Curso

SAP ERP
Módulo CO
Sesión 01 - Introducción

Nuevo Chimbote, Agosto 2019

Agenda

1. Introducción. ¿Qué es un ERP? ¿Qué es SAP?

2. SAP ERP. Módulos.
3. Introducción a la Contabilidad Analítica.
4. SAP CO. Modelo General de Controlling.
1. Introducción
Proceso de Negocios Típico en una Empresa

Finanzas
Inventario

RRHH
Ventas

Producción
Planificación Planta
de
Producción

Clientes

Proveedores
Observaciones Clave

• Una empresa típica tiene muchos Departamentos / Unidades de Negocios

(UN).

• Estos Departamentos / UN continuamente se comunican e intercambian

datos unos con otros.

• El éxito de cualquier organización radica en la comunicación y el

intercambio de datos efectivos entre los departamentos / UN así como con
los terceros asociados tales como Proveedores contratados y los Clientes.
Tipos de Sistemas Empresariales

Los Sistemas de Software Empresariales pueden ser clasificados en dos

tipos:

• Sistemas Descentralizados.

• Sistemas Centralizados, también llamados ERP.

Sistemas Descentralizados

En una compañía con un Sistema Descentralizado de Administración de

Datos:

- Los datos se mantienen localmente en Departamentos individuales.

- Los Departamentos no tienen acceso a los datos de otros Departamentos

/ UN.
Problemas con una Empresa Descentralizada
Los costos
Pérdida de materia
de reputación prima yproblemas
y posibles de inventarios se
legales
incrementan Finanzas
Inventario
Pedido Urgente Pérdida de Ingresos e Insatisfacción del Cliente
No existe
información de RRHH
Ventas Costos de mano de obra se incrementan
inventarios en
tiempo real
Costo de Mantenimiento de Datos se Incrementa
Producción
Planificación Planta
de
Producción
Las Bases de Datos no están Sincronizadas
Clientes
El Cliente escoge
otro Vendedor!!
Proveedores
Problemas con una Empresa Descentralizada

• Numerosos sistemas de información dispares son desarrollados

individualmente a través del tiempo.

• La integración de la información consume más tiempo y dinero.

• Inconsistencias y duplicidad de información.

• La falta de información a tiempo conlleva a la insatisfacción del cliente y a la

pérdida de ingresos y reputación.

• Costos altos de inventarios, materias primas y de recursos humanos.

Sistemas Centralizados

En una compañía con un Sistema Centralizado de Administración de Datos:

- Los datos se mantienen en una ubicación central y es compartida con

varios Departamentos.

- Los Departamentos tienen acceso a la información / datos de otros

Departamentos / UN.
Ventajas de una Empresa Centralizada

Inventario Finanzas

Ventas Sistema RRHH

Centralizado
ERP

Producción
Planta
Planificación
de
Producción
Clientes

Proveedores
Beneficios

• Elimina la duplicidad, discontinuidad y la redundancia en la data.

• Proporciona información entre los departamentos en tiempo real.

• Proporciona control sobre varios procesos de negocios.

• Incrementa la productividad, mejora la gestión de los inventarios, promueve

la calidad, costo de materiales reducido, eficiente gestión de recursos
humanos, reducción de gastos fijos incrementa los beneficios.

• La mejor interacción con el cliente, incrementa el volumen de procesamiento.

Desventajas

• Instalaciones mayores son más costosas.

• La implementación requiere mayores compromisos de tiempo y personas.

ERP

• En conclusión, se requiere un Sistema Centralizado de Gestión Empresarial.

• SAP es un Sistema Centralizado de Gestión Empresarial también conocido

como Enterprise Resource Planning (ERP).
2. SAP ERP. Módulos
¿Qué es SAP?

• SAP es una empresa de software multinacional conocida por elaborar

software para administrar operaciones de negocios.
• SAP es el acrónimo de Systems, Applications and Products for Data
Processing.
• SAP inició operaciones en 1972 con 5 ex-empleados de IBM, como una
pequeña empresa de software en Alemania con sólo un cliente. Ahora la
compañía tiene más de 290,000 clientes en 190 países y más de 70,000
empleados.
• SAP es la mayor compañía mundial del negocio de software en las áreas de
CRM, ERP y SCM, y el tercero más grande como proveedor de software
independiente(a partir del 2007).
Productos SAP para la Empresa
¿ Qué es SAP R/3, SAP ERP?

• El sistema SAP R/3 tiene una arquitectura cliente/servidor de tres capas.

• R por Real Time Data Processing (Procesamiento de Datos en Tiempo Real)
y 3 por la estructura en 3 capas. Es en realidad el nombre antiguo que se le
dio a la arquitectura del ERP de SAP.
• Actualmente solo se le denomina como SAP ERP.

SAP ERP
Capa de
Capa de Capa de
Base de
Aplicación Presentation
Datos
Módulos de SAP ERP

Premisa importante de SAP: cada módulo hace aquello para lo que fue diseñado y nada más.
Módulos más Populares de SAP ERP

• FI – Financial Accounting
• CO – Controlling (Management Accounting) HR CO
• MM – Materials Management
• SD – Sales & Distribution
• HR – Human Resources Módulos
Populares FI MM
• PP – Production Planning
• PS – Project Systems
• QM – Quality Management
• PM – Plant Maintenance
PP SD
Beneficios de SAP

• SAP soporta toda clase de industrias y todas las funciones de la industria.

• SAP es un sistema integrado.

• Esto significa que los módulos de SAP están diseñados para compartir
información y automáticamente crear transacciones basadas en diversos
procesos de negocios.

• Consta de módulos de aplicaciones de negocios que pueden ser utilizadas o

individualmente o en combinación con otros módulos.
Capacidades de SAP

• Incorpora más de 20 años de experiencia.

• Rico en funcionalidades.
• Orientación internacional.
• Integración fuerte.
• Manejo de datos altamente seguro.
• Redundancia de datos mínima.
• Consistencia de datos máxima.
• Incorpora las mejores prácticas de negocios a nivel mundial.
• Altamente configurable.
• Soporta múltiples idiomas.
• Soporta múltiples monedas.
Carreras en SAP

SAP

Technical Database Functional

BW/BI/BO

Programming Sys Admin FI/CO SD PP HR MM

ABAP Basis
3. Introducción a la Contabilidad Analítica
Contabilidad Financiera vs Administrativa
Contabilidad Financiera
Reporta a usuarios externos
Balance General, Estado de Resultados
Reportes actuales son creados a nivel de
código de Compañía
Representado como el módulo SAP FI
Contabilidad Administrativa
Reporta a usuarios internos
Reportes de centros de coste, Reportes de
centros de beneficio
La presupuestación, planificación y
comprometidos son hechos a nivel de
divisiones, o niveles más pequeños
Representado como el módulo SAP CO
Contabilidad Financiera vs Administrativa

• La Contabilidad Externa refleja el movimiento de las operaciones que la

empresa realiza con el mundo exterior: organismos estatales, personas
individuales u otras empresas.
• Esta clase de contabilidad es llamada también Contabilidad General o
Contabilidad Financiera.
• La Contabilidad Interna es aquella que lleva a cabo la empresa dentro de su
propio proceso productivo, esta clase de contabilidad es la que permite el
seguimiento y control de la actividad interna de la empresa.
• Es también llamada Contabilidad Analítica o Contabilidad de Gestión.
Objetivos de la Contabilidad Analítica

Los objetivos de la Contabilidad Analítica son los siguientes:

• Análisis de la rentabilidad de los segmentos de mercado.

• Identificación de los costes incurridos por cada sección o departamento.

• Control presupuestario.

• Cálculo del coste del producto.

Análisis de Rentabilidad de los Segmentos de Mercado

• Los segmentos de mercado son las divisiones establecidas por la

organización para el análisis del mercado en que se realizan las ventas.

• Los segmentos de mercado se pueden definir por diferentes dimensiones,

como por ejemplo: por clientes o grupos de clientes, por productos o familias
de productos, por zonas geográficas, por canales de venta.

• La rentabilidad es la diferencia existente entre los ingresos obtenidos por la

venta y los gastos requeridos para realizar la misma.
Identificación de los Costes Incurridos por cada Sección

• Las secciones son las áreas que constituyen la empresa. Por ejemplo, el
departamento de contabilidad, el de compras, el de ventas, etc.

• Los costes son los recursos que se consumen para desarrollar su actividad.

• Los costes pueden ser internos o externos.

• Los costes externos son los que se adquieren a un proveedor y van

acompañados de factura de proveedor; por ejemplo, los costes de distribución o
los costes por suministros.

• Los costes internos no son el resultado de una adquisición a un proveedor y, por

tanto, no van acompañados de facturas, por ejemplo, sueldos y salarios,
amortizaciones.
Control Presupuestario

• Las organizaciones establecen objetivos para el desarrollo futuro del negocio.

• El presupuesto es la cuantificación económica de los objetivos. Es decir, su traducción en

unidades monetarias, en términos de ingresos, inversiones y gastos.

• El presupuesto se plasma en informes previsionales: Balance y Cuenta de Resultados. La

cuenta de resultados presupuestaria contiene ingresos y gastos previstos.

• El control presupuestario permite, al cierre de cada período, comparar los datos previstos en
el presupuesto con los datos reales.

• El resultado del control presupuestario es la identificación de desviaciones.

• Las desviaciones conducen a la dirección de la organización a la toma de decisiones.

Cálculo del Coste del Producto

• Las unidades de producto terminado pueden tener dos destinos: la venta o el

almacén de productos terminados, en espera de la venta.

• En el caso de la venta, se requiere el coste del producto, para poder

componer la cuenta de resultados, en la que se reflejan los ingresos por las
ventas y los costes requeridos para la realización de la misma. Donde, uno
de los costes es el coste del producto.

• En el caso de entrada en almacén del producto terminado, es necesario

conocer el coste del producto, puesto que es el coste del producto el valor al
que se incorporan los productos terminados en el almacén. Y es este coste el
que permite determinar el valor de las existencias en almacén (inventarios) y,
por tanto, componer el balance de situación patrimonial.
4. SAP CO. Modelo General de Controlling
¿Qué es SAP CO?
Clases de Coste

• El módulo SAP CO toma su abreviatura de

Controlling o Contabilidad de Costos Centros de Coste

• El módulo CO soporta el proceso de

Centros de Beneficio
planificar, reportar y monitorear las
operaciones de los negocios.
Órdenes Internas
• Involucra gestionar los costos y apunta a
incrementar la rentabilidad.
Análisis de Rentabilidad

Costeo de Productos
Componentes del Módulo CO
Clases de Coste

• Todos los valores inicialmente fluyen de la

contabilidad financiera. Centros de Coste

• En el momento que se realiza una entrada

Centros de Beneficio
financiera se especifica también el
componente CO.
Órdenes Internas
• Más adelante se pueden reasignar entre
los componentes CO.
Análisis de Rentabilidad

Costeo de Productos
Componentes del Módulo CO

• Clases de Coste. Las clases de coste en SAP son las cuentas del plan de
cuentas relevantes para el análisis de costos. Estas cuentas pertenecen a las
clases contables 6 y 7, gastos e ingresos.
• Centros de Coste (CeCo). Un centro de coste en SAP es el objeto maestro que
representa a un departamento, sección, o elemento organizativo para el que se
necesite un control de costos.
Los centros de coste se pueden agrupar en grupos, y en SAP un grupo
importante es la jerarquía estándar que permite representar el organigrama de la
empresa.
• Centros de Beneficio (CeBe). Un centro de beneficio en SAP es una unidad
organizativa de finanzas que refleja la estructura de la empresa orientada al
control interno.
• Ordenes Internas (OI). Son objetos recolectores de costos de CO que permite
recolectar gastos generales de forma real o estadística.
Modelo General de Controlling
Modelo General de Controlling

• Para activar la funcionalidad de CO (Controlling) es necesario crear una

Sociedad CO. A esta Sociedad CO se asignarán todas las sociedades FI
(Contabilidad Financiera) que deban analizar sus gastos e ingresos de
manera agregada.

• Los gastos registrados contablemente en FI pueden ser analizados en CO.

De manera que CO adopta funcionalidad para realizar análisis de gastos por
área de responsabilidad: departamento o sección de la empresa. Cada área
de responsabilidad se representa en CO mediante un objeto analítico, por
ejemplo, un centro de coste.

• CO permite el análisis de los gastos por objeto analítico para todas aquellas
cuentas de FI que han sido creadas como clases de coste en CO.
Modelo General de Controlling

• Cada gasto imputado en CO debe ser asignado a un objeto analítico. Estas imputaciones
son de tipo “primario”, porque el objeto analítico recibe la imputación directamente desde el
asiento contable.

• En el caso que se presten servicios internos en la organización, en el proceso de cierre de

período se deben redistribuir los costes. Este reparto de costes permite trasladar los costes
desde los prestadores de los servicios hasta los consumidores de los servicios. Por ejemplo,
el departamento de informática reparte sus costes a los departamentos a los que ha
prestado servicio internamente. Estas imputaciones son de tipo “secundario”, porque se trata
de repartos de gastos.

• En última instancia, los costes se asignan a la cuenta de resultados, al segmento de

mercado al que han contribuido para la realización de las ventas.

• Por otro lado, los ingresos se asignan directamente a la cuenta de resultados. Al segmento
de mercado al que corresponden.
Estructuras Organizativas de Controlling
Estructuras Organizativas de Controlling
• Sociedad PA. Es el nivel superior de informes para el Controlling de rentabilidad, marketing y ventas, además de tratarse de
la unidad organizativa central de Cuenta de Resultados (CO-PA) que se utiliza para segmentar y estructurar el mercado.

• Sociedades CO. Son las que estructuran las operaciones contables internas de una empresa dentro del Controlling.
Representan unidades cerradas que sirven para calcular los costos. Todas las imputaciones internas están exclusivamente
relacionadas con los objetos que pertenecen a la misma sociedad CO.

• Sociedades FI. Son unidades contables independientes dentro de FI. Representan las unidades organizativas más pequeñas
en las que puede configurarse un grupo de cuentas a efectos de la realización de informes externos. Los informes externos
abarcan la introducción de todas las operaciones relevantes de la empresa y la creación de los documentos necesarios para
los informes financieros, como el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.

• Centro. Es una unidad organizativa de Logística. Se utiliza para subdividir una empresa en función de criterios como
fabricación, aprovisionamiento, mantenimiento de centro y planificación de materiales. Los centros se usan en Gestión de
materiales, Logística y Planificación y control de la producción. En un centro se fabrican materiales o mercancías, o se
suministran servicios.

• División. Es una unidad organizativa de Gestión Fnanciera que representa un nivel concreto de operaciones y un área de
gestión dentro de la empresa. Las operaciones de Gestión financiera pueden asignarse a una división determinada. En
Gestión financiera, pueden crearse los balances internos, y las cuentas de pérdidas y ganancias, de acuerdo con las
divisiones concretas existentes.
Estructuras Organizativas de Controlling

• Las estructuras organizativas que forman el marco de trabajo del Módulo de

Controlling en SAP son las siguientes:
 Sociedad CO
 Sociedad FI
Sociedad CO
A001

Sociedad FI Sociedad FI Sociedad FI

A011 A012 A013
Asignación de Unidades Organizativas
 Asignación Individual (1:1)
Tenemos una estructura en la que las vistas de Gestión financiera y de costos son idénticas y la sociedad CO es la misma que la sociedad.

Se pueden utilizar tres monedas en Controlling para realizar valoraciones en el sistema de información:

Moneda de la sociedad CO
Si se utiliza una asignación individual (1:1) (es decir, si la sociedad CO y las sociedades son
idénticas), tanto la sociedad CO como la sociedad deben tener la misma moneda. La
sociedad CO se gestiona en su propia moneda.
Moneda del objeto
Se asigna una moneda del objeto para cada objeto de imputación en Contabilidad interna.
Al utilizar una asignación individual (1:1), se puede asignar una moneda del objeto distinta
de la de la sociedad CO o sociedad para el objeto de imputación.
Moneda de transacción
Se trata de la moneda en la que se contabiliza un documento en Contabilidad interna.

Se debe utilizar el mismo plan de cuentas en la Sociedad CO y en la sociedad FI

asignada.

Aunque las variantes de ejercicio de la sociedad y de la sociedad CO pueden tener un

número de períodos especiales distintos, su número de períodos contables debe ser el
mismo.

Además, los límites de período de las variantes de ejercicio deben ser idénticos. Puede utilizar períodos especiales en Gestión financiera para
corregir las contabilizaciones del cierre de ejercicio o realizar revalorizaciones.
Asignación Múltiple (1:n)
Se puede realizar una contabilidad de costos multisociedad asignando múltiples sociedades FI a una sociedad CO. En Controlling es posible
asignar costos a varias sociedades. Si éste es el caso, es posible que deba realizar contabilizaciones de reconciliación con el ledger de
reconciliación.

Existen tres monedas disponibles para las evaluaciones:

Moneda de la sociedad CO
En la contabilidad de costos multisociedad, la sociedad y las sociedades CO pueden tener
monedas diferentes. Se puede definir una moneda de sociedad CO idéntica a una de las
monedas de sociedad. También puede utilizar una moneda adicional diferente de todas las
demás.
Moneda del objeto
En la contabilidad de costos multisociedad, solamente se puede seleccionar una moneda de
objeto si todas las sociedades asignadas tienen la misma moneda que la moneda de sociedad
CO. De lo contrario, la moneda del objeto de imputación será automáticamente la moneda de
sociedad.
Moneda de transacción
Se trata de la moneda en la que se contabiliza un documento en Contabilidad interna.

El plan de cuentas operativo se utiliza en Gestión financiera y contabilidad de costos e

ingresos. Además de un plan de cuentas operativo, toda sociedad puede tener un plan de
cuentas específico del país con números alternativos de cuenta. Este plan de cuentas
específico se estructura de acuerdo con los requisitos legales del país al que hace referencia.

Las variantes de ejercicio de una sociedad CO y una sociedad pueden tener diferentes números de períodos especiales. El número de
períodos contables debe ser el mismo.
Componentes de CO y flujo de valores
Integración

• Controlling (CO) y Gestión Financiera (FI) son módulos que funcionan de

forma autónoma dentro del sistema de SAP. El flujo de datos entre los dos
componentes se efectúa a intervalos regulares.
• Así pues, todos los datos pertinentes a los costos fluyen automáticamente
desde la Gestión Financiera hacia Controlling. Asimismo, el sistema asigna
costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de
coste, procesos empresariales, proyectos u órdenes.
• En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión
Financiera como clases de coste. Esta es la forma como se concilian ambos
módulos.
Flujo de Valores a CO vía otros módulos

• FI – Las contabilizaciones financieras serán en su mayoría contabilizadas a

un objeto de costos como contabilizaciones a centros de costo
(contabilización de depreciación, etc.).
• HR – Los salarios y otros costos de nómina son contabilizados a centros de
costo. Estos costos de mano de obra necesitarán ser asignados luego a los
centros de costo de producción.
• MM – Durante el proceso de compra pueden haber contabilizaciones al
módulo CO.
• SD – Durante el proceso de venta pueden haber contabilizaciones al módulo
CO.
• PS – Liquidación de WBS a activos fijos o centros de costos u otros objetos
de costo.
Flujo de Costos en el módulo CO

• Controlling de Gastos Generales (CO-OM). Toma los gastos generales que

no pueden ser asignados directamente a los bienes y/o servicios de una
compañía y los reasigna luego (centros de coste, órdenes internas, etc.)

• Controlling de Costes del Producto (CO-PC). Toma los costos de

producción de bienes o servicios y los liquida a FI o a CO-PA. Proporciona
funcionalidad para la planificación y el control de los costos de producción.

• Análisis de Rentabilidad (CO-PA). Analiza los ingresos, los costos y la

rentabilidad de los productos en diferentes dimensiones (ubicación, grupos
de clientes, grupos de productos, etc.)
¿Preguntas?
¡Gracias!

Ing. Javier Eusebio Lázaro

jeusebio3@hotmail.com
940 171 665