AUDITORIAS DEL SISTEMA

DE CALIDAD

PLANEACION DE LA AUDITORIA
 AUDITORIAS DEL SISTEMA DE
CALIDAD

Las actividades preliminares adecuadas:

Planeación
Preparación.
Se deben llevar a cabo todos los pasos para
asegurar una auditoria exitosa.
PLANEACION

Al planificar una auditoria de cualquier tipo,

se debe determinar lo siguiente:
frecuencia/tiempo
responsabilidad
criterios
alcance
duración
PLANEACION DE LAS AUDITORIAS
DE PRIMERA PARTE

La frecuencia /programa se basa en:

ejecución anterior
estado critico, complejidad
cambio, etc..
 Continuación

Responsabilidad. Auditor calificado

Pericia. Conocimiento
Criterio. Procedimientos propios de la
organización / normas / ISO 9001.
Alcance. Generalmente un procedimiento,
grupo de procedimientos
relacionados o un departamento.
Duración. Generalmente un día o menos.
Preparación de la Auditoria

La fase preparación incluirá:

Propósito y alcance de la auditoria.
Revisión y evaluación de la documentación.
Revisar los registros de auditorias anteriores
cuando sea aplicable.
Establecer la agenda de la auditoria.
Establecer la lista de chequeo en base de los
procedimientos que van a ser auditados.
LISTA DE VERIFICACION

La lista de verificación es una ayuda valiosa

para auditar y se utiliza como:
un documento de trabajo, y
un registro.
El propósito es asegurar que se cumplan los
objetivos y el alcance de la auditoria y
que se concluya cada parte de la misma.
Continuación

La lista de verificación sirve como guía para el

auditor. Es la principal herramienta del
auditor para realizar con exito la auditoria.
Al elaborar la lista, se debe considerar:
los requisitos de la norma
los procedimientos pertinentes.
Los procesos que se llevan a cabo.
Los documentos y registros que se utilizan.
EJECUCION DE LA
AUDITORIA

El proceso de auditoria consiste:

Reunión de apertura.
Conducción real de la auditoria.
Reviso de los auditores.
Reunión de cierre.
Seguimiento
REUNION DE APERTURA

La reunión de apertura es el primer paso en

el proceso de auditoria en el sitio. Con ella
se prepara el camino para:

Buenas comunicaciones.
Cooperación,
apertura.
Objeto Reunión de Apertura H

 Establecer ambiente de confianza y

consolidarlo cuando no existe.
 Aclarar desde el comienzo, si es
necesario, los conceptos básicos de la
auditoria.
 Confirmar la logística.
 Contenido Reunión de Apertura H

 Presentación de los equipos auditor y auditorio.

 Reconfirmación del plan de la auditoria.
 Confirmación del cronograma de la auditoria.
 Confirmación de enlaces de comunicación formal.
 Solución de enlaces de comunicación formal.
 Solución de inquietudes.
 Contenido Reunión de Apertura H

 Confirmación idioma auditoria.

 Forma de informar al auditorio durante el
proceso.
 Confirmación disponibilidad de recursos e
infraestructura.
 Requisitos de confidencialidad.
 Funciones de los auditores acompañantes, en
entrenamientos o expertos.
Reunión de apertura. 2 y 3
parte.

Puntos a tener en cuenta en la agenda para

la reunión:
presentación
lista de asistencia
registro de auditoria
objetivos de la auditoria.
alcance de la auditoria
informe sobre el estudio de escritorio
Continuación
explicación del método de la
auditoria/muestreo.
explicación de no conformidades y su
clasificación.
confidencialidad.
programa/itinerario.
sala de reunión/arreglos domésticos.
acompañantes.
reunión de cierre.
tipo de informe y seguimiento
corto recorrido de los locales.
Reunión de apertura en una
Auditoria Interna

Las reuniones de apertura para

auditorias internas serán informales. En
las auditorias internas no se requieren
acompañantes ni reuniones formales de
apertura y cierre.
Propósitos de la auditoria
Verificar que el sistema de calidad:
existe y esta completo
funciona correctamente
es efectivo.
Para lograr estos propósitos necesitamos
información sobre:
gente
procesos
equipos/herramientas/materiales
documentación.
Realización de la Auditoria

Reunirse primero con el representante del

área;
hablar siempre con los que realizan la
tarea;
explicar el propósito de la visita;
ser calmado, cortes y transmitir confianza;
nunca hablar con altivez ni actuar con
suficiencia;
hablar en forma clara y cuidadosa.
Evidencias Objetivas

 Documentos, registros
 Evidencia física
 Condiciones ambientales
(cuando sea aplicable).
 Técnicas para hacer preguntas

COMO
DONDE
CUANDO
QUE
POR QUE
QUIEN

Evitar un SI o un NO.
 Continuación

Ok. Donde guarda la copia su copia de la lista

de proveedores seleccionados?
Ineficiente. Ha sido usted entrenado para el
trabajo que realiza?
Ok. Como ha sido entrenado para eso? O Que
tipo de entrenamiento recibió?
Ok. Donde se guarda cuando no se utiliza?
Ok. Que hace usted con los documentos de
trabajo y productos cuando la inspección ha
terminado?
 Muestreme

Muestreme lo que hace.

Donde se guarda eso?
Como se hace eso?
Cuando haría eso?
Que sucede después de terminar esto?
Quien hará esto?.
Evitar las preguntas guiadas.
Veo que, una vez que ha terminado su trabajo,
usted archiva el registro en el lugar
correspondiente. No es cierto?
Control de la auditoria.

El auditor no debe:
dejar que lo desvíen del tema;
dejarse influenciar o engañar;
atascarse;
permitir que el auditado marque el ritmo
de la auditoria;
hacer suposiciones o presunciones.
 LO QUE UN AUDITOR DEBE
HACER

 Preparar
 Aprender
 Controlar
 Asistir
 Escuchar
 Observar
 Obtener
 Dar un Cumplido
 Ser conciso
LO QUE UN AUDITOR DEBE SER

 Diplomático
 Profesional
 Claro
 Prudente
 Comunicativo
 Imparcial
 Insobornable
 Interrogativo
 Comprensivo
 Ingenioso
LO QUE UN AUDITOR NO DEBE
HACER

 Ser sarcástico
 Blasfemar
 Ser Negativo
 Criticar
 Desviarse
 Discutir
 Compara a la persona auditada con otras
 Discutir sobre la Religión o la Política
 Beber antes y después de hacer la entrevista
 Llegar tarde
LO QUE UN AUDITOR NO DEBE
SER

 Discutidor o Irritable
 Parcial
 No claro
 Cerrado
 Deshonesto
 Con prejuicios
 Crédulo
 No observanteI
 Ntolerante
 Perezoso