Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 69
Periodo: 29-06-2019 al 05-07-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

 DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 08-07-2019 Versión Inicial de Documento
EFREN CHAUX TRUJILLO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores
 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Pruebas No Funcionales
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Héctor Romero (SDH) En  revisión  por  parte  de  los 
Pendiente Verificar reporte y clasificación de los Incidentes 29-May Diana Ubaque (UT)
Harold Ibáñez (INT) Consultores (UT).
Raúl Bermúdez (SDH)
Reunión  para  definir  la  fecha  de  salida  en  vivo 
Pendiente 27-Jun Diana Ubaque (UT)
proyecto BOGData.
Patricia Gómez (INT)
Programar  capacitación  en  Solman  para  los  Por 
Pendiente Raúl Bermúdez (SDH)
gestores de incidencias de la SDH.  Definir
Entregar  a  la  UT  la  Especificación  Funcional 
Pendiente 27-Jun Raúl Bermúdez (SDH)
(Seguridad de la Información Terceros)
Programar reunión para:
Raúl Bermúdez (SDH)
Pendiente  Definir alcance de las pruebas integrales. 27-Jun
Arturo Guzmán (UT)
 Definir prueba integral de Impuestos.
Entregar  a  la  SDH  listado  ejecutivo  detallando  las 
Pendiente actividades  que  componen  la  Liberación  2  de  todo  Diana Ubaque (UT) 09-Jul
el proyecto (CORE Tributario – ERP)
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Revisar  e  informar  el  estado  de  textos  cortos  en 
Pendiente 09-Jul Diana Ubaque (UT)
presupuesto.
Formalizar  el  plan  de  entrenamiento  a 
Cerrado 08-Jul Diana Ubaque (UT) 05-Jul
Interventoría y SDH.

Pendiente Enviar cronograma de procesos a Interventoría. 08-Jul Diana Ubaque (UT) 09-Jul

Enviar  a  Raúl  Bermúdez  (SDH)  cronograma  de 

Pendiente pruebas  de  entidades  bancarias  a  la  SDH  e  04-Jul Jorge Ávila (UT) 08-Jul
Interventoría.
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para 
INDICE DE DESEMPEÑO 
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un  SEMANAL 0,84
DE CRONOGRAMA
proyecto. 

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades 
INDICE DE DESEMPEÑO  asociadas al plan de gestión del cambio organizacional, 
MENSUAL 0,96
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de 
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
GO LIVE Y
18/12/17 12/03/18
26/01/18 28/06/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
27/12/19
1 3 5
Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17 2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18 FINAL
19/06/18
14/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización
120% % Avance % Avance
100%100% 100%100% 100% 95% 100% Tarea Inicio Fin
100% Esperado Real
80% Implementación 88% 74% lun 18/12/17 vie 27/12/19
58% 59% 59%
60%
40% 29%
20% 12%
0%
0% 0%

Avance Esperado Avance Real

UT  UT/SDH SDH
• Desarrollos Prioridad Media ERP • Pruebas Integrales ERP • 25+12 (Cancelar) Especificaciones Baja
• Desarrollos Prioridad Baja ERP • Pruebas Integrales CORE • Datos de Migración CORE
• Documentación y Ejecución Entrenamientos  • Migración ERP
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 2.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
1.200 1.1
1.100 1 0.97
1.0000.96 1 0.9
0.900 0.83 0.82 0.82 0.85 0.84
0.8 0.84
0.800 0.76
0.71
0.700 0.71
0.67
0.600
0.500
0.400
0.300
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Últimas 4 Semanas
0.8800.87
0.870 0.86
0.860 0.85
0.850
0.840 0.84
0.830
0.820
14 junio 2019 21 junio 2019 28 junio 2019 05 julio 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

120%
99% 99% % Avance % Avance
100% 95% Tarea Inicio Fin
Esperado Real
80% Liberación 1 100% 92% lun 12/03/18 lun 02/07/19
60% 57%

40%
20% SPI
ESTADO
A LA FECHA
0%

0,92

Avance Esperado Avance Real

Avances Componentes CORE (Liberación 1)
120%

100%
97% 100%
97% 100% 100% 100%
97% 100% 100%
97% 100%
100% 100%
100% 100%
99% 100%
98% 100% 100%
99% 100%
98%
100% 96% 96% 96%
90%

80%

60%

40%

20%

0%
-3% -3% -3% -3% 0% 0% -1% -2% -1% -2%
-4% -4% -4%
-10%
-20%
Sobretasa a la GasolinaDelineación Urbana ICA Predial Unificado Expediente Digital Atencion a Clientes Cobranza
% Avance Esperado % Avance Actual Desviación
Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH Validado
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 43 0 0 0 0 3 (-1) 4 (-2) 36 (+3)

Para el Go Live 104 0 2 4 4 2 (+2) 20 (-4) 72 (+2)
Después del Go Live 102 0 9 6 8 7 (-1) 26 (-3) 46 (+4)
Totales 249 0 11 10 12 12 50 154

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 53 0 3 30 1 0 10 9
Para el Go Live 77 0 6 6 16 1 47 1
Después del Go Live 52 0 3 10 3 0 36 0
Totales 182 0 12 46 20 1 93 10

Fecha de corte: 05 de Julio de 2019
Avances Componentes ERP (Liberación 1)
120%
100% 100% 100%
98% 100%
98% 100%
95% 100%
98% 100%
100% 100% 100%
96% 100% 100%
100% 91% 94% 89% 93%
88%
80%
60%
40%
20%
0%
-2% -2% -5% -2% 0% -4%
-9% -6% -11% -7%
-20% -12%
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% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas
Integrales 125 2* 0 0 1 3 91 28

Para el Go Live 87 2* 0 10 22 8 37 8

Después del Go Live 192 25 + 1* 81 42 34 0 7 2

Por Cancelar 22 12 10 0 0 0 0 0

Totales 426 42 91 52 57 11 135 38

Fecha de corte: 05 de Julio de 2019
* Control de Cambios
Avance Pruebas Unitarias (CORE - CRM)

100%
100% 67%
0%
73% 67%
100%
73% 67% 0%
38%
100% 73% 67% 38%
38%
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Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 65 100% Total Pasos 208 100%

Script Definidos 47 72% Pasos Definidos 135 65%
Script Ejecución 41 63% Pasos Ejecución 135 65%
Script Terminados 41 63% Pasos Terminados 135 65%
Script Aprobados 31 48% Pasos Aprobados 72 35%
Avance Pruebas Unitarias e Integrales ( CORE)
0% 0% 0% 0%
100% 100% 100% 100%

0%
50%
100% 100% 100% 100%
0%
43% 65%
100% 100% 100% 100% 0%
21%
43% 75% 32%
43% 32%

Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 14 100% Total Pasos 500 100%

Script Definidos 11 79% Pasos Definidos 390 78%
Script Ejecución 11 79% Pasos Ejecución 388 78%
Script Terminados 10 71% Pasos Terminados 375 75%
Script Aprobados 0 0% Pasos Aprobados 0 0%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias)
Crítcos Mayores Menores Crítcos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

38
19

51
68
7
7 6
6
3 17 13
42 4
24 2 32 5
15 1 14
9 13
4 1

Severidad Total Cerrados Aprobados Pendientes

Crítcas 12 3% 12 100% 5 42% 0 0%
Mayores 218 59% 162 74% 77 35% 56 26%
Menores 140 38% 89 64% 63 45% 51 36%
Total 370 100% 263 71% 145 39% 107 29%
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%
0% 0% 0%
0% 0%
100% 100% 100% 100% 71%
81%
0% 0%
0% 100% 100% 38% 100% 100% 81% 100% 69%
25% 41%
25% 0%
77%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
40%
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Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Programación al 28 de Junio Total Script 72 100% Total Pasos 2.237 100%

Total Script 32 44% Script Definidos 69 96% Pasos Definidos 2.237 100%
Total Pasos 808 36% Script Ejecución 36 50% Pasos Ejecución 1.139 51%
Script Terminados 31 43% Pasos Terminados 1.082 48%
Script Aprobados 1 1% Pasos Aprobados 21 1%
Avance Migración de Datos

Plantillas
60
50
50
40
30
20 13 12
Cantidad

10 7 5
2 2 1 1 2 3
0
0 0H 0 0 0T 0 0H 0 0 0H 0 0 0T 0 H 0 as 0 s 0 T 0 da 0
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CORE – Ciclo 2 y 3
ERP – Ciclo 3
Pruebas No Funcionales

Actividades / Prueba Seguridad No Funcionales Arquitectura

Definición de equipo de trabajo

(SDH – Interventoría – UT)

Definición de script de pruebas

Ejecución de script de pruebas

Elaboración evidencias de las pruebas

Aprobación y firma de las pruebas

Gestión de Cambio

Actividades Realizadas – 02 al 05 de Julio

Informe de actividades de Gestión del Cambio, correspondiente al mes de junio de 2019
Comité de Redacción
Revisión con la OAC y el Gerente del Proyecto de las actividades del cronograma a enviar a cada uno de los 
módulos, desde la herramienta TEAMS de la SDH.
Organización  y  envío  de  listados  de  funcionarios  a  la  subdirección  de  talento  humano  para  citación  a  los 
entrenamientos del CORE
Envío de las reglas de entrenamiento al Subsecretario para aprobación/comentarios

Actividades Programadas – 08 al 12 de Julio

Comité de Redacción
Consolidación de la nueva matriz de contenidos de entrenamiento del módulo MM
Reunión de seguimiento de Gestión del Cambio con Interventoría
Gestión de Procesos
Actividades Realizadas – 02 al 05 de Julio
 Reunión de seguimiento semanal con la OAP   
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-01 Régimen Sancionatorio
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-03 Recepción Información Entidades Rec.
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - Servicio al Contribuyente
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 02-P-01 Provisión de Personal
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 69-P-07  Liquidación de Impuestos
 Contextualización y Reunión de documentos Caracterización Proceso Ejecución Presupuestal
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 69-P-06  Fiscalización de Impuestos

Actividades Programadas – 08 al 12 de Julio

 Reunión de seguimiento semanal con la OAP
 Reunión PROCESOS BOGDATA - Deuda Pública
 Reunión Presentación Overview ERP
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 78-P-04 Evaluación del Desempeño
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 26-P-01 Notificaciones y Comunicaciones Masivas
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 18-P-02 Educación Tributaria
 Contextualización y Reunión de documentos Caracterización de Proceso Pagos
 Contextualización y Reunión de documentos Caracterización de Proceso Gestión de Recaudo
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - Expediente Digital
 Contextualización y Reunión de documentos PROCESOS BOGDATA - 19-P-06 Evaluación Operativa de Ingreso
Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP 
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de 
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad 

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1
 21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2
 23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión
  Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500   satisfacción en ambiente de pruebas  - Según  
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050   Software estable en producción  - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000   Estabilización de Procesos periódicos especiales

Administración de Riesgos
Descripción o Detalle del Riesgo Cat. Estrategia Mitigación Responsable
Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de 
Incumplir el cronograma general del proyecto atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes  SDH – UT – INT
diaria.
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos  Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la 
SDH
Información a migrar que toman demasiado  Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que 
toman demasiado tiempo evitando la salida a  Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
producción
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los 
Tiempo de dedicación del personal del proyecto 
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para  SDH
insuficiente
funcionarios del proyecto.
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con 
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
las nuevas soluciones
Definir políticas de retención de personal.
Renuncia o Despido de los miembros 
Definir políticas para cambios en puestos de toma de 
administrativos y/o funcionales claves del  SDH – UT – INT
decisiones relevantes al proyecto.
proyecto
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.