Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 68
Periodo: 22-06-2019 al 28-06-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 25-06-2019 Versión Inicial de Documento
EFREN CHAUX TRUJILLO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores

 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Héctor Romero (SDH) En revisión por parte de los
Pendiente Verificar reporte y clasificación de los Incidentes 29-May Diana Ubaque (UT)
Consultores (UT).
Harold Ibáñez (INT)
Entregar esquema de seguridad de la información Por
Cerrado Sue Mark (UT)
de Terceros a la SDH Definir
Raúl Bermúdez (SDH)
Reunión para definir la fecha de salida en vivo
Pendiente 27-Jun Diana Ubaque (UT)
proyecto BOGData.
Patricia Gómez (INT)
Programar capacitación en Solman para los Por
Pendiente Raúl Bermúdez (SDH)
gestores de incidencias de la SDH. Definir
Entregar a la UT la Especificación Funcional
Pendiente 27-Jun Raúl Bermúdez (SDH)
(Seguridad de la Información Terceros)
Programar reunión para:
Raúl Bermúdez (SDH)
Pendiente  Definir alcance de las pruebas integrales. 27-Jun
Arturo Guzmán (UT)
 Definir prueba integral de Impuestos.
Informar requerimientos de Infraestructura a la
Cerrado 27-Jun Diana Ubaque (UT) 27-Jun
SDH.
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para

INDICE DE DESEMPEÑO
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un SEMANAL 0,85
DE CRONOGRAMA
proyecto.

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades

INDICE DE DESEMPEÑO asociadas al plan de gestión del cambio organizacional,
MENSUAL 0,98
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
18/12/17 12/03/18 GO LIVE Y
26/01/18 28/06/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
1 3 5 27/12/19

Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17
2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18
19/06/18
FINAL
14/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización
120%
% Avance % Avance
100% 100% 100% 100% 99% 99% Tarea Inicio Fin
95% Esperado Real
100%
Implementación 87% 74% lun 18/12/17 vie 27/12/19
80%

60% 57% 56% 57%

40%
29%

20% 11%
0% 0%
0%
Fase Preparación Fase de Diseño Lib 1 Fase Lib 1 Fase Lib 2 Fase Lib 2 Fase Go Live and
de proyecto Realización Preparación Final Realización Preparación Final Support
Avance Esperado Avance Real

UT UT/SDH SDH
• Desarrollos Prioridad Media ERP • Pruebas Integrales ERP • 26+12 (Cancelar) Especificaciones Baja
• Desarrollos Prioridad Baja ERP • Pruebas Integrales CORE • Datos de Migración CORE
• Documentación y Ejecución Entrenamientos • Migración ERP
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 2.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
1.200
1.10
1.100
1.00 0.97
1.000 0.96 1.00 0.90
0.85
0.900 0.83 0.82 0.80 0.82
0.800 0.84
0.700 0.76 0.71
0.71 0.67
0.600
0.500
0.400
0.300

Últimas 4 Semanas
0.900
0.88
0.880 0.87
0.86
0.860
0.85
0.840
0.820
07 junio 2019 14 junio 2019 21 junio 2019 28 junio 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

120% % Avance % Avance

Tarea Inicio Fin
Esperado Real
99% 99%
100% 95%
Liberación 1 99% 91% lun 12/03/18 lun 02/07/19

80%

60% 57%
SPI
ESTADO
A LA FECHA
40%
0,92
20%

0%
Lib 1 Fase Realización Lib 1 Fase Preparación
Final
Avance Esperado Avance Real
Avances Componentes CORE (Liberación 1)
120% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
97% 97% 96% 96% 97% 96% 97% 100% 100% 99% 98% 99% 98%
100% 90%
80%
60%
40%
20%
0% 0%
0%
-3% -3% -4% -4% -3% -4% -3% -1% -2% -1% -2%
-20% -10%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación Validado
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 43 0 0 0 0 4 6 (-2) 33 (+2)

Para el Go Live 104 0 2 4 4 0 24 (-7) 70 (+7)
Después del Go Live 102 0 9 6 8 8 29 (-1) 42 (+1)
Totales 249 0 11 10 12 12 59 145

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 53 0 3 30 1 0 10 9
Para el Go Live 77 0 6 6 16 1 47 1
Después del Go Live 52 0 3 10 3 0 36 0
Totales 182 0 12 46 20 1 93 10

Fecha de corte: 28 de Junio de 2019

 Avances Componentes ERP (Liberación 1)
120%
100% 100% 100% 98% 100% 98% 100% 95% 100% 98% 100% 100% 100% 94% 100% 100% 100%
100% 91% 96% 93%
88% 89%
80%
60%
40%
20%
0%
0%
-2% -2% -5% -2% -6% -4% -7%
-20% -9% -12% -11%

% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas
125 2* 0 0 (-1) 1 (+1) 3 91 28
Integrales
Para el Go Live 87 2* 0 (-1) 10 (-2) 22 (+7) 8 (-6) 37 (+2) 8

Después del Go Live 192 26 + 1* 80 42 34 0 7 2

Por Cancelar 22 12 10 0 0 0 0 0

Totales 426 43 90 52 57 11 135 38

Fecha de corte: 28 de Junio de 2019

* Control de Cambios
Avance Pruebas Unitarias (CORE - CRM)

100%

100% 0% 67%
78%
67%
100%
0%
78% 67% 38%
100% 38%
78% 67% 38%
E11. Correspondencia C08. Fiscalización y C07. Cobranza - C24. Tramites
Auditoría Cobro Coactivo
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 65 100% Total Pasos 198 100%

Script Definidos 46 71% Pasos Definidos 132 67%
Script Ejecución 40 62% Pasos Ejecución 132 67%
Script Terminados 40 62% Pasos Terminados 132 67%
Script Aprobados 31 48% Pasos Aprobados 72 36%
Avance Pruebas Unitarias e Integrales (CORE)
0% 0% 0% 0%

100% 100% 100% 100%

0%
100% 100% 100% 100% 50%
0%
100% 100% 100% 33% 100% 65%
0%
33% 65% 16%
26%
33% 32%
Sobretasa a la Publicidad Exterior Delineación Urbana RETEICA ICA Vehicular Automotor Predial Unificado
Gasolina
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 14 100% Total Pasos 500 100%

Script Definidos 11 79% Pasos Definidos 381 76%
Script Ejecución 11 79% Pasos Ejecución 376 75%
Script Terminados 10 71% Pasos Terminados 363 73%
Script Aprobados 0 0% Pasos Aprobados 0 0%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias)
Críticos Mayores Menores Críticos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

24

42
16 37

99
68 58 15
50
32
5 4 4
25
3 3 2 16 9 11 3 13 13 17 14
7 7 1 2 1 4 6 1 1
Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado Total Cerrado
Sobretasa a la Publicidad Delineación RETEICA ICA Vehicular Predial E11. C08. C07. Cobranza - C24. Tramites Otros
Gasolina Exterior Urbana Automotor Unificado Correspondencia Fiscalización y Cobro Coactivo
Auditoría

Severidad Total Cerrados Pendientes

Críticas 12 3% 11 92% 1 8%
Mayores 218 59% 153 70% 65 30%
Menores 140 38% 79 56% 61 44%
Total 370 100% 249 66% 127 34%
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%
0% 0% 0%
0% 0%
100% 100% 100% 100% 71%
81%
0% 0%
0% 42%
25% 100% 100% 100% 100% 81% 100% 69%
25% 0% 44%
77%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
40%
Contratación Contabilidad Activos Fijos Planeación E Nomina - Deuda Pública Inversiones Presupuesto E Tesorería (TR) Planeación F
(MM) (FI) (AA) (PS) RRHH (HCM) (TRM) (TRM) (BCS) (TR - BCS)
Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Programación al 28 de Junio Total Script 72 100% Total Pasos 2.237 100%

Total Script 32 44% Script Definidos 69 96% Pasos Definidos 2.237 100%
Total Pasos 808 36% Script Ejecución 36 50% Pasos Ejecución 1.139 51%
Script Terminados 31 43% Pasos Terminados 1.082 48%
Script Aprobados 1 1% Pasos Aprobados 21 1%
Avance Migración de Datos

Plantillas
60
50
50
40
Cantidad

30
20 16 14
8 5
10
0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 1 0 0 0 0 0 0
0
0. En 5.En
1.Elaboraci 2.Entregad 3.Socializa 4. En 6.Entregad 7.Cargada- 8.Rechaza 9.Finalizad
especificac Proceso-
ón-UT a-SDH da a SDH Ajustes-UT a-Pruebas Pruebas da-UT a
ión SDH SDH
CORE 0 0 0 0 0 2 8 1 0 14
ERP 0 0 0 0 0 50 5 16 0 0
ERP (Dia-Dia) 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0

 CORE – Ciclo 2 y 3
 ERP – Ciclo 3
Gestión de Cambio

Actividades Realizadas – 25 al 28 de Junio

 Reunión de seguimiento con Interventoría
 Elaboración de archivos para la distribución de funcionarios por sesión
 Socialización del nuevo contenido de los módulos de contratación (MM) – Impuestos, Contabilidad, Gestión
Corporativa, Oficina de Control Interno, Oficina de Análisis, Control de Riesgos y Jurídica.
 Envío de las matrices del módulo de contratación a cada una de las áreas mencionadas
 Elaboración de archivos para validación de la agrupación de los funcionarios por sesión.
 Comité de subsecretarios

Actividades Programadas – 02 al 05 de Julio

 Comité de Redacción
 Recepción y consolidación de las matrices ajustadas del módulo de contratación para coordinar los
aspectos logísticos del entrenamiento.
 Entrega de material de entrenamiento a la persona encargada del Subdirección de Talento Humano
Gestión de Procesos
Actividades Realizadas – 25 al 28 de Junio
 Reunión de seguimiento semanal con la OAP
 Contextualización y Reunión de Documentos Caracterización de Proceso Relacionamiento Estratégico
 Contextualización y Reunión de Documentos PROCESOS BOGDATA - Dirección de Informática y Tecnología
 Contextualización y Reunión de Documentos Caracterización de Proceso Provisión de Bienes y Servicios
 Contextualización y Reunión de Documentos PROCESOS BOGDATA - 28-P-01 Asesoría Jurídico Tributaria
 Contextualización y Reunión de Documentos Definición Procesos BOGDATA - 02-P-01 Provisión De Personal
 Contextualización y Reunión de Documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-01 Régimen Sancionatorio

Actividades Programadas – 02 al 05 de Julio

 Reunión de seguimiento semanal con la OAP
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-01 Régimen Sancionatorio
 Contextualización y Reunión de documentos Caracterización de Proceso Administración de Liquidez e Inversiones
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 28-P-02 Recursos Tributarios
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-03 Recepción de Información de Entidades
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - Servicio al Contribuyente
 Contextualización y Reunión de documentos Definición Procesos BOGDATA - 02-P-01 Provisión de Personal
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 69-P-07 Liquidación de Impuestos
 Contextualización y Reunión de documentos Caracterización Proceso Ejecución Presupuestal
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 69-P-06 Fiscalización de Impuestos
Notas SAP
Total Total Muy Total
Prioridad Total Baja Total Alta
Media Alta Notas
Enviada a SAP 0 0 4 0 4
Pendiente Acción UT 0 3 4 1 8
Asunto Estado Prioridad Creado Actualizado
Posting Parked Documents Generated by Transaction MIR7 Sent to SAP High 26.06.2019 26.06.2019
Mistake in NAVM condition type display Sent to SAP High 21.05.2019 24.06.2019
Tax Return ABAP creation issue, performance Customer Action High 07.06.2019 21.06.2019
SAP Proposed
SAP GoingLive Check Request Medium 04.06.2019 21.06.2019
Solution
Restrict some functionalities over AO Workbook but allowing Sent to SAP High 27.05.2019 20.06.2019
BPC Embedded: You cannot change the work status because you are neither the owner nor the manager of this
Customer Action High 27.05.2019 20.06.2019
member
SAP Proposed
Error in FIORI App bank Very High 18.06.2019 19.06.2019
Solution
SAP Proposed
Integration between Logistic Module (MM) and Project System Module High 11.06.2019 18.06.2019
Solution
Problems with decimal notation when load Flat File in BW using Planning Funcion for AO Sent to SAP High 13.06.2019 14.06.2019
Differences found between Invoice and payments status in FM Customer Action High 24.05.2019 13.06.2019
Information omitted SPAU Customer Action Medium 10.06.2019 11.06.2019
SAP Proposed
wrong characters on files after F110 Execution Medium 18.05.2019 23.05.2019
Solution

NOTA: Información a corte 21 de Junio

Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1  21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2  23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión

Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500 satisfacción en ambiente de pruebas - Según
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050 Software estable en producción - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000 Estabilización de Procesos periódicos especiales

Administración de Riesgos
Descripción o Detalle del Riesgo Cat.
Incumplir el cronograma general del proyecto
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la
Información a migrar que toman demasiado
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que
toman demasiado tiempo evitando la salida a
producción
Tiempo de dedicación del personal del proyecto
insuficiente
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con
las nuevas soluciones
Renuncia o Despido de los miembros
administrativos y/o funcionales claves del proyecto
Estrategia Mitigación Responsable
Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de
atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes SDH – UT – INT
diaria.
Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
SDH
Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para SDH
funcionarios del proyecto.
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
Definir políticas de retención de personal.
Definir políticas para cambios en puestos de toma de decisiones
SDH – UT – INT
relevantes al proyecto.
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.