SENA VIRTUAL

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INSTRUCTOR: JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN

APRENDIZ: WENDY PATRICIA BELTRÁN BLANCO

• Este principio me parece de suma importancia e inevitable en una empresa sea
pública o privada, ya que tiene un proceso complejo y grande. A continuación
explicaré un paso a paso de cómo implementar dicho principio en una empresa
privada.
 PRINCIPIO: CONTROL Y
SEGUIMIENTO
• Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los
documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo
de todo el ciclo de vida.
 IMPORTANCIA DEL PRINCIPIO DE
CONTROL Y SEGUIMIENTO
• El control y seguimiento de un archivo en una empresa tanto pública como
privada es de suma importancia ya que este es la memoria colectiva
institucional y es de gran importancia para la supervivencia y funcionamiento
de la misma.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN
PASO 1: CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

• CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS EN:

• Documentos de Archivo: es el testimonio material de un acto o hecho realizado en
el ejercicio de sus funciones por personas jurídicas o físicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de tipo material y formal.
• Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,
manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 2: MARCADO DE CARPETA.
• Cada carpeta o expediente dentro de cada serie deberá identificarse
individualmente de acuerdo con cada asunto específico, precedido del
respectivo código de la dependencia, de la serie documental y subserie según
el caso.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN.
PASO 3: CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DE SERIES Y
SUBSERIES.
• Identificar y agrupar en unidades documentales (carpetas) todos los tipos
documentales de cada una de las series y subseries relacionadas en las TRD
de la dependencia.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 4: PRINCIPIO DEL ORDEN GENERAL.
• El principio de procedencia y orden original trata de dos términos
utilizados en el área de la archivística que se refieren a que los documentos de
un fondo documental correspondientes a una institución o persona no deben
mezclarse con los de otro fondo.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 5: IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS.
• Marcar cada unidad documental (carpeta), en la esquina superior derecha,
con base en la Tabla de Retención Documental de su dependencia (series y
subseries).
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 6: ORDENACIÓN.
• Ordenar cada una de las unidades documentales (carpetas), con base en la
TRD de su dependencia.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 7: DEPURACIÓN.
• La depuración en el contexto archivístico es entendida como “la operación
que consiste en sustraer del archivo de concentración los expedientes cuyo
término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja
definitivamente.” Con la intensión de no saturar el archivo histórico con
documentos que carezcan de valores secundarios. Ejemplo: duplicados,
constancias, colillas de fax, etc.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 8: FOLIACIÓN.
• La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la
cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y
controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden
original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad
archivística. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y
blanda, tipo HB o B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta
negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación
mal ejecutada.
ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 9: UBICACIÓN FÍSICA.
• Ubicar físicamente las carpetas que conforman cada una de las series y
subseries documentales dentro de gavetas o cajas para archivo, guardando el
mismo orden que llevan en la TRD.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 10: UBICACIÓN DE ARCHIVADORES.
• Identificar cada uno de los archivadores, utilizando el formato GDC-FO-04
(marcado de gavetas y archivadores, versión 2). De tal forma que permita ver
su localización física.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN.
PASO 11: CLASIFICACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO.

• Una vez que se han organizado los documentos de archivo de la

dependencia, habrán documentos que no se pueden ubicar dentro de las
series y subseries, estos son los documentos de apoyo que son de carácter
general, sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, y por lo
tanto no se transfieren al archivo central.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN.
PASO 12: ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO.

• Cuando se requiere eliminar documentos de apoyo que han perdido utilidad o

vigencia se debe diligenciar el Formato Único de Inventario Documental.
 ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE
GESTIÓN.
PASO 13: INVENTARIO DOCUMENTAL.

• Elaborar el inventario documental de los documentos de archivo y apoyo,

diligenciando el Formato Único de Inventario Documental. (Ver imagen en
la diapositiva número 16).