFICIENCIA

CLIENTES
Materias equipos eficacia
Medio ambiente objetivos
primas

resultados metas
Indicadores
información
(seguimiento
procedimiento Mano de obra
)
salidas

ENTRADAS
ENTRADAS

ITEMS DE
CONTROL
ENFOQUE BASADO EN PROCESO
 COMO ENFOCAR A PROCESOS UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
Las actuaciones a emprender por parte de una organización para dotar de
un enfoque basado en procesos a su sistema de gestión de la calidad, se
pueden agregar en cinco grandes pasos:

 REPRESENTATIVIDAD.

 SENSIBILIDAD.

 RENTABILIDAD.

 FIABILIDAD.

 RELATIVIDAD EN EL TIEMPO.
 ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN DE
PROCESOS
Mapas de Procesos

ESTRUCTURA
Diagramación de procesos

Documentación de Procesos

Rediseño y mejora de Procesos

GESTION

Indicadores de gestión

Manual de procesos
 MAPA DE PROCESOS
es una herramienta que permite visualizar fácilmente cuáles son y cómo se
relacionan los procesos de una organización, también permite identificar las
fortalezas y debilidades que posee su estructura. A través de la tarea de definir y
mapear procesos, se logran soluciones a problemas habituales que surgen en las
organizaciones como los siguientes:

• Funcionamiento complejo.
• Costos elevados.
• Existencia de los denominados cuellos de botella.
• Falta de integración de procesos.
• Duplicidad de actividades.
• Tareas que se están realizando y que aportan poco valor a la organización.
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visión que hemos
de tener de
nuestra empresa

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DIAGRAMACIÒN DE PROCESOS

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Con los diagramas de procesos se logra:
 Facilitar la interpretación de las actividades en su conjunto
 Vincular las actividades con los responsables de su ejecución
 Reflejar la interacción de los diferentes actores que
intervienen en el proceso
Requisitos para la diagramación
 REQUISITOS PARA LA DIAGRAMACIÓN.

1. INFORMANTES CLAVES: Personal con conocimiento, y experiencia de ejecución de

proceso.

2. PRECISAR EL OBJETIVO: que producto obtener , sus respectivas características

(especificaciones y requisitos exigidos por el proceso posterior).

3. QUE RECURSOS SE REQUIEREN: humanos, suministros, maquinarias, equipos y tiempo para la

transformación y obtención del producto.

4. CONOCER LA SECUENCIALIDAD: pasos que se siguen en la actividad.

5. CONOCER LA SIMBOLOGÍA.

6. REPRESENTAR Y ANALIZAR HASTA LA COMPLETA SEGURIDAD.

DIAGRAMA DE BLOQUES.
OBSERVACIONES.

 Normalmente, el diagrama sólo contiene las

actividades, pero si se justifica, se pueden escribir los
insumos y ligarlos, por medio de flechas, con las
actividades que los utilizan.
 También se pueden ligar las actividades, con los
productos o salidas que en ellas se generan.
 Las ligas anteriores permiten verificar que no se ha
omitido ninguna actividad importante.
 En este diagrama sólo se utilizan tres símbolos: el de
TERMINAL, el de ACTIVIDADES y el CONECTOR.

VENTAJAS.

 Permite ver los aspectos relevantes de un proceso.

 Muestra la secuencia con que se dan las actividades.
 Se pueden observar los antecedentes y consecuentes
de cada actividad.
 Facilita una compresión rápida del proceso.
DIAGRAMA DE FLUJO.

OBSERVACIONES.

 De manera similar al Diagrama de Bloques, si lo considera conveniente, puede escribir las

entradas y salidas del proceso y ligarlas con las actividades.
 Es importante respetar el orden en que se realizan las actividades y no poner en un mismo
nivel, acciones que se realizan una después de la otra.
 En este diagrama se utilizan todos los símbolos.

VENTAJAS.

 Proporciona una panorámica del proceso.

 Muestra el flujo del proceso, en el que se incluyen las alteraciones de la secuencia.
 Es una excelente herramienta para entender como funciona el proceso.
 Permite analizar y probar mejoras, diseñar partes completamente nuevas y prever los
efectos que un cambio puede tener en otras partes del proceso.
 DIAGRAMA DE FLUJO Y PARTICIPANTES.

OBSERVACIONES.

 Es importante respetar el orden en que se realizan las actividades y no poner en un

mismo nivel, acciones que se realizan una después de otra.
 En este diagrama se utilizan todos los símbolos.

VENTAJAS.

 Tiene las mismas ventajas que el diagrama de flujo y además las que a continuación se
especifican.
 Permite detallar el flujo de un proceso y analizar a fondo su comportamiento.
 Especifica con claridad qué le toca hacer a cada uno de los participantes y para saberlo,
basta leer la columna correspondiente dentro del diagrama.
 Establece todos los puntos donde el flujo cruza los límites funcionales de los participantes
y con sólo observarlos, se puede saber que es lo que se transfiere de una área a otra.
 Permite una verificación exhaustiva del proceso.
 DIAGRAMA DE RELACIÓN.
Los símbolos principales son: caja de especificaciones y flechas con textos.

OBSERVACIONES.

 Este diagrama también resulta muy útil para una presentación ejecutiva en la que tenga que explicarse el
funcionamiento del proceso, sin entrar en demasiados detalles.

VENTAJAS.

 Al omitir los detalles del flujo, permite concentrarse en las actividades, ámbitos de competencia y
transferencias entre áreas.
 Permite analizar con facilidad las transferencias entre áreas, que en muchas ocasiones son la causa
principal de ineficiencias y errores.
 Destaca la participación que las distintas áreas tienen en el proceso y facilita el juicio sobre si están bien
ubicadas las funciones. También permiten analizar que sucede al cambiar de ubicación alguna de las
funciones.
DIAGRAMA DE TORTUGA: UNA
HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN DE
PROCESOS
• En el cuerpo se representan los procesos y sus transformaciones.

• Las patas están formadas por los interrogantes clave que debe responder la
organización: con qué, cuáles son los requerimientos, cómo emplear los
recursos, métodos a utilizar. Con quiénes se harán las actividades necesarias, y
finalmente cómo se medirán esas acciones, indicadores a utilizar.

• La cabeza alude a los elementos de entrada de ese proceso en cuestión.

• La cola es el final, los resultados que surgen de esos elementos de entrada una
vez que han sido procesados.
 DOCUMENTACIÓN
(FICHA DE PROCESOS)

Una Ficha de Proceso se puede considerar como un soporte

de información que pretende recabar todas aquellas
características relevantes para el control de las actividades
definidas en el diagrama, así como para la gestión del
proceso.

La información a incluir dentro de la ficha de proceso puede

ser diversa y deberá ser decidida por la propia organización, si
bien parece obvio que, al menos, debería ser la necesaria
para permitir la gestión del mismo.
 REDISEÑO Y MEJORA DE LOS PROCESOS.

Los datos recopilados del seguimiento y la medición de los procesos deben ser
analizados con el fin de conocer las características y la evolución de los
procesos.
De este análisis de datos se debe obtener la información relevante para conocer:
1. Qué procesos no alcanzan los resultados planificados.
2. Dónde existen oportunidades de mejora.
 INDICADORES DE PROCESOS.

Los indicadores constituyen un instrumento que permite

recoger de manera adecuada y representativa la
información relevante res- pecto a la ejecución y los
resultados de uno o varios procesos, de forma que se
pueda determinar la capacidad y eficacia de los mismos,
así como la eficiencia.
 INDICADORES DE PROCESOS.
Para que un indicador se pueda considerar adecuado debería cumplir una serie de características:
•Representatividad: Un indicador debe ser lo más representativo posible de la magnitud que pretende medir.

•Sensibilidad: Un indicador debe permitir seguir los cambios en la magnitud que representan, es decir, debe
cambiar de valor de forma apreciable cuando realmente se altere el resultado de la magnitud en cuestión.

•Rentabilidad: El beneficio que se obtiene del uso de un indicador debe compensar el esfuerzo de recopilar,
calcular y analizar los datos.

•Fiabilidad: Un indicador se debe basar en datos obtenidos de mediciones objetivas y fiables.

•Relatividad en el tiempo: Un indicador debe determinarse y formularse de manera que sea comparable en el
tiempo para poder analizar su evolución y tendencias
Pasos generales para el establecimiento de
indicadores en un proceso
 Control de los procesos
El seguimiento y medición de los procesos, debe
servir como mínimo para evaluar la capacidad y
la eficacia de los procesos, y tener datos a través
de mediciones objetivas que soporte la toma de
decisiones.
 enfoque basado en procesos
es una herramienta formidable para gestionar y organizar las actividades de una
organización, permitiendo además crear valor para el cliente y otras partes
interesadas.
El enfoque basado en procesos que promueve ISO 9001:2015 se orienta hacia una
gestión más horizontal, con el propósito de cruzar
barreras entre las unidades funcionales y unificar sus enfoques hacia las principales
metas de la organización.
 Entre las ventajas que supone el enfoque en procesos en una gestión de una
empresa se destacan las siguientes:
• Reconocimiento de las cohesiones de las actividades entre los distintos puestos
de trabajos que hay en una organización.
• Examinar y comprender la incidencia de cada etapa o actividad relacionado con
la satisfacción de los clientes, tanto internos como externos.
• Determinar ordenadamente las actividades fundamentales para el logro de los
objetivos definidos.
• Expresar las obligaciones y responsabilidades para llevar la gestión de las
actividades que sirven de base de cada proceso.
 a aplicación del enfoque a procesos en un sistema de gestión de la
calidad permite:
1. la comprensión y el cumplimiento de los requisitos de manera
coherente;
2. la consideración de los procesos en términos de valor agregado;
3. el logro de un desempeño del proceso eficaz;
4. la mejora de los procesos con base en la evaluación de los datos y la
información.
 CICLO DE MEJORA CONTINUA
 Planificación:
– Involucrar a la gente correcta
– Recopilar los datos disponibles
– Comprender las necesidades de
los clientes
– Estudiar exhaustivamente el/los
procesos involucrados
– ¿Es el proceso capaz de cumplir
las necesidades?
– Desarrollar el plan/entrenar al
personal
 Desarrollo:
– Implementar la mejora/verificar
las causas de los problemas
– Recopilar los datos apropiados
 Verificación:
– Analizar y desplegar los datos
– ¿Se han alcanzado los resultados
deseados?
– Comprender y documentar las
diferencias
– Revisar los problemas y errores
– ¿Qué se aprendió?
– ¿Qué queda aún por resolver?
 Acción:
– Incorporar la mejora al proceso
– Comunicar la mejora a todos los
integrantes de la empresa
– Identificar nuevos
proyectos/problemas
APLICACIÓN DEL CICLO de PROCESOS
 Anexos

 Principios de gestión de la calidad

 Sistema de la calidad y control de la
documentación
 Control del proceso
 Diseño y desarrollo