Licda.

María José Pazos Galdámez

 Es el tomo empastado de los instrumentos
autorizados durante un año por el Notario.
 Es el papel sellado especial que se vende
exclusivamente a Notarios para faccionar
escrituras.
 Conjunto de escrituras que se llevan faccionadas
en el año que transcurre.
 Conjunto de tomos de protocolos de varios años.
Es la colección ordenada de las escrituras
matrices, de las actas de protocolaciòn,
razones de legalización de firmas y
documentos que el Notario registra de
conformidad con el Código de Notariado.
 Permanencia documental en las relaciones
jurídicas;
 Garantía de ejecutoriedad de los derechos;
 Autenticidad de los derechos;
 Publicidad de los derechos
Se abre cada año, con la primera escritura que se facciona, la
cual llevará siempre el número uno, la que principiará en la
primera línea del folio inicial.

 REQUISITO PREVIO: pago de derecho de apertura por la

cantidad de Q.50.00 en la Tesorería del Organismo Judicial.

 DESTINO DE LOS FONDOS: encuadernación y

conservación de los protocolos depositados en el Archivo
General de Protocolos.
 ESCRITURAS PÙBLICAS O MATRICES
 LAS ACTAS DE PROTOCOLIZACIÒN
 RAZONES DE LEGALIZACIÒN
 LA RAZÒN DE CIERRE
 EL ÌNDICE Y
 LOS ATESTADOS
1. Los instrumentos deben redactarse en español, escribirse a
máquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas;
2. Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose
uno a continuación de otro, en orden riguroso de fechas, y, entre cada
instrumento solo debe quedar espacio para las firmas;
3. El protocolo debe llevar foliación cardinal, escrita en cifras;

NOTA: En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o

cantidades, se expresan con letras. En caso de discrepancia entre lo
escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras;
5. Los documentos que deben insertarse o las partes conducentes
que se transcriban, se copian de manera textual;
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse,
salvo los casos de protocolaciones, o que se hubiere terminado la
serie y se inicie una nueva;

Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán

con una línea antes de que sea firmado el instrumento.

Son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se

salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las
enmendaduras son prohibidas.
El protocolo debe cerrarse cada año, el treinta y uno de diciembre, o antes si el Notario
deja de cartular.
MODO DE HACER EL CIERRE:
 Mediante una razón notarial en papel especial de protocolo y debe contener:
1. La fecha
2. El número total de instrumentos autorizados
3. Indicar cuántos son escrituras públicas, el número de actas de protocolización,
de razones de legalización,
4.Nùmero de escrituras canceladas, si las hubiera;
5. Total de folios utilizados;
6. Observaciones si fueren necesarias
7. Firma del Notario
RAZÒN DE CIERRE: En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre
de dos mil dieciocho, YO, LUCÌA MARIANA PÈREZ PÈREZ, NOTARIA, en
cumplimiento de la ley, procedo a cerrar el Protocolo Notarial a mi cargo
correspondiente al año que hoy termina, haciendo constar que, autoricé ciento
cincuenta instrumentos públicos, de los cuales: setenta y cinco son escrituras
públicas autorizadas, cincuenta actas de protocolización, veinticinco razones
de legalización de firmas y las escrituras públicas número veinticinco y treinta
fueron canceladas. El protocolo contiene un total de doscientos folios
incluyendo el presente. En fe de lo cual firmo la presente.----------------------------

FIRMA DE LA NOTARIA
Posteriormente a la razón de cierre, debe redactarse el índice, el cual se
elabora en papel corriente o bond.

Debe contener en columnas separadas:

1. Número de orden del instrumento (Escritura, acta de protocolaciòn o razón

de legalización);
2. El lugar y fecha de su otorgamiento;
3. Los nombres de los otorgantes, si fuere el Notario, debe anotar su nombre;
4. El objeto del instrumento;
5. El folio en el que inicia.
En el índice es permitido utilizar cifras y
abreviaturas, al final la fecha y la firma del
Notario, antes de suscribirlo podrá hacer las
observaciones si las hubiera.
 ÌNDICE DEL PROTOCOLO DE LA NOTARIA ANA MARIANA PÈREZ PÈREZ

CORRESPONDIENTE AL AÑO DOS MIL DIECIOCHO (2,018)

No. De Orden del Lugar y fecha del Folio en que

Nombre de los otorgantes Objeto del Instrumento
Instrumento otorgamiento se inicia

Guatemala, 10 de febrero Marvilio Fuentes Destarac (Vendedor) y Josefina Mendizabal Alvarez Compraventa de Bien Inmueble al
1 1
de 2018 (Compradora) contado

Antigua Guatemala,
Cristobal José García Fuentes (Mandante) y María Andrea Pinzón Leal
2 Sacatepèquez, 25 de marzo Mandato General con Representación 5
(Mandataria)
de 2018

Guatemala, 20 de agosto de Contrato de mutuo con garantía

3 José Luis Felipe Felipe y Juan Carlos Miranda Pozuelos 8
2018 hipotecaria

Y no habiendo autorizado más instrumentos que los contenidos en el índice anterior, lo extiendo, sello y firmo para agregarlo a mi registro notarial del presente año, estando
el mismo contenido en ésta única hoja de papel bond a la que adhiero un Timbre Fiscal de cincuenta centavos de quetzal. En la ciudad de Guatemala el día treinta y uno de
diciembre del año dos mil dieciocho.

FIRMA Y SELLO DE LA NOTARIA

Adherir Timbre Fiscal de Q.0.50
ES TESTIMONIO ESPECIAL: del Índice de mi protocolo correspondiente al año
dos mil dieciocho, el cual extendí en esta ciudad, el treinta y uno de diciembre de
dos mil dieciocho, que, para entregar al ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS,
extiendo, numero, sello y firmo en dos hojas, siendo la primera en papel de
fotocopia impresa únicamente en el anverso y la segunda que es la presenta en esta
hoja de papel bond. En la ciudad de Guatemala, el cinco de enero de dos mil
diecinueve.----------------------------------------------------------------------------------------------

FIRMA Y SELLO DE LA NOTARIA

Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y
tienen relación con los instrumentos autorizados y debe constar
principalmente:

 Recibo de pago de apertura

 Comprobantes de entrega de testimonios especiales
 Copias de avisos
 Recibos
 Solvencias
Dentro de los 30 días posteriores al cierre del protocolo el Notario debe mandar
a empastar su protocolo.
El empastado puede hacerse en uno o más tomos, dependiendo de su volumen,
usualmente en un solo tomo. No es permitido empastar en un solo tomo, dos o
más años.
NOTA RECORDATORIA: EL NOTARIO NO ES EL PROPIETARIIO DEL
PROTOCOLO, SINO UN DEPOSITARIO Y RESPONSABLE DE SU CONSERVACIÒN.
TIPOS DE DEPÒSITO DE PROTOCOLO:

1. TEMPORAL
1. Por ausencia del país por tiempo menos de un año
2. DEFINITIVO (ENTREGA)
1. Por ausencia del país por más de un año
2. Por inhabilitación;
3. Por entrega voluntaria;
4. Por fallecimiento.
 El Notario debe dejar depositado su protocolo en otro
Notario hábil, dando un aviso firmado y sellado por ambos
Notarios al Archivo General de Protocolos.

 El Notario al cual le queda en depósito el protocolo, puede

extender las copias o testimonios que fueran necesarias,
pero no puede autorizar escrituras en dicho protocolo.
1. Dirigido al Director del Archivo General de Protocolos;
2. Indicar el nombre y dirección del Notario en que queda
depositado el Protocolo;
3. Debe ir firmado y sellado por ambos Notarios.
 SEÑOR DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
NOSOTROS: MARÌA ANDREA FERNÀNDEZ CONTRERAS Y LUCIA MARIANA PÈREZ PÈREZ,
Abogadas y Notarias en ejercicio, señalamos como lugar para recibir notificaciones nuestra oficina
profesional ubicada en la tercera avenida uno guion veinte de la zona uno de esta ciudad capital, en
forma respetuosa ante usted,
EXPONEMOS:
I. MARÌA ANDREA FERNÀNDEZ CONTRERAS, aviso que me ausentaré del país por el término
menor de un año y dejaré mi protocolo depositado en la Notaria LUCIA MARIANA PÈREZ PÈREZ,
quien tiene su oficina profesional en la dirección señalada anteriormente.
II. LUCÌA MARIANA PÈREZ PÈREZ, manifiesto expresamente que, acepto el cargo de Depositaria
del Protocolo de la Notaria MARÌA ANDREA FERNÀNDEZ CONTRERAS, mientras dure su ausencia
del país.
SOLICITAMOS:
I. Que, se extienda a la Notaria MARÌA ANDREA FERNÀNDEZ CONTRERAS, constancia de haber
efectuado el Depósito de su Protocolo en la Notaria LUCÌA MARIANA PÈREZ PÈREZ, mediante
copia del presente aviso, debidamente sellada, para que se le permita salir del país.
CITA LEGAL: artículos 25 y 27 del Código de Notariado
Acompañamos dos copias del presente memorial.

FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO

 Por la ausencia del país por mas de un año, el protocolo debe depositarse en el
Archivo General de Protocolos, directamente si es en la capital o por medio del Juez
de Primera Instancia en los departamentos, quien lo debe remitir al Archivo. (Art. 27
CN)
 En el caso de inhabilitación, el Notario debe entregar sus protocolos al Archivo
General de Protocolos en la capital y al Juez de Primera Instancia en los
departamentos, para que éstos los remitan al Archivo (Art. 26 CN)
 En el caso de entrega voluntaria por haber dejado de cartular, también se hace la
entrega al Archivo General de Protocolos.
 En los casos anteriores, los protocolos serán devueltos por requerimiento personal
del Notario depositante al quedar sin efecto la causa que motivó el depósito. (Art. 28
CN)
 Para el caso del fallecimiento del Notario, los albaceas,
herederos, parientes o cualquier persona que tuviere en su
poder protocolos de un Notario fallecido, debe
depositarlos dentro de los 30 días siguientes al
fallecimiento al Archivo General de Protocolos, si fuere en
la capital; al Juez de Primera Instancia, si estuviera en una
cabecera departamental, o al Alcalde, si estuviere en un
municipio, en estos casos, estos funcionarios deben
remitirlo dentro de los 8 días siguientes del depósito al
Archivo General de Protocolos.
 Art. 23 CN
 CASOS EN QUE PROCEDE:

 PÈRDIDA
 DESTRUCCIÒN
 DETERIORO
PASO 1. El Notario debe dar aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio.
O bien, cualquier persona, tiene el derecho de poner en conocimiento del Juez,
el hecho que haga necesaria la reposición del protocolo.

PASO 2. El Juez debe instruir la averiguación y terminada la misma resolverá

declarando procedente la reposición; en caso de delito, mandará que se abra
procedimiento penal contra los presuntos responsables.

PASO 3. Al declarar procedente la reposición, el Juez pedirá a la Corte Suprema

de Justicia, copias de los testimonios especiales enviado por el Notario al
Archivo General de Protocolos.
Si los testimonios no existen en el Archivo General de Protocolos, se pedirán las
copias o duplicados que pudieren haber en los registros y se citará a los
otorgantes y a los interesados, previniéndoles la presentación de los testimonios
o copias que tengan en su poder.
PASO 4. La citación se hará por avisos que se publicarán tres veces
durante un mes en el Diario Oficial y en otro de los de mayor
circulación en la localidad.
Si existe testimonio especial del índice del protocolo, los avisos
contendrán la nómina de los otorgantes.

PASO 5. Si no fuere posible reponer todas las escrituras, el Juez

tendrá que citar de nuevo a los interesados, para consignar, en acta,
los puntos que tales escrituras contenían y en caso de desacuerdo o
no comparecencia, los interesados tendrán que recurrir a un Juicio
en la Vía Ordinaria (Art. 90 al 95 CN)
OBJETO: comprobar si en el mismo se han llenado los requisitos formales
establecidos en la Ley.

CLASES DE REVISIÒN:
 Ordinaria: se hace cada año, para el efecto el Notario está obligado a
presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la
inspección y revisión en su presencia.
 Quién la hace: en la capital el Director del Archivo General de Protocolos y
en los departamentos los Jueces de Primera Instancia.
 Extraordinaria: puede hacerse en cualquier tiempo, cuando lo ordene la CSJ
 Especial: procede por averiguación sumaria de un delito.