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GUÍA NO.

4 DOCUMENTOS
COMERCIALES Y CICLO CONTABLE
Titulo valor Documento comercial Soporte contable

Un Título Valor es un documento mercantil en el Los Documentos comerciales son todos los Los soportes contables son los documentos que
que está incorporado un derecho privado comprobantes extendidos por escrito en los que se sirven de base para registrar las operaciones
definición patrimonial, por lo que el ejercicio del derecho deja constancia de las operaciones que se realizan comerciales de una empresa, es por ello que se
está vinculado jurídicamente a la posesión del en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y debe tener un especial cuidado en el momento
documento. En las compraventas que se realizan costumbres generalizadas y las disposiciones de la de elaborarlos.
dentro del tráfico mercantil está muy extendida ley. Estos son de vital importancia para mantener un
la utilización de algunos títulos valores como apropiado control de todas las acciones que se
medio de pago y, en ocasiones, como realizan en una compañía o empresas.
instrumento de crédito.

Diferencias SON DOCUMENTOS QUE HACE CONSTAR EL Deja constancia de las operaciones que se NOS SIRVEN PARA LLEVAR Y REGISTRAR LA
CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA HAY DOCUMENTOS
COMPROMISO DE LAS PERSONAS realizan en la actividad mercantil EXTERNOS E INTERNOS

Semejanzas son documentos tales como pagare, son documentos tales como pagare, son documentos tales como
cheque cheque pagare, cheque
¿REQUISITOS PARA LEGALIZAR
UNA EMPRESA?
■ Ante cámara y comercio

■ Ante la notaria

■ Ante la Dian

■ Ante la secretaria de hacienda de la alcaldía

■ Marco jurídico
¿Qué pasos se deben seguir?
■ Seleccionar el tipo de empresa
■ Consulta de homonimia
■ Consulta de logo
■ Consulta de actividad económica
■ Consulta de uso de suelo
■ Elaboración minuta de constitución
■ Solicitud de escritura de constitución
■ Realizar el pago del impuesto de registro sobre escritura
■ Registro mercantil
■ Registro de los libros de comercio
■ Registro único tributario
■ Registro de industria y comercio
■ Registro de funcionamiento
■ Inscripción al régimen de seguridad social
■ Inscripción a caja de compensación familiar
¿Qué documentos se deben
diligenciar?
■ Consulte que sea posible registrar el nombre su compañía es decir, que está disponible por no ser el de
ninguna otra.
■ Prepare y suscriba los estatutos de la compañía. Éstos son el contrato que regulará la relación entre los
socios, entre ellos y la sociedad.
■ PRE-RUT. En la Cámara de Comercio puede tramitar el PRE-RUT antes de proceder al registro. Es
necesario presentar estatutos, formularios diligenciados, la cédula del representante legal y la de su
suplente.
■ Inscripción en el registro. En la Cámara de Comercio llevarán a cabo un estudio de legalidad de los
estatutos debe tener en cuenta que es necesario cancelar el impuesto de registro, el cual tiene un valor
del 0.7% del monto del capital asignado.
■ Es obligatorio que con la empresa registrada y el PRE-RUT, se proceda a abrir una cuenta bancaria. Sin
la certificación de apertura de la cuenta, la DIAN no procederá a registrar el RUT como definitivo.
■ Con el certificado bancario se debe tramitar en la DIAN el RUT definitivo.
■ Llevar el RUT definitivo aportado por la DIAN a la Cámara de Comercio para que en el Certificado de
existencia y representación legal de la compañía, ya no figure como provisional.
■ En la DIAN, se debe solicitar una resolución de facturación, en principio manual. Sin facturas es posible
contratar, pero no se pueden cobrar los servicios.
■ Toda compañía debe solicitar la Inscripción de Libros en la Cámara de Comercio; éstos serán el Libro de
actas y el Libro de accionistas. La falta de registro de los libros acarrea la pérdida de los beneficios
tributarios.
■ Se debe registrar a la empresa en el sistema de Seguridad Social, para poder contratar empleados.
Documentos

no no
contables contables
contables contables

Factura
Contratos Consignación Solicitud
de venta
de
crédito
Internos Internos Externo

Museo Externo
compra Cuadros Cuadros
100 S&M S&M
cuadros
Banco
Salida de caja
Salida de
Entrada dinero social
dinero
de dinero

No negociable Si
No negociable Si negociable negociable
Folleto informativo
Cotización La cotización es la acción o efecto de Cotizar un bien o servicio para su no contable
cotizar algo. futura compra.

Factura de venta Una factura de ventas es un son un instrumento que sirve como Contable
documento solicitando el pago por constancia para el vendedor y para el
bienes o servicios vendidos. comprador.
Recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en Llevar un control de la cantidad de Contable
efectivo. dinero que sale de la caja.

documento equivalente es aquel documento soporte que El documento equivalente puede ser No contable
reemplaza a la factura, en las expedido por el vendedor del producto
operaciones económicas realizadas o servicio, o elaborado por el
con las personas que no están adquiriente de los mismos.
obligados a facturar

Orden de Compra Es un documento que emite el es un documento que un comprador Contable


comprador para pedir mercancía al entrega a un vendedor para solicitar
vendedor. ciertas mercancías.

Cheque Es una orden de pago puesta por Es un documento mercantil por el que Contable
escrito que permite a la persona que un banco o entidad de crédito se obliga
lo recibe cobrar una cierta cantidad al pago de una determinada cantidad
de dinero de dinero.
Comprobante egreso Permite registrar el pago de las Lo utilizan las empresas para conocer Contable
diferentes obligaciones que adquiere en detalle, la fecha, a quién se paga, el
una entidad. concepto, el valor y las cuentas que son
afectadas.
Planilla de nómina Es la suma de los registros Es utilizada para poder tener un contable
financieros de los sueldos de los control del pago de los empleados y
empleados, incluyendo los salarios, llevar un registro.
las bonificaciones y las deducciones.
Extracto Bancario Es un documento que envía de Es un papel, que se llama extracto, contable
manera periódica una entidad que nos envía nuestro banco
financiera al titular de una cuenta periódicamente al titular o titulares de
corriente con el resumen de los cuentas corrientes, donde se recogen
movimientos que se han producido a las operaciones (movimientos) que
lo largo del último mes en dicha hemos realizado y el saldo que
cuenta y el saldo disponible. tenemos.
letra de cambio Es un título valor que garantiza una Sirve para sustituir al dinero en No contable
deuda, a través de la cual una efectivo, recogiendo un compromiso
persona se compromete a pagar a de pago de una cantidad de dinero
otra cierta cantidad de dinero en una entre dos partes y en una fecha
fecha determinada. determinada.
Consignación Cantidad de dinero que se consigna Poder enviar dinero a personas o contable
para una persona o empresa. entidades sin la necesidad de estar
en la misma ciudad o mismo país.

Recibo de caja Es un soporte de contabilidad en el El recibo de caja se contabiliza con un Contable


cual constan los ingresos en efectivo débito a la cuenta de caja y el crédito
o en cheque recaudados por la de acuerdo con su contenido o