CONTRATOS DE

MANTENIMIENTO

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Contratos de mantenimiento

Independientemente de que el
mantenimiento lo realice un tercero el
responsable de la operación deberá
conocer los parámetros en todo momento.
Muchas veces el manejo de contratistas
exige realmente un control mucho mayor
que el mantenimiento hecho en casa.

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Usualmente se estila la contratación para:

 EQUIPOS MÉDICOS DE ALTA TECNOLOGÍA:

RX, MRI, TOMOGRAFÍA, ECG, MONITOREO
DE CUIDADOS INTENSIVOS, MÁQUINAS DE
ANESTESIA, DE LABORATORIO

 SISTEMAS DE LA EDIFICACIÓN: CALDERAS,

SISTEMA HIDRONEUMÁTICO, ASCENSORES,
AIRE ACONDICIONADO, CENTRAL
TELEFÓNICA, etc.

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Usualmente se estila la contratación para:

 LIMPIEZA DE AREAS COMUNES (EN

ALGUNOS CASOS LA TOTALIDAD DE LA
MISMA).

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Elementos que influyen I

La comprensión de lo que exactamente se

desea, lo que realmente se necesita y las
expectativas que puedan surgir.
Conocer cuanto downtime puede ser
tolerado, el downtime se traduce en
pérdida de beneficios.

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Elementos que influyen II

El mejor momento para discutir las

condiciones del suministro del servicio de
mantenimiento es durante las etapas de
negociación cuando se está adquiriendo el
equipo.

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Elementos que influyen III

Las necesidades de mantenimiento:

Envejecimiento
Carga de trabajo
Cumplimiento condiciones de diseño
Correcta operación
Uso de consumibles de calidad
Solvencia del contratante

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Partes de un contrato I

Objetivos y Alcance
Representantes legales de ambas partes en
el proceso de contratación.
Responsables de la ejecución del contrato,
no necesariamente es quién obliga.

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Partes de un contrato II

El inventario de los equipos sujetos del

contrato de mantenimiento. Destacándose
su ubicación dentro de la edificación, (la
ficha técnica puede ser un documento
apropiado)

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Partes de un contrato III

Las rutinas de mantenimiento que deben

ser efectuadas para cada bien sujeto del
contrato. Deberán especificarse las
instrucciones técnicas, el tiempo de la
intervención, los requerimientos de trabajo
en relación a precauciones especiales y
normas de seguridad, las personas
necesarias y los repuestos involucrados.

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 Partes de un contrato IV
La planificación del mantenimiento,
determinación de la fecha calendario
tentativa para la realización de la
intervención de mantenimiento.
Aspectos logísticos necesarios para efectuar
con éxito la intervención de mantenimiento.
Deberá realizarse una exhaustiva revisión
de los posibles riesgos que implica la
intervención del activo.
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Partes de un contrato V

Equipos de backup – baja tolerancia al

down time. Y
Ya sea por necesidades preventivas o por
imposibilidad de acometer las actividades
correctivas después de un período a ser
determinado por las partes.

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Partes de un contrato VI
 Al disponerse de las rutinas y los recursos
necesarios, deberá conocerse la estructura de
costos de cada contrato.
 Deberán especificarse las condiciones bajo las
cuales se puede hacer efectivo un aumento de
la facturación de los contratos. Al disponer de la
estructura de costos se podrá conocer
exactamente la incidencia del factor que esté
provocando el aumento.

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Partes de un contrato VII

 Para los contratos que incluyan repuestos, deberá especificarse:

 Repuestos recomendados por el fabricante.
 Sistema para adquirir aquellos que no estén en
disponibilidad inmediata, responsabilidades y mecanismos.
 Custodia de los repuestos, conviene que esta esté en manos
del fabricante o su representante.
 Definición de políticas para aquellos equipos que impliquen
partes rotables o reparables.
 Políticas de “traceabilidad” de los repuestos de soporte de
vida.
 Procedimientos de inspección y aceptación.

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Partes de un contrato VIII

De ser posible una “auditoría técnica” a fin

de determinar el nivel de deterioro del
equipo
Especificación las necesidades de
reparación, su conveniencia económica de
la renovación o no (obsolescencia).
Riesgos inherentes a la contratación sin
auditoria técnica.
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Partes de un contrato IX
 Condiciones de suministro de servicios al
equipo
 Verificación de las condiciones apropiadas, por
ejemplo:
Electricidad (Tensión, corriente, % de variación
permisible, dispositivos de protección, etc.),
Vapor (presión, caudal, calidad, etc.),
Aire comprimido. Ambientales (Aire Acondicionado,
humedad, temperatura, máxi-min gradiente de cambio
permisible)
Acceso para mantenimiento, etc.

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Partes de un contrato X
 Los períodos de vigencia del contrato, deberá
tomarse en cuenta que una relación contractual
a mediano plazo es más recomendable que la
de un año de vigencia, siempre y cuando se
haga un análisis del proveedor en forma
apropiada.
 Deberán establecerse claramente las
condiciones en las cuales se efectuarán las
renovaciones del mismo, su mecanismo,
responsables y tiempos.

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Partes de un contrato XI

Condiciones de rescisión
Para la rescisión deberá establecerse:
Responsabilidades
El mecanismo adecuado
Lapsos de tiempo
Causales

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Partes de un contrato XII
Las penalizaciones, un buen contrato y un buen
contratista no requerirán la aplicación de las
penalizaciones por incumplimiento.
 Si se decide que existan deberán cuantificarse hasta
un monto máximo.
Deberán fijarse los parámetros que serán tomados en
cuenta a la hora de establecer la penalización (aspectos
negativos en la evaluación, intervenciones de pobre
calidad, down time excesivo, etc.)
El sistema más idóneo, los responsables y las diversas
instancias que deberán cumplirse, los tiempos y la
forma de pago.
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Partes de un contrato XIII

Debe existir un sistema de evaluación del

contratista, basado en los aspectos del
servicio que prestará.
Adicionalmente deberán determinarse los
documentos necesarios para comprobar la
ejecución del mantenimiento .
Los cuales servirán para hacer posible la
historia del equipo.
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Partes de un contrato XIV

Deben especificarse los tiempos máximos

de atención en caso de mantenimiento
correctivo
Procedimiento para el reporte y validación
del tiempo de respuesta
Procedimientos para aprobación de los
trabajos en sus diversos niveles
(emergencia o no emergencia).
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Partes de un contrato XV

Se busca obligar al contratista a

proponer cuando sea necesario realizar
algún upgrade o actualización, o la
posibilidad de proponer la reposición del
mismo.

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 Partes de un contrato XVI

La forma de pago.

Suspensiones de servicio
Definición de normas y protocolos de trabajo
donde sea necesario, en especial en lo
referente a la utilización de rutinas de
calibración.

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Partes de un contrato XVII

El contrato no puede tener indefiniciones

como por ejemplo “causa mayor” etc., las
partes deberán encontrar una definición
que se ajuste al caso de estudio, los
términos de esta especie tendrán validez
en aquellos casos donde las disposiciones
legales así lo definan.

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Partes de un contrato XVIII
El uso de pólizas de seguro:
Deberán presentarse los textos de las coberturas,
El sistema o mecanismo de activación,
Responsables,
Documentos requeridos
Lapsos de tiempo necesarios para hacer efectivo el
reclamo.
Dependerán del contrato, y de nada sirven si no se
dispone de los mecanismos necesarios para hacerlas
efectivas cuando se requieren.

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Partes de un contrato XIX
 Deberán mencionarse los diversos niveles de
responsabilidad y quién la asumirá en lo relativo
a la Legislación del Trabajo, La Ley Orgánica de
Prevención y Condiciones del Medio Ambiente
del Trabajo, etc.
 Las horas de cobertura del contrato. Lo relativo
a traslados, viáticos, etc.
 El manejo de las garantías de los trabajos
preventivos y correctivos, así como de los
repuestos involucrados. Así como de los
procedimientos operacionales
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Partes de un contrato XX

Se recomienda un programa de re-

entrenamiento sistemático a fin de que se
le de al equipo el mejor tratamiento, bajo
la premisa de que el equipo bien operado
probablemente presentará menos fallas.

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Posibles opciones de servicio

Selección de Proveedores
Empresas Manufactureras o su representante
exclusivo
Organizaciones Independientes
(representantes autorizados)
Combinación con Ingeniería propia (opciones
compartidas

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Empresas Fabricantes
 Conocimiento intensivo de la tecnología del equipo.
 El sistema de contratación puede incluir el
entrenamiento al usuario, entrenamiento biomédico,
actualizaciones, etc.
 Muchos equipos requieren desde el punto de vista de
servicio que se invierta fuertemente en tecnología,
entrenamiento, partes y equipos de prueba, en estos
casos el fabricante es el adecuado para asumir estas
cargas financieras y tecnológicas con el mínimo riesgo y
precios razonables para la institución.
 Deberá considerarse la reputación de la empresa
proveedora además de los precios.

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Organizaciones Independientes
 En algunos casos puede ser de especial utilidad este tipo de
empresas de servicios independientes.
 Debe existir comprobada experiencia y con ventajas similares a las
del fabricante o donde éste tenga presencia a través de
distribuidores.
 Existen muchas empresas que varían en tamaño, reputación,
experiencia con diversos tipos de equipos, orientación al servicio al
cliente variada, calidad, etc.
 En algunos casos una solución inteligente es compartir opciones
“mixtas” donde el fabricante provee directamente partes mientras
que la empresa independiente provee el servicio de mantenimiento.
Esta figura es útil también en aquellas gerencias donde el exceso
de trabajo en el área biomédica debe ser drenado efectivamente.

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Aspectos a considerar cuando se piensa
en las OI
 Cuáles son las opciones de servicio que son
capaces de proveer.
 ¿Qué ventajas hay con respecto al fabricante?
 ¿Qué tan económico resulta reparar equipos en
OI?
 Garantías que puede proveer la OI
 Disponibilidad de partes
 Reputación y satisfacción de clientes de escala
similar
 Tiempos de respuesta
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Elementos a considerar cuando se piensa
en las OI
Información sobre productos y tecnologías
Medio de soporte a usuarios
Posibilidad de instituir niveles de
Mantenimiento Preventivo y ciertos niveles
de mantenimiento correctivo.

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Opciones compartidas
 Contempla cierto nivel de entrenamiento
 La Institución paga por servicios y materiales,
puede hacerse caro si se presentan muchas
llamadas de servicio, producto de errores de
operación o justificados.
 A considerar cuando existen equipos de backup,
evitando tarifas y situaciones complejas durante
feriados y horas nocturnas
 Las opciones pueden ser viables tanto con el
fabricante o con OI

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