Acción Formativa – Instructivo

Consultas Irregularidades
abril 2019
Objetivos
Objetivos

 Garantizar la efectividad en la consulta al momento de atender una reclamación

 Asegurar que la información suministrada al usuario en el Front sea
oportuna y correcta de acuerdo a lo que se encuentre registrado en el
sistema & lo reclamado por el cliente

 Describir los pasos a seguir para realizar la consulta

Consulta Módulo Irregularidades
Consulta Módulo Irregularidades

Para poder realizar la consulta de los procesos en el módulo de irregularidades en el

sistema comercial Open SGC se requiere ingresar al sistema por módulo de facturación
de la siguiente forma
Ingresamos a la ruta: Ciclo Comercial_Facturación_Facturación de Irregularidades

En este módulo solo puedes consultar procesos facturados de irregularidades en ningún caso se
pueden realizar consultas de facturas de consumo por facturación
Consulta Módulo Irregularidades

1.Registrar NIC
Seleccionamos la pestaña de
NIC y procedemos a digitar el
NIC del cliente que está
reclamando

2. Consultar pestaña de
Datos Irregularidades
Esta es la pestaña de inicio la cual
nos muestra todos los procesos de
irregularidades facturados a este
cliente; y se identifican por el
número del acta que corresponde a
2 letras identificación de la
delegación y los 6 últimos dígitos
del acta de revisión y/o Orden de
Servicio
Consulta Módulo Irregularidades
3. Seleccionar Proceso a
consultar
Para determinar cuál es proceso a
consultar se debe tener en cuenta lo
manifestado por el cliente en cuanto a la
fecha en que le realizaron la revisión, y si
el cliente tiene a mano los documentos por
el número de acta que nos muestra tener
en cuenta que en el sistema se observaran
los últimos 6 dígitos del acta.

4. Ingresamos en Seguimiento

En esta pestaña nos muestra la fecha de

Facturacion del proceso que es la que se
encuentra en la observación de Citación
Decisión Empresarial y la fecha de puesta al
cobro del proceso, que es la que se
encuentra en el estado de Activación Proceso
de Cobro.
Consulta Módulo Irregularidades

5. Correr a la derecha

Si corremos a la derecha la barra de seguimiento,

nos muestra el motivo por el cual se facturó la
irregularidad, la fecha del acta o revisión
realizada, el método de liquidación establecido
para facturar y el tiempo de acuerdo al tipo de
irregularidad

6. Pestaña de conceptos
liquidados
En esta pestaña nos muestra la
cantidad de kWh facturados y el
costo total de los mismos por
conceptos
Consulta Módulo Irregularidades

7. Consulta de Cartas
En el icono de cartas se pueden consultar
los documentos del proceso, tanto los
generados por irregularidades como la
documentación enviada por la Central de
Escritos

8. consulta documentos
Al presionar el icono de cartas nos
muestra los documentos generados
para este proceso; se selecciona el
documento que queremos consultar y
presionamos aceptar
Consulta Módulo Irregularidades

9. Revisión Documento

Una vez presionemos aceptar, nos muestra

lo informado al cliente en el documento, si
es el inicial nos indica todo el proceso
realizado durante la revisión
Re facturas Módulo Irregularidades
Re facturas Módulo Irregularidades

Para realizar una re factura de un proceso por el módulo de irregularidades se debe tener en cuenta
que el recibo debe validar primero el estado del recibo el cual debe estar en estado enviado al cliente
y el estado del FR en el módulo de irregularidades que debe estar en estado ACTIVACION PROCESO
DE COBRO. Además debemos Identificar y tener bien claro el proceso de Irregularidad al cual se le va
aplicar el descuento (Lo anterior teniendo en cuenta que hay suministros con varios procesos)

Veamos a continuación el paso a paso de este proceso

Re facturas Módulo Irregularidades
3.1. Verificación recibo y estado del proceso

Debes ingresar por consulta por cliente y verificar en el icono de los recibos el recibo de irregularidades y su
respectivo estado (enviado al cliente) y por el módulo de irregularidades identificar plenamente el proceso a re
facturar del recibo asociado
Estado del Recibo

31.1.Identificar el recibo de
irregularidades a re facturar y
validar su estado e importe

3.1.2. Seleccionar de acuerdo a la

consulta realizada el proceso a re
facturar por el módulo de
irregularidades

Identificar muy
bien el proceso
a
re facturar
Re facturas Módulo Irregularidades
3.2. Re facturación Proceso

3.2.1 Ingresamos a la pestaña de

conceptos liquidados para validar los
siguientes campos:
• Cantidad de kWh
• Valor de la Irregularidad

3.2.2. En la pestaña de
seguimiento validamos los datos
de la fecha del acta y meses
liquidados(Ejemplo-16-04-2010-
5M)

Es Importante tener en cuenta estos

datos, ya que se requieren
posteriormente
Re facturas Módulo Irregularidades
3.2. Re facturación Proceso

3.2.3 Seleccionamos el

proceso al cual vamos a re

facturar que se encuentra en
estado ACTIVACION PROCESO
DE COBRO

3.2.4. Seleccionamos la
pestaña de liquidar la cual nos
muestra la imagen del recuadro

3.2.5. Del lado izquierdo del

recuadro anterior presionamos clic
derecho y nos muestra la opción
de Agregar
Re facturas Módulo Irregularidades
3.2. Re facturación Proceso

3.2.6 Seleccionamos los cargos

varios que se requieren para liquidar
incluyendo el cargo vario de Ajustes
Irregularidades y presionamos
Aceptar

3.2.7. En el siguiente recuadro

que muestra se digita el valor del
descuento en el cargo vario
Ajuste Irregularidad (tener en
cuenta realizar el calculo manual
de acuerdo a la política de
negociación asegurar digitarlo con
signo(-) correctamente

3.2.8. Presionamos liquidar en

el icono de la calculadora y nos
muestra el siguiente recuadro en el
cual se consigna los datos
verificados inicialmente
Re facturas Módulo Irregularidades
3.2. Re facturación Proceso

3.2.9 Una vez se verifiquen

todos los datos presionamos el
icono de re facturar, nos muestra
los siguientes recuadros

3.2.10 presionamos
Siguiente

3.2.11presionamos
Siguiente
Re facturas Módulo Irregularidades
3.2. Re facturación Proceso

3.2.12 presionamos siguiente y

nos muestra la información con los
valores a re facturar, los cuales se
deben verificar sean correctos al
calculo realizado manual

3.2.13 presionamos en el
recuadro anterior Finalizar y nos
muestra el siguiente recuadro

3.2.14 Presionamos Aceptar

si estamos seguros que este es el
nuevo valor de la factura luego del
descuento aplicado y nos genera
la nueva factura
Re facturas Módulo Irregularidades
3.2. Re facturación Proceso

En este caso el importe

del recibo anterior era
de $14.812.050

Así Visualizarás el nuevo recibo con

Así Visualizarás el nuevo recibo
aplicación de un ajuste de $-
con aplicación de un ajuste de
480.985
$-480.985
Preguntas Frecuentes
Preguntas Frecuentes

1- Que es facturación anticipada?:

La facturación anticipada corresponde a un proceso interno de la empresa en el cual se factura una

Energía previa; pero que no queda puesta al cobro, por lo tanto el cliente desconoce de esta factura,
hasta cuando se realiza con todos los soportes el análisis real de la irregularidad y se confirma si es
procedente el cobro; siendo así se anula este proceso anticipado y se factura el proceso real enviándole
comunicación al usuario.

2- Como se identifica en el sistema una factura anticipada

En el módulo de facturación de irregularidades debe encontrarse en estado CITACIÓN DECISIÓN

EMPRESARIAL y no debe tener cartas generadas en icono de documentos del procesos

3- Qué hacer si se encuentra una factura anticipada puesta al cobro

Indicar al cliente que es una incidencia del sistema e informar al área de Control y Regulación Clientes
para que proceda a revisar y ajustar esta ECDF, una vez esté listo indicar al usuario que ya se anuló
este proceso.
Preguntas Frecuentes

4- Que significa el concepto de CNPF?

Es la cantidad de Consumo que deja de registrar el equipo de medida por alguna irregularidad técnica
anomalía o intervención del usuario.

5- El predio se encontraba desocupado, porque me cobran CNPF?

En el predio se debe mantener siempre en la misma lectura desde el momento de la desocupación, en su

caso particular existen consumos arrojados por su medidor, el cual no demuestran la desocupación a la
cual usted hace mención ya que el medidor siguió marcando energía, además, cabe resaltar que la
empresa dentro del proceso administrativo le brinda al cliente la oportunidad de aportar todas la pruebas
que considere necesarias.

6- Me suspenderán el servicio si no cancelo la CNPF?

Es importante informarle que Electricaribe puede suspender el servicio de energía en cumplimiento a lo

establecido en la cláusula Trigésima Octava del Contrato de Condiciones Uniformes, la cual reza: "La
suspensión del servicio podrá efectuarse en los siguientes casos: 3. Por Incumplimiento o Violación del
Contrato.
Preguntas Frecuentes

7- El cliente podrá solicitar una Nueva revisión?

Esta solicitud no es viable debido ya que en una nueva revisión no se encontraría la irregularidad
detectada; sin embargo si usted desea una revisión para verificación de sus instalaciones eléctricas
puede solicitarla ante la Oficina Comercial o la Línea 115 dejando en claro que tiene un costo adicional el
cual debe ser asumido por el cliente.

8- Cliente manifiesta que le están cobrando dos irregularidades en el mismo periodo

Ante esto le informamos que el acta fue levantada en diferentes revisiones y/o inspecciones ejecutadas
por parte de nuestros funcionarios, en este sentido no es viable anular el proceso por el hecho de que
existan dos actuaciones administrativas, ya que cada irregularidad es un hecho diferente en espacio y
tiempo. Se debe validar la fecha de ambos procesos.

9- Usuario manifiesta que no le notificaron de la revisión con anterioridad

La Empresa puede adelantar revisiones y/o verificaciones técnicas, en cualquier momento sin previo
aviso con el fin de cerciorarse del estado y correcto funcionamiento de los equipos instalados, y adoptar
medidas eficaces para prevenir y controlar cualquier hecho que pueda afectar la correcta medición de la
energía.
Preguntas Frecuentes
10- Cliente solicita que la empresa le aporte las pruebas del estado de las instalaciones
eléctricas antes de la manipulación del contratista

Se le debe indicar al cliente que si tiene alguna prueba que confirme sus argumentos sobre la
supuesta conducta que a su criterio asumió el operario debe remitirla a las autoridades competentes
para que se inicien las investigaciones judiciales pertinentes. A su vez se le debe indicar que efectuada
la revisión, en los soportes de la visita registran las pruebas realizadas en campo.

11- Cliente informa que sus consumos después de la normalización permanecen dentro del
mismo promedio

Se valida el tipo de irregularidad levantada mediante la revisión. Se debe analizar que para las
irregularidades evidentes no se tienen en cuenta los consumos después de la normalización. Para los
casos de cambio de medidor, el cobro va a depender del resultado del laboratorio por medio del cual se
determinará cuantos meses se cobrarán dependiendo si es una anomalía o una anormalidad.

12. Cliente informa que se le esta cobrando una CNPF siendo que es un Nuevo suministro

Se debe revisar la OS donde indique que por parte del cliente no se encuentran las instalaciones listas o
en efecto la cuadrilla informa una imposibilidad técnica para la normalización del servicio; mas sin
embargo, independientemente las redes o la instalación no este adecuadas, el cliente no deberá
conectarse directo. De ser así, se procede con el cobro de la ECDF.
Preguntas Frecuentes

13- Cliente informa que el predio estaba solo al momento de la visita

Se debe validar la información de la Orden de servicio y los soportes del proceso donde determine si el
predio se encontraba ocupado al momento de la visita y demás datos que corroboren la información. Se
procedería a indicarle los datos que constan que el inmueble si se encontraba habitado al momento de
efectuar la revisión.