Gestión

Documental

Grupo Administrativo
Archivo Central

PÚBLICA
 LEY 594 DE 2000
• Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores
públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y
Artículo 15 procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

• Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades
públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los
archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,
Artículo 16 veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los
servicios archivísticos.

• Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 24

PÚBLICA
 DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO
1080 DE 2015 NIVEL NACIONAL
Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos Es responsabilidad de las entidades
del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior
jerarquía, y del responsable del archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega
mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de
servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las
obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de
control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.

Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del

servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos
tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de
cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general
en cualquier dispositivo o medio electrónico.

PÚBLICA
 Artículo 2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de
documentos. La gestión de documentos está asociada a
la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de
las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las
entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de
los servidores y empleados públicos así como los
contratistas que presten servicios a las entidades públicas,
aplicar las normas que en esta materia establezca el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y
las respectivas entidades públicas.

Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política,

planes y programas del sector de las tecnologías de la
información y las comunicaciones es del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

PÚBLICA
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de
Centro Dirección Archivo Archivo
gestión Regional
SDG
Zonal Central unificado
Centralizado

TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA
PRIMARIA SECUNDARIA

PÚBLICA
 FUNCIÓN DE LAS TRD
• Determinar los tiempos de
retención.
• Guía para la organización.
• Documentos generados por la
gestión (NO PARA LOS
DOCUMENTOS DE APOYO)
• Se deben actualizar cuando haya
cambio de estructura, funciones, u
otros.
PÚBLICA
 Versiones de TRD
TRD Aplica para los expedientes TRD
2005 Aplica para los expedientes
1999 creados entre las vigencias creados en la vigencia 2006
1995 hasta 2005

TRD TRD
Aplica para los expedientes Aplica para los expedientes
2009 creados entre las vigencias 2010 creados entre las vigencias
2007 hasta 2009 2010 hasta febrero de 2014

TRD Aplica para los expedientes

2012 creados a partir de marzo
de 2014 a la fecha

PÚBLICA
 Nivel Código Nombre
Fondo ICBF
Gestión Administrativa Subfondo 5 Regional Antioquia

Sección 5-10000 Dirección Regional

Tabla de Retención Documental Subsecci

5-11600 Centro Zonal Uraba
ón

TIEMPO DE
CÓDIGO SOPORTE NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DISPOSICION FINAL
RETENCIÓN

SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES MEDIO JUSTIFICACION (*)

ELECT USO CONFI SELEC
SUBSERI REGIST PÚBLIC RESER GESTIÓ CENTRA CONSE ELIMIN
SERIE RÓNIC FÍSICO INTERN DENCIA CIONA
E RO O VA N L RVAR TÉCNIC AR
O O L R
O

97 RESOLUCIONES X 2 18 X X Esta serie hace referencia a las disposiciones legales

que se dictan desde la Coordinación del Centro Zonal
Resolución X
y por parte de los Defensores de Familia de acuerdo
a sus competencias, en concordancia con la Ley 1098
de 2006 y resolución 706 de 1998. Esta serie es
considerada de carácter dispositivo, de actividades y
misional, se establece su conservación total ya que es
parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo
del ICBF de acuerdo a la Ley 594 de 2000, artículo
19, parágrafo 2.

Por ser una serie documental considerada de valor

histórico, se deberá garantizar su conservación de
acuerdo al tipo de activo o soporte en que haya sido
generado el documento (físico, electrónico o digital).

CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES
27
OFICIALES
Consecutivo de comunicaciones oficiales
27 1 X 1 10 X X
enviadas
Consecutivo de comunicaciones oficiales X
Esta subserie hace referencia a las comunicaciones
enviadas oficiales internas producidas por el Instituto como
respuesta o en ejercicio de sus funciones, en
concordancia con el Acuerdo 060 de 2001 del AGN
artículos 7 y 11. Esta subserie es considerada de
carácter administrativo y de testimonio del control y la
gestión del ICBF, se establece su conservación total
ya que es parte del patrimonio histórico, cultural e
investigativo del ICBF de acuerdo a la Ley 594 de
2000, artículo 19, parágrafo 2.

Por ser una subserie documental considerada de

valor histórico, se deberá garantizar su conservación
de acuerdo al tipo de activo o soporte en que haya
sido generado el documento (físico, electrónico o
digital).

PÚBLICA
 PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
PÚBLICA
 PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA
Asegura que se respete al productor del fondo en el
Archivo y por consiguiente, que permanezcan unidos
todos los documentos que produjo

PÚBLICA
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Los documentos en cumplimiento de sus funciones,
procesos y procedimientos, son generados como resultado
de una gestión o trámite que responde a una secuencia
preestablecida de carácter lógico, natural y cronológico

PÚBLICA
 DOCUMENTOS DE DOCUMENTOS DE
APOYO ARCHIVO

PÚBLICA
 ORDENACIÓN
200 folios aproximados
DOCUMENTO
MÁS ANTIGUO

DOCUMENTO
MÁS RECIENTE

DOCUMENTO
MÁS ANTIGUO
DOCUMENTO
MÁS RECIENTE

PÚBLICA
 ORDENACIÓN - ALINEACIÓN

• tamaño oficio
• media carta
péguelos en una
hoja tamaño
carta.
• patrón como guía

PÚBLICA
ORDENACIÓN - ENCARPETADO

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

SedeÑ
_________________________________________________________________
Sección:
________________________________________________________________
Subsección:
____________________________________________________________-
Serie:
__________________________________________________________________
Subserie:
_______________________________________________________________
Nombre del Expedientes:
:_________________________________________________
Número:
_______________________________________________________________
Folios Del ______________________________ Al
___________________________
Fechas Extremas de _______________________ Hasta
________________________
Version de TRD
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
SedeÑ _________________________________________________________________
Sección: ________________________________________________________________
Subsección: ____________________________________________________________-
Serie: __________________________________________________________________
Subserie: _______________________________________________________________
Nombre del Expedientes: :_________________________________________________
Número: _______________________________________________________________
Folios Del ______________________________ Al ___________________________
Fechas Extremas de _______________________ Hasta ________________________
Version de TRD

PÚBLICA
 ORDENACIÓN - FOLIACIÓN
6
5
4

En la Cara RECTA, escribir el número en la

Se debe numerar de manera esquina superior derecha, en el mismo
consecutiva, es decir, sin omitir sentido del texto.
ni repetir números.

PÚBLICA
 IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
Rótulo carpetas

Rótulo caja

FUID

Hoja de Control

Consulta y Préstamo de Carpetas

PÚBLICA
 F1.P1.SA 26/12/2017
PROCESO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 3 Pagina 1 de 1
FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE Clasificación de la Información:
Pública

Código Nombre
SEDE 5 REGIONAL ANTIOQUIA
SECCION 5-10000 DIRECCION REGIONAL
SUBSECCION 5-11600 CENTRO ZONAL URABA
SERIE 97 RESOLUCIONES
SUBSERIE
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE RESOLUCIONES ENERO - FEBRERO 2014
NUMERO

FOLIOS del 1 al 195

FECHAS EXTREMAS de 02/01/2014 hasta 28/02/2014
VOLUMEN DE CARPETA carpeta No. 1 de 1
Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico
SIGNATURA TOPOGRAFICA Caja Carpeta Depósito EstanteDepósito Estante Caja Carpeta

1 1
Archivo Archivo
Año Disposición Final
de Central
Versión TRD que
Medio
aplica CT Eliminación Selección
Técnico
2012 2 18 X X

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LOS DA TOS PROPORCIONA DOS SERA N TRA TA DOS DE A CUERDO A LA POLITICA DE TRA TA M IENTO DE DA TOS PERSONA LES DEL ICB F Y A LA LEY 1581 DE 2012

PÚBLICA
 F7.P1.SA 04/05/2017
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Versión 1 Página 1 de1

RÓTULO CAJA Clasificación de la Información:

Pública

SEDE
5 - REGIONAL ANTIOQUIA
Codigo Nombre

SECCION:
5-100000 DIRECCION REGIONAL
SUBSECCION:
5-11600 CENTRO ZONAL URABA

SERIE:
97 RESOLUCIONES
SUBSERIE

Carpetas: del 1 al 12

Transferencia: No Año

DEPÓSITO ESTANTE CAJA

SIGNATURA
TOPOGRAFICA
8

VERSIÓN TRD
QUE APLICA 2012

PÚBLICA
 PROCESOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS F6.P1.SA 26/12/2017

versión 2 pagina 1 de 1
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Clasificación de la
Información:

SEDE HOJA No. DE

SECCIÓN
SUBSECCIÓN REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO AÑO MES DIA
AAAA MM DD

Fechas
Número Nombre de la Serie, Nombre del Consecutivo Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios
de Orden Código Subserie o Asunto Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas De Al Soporte Notas

* E Entrada; S Salida; I Interna

Elaborado por: ___________________________ Recibido por: ___________________________ Revisado por: ___________________________

Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________
Firma: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________

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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAM IENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

PÚBLICA
 F3.P1.SA 26/12/2017
PROCESO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 3 Pagina 1 de 1
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTE Clasificación de la Información:
Pública

Dependencia: GRUPO FINANCIERO Nombre del Expediente: INFORME CONTABLE FEBRERO

Serie: INFORMES Número del Expediente:
Subserie: INFORMES CONTABLES
ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIOS OBSERVACIONES
1 01-02-2015 Balance general 1 al 2 Hoja mutilada
2 10-02-2015 Análisis de saldos 3 al 4
3 15-02-2015 Estado de comprobación 5 al 7
4 30-02-2015 Conciliación interáreas 7 al 10
5

22

23

24

25

Responsable:

Cargo:

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 FORMATO FICHA CONTROL DE PRÉSTAMO
DATOS DEL SOLICITANTE SOLICITUD DE LA CARPETA DEVOLUCIÓN DE LA CARPETA

Nombre Nombre del

Fecha de Nombres y Fecha de Nombre legible del funcionario
No. Regional Descripción de la Fechas No. No. de No. de Fecha de la
la Apellidos del entrega de legible del funcionario Observaciones que realiza el
y/o área carpeta extremas Caja carpeta folios devolución
solicitud Solicitante la carpeta solicitante realiza la préstamo
devolución documental

PÚBLICA
PÚBLICA