GUÍA NO.

4 DOCUMENTOS
COMERCIALES Y CICLO CONTABLE
 Titulo valor
Un Título Valor es un documento mercantil en el
que está incorporado un derecho privado
definición patrimonial, por lo que el ejercicio del derecho
está vinculado jurídicamente a la posesión del
documento. En las compraventas que se realizan
dentro del tráfico mercantil está muy extendida
la utilización de algunos títulos valores como
medio de pago y, en ocasiones, como
instrumento de crédito.
Diferencias SON DOCUMENTOS QUE HACE CONSTAR EL
COMPROMISO DE LAS PERSONAS
Semejanzas son documentos tales como pagare,
cheque
Documento comercial
Los Documentos comerciales son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan
en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la
ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresas.
Deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil
son documentos tales como pagare,
cheque
Soporte contable
Los soportes contables son los documentos que
sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se
debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos.
NOS SIRVEN PARA LLEVAR Y REGISTRAR LA
CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA HAY DOCUMENTOS
EXTERNOS E INTERNOS
son documentos tales como
pagare, cheque
 ¿REQUISITOS PARA LEGALIZAR
UNA EMPRESA?
■ Ante cámara y comercio

■ Ante la notaria

■ Ante la Dian

■ Ante la secretaria de hacienda de la alcaldía

■ Marco jurídico
 ¿Qué pasos se deben seguir?
■ Seleccionar el tipo de empresa
■ Consulta de homonimia
■ Consulta de logo
■ Consulta de actividad económica
■ Consulta de uso de suelo
■ Elaboración minuta de constitución
■ Solicitud de escritura de constitución
■ Realizar el pago del impuesto de registro sobre escritura
■ Registro mercantil
■ Registro de los libros de comercio
■ Registro único tributario
■ Registro de industria y comercio
■ Registro de funcionamiento
■ Inscripción al régimen de seguridad social
■ Inscripción a caja de compensación familiar
 ¿Qué documentos se deben
diligenciar?
■ Consulte que sea posible registrar el nombre su compañía es decir, que está disponible por no ser el de
ninguna otra.
■ Prepare y suscriba los estatutos de la compañía. Éstos son el contrato que regulará la relación entre los
socios, entre ellos y la sociedad.
■ PRE-RUT. En la Cámara de Comercio puede tramitar el PRE-RUT antes de proceder al registro. Es
necesario presentar estatutos, formularios diligenciados, la cédula del representante legal y la de su
suplente.
■ Inscripción en el registro. En la Cámara de Comercio llevarán a cabo un estudio de legalidad de los
estatutos debe tener en cuenta que es necesario cancelar el impuesto de registro, el cual tiene un valor
del 0.7% del monto del capital asignado.
■ Es obligatorio que con la empresa registrada y el PRE-RUT, se proceda a abrir una cuenta bancaria. Sin
la certificación de apertura de la cuenta, la DIAN no procederá a registrar el RUT como definitivo.
■ Con el certificado bancario se debe tramitar en la DIAN el RUT definitivo.
■ Llevar el RUT definitivo aportado por la DIAN a la Cámara de Comercio para que en el Certificado de
existencia y representación legal de la compañía, ya no figure como provisional.
■ En la DIAN, se debe solicitar una resolución de facturación, en principio manual. Sin facturas es posible
contratar, pero no se pueden cobrar los servicios.
■ Toda compañía debe solicitar la Inscripción de Libros en la Cámara de Comercio; éstos serán el Libro de
actas y el Libro de accionistas. La falta de registro de los libros acarrea la pérdida de los beneficios
tributarios.
■ Se debe registrar a la empresa en el sistema de Seguridad Social, para poder contratar empleados.
 Documentos

no no
contables contables
contables contables

Factura
Contratos Consignación Solicitud
de venta
de
crédito
Internos Internos Externo

Museo Externo
compra Cuadros Cuadros
100 S&M S&M
cuadros
Banco
Salida de caja
Salida de
Entrada dinero social
dinero
de dinero

No negociable Si
No negociable Si negociable negociable
 Folleto informativo
Cotización La cotización es la acción o efecto de
cotizar algo.
Factura de venta Una factura de ventas es un
documento solicitando el pago por
bienes o servicios vendidos.
Recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en
efectivo.
documento equivalente es aquel documento soporte que
reemplaza a la factura, en las
operaciones económicas realizadas
con las personas que no están
obligados a facturar
Orden de Compra Es un documento que emite el
comprador para pedir mercancía al
vendedor.
Cheque Es una orden de pago puesta por
escrito que permite a la persona que
lo recibe cobrar una cierta cantidad
de dinero
Cotizar un bien o servicio para su no contable
futura compra.
son un instrumento que sirve como Contable
constancia para el vendedor y para el
comprador.
Llevar un control de la cantidad de Contable
dinero que sale de la caja.
El documento equivalente puede ser No contable
expedido por el vendedor del producto
o servicio, o elaborado por el
adquiriente de los mismos.
es un documento que un comprador Contable
entrega a un vendedor para solicitar
ciertas mercancías.
Es un documento mercantil por el que Contable
un banco o entidad de crédito se obliga
al pago de una determinada cantidad
de dinero.
Comprobante egreso Permite registrar el pago de las
diferentes obligaciones que adquiere
una entidad.
Planilla de nómina Es la suma de los registros
financieros de los sueldos de los
empleados, incluyendo los salarios,
las bonificaciones y las deducciones.
Extracto Bancario Es un documento que envía de
manera periódica una entidad
financiera al titular de una cuenta
corriente con el resumen de los
movimientos que se han producido a
lo largo del último mes en dicha
cuenta y el saldo disponible.
letra de cambio Es un título valor que garantiza una
deuda, a través de la cual una
persona se compromete a pagar a
otra cierta cantidad de dinero en una
fecha determinada.
Consignación Cantidad de dinero que se consigna
para una persona o empresa.
Recibo de caja Es un soporte de contabilidad en el
cual constan los ingresos en efectivo
o en cheque recaudados por la
Lo utilizan las empresas para conocer Contable
en detalle, la fecha, a quién se paga, el
concepto, el valor y las cuentas que son
afectadas.
Es utilizada para poder tener un contable
control del pago de los empleados y
llevar un registro.
Es un papel, que se llama extracto, contable
que nos envía nuestro banco
periódicamente al titular o titulares de
cuentas corrientes, donde se recogen
las operaciones (movimientos) que
hemos realizado y el saldo que
tenemos.
Sirve para sustituir al dinero en No contable
efectivo, recogiendo un compromiso
de pago de una cantidad de dinero
entre dos partes y en una fecha
determinada.
Poder enviar dinero a personas o contable
entidades sin la necesidad de estar
en la misma ciudad o mismo país.
El recibo de caja se contabiliza con un Contable
débito a la cuenta de caja y el crédito
de acuerdo con su contenido o