UNIVERSIDAD

TECNOLÓGICA TULA
TEPEJI
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

PROFESORA: MTRA. NADIA IBETH FLORES HERNÁNDEZ

“CONCEPTOS”

INTEGRANTES:
* F Á T I M A PAT R I C I A A R A N D A M O R A L E S
*ESMERALDA JAZMÍN CERÓN CRUZ
*JAQUELIN TREJO ÁNGELES
*ARANX A ESTÉVEZ GONZÁLEZ
 Administración del tiempo

 Se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino

que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar.
Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

 Consiste en ordenar y sistematizar los periodos de

dedicación de las actividades cotidianas que realizas
frecuentemente.
 Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos
organizar.
 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de
las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun
emprendedor.
 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.
 No se puede comprar.
 No se puede atrapar, detener o regresar.
 Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Una lista de las actividades
de una semana completa, Utilizar los últimos
tomada con incrementos de 20 minutos de Teniendo
15 minutos cada una, labores, en objetivos y
facilita la utilización efectiva planear el día programas
del tiempo siguiente planeados

Establecer un determinado El tiempo

tiempo o fechas limites disponible debe Evitar perder de vista
para cumplir con los ser asignado a los objetivos o los
compromisos de los tareas en orden resultados esperados
emprendedores, ayuda al de prioridad y concentrar los
resto del grupo de trabajo a esfuerzos en cada
sobreponerse a la actividad
indecisión y a la tardanza
 Eficacia

Es el grado en el que se realizan

las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados
planificados.

Hace referencia a la capacidad

para lograr lo que nos
proponemos.
 Eficiencia

Es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos

utilizados de un proyecto, todo esta sujeto a la improvisación.

Se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un

mismo objetivo o al contrario, cuando se logran mas objetivos
con los mismos o menos recursos.
 Ejemplos

 EFICACIA.
Si nos hemos propuesto construir un
edificio en un mes y lo logramos.
Fuimos eficaces, ya que hemos
alcanzado la meta.

 EFICIENCIA.
Cuando en 12 horas de trabajo se
hacen 100 unidades de un
determinado producto. Ahora se
mejora la eficiencia si esas unidades
se hacen en solo 10 horas o se
aumenta la si en 10 horas se hacen
120 unidades.
 Es el proceso de  Un sistema de control
vigilar las actividades será mejor en tanto más
con el fin de ayude a los gerentes a
asegurarnos que se alcanzar las metas de
realicen conforme a su organización.
los planes y se
corrijan las
desviaciones
importantes.
 Un sistema eficaz de control
garantiza que las actividades se
cumplan de tal forma que se
alcancen las metas de la
organización
 URGENTE E IMPORTANTE

¿Qué es importante?
Toda persona y toda
Definimos así a las actividades que se organización debe tomar
ocupan de atender lo que le da sentido a la decisiones sobre dos tipos de
existencia a largo plazo a una organización: aspectos que debe integrar en un
lo que constituye la razón de ser o misión. permanente estado de equilibrio.

Al igual de lo que pasaría en nuestro plano

personal, la definición de lo que resulta
importante para una organización, es lo que
nos permite trascender nuestra realidad
actual proyectándonos hacia el futuro.
 La atención de lo importante es toda actividad
que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad
de respuesta futura a los desafíos del entorno.

Si asimilamos el manejo del tiempo a una

balanza podríamos decir que el equilibrio del
sistema dependerá del balance que se logre
entre la energía asignada a atender lo urgente y
lo importante.

La atención de lo importante es toda

actividad que se ocupa de desarrollar
nuestra capacidad de respuesta futura
a los desafíos del entorno. si
asimilamos el manejo del tiempo a una
balanza podríamos decir que el
equilibrio del sistema dependerá del
balance que se logre entre la energía
asignada a atender lo urgente y lo
importante.
El otro aspecto a integrar es la atención a lo urgente.

 Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de

nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo
Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra
capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.

 Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados

cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria. Para
comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro
"Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", describe una serie de
principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que
pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y
propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que está
dividida en cuatro cuadrantes.
 Mitos

El mito del activismo: “el ejecutivo más lleno de trabajo es el

más eficiente”. Se repite la ironía del caminante que, al perder
la ruta, redobla el paso y se agita más…para no llegar a
ninguna parte.

El mito del centralismo: “cuanto más alto sea el nivel en que

se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la
delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para
estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades
y matando motivaciones.

El mito de los datos completos: “hay que aplazar las

decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que
sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito de la energía en
el desempeño laboral:
“los resultados son
directamente
proporcionales al volumen
de trabajo invertido”. Se
centra el interés en
trabajar más, en vez de
trabaja mejor.
El mito de la simplificación:
“hay que ahorrar tiempo a
través de soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo
que se debe emplear en
asuntos difíciles, tratándolos de
manera superficial, de modo
que se está condenado a
repetir lo que salió mal.
El mito de la solución de
problemas: “hay que canalizar el
empeño y esfuerzo a encontrar
soluciones a los problemas que, por
supuesto, ya conocemos”. Se pasa
por alto que en el manejo de
problemas lo básico y anterior a la
búsqueda de soluciones son los
planteamientos correctos, tan
difíciles de lograr.
El mito del tiempo
enemigo: “el tiempo
presiona al ejecutivo: se
le echa encima”. El más
precioso recurso queda
convertido en estorbo y
objeto de defensa.
 ENEMIGOS DEL TIEMPO
Externos Internos

Interrupciones del teléfono No saber decir “NO”

Interrupciones por visitas Querer acaparar actividades por no

inesperadas saber delegarlas

Urgencias Sobreestimar las propias capacidades

Mobiliario incómodo Subestimar las propias capacidades

Incapacidad de los subalternos Aplazar, dejar las cosas para después

Falta de información adecuada Indisciplina en el cumplimiento de los

propios planes

Exceso de reuniones Confusión y desorden en la propia

oficina

Liderazgo deficiente Falta de motivación; indiferencia

Tramites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones

Ruidos y distractores visuales Obsesión por lo trivial, meticulosidad

Sistemas de comunicación Inconstancia, hábito de dejar tareas

deficientes inconclusas
 Planeación del Tiempo

Es el arte de hacer
La administración es
que sirva el tiempo
un proceso que pasa
para el beneficio de
a través de, por lo
las personas y de las
menos cuatro
sociedades, así
fases: PLANEACIÓ
como el manejo
N, ORGANIZACIÓN,
adecuado de
OPERACIÓN,
recursos de todo
CONTROL.
orden.
•La planificación incrementa la probabilidad de que se realicen las tareas y se
facilita de esta manera la planificación del tiempo dedicado a la vida personal.

•Planificar es tener una visión de conjunto de las tareas a cumplir asignarles

•Un tiempo razonable

•Prever un margen para imprevistos

•Prever un margen para imprevistos

•Prever un margen para imprevistos

•Compromisos y las obligaciones fijas

•Tareas cotidianas y los proyectos

Es un documento de Generalmente la
planeación y agenda tiene como
programación de encabezado la fecha,
actividades basadas la hora y el lugar de
en la administración la reunión, le sigue
del tiempo. una serie de puntos
que delinean la
Denota orden de la reunión o
principalmente las acción ejecutiva.
“acciones a ser
acometidas”.
Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:

•Comentarios a los
•Revisión y aprobación
puntos de la agenda.
de los puntos de minuta
•Bienvenida y apertura de la reunión o acción
de la agenda. •Lista de los puntos anterior.
específicos a ser
tratados en la
reunión. Esta parte
es el cuerpo
principal de la
reunión y por lo cual
tiene el contenido
•Discusión de los más significativo.
asuntos •Otros puntos que
pendientes de la permite a los
reunión anteriores. •Arreglos y anuncios
asistentes expresar
para la próxima
sus áreas de atención
reunión.
 MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

 Para ser efectivos e incrementar nuestro nivel personal de

productividad debemos ser capaces de desarrollar la habilidad de
administrar nuestro tiempo personal eficazmente.

 Stephen Covey ha desarrollado varias teorías de la efectividad

humana desarrollando la habilidad de hacer primero lo primero y
llevando el control de nuestras metas, nuestros objetivos y nuestras
acciones en un tiempo determinado al cual le hemos asignado
determinadas prioridades.

 Afirmando que nos encontramos ante una cuarta generación de

gestión del tiempo, mucho más efectiva, en la que ya no se trata de
gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner
nuestra atención en cada momento.
1. Urgencia aquellas actividades que requieren una acción inmediata.

2. Importancia aquellas actividades que tienen que ver con los resultados
 Cuadrante 1: “Lo Urgente e Importante”.
Caracterizado por ser actividades que de no ser
atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia
hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo
límite, vencimientos, resolución de problemas
inmediatos, etc.

Toda actividad que presiona sobre nosotros y

signifique una gestión orientada a resolver problemas,
enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
 Cuadrante 2: “Lo Importante, No Urgente”.

Refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en

cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que
permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro.

En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro

bienestar actual en pos de un mejor futuro. Ejemplos son: Planificar
mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias,
resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y
recuperación de energías personales, etc.

“Lo Importante ,No urgente” representa el desarrollo de las

capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su
resolución, no presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos
presionar sobre ellas.
 Cuadrante 3: “Lo Urgente, No Importante”

Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos,

reuniones no planificadas, etc.

En general, representan deseos y necesidades de las demás personas

que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos
distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.

Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas

deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente
a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de
ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones.

Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero

siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
 Cuadrante 4: “Lo No Urgente, No Importante”
Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas
de tiempo, etc.

Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante

puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación
adecuada para enfrentar nuestros problemas.

La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales

resultantes de este cuadrante.
I. Actividades: II. Actividades:
Crisis Prevención
Problemas Construir relaciones
apremiantes Reconocer
Actividades en retraso oportunidades
Planificación,
recreación

III. Actividades: IV. Trivialidades

Interrupciones, cierto correo, algunas
llamadas, reunionitis llamadas, pérdidas de
aguda, ciertos tiempo, actividades
informes, asuntos agradables
inmediatos, populismo (crucigramas, juegos
de computador),
chatear, enviar
cadenas
REFERENCIAS

• Covey, S. R. (2003). Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. Paidos

Plural.

• Jardon, D. (16 de 09 de 2016). DESARROLLO DE LA UNIDAD I DE ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO. Obtenido de ADMINISTRACION DEL TIEMPO:
http://danieljardon.blogspot.es/1442355648/desarrollo-de-la-unidad-i-de-administracion-
del-tiempo/

• Riquelme, M. (23 de junio de 2019). Web y Empresas. Obtenido de

https://www.webyempresas.com/administracion-del-tiempo/

• centropnlchile. (s.f.). centropnlchile. Obtenido de

https://www.centropnlchile.cl/adm%20tiempo.htm