APLICACIÓN

TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
TRD
Popayán, 14 de junio de 2019
PROCEOS DE GESTION DOCUMENTAL
 PROCESOS TÉCNICOS DE
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

• Clasificar
• Ordenar
• Describir

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 PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

• Principio de Procedencia
• Principio de Orden Original

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

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Aplicación Tablas de Retención Documental - TRD
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Fase del proceso de organización
documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales
de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).
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ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
Fase del proceso de organización que
consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de
clasificación.
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ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

SERIE DOCUMENTAL TIPOS DOCUMENTALES

SUBSERIE DOCUMENTAL
 FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
1
2
3

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UBICACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNIDADES
DE CONSERVACIÓN

Carpeta 4 alas Cajas X200

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
Fase del proceso de organización
documental que consiste en el
análisis de los documentos de
archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de
consulta.
DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
Utilización de los Instrumentos de Descripción:
• Índice de Carpeta
• Índice de Caja
• Rótulo de Carpeta
• Rótulo de Caja
• Inventario Documental
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

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Transferencias Documentales

1. PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

2. TRANSFERENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS
DEPENDENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL
3. TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE DATOS
4. CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN TRANSFERIDA
AL ARCHIVO CENTRAL
SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN
Este plan deberá contener unos
objetivos que identifiquen
una metodología archivística para
la implantación y mejoramiento del
Programa de Gestión Documental
MUCHAS GRACIAS