SISTEMA DE AUDITORIA

Y CONTROL ADMINISTRATIVO
Definición de auditoria:

“... la auditoria es el examen de las

demostraciones y registros administrativos.
El auditor observa la exactitud, integridad y
autenticidad de tales demostraciones,
registros y documentos.”

“... el examen de todas las anotaciones

contables a fin de comprobar su exactitud,
así como la veracidad de los estados o
situaciones que dichas anotaciones
producen.”
2
Finalidad de la auditoria:

Indagaciones y determinaciones
sobre el estado patrimonial

Indagaciones y determinaciones
sobre los estados financieros.

Descubrir errores y fraudes.

Prevenir los errores y fraudes

Exámenes de aspectos fiscales y

legales
3
Clasificación de Auditoria:
Auditoria Externa:

Es el examen crítico, sistemático y detallado de un

sistema de información de una unidad económica,
realizado por un Contador Público sin vínculos laborales
con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir una opinión independiente sobre la
forma como opera el sistema, el control interno del
mismo y formular sugerencias para su mejoramiento

4
Auditoria Interna:

Es el examen crítico, sistemático y detallado de un

sistema de información de una unidad económica,
realizado por un profesional con vínculos laborales con
la misma, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir informes y formular sugerencias para el
mejoramiento de la misma

5
Diferencias entre auditoria interna y externa:

En la Auditoría Interna existe un vínculo

laboral entre el auditor y la empresa, mientras
que en la Auditoría Externa la relación es de
tipo civil.

En la Auditoría Interna el diagnóstico del

auditor, esta destinado para la empresa; en el
caso de la Auditoría Externa este dictamen se
destina generalmente para terceras personas
o sea ajena a la empresa.

La Auditoría Interna está inhabilitada para dar

Fe Pública, debido a su vinculación
contractual laboral, mientras la Auditoría
Externa tiene la facultad legal de dar Fe
6 Pública.
Introducción a la auditoria administrativa:

La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo

de la Administración y forma parte primordial como medio
de control y cambio.

La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar el

estado actual de la empresa y que tan lejos está de lo que
quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas
o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a
un mejor nivel de desempeño.

7
Antecedentes históricos:
En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron
una propuesta para estandarizar y medir
procedimientos de operación.

En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de

los controles para estimular la productividad de la
empresa.

En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación

de todos los aspectos de una empresa, con base en
su presente y futuro probable.

En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoría

administrativa es la encargada de descubrir y corregir
errores de administración.
8
 En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de
evaluar a una organización a través de una auditoría,
utilizando cuatro procedimientos: apreciación de
conjuntos, informal, por comparación e ideal.

En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la

autoauditoría.

En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco

comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría
administrativa.

En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión

general de la auditoría administrativa.
9
 En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn
desarrollan el marco metodológico para instrumentar
una auditoría de las operaciones que realiza una
empresa.

En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos

de trabajo de una empresa y propone una forma para
evaluarlos

1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos

fundamentales de evaluación con un enfoque
profundo; muestra las fases y metodología para su
aplicación, la forma de diseñar y emplear
cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos
para ejemplificar una aplicación específica.
10
Auditoria Administrativa:
Surge de la necesidad para medir y cuantificar los logros
alcanzados por la empresa en un periodo determinado.

Surge como una manera efectiva de poner en orden los

recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y
productividad.

La Auditoría Administrativa forma parte esencial de el

proceso administrativo, por que sin control, los otros pasos
del proceso no son significativos; la auditoría va de la mano
con la administración, como parte integral del proceso
administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia
11
administración.
Definiciones de auditoria administrativa:

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se

define como: “Un examen completo y constructivo de la
estructura organizativa de la empresa, institución o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad
y de sus métodos de control, medios de operación y
empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.

Mientras que Fernández Arena sostiene que es la revisión

objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los
objetivos institucionales, con base en los niveles
jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a
la participación individual de los integrantes de la
institución.

12
Objetivos de la auditoria administrativa:

De control De productividad

• Destinados a orientar los • Encauzan las acciones

esfuerzos en su aplicación para optimizar el
y poder evaluar el aprovechamiento de los
comportamiento recursos de acuerdo
organizacional en relación con la dinámica
con estándares administrativa
preestablecidos. implantada por la
organización.

13
 De organización
• Determinan que su curso • Representan la manera
apoye la definición de la
estructura, competencia,
funciones y procesos a
través del manejo efectivo
de la delegación de
autoridad y el trabajo en
equipo.
14
De servicio
en que se puede
verificar que la
organización esta
inmersa en un proceso
que la vincula con las
expectativas y
satisfacción de sus
clientes
 De calidad De cambio

• Disponen que tienda a • La transforman en un

elevar los niveles de instrumento que hace
actuación de la más susceptible y
organización en todos sus receptiva a la
contenidos y ámbitos, para organización.
que produzca bienes y
servicios altamente
competitivos.

15
 De aprendizaje
• Permiten que se • Traducen su puesta en
transforme en un
mecanismo de aprendizaje
para que pueda asimilar
sus experiencias y las
capitalice para convertirlas
en oportunidades de
mejora
16
De toma de decisiones
práctica y resultados en
un sólido instrumento
de soporte al proceso
de gestión de la
organización
Principios de auditoria administrativa:
1.- Sentido de evaluación:

No evalúa la capacidad técnica de ingenieros,

contadores, abogados u otros especialistas, en la
ejecución de sus respectivos trabajos. Se ocupa de
llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad
tanto individual como colectiva, de los gerentes, es
decir, personas responsables de la administración de
funciones operacionales y ver si han tomado
modelos pertinentes que aseguren la implantación
de controles administrativos adecuados, que
aseguren: que la calidad del trabajo sea de acuerdo
con normas establecidas, que los planes y objetivos
se cumplan y que los recursos se apliquen en forma
correcta.
17
2.- Importancia del proceso de evaluación:

Es determinar que es lo que sé esta haciendo

realmente en los niveles directivos, administrativos y
operativos; la practica indica que ello no siempre está
de acuerdo con lo que él responsable del área o el
supervisor piensan que esta ocurriendo. Los
procedimientos de auditoria administrativa respaldan
técnicamente la comprobación en la observación
directa, la verificación de información y el análisis y
confirmación de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.

18
3.- Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la

posición de un administrador a quien se le
responsabilice de una función operacional y pensar
como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata
de pensar en sentido administrativo, el cual es un
atributo muy importante para el auditor administrativo.

19
Alcance de la auditoria administrativa:
Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende
la estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.

Sistemas de
Proceso Nivel de
comunicación e
administrativo desempeño
información

Naturaleza Desarrollo
Entorno
jurídica tecnológico

Sector de Sistemas de Número de

actividad calidad empleados

Ámbito de Productos y/o

operación servicios
20
Campo de aplicación
Sector publico:

Dependencias federales

Entidades Paraestatales

Organismos Autónomos.

Gobiernos de los Estados

Comisiones Intersecretariales

21 Gobiernos estatales
Sector privado:

Se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo

de estructura, elementos de coordinación y relación
comercial de las empresas, sobre la base de las
siguientes características:

Naturaleza
Tamaño de la Sector de
de sus
empresa. actividad.
operaciones

22
Ventajas:
Aplicación de conocimientos profesionales con gente
de experiencia y capacitados en determinadas aéreas
especificas.

Aplicación actualizada de conocimientos

Detección especifica de problemas

Imparcialidad: emite opiniones y juicios imparciales,

libre de perjuicios o intereses personales dentro de la
empresa.

Costo: son servicios profesionales calificados y su

costo no es permanente.
23
El primer contacto entre el auditor y el equipo
de trabajo
Satisface dos propósitos:

Clarifica con el equipo cual

es su situación actual,
Clarifica y define la
hacia donde quiere llegar
relación entre el auditor
(objetivos) y los caminos
y el equipo de trabajo.
alternativos para llegar ahí
(estrategias).

24
Consentimiento mutuo:

Significa que ambas partes entienden el acuerdo

adecuadamente, es muy importante que el equipo y el
auditor se proporcionen información suficiente para que
ambos puedan tomar decisiones fundamentales.
Se deben responder las siguientes preguntas:

¿Cuáles son los ¿Cuáles son los costos

requisitos de tiempo? que implica la
intervención?

¿Hay algún riesgo en ¿Que aspectos éticos

especial que debe debe considerar el
tomarse en cuenta? auditor?
25
Estilos de auditor:

Estilo experto: El auditor se caracteriza por su

deseo de ser un experto frente al
equipo, y por lo tanto se vuelve
independiente. La palabra
"RESCATAME" simboliza el tipo de
interacción que los miembros del
equipo de trabajo desean
establecer con el auditor.

26
 Estilo servidor: El auditor pierde su
interdependencia y objetividad
con tal de satisfacer los deseos
del equipo de trabajo o del
líder formal. La palabra que
resume el tipo de interacción
que este estilo genera es
"SIRVEME".

27
 Hay una clara definición
Estilo colaborador: de las responsabilidades que
corresponden a ambas partes,
el equipo y el auditor
mantienen un vinculo de
interdependencia. La frase que
caracteriza este tipo de
interacción es "TRABAJEMOS
JUNTOS".

28
Habilidades del auditor:

Habilidades: Conjunto de actitudes y aptitudes para la

auditoría.

Cualidades adquiridas por un

individuo. Todas aquellas que
hemos aprendido y ya sabemos
Actitud:
desempeñar. Las actitudes se
van adquiriendo con el paso del
tiempo.

Cualidades innatas de un
individuo. Todas aquellas que
no tuvimos que aprender para
Aptitud:
saber hacer, aunque algunas
de ellas no han sido
29 desarrolladas.
Errores que deben evitar los auditores:

Tomar demasiadas responsabilidades en aspectos críticos

Violar pasos, “quemar etapas” en aras de ganar tiempo o

por otra razón.

Utilizar cualquier información obtenida sin la autorización

del cliente.

Mostrar derrota, impotencia ante situaciones o permitir

que esto suceda

30
Contratación del servicio:
Solicitud

Cuando un cliente se muestra interesado en los servicios

del auditor, es necesario precisar las causas que motivan
su requerimiento.

De los motivos expuestos por el cliente, el auditor

conocerá el o los problemas de que se trata y estará en
condiciones de apreciar que:

El cliente
El cliente conoce
desconoce las
o cree conocer el
causas del
problema
problema
31
Se debe practicar una investigación previa para confirmar
lo expuesto y percatarse de la magnitud del problema.

Esta fase es de vital importancia ya que permitirá precisar:

Permitirá Necesidades
Características estimar el de
y alcance del tiempo elementos Costo
problema de los humanos y
trabajos materiales

32
Queda a juicio del auditor, según el tiempo empleado y la
magnitud de los trabajos previos, de cobrar o no
honorarios preliminares, haciéndolo saber al cliente

Formula una carta por medio de la cual confirmará los

acuerdos tomados durante las primeras entrevistas

33
Contratación

Es necesario formular un contrato por medio del cual el

cliente y el auditor especifiquen derechos y obligaciones
mutuas

Estipulación de honorarios

Honorarios
Honorarios Honorarios
con base en
fijos variables
iguala

34
Honorarios fijos:

Cantidad fija, previamente acordada con el cliente.

Se conoce con precisión el monto de los honorarios.

El cliente esta conforme con efectuar la erogación.

Se puede incurrir en error cuando no se estima

correctamente el tiempo de los trabajos.

Se calcula tomando en cuenta el tiempo de los

trabajos y el costo del personal que lo va a efectuar.

Se determina multiplicando el costo por tres: un tercio

es del costo; otro de los gastos de oficina y otro el de
la utilidad.
35
Honorarios variables:
El auditor conviene en percibir sus honorarios con
base en la estimación del tiempo y numero y
categoría del personal empleado.

Es mas justo ya que van en relación al trabajo

ejecutado, tiempo empleado y personal utilizado.

No existe la presión de ejecutar el trabajo en

determinado tiempo.

No es posible conocer con exactitud el importe total,

pueden llegar a se demasiado costosos.

Se calculan igual que los honorarios fijos.

36
Honorarios con base en iguala:

El auditor acepta el pago de los honorarios por

periodos determinados, durante el tiempo de la
auditoria.

El auditor percibe una cantidad fija periódicamente

Al no ser elevada puede ser cubierta por el cliente.

Se calcula igual que los fijos y variables, dividiendo

el total entre el numero de periodos en que vaya a
ser cubierto.
37
Normas de ética en los auditores:

Capacidad

Difusión de
Independencia
servicios

Honorarios Equidad

Secreto Selección de
profesional clientes
38
 Capacidad

El auditor debe estar consciente de que el y su personal

tienen la capacidad para desempeñar los trabajos
eficazmente

Independencia

El auditor debe actuar con libertad, sin influencia mental

ni material por parte de quienes contratan sus servicios ni
de cualquier persona conectada a la empresa, debe ser
imparcial
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 Equidad

Debe tener presente que sus consejos, al ponerse en

práctica pueden afectar intereses del elemento humano,
debe proteger los intereses morales y materiales

Selección de clientes

Deberá rechazar aquellas proposiciones de trabajo cuya

finalidad se opongan a los lineamientos morales y
honestos en su actuación profesional.
40
 Secreto profesional

El auditor esta obligado a no divulgar, por ningún motivo,

hechos, datos y circunstancias de los que tenga
conocimiento en el desempeño de los trabajos.

Difusión de servicios

Debe abstenerse de efectuar propaganda llamativa o

escandalosa que ofrezcan servicios y beneficios
maravillosos de dudosa realización.
41
Papeles de trabajo:

Son los documentos en donde se consignan los

resultados de análisis e investigaciones.

Constituyen prueba fehaciente del trabajo realizado.

Son el punto de apoyo para emitir las recomendaciones

que considere necesarias.

Son fuente de información para recurrir en busca de

aclaraciones.

Son memorias de experiencias para mejorar trabajos

posteriores.
42
Programa de trabajo

Es la relación escrita que contiene ordenados

lógicamente los trabajos a realizar durante un periodo
determinado, así como las fechas de inicio y terminación.

Deberán quedar listados todos los trabajos que han de

realizarse para lograr los objetivos propuestos, debiendo
incluir todos los considerandos posibles a fin de que el
programa se desarrolle con eficiencia

43
 Permiten seguir un orden en la ejecución de los
trabajos.

Permiten conocer el trabajo realizado y por realizar.

Permiten apreciar que las labores encomendadas a

cada persona.

Permite conocer discrepancias entre el tiempo

programado y el utilizado en cada trabajo.

Permiten considerar imprevistos y tomar decisiones

al respecto.
44
Etapas del proceso de la Auditoria Administrativa

Se comienza por esta etapa

Presentación Planeación

Evaluación Examen

45
Primera etapa: Planeación:

Determinación
Definición del Programación
de las técnicas y
estudio a del tiempo
herramientas a
desarrollar estimado
utilizar

Determinación Aprobación del

Diagnostico
del personal programa de
administrativo
necesario auditoria

Alcance
Definición del
especifico de la
objetivo
auditoria
46
Segunda etapa: Examen:

Aplicación de
Entrevista con Captación de la
técnicas de
los información
auditoria
responsables necesaria
administrativa

Revisión y
Captación de
depuración de
opiniones y
la información
sugerencias
captada

47
Tercera etapa: Evaluación:

Análisis y evaluación de la información captada

Jerarquización de las observaciones

Planteamiento de las recomendaciones

Discusión de las observaciones (entre el grupo

de auditores)

48
Cuarta etapa: Presentación:

Presentación
Presentación del informe
Elaboración
del informe final a
del informe
final a responsables
final
directivos de la unidad
auditada

49
Planeación:

Aquí se define el desarrollo secuencial de las actividades

encaminadas dentro de los programas, así como la
determinación del tiempo requerido para el desarrollo de
cada una de sus etapas.

Consiste en poder prever todos aquellos factores que se

requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso
de la acción a seguir.

50
Durante la planeación, el auditor debe considerar, entre
otros, lo siguiente:

Características particulares de la empresa

Finalidad de los trabajos
Secuencia de su desarrollo
Estimación de los tiempos para cada trabajo
Determinación del personal que intervenga
Determinación de las técnicas que se utilizaran
Determinación de los medios materiales
Determinación del apoyo que la empresa proporcionará
51
Antes de iniciar la auditoria es necesario recopilar
información a fin de tener conocimiento amplio de la
empresa que se va a revisar.

Se debe captar información por medio de los manuales,

catálogos, fundamento legal, planes, programas,
informes, etc.

Posteriormente se analizará la documentación recabada

para detectar las áreas que puedan presentar algún
problema y requieran de una revisión mas detallada.

A continuación se deberá elaborar el programa

especifico de revisión
52
 Una vez definidos los problemas y el alcance de la
auditoria, es necesario determinar que personal se
requiere para efectuar la revisión, cuidando el perfil en
lo relativo a conocimientos y experiencia, como:

Diseño de sistemas y procedimientos

Análisis de puestos

Organización y métodos

Manejo y control de proyectos

Técnicas de investigación
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Antes de iniciar la auditoria, se diseñaran los
instrumentos necesarios que faciliten el desarrollo del
estudio, estos pueden ser: cuestionarios, guías de
entrevistas, check list, etc. además de prever que
técnicas auxiliares se podrán utilizar:

Organigramas Análisis operacional

Diagramas de proceso y flujo Análisis de capacidad instalada

Graficas de Gantt Análisis de productividad de trabajo

Estadísticas Análisis de la demanda

Análisis de tiempos y movimientos Condiciones de trabajo

Muestreos y pruebas selectivas Cuestionario de auditoria

Análisis funcional Técnicas de investigación

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El auditor deberá precisar cantidades y características de
los recursos materiales que utilizará, tales como equipos,
papelería, mobiliario, etc.

Para determinar el tiempo necesario para el desarrollo de

la auditoria, deberá considerar 3 elementos:

La magnitud de los problemas a estudiar

La amplitud que se le vaya a dar al estudio de acuerdo

con los resultados a obtener y al personal que disponga.
La experiencia obtenida en revisiones anteriores, en
cuanto a la participación y facilidades que brinde el
personal del área a auditar.
55
56