NORMA ISO 15489

Sistema de gestión de
documentos
 Norma ISO 15489

• Se trata de la primera norma internacional en el

campo de la gestión documental.

• Fue lanzada en su primera edición en septiembre de

2001.

2
 Norma ISO 15489

• Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo

general entre los países miembros de la ISO, para
normalizar a nivel internacional la gestión de
documentos tomando como base las normas
australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2
– 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS
4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.

3
 Objetivo

La Norma ISO 15489 se centra en los

principios de la gestión de documentos y
establece requisitos básicos para que las
organizaciones puedan establecer un
marco de buenas prácticas que mejore
de forma sistemática y efectiva la
creación y mantenimiento de sus
documentos apoyando las política y
objetivos de la institución.

4
 ISO 9000
AS4390

Todo tipo de ISO 15489 Cualquier

Organización ALCANCE soporte

SGD

5
 Principios de la GD

• Determinar los documentos de archivo que deben

ser creados, producidos, utilizados, conservados,
valorados, eliminados y sus respectivos metadatos.

• Determinar los requisitos para recuperar, usar y

transmitir documentos de archivo.

• Decidir cómo organizar los documentos de archivo.

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 Principios de la GD

• Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida

de documentos de archivo (evidencia, testimonio,
información, probatorio).

• Establecer los plazos de conservación de los

documentos de archivo.

• Conservar los documentos de archivo a largo plazo.

7
 Destinatarios

Gestores de los
documentos- Autoridades
archivistas

Usuarios / partes
interesadas

8
Beneficios

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 Aplicación institucional

• La normalización de la gestión documental es un

aspecto importante en toda institución para la mejora
continua de su desempeño, para la toma de
decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita
la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de
los riesgos y la preservación de la memoria
institucional.

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 Proyecto Piloto

• En conjunto con la Sección de Archivística estamos

desarrollando un proyecto que permita inciar con la
tarea de normalizar la gestión documental
institucional, mediante la aplicación de la norma ISO
15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y
en el Archivo Universitario.

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Metodología

12
 Etapa A:

Investigación preliminar

13
 CONTEXTO JURÍDICO
General
Universitaria
Especifica sobre gestión documental

Establecen Evidencian
competencias
y funciones CONTEXTO FUNCIONAL
Actividades y
Realizan transacciones

Producen/
reciben

CONTEXTO DOCUMENTAL
CONTEXTO ADMINISTRATIVO Macroproceso de apoyo
Personas físicas/jurídicas Macroproceso clave
Utilizan Macroproceso estratégico

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 Diagnóstico
• Nombre autorizado
Situación archivística
• Otras formas del nombre • Producción documental
• Fecha • Flujo documental
• Historia Administrativa • Procesos técnicos
• Estatus jurídico • Área de relaciones
• Dependencia jerárquica
• Competencia, funciones
Servicios
y actividades
• Custodia de documentos
• Legislación
• Proceso de transferencia
• Estructura orgánica
• Consulta y préstamos
• Instalaciones
• Equipo y mobiliario

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 FODA
(Análisis estratégico)

Entorno Contexto
(análisis externo) (análisis interno)

Oportunidades Amenazas Fortalezas Debilidades

Aprovecharse Sortearse Utilizarse Eliminarse

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 Análsis FODA
• Servicios y vínculo externo
• Organización
• Recurso Humano
• Académica/ Capacitación
• Recurso Financiero
• Infraestructura y equipo
• Político-legal
• Comunicación

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 Etapa B:

Análisis de las actividades de la

organización

18
19
 Proceso clave
SIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental
DIAGRAMA
Proveedores del Entradas (Insumos Proceso Salidas Clientes del
proceso del proceso) (Actividades del (productos o servicios proceso
proceso) que ofrece el proceso)
PROPÓSITO DEL
Internos: Necesidades mapa del  -Directrices, Clientes
PROCESO: Funcionario identificadas. proceso procedimientos, internos:
Normalizar y s del Solicitudes de métodos y Funcionari
AUROL algún prácticas os del
sistematizar la Externos: miembro de archivísticas, AUROL
gestión documental La la comunidad tablas de plazos
comunidad universitaria. y capacitaciones. Clientes
en la comunidad universitaria Reglamentos   externos:
en general. del SAU.     Comunida
universitaria     d
promoviendo la   universitar
ia.
asesoría y
capacitación
técnica del personal
perteneciente al
SAU.

20
 Actividades

• Subproceso 1: Normalización de la gestión documental

21
Mapeo de la Actividad

22
 Etapa C:

Identificación de requisitos

23
 Identificación de requisitos
(Ejemplo de Cartas enviadas)
N° de normativa Nombre Texto Observaciones

Elaboración de cartas,
circulares y Criterios  para  la 
Directriz AUROL 2- elaboración  de  cartas, 
memorandos oficiales Diseño y creación 
2012 circulares  y 
de noviembre 2012 (En memorandos oficiales.
revisión)

Manual de Identidad  Uso  adecuado  de  los 

Manual de la  Visual  de la Oficina de  símbolos  y  elementos 
Universidad de Costa  Divulgación  de la  gráficos que representan  Diseño y creación
Rica. Universidad de Costa  a  la  Universidad  de 
Rica  Costa Rica.

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Serie documental del proceso
clave/ Cartas enviadas
1. Diseño y creación
2. Utilización y mantenimiento
3. Evaluación
Requisitos
Requisitos técnicos
Requisitos legales
Requisitos tecnológicos
Necesidades de los usuarios
Requisitos técnicos
Requisitos legales
Requisitos tecnológicos
Necesidades de los usuarios
Requisitos técnicos
Requisitos legales
Requisitos tecnológicos
Necesidades de los usuarios
Asignar un número único a cada oficio .
Nombre del diseñador. Fecha de elaboración.
Selección de los materiales adecuados.
Directriz AUROL 2 Elaboración de cartas, circulares y
memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión)
Garantizar el correcto ingreso de los datos y uso de los
sistemas.
Trazabilidad de la documentación.
Implementar un instrumento de control como un
registro de entrada y salida de documentos y un control
de entrega de los mismos a la persona encargada de
cada procedimiento de acuerdo a sus competencias.
El Reglamento del Sistema de archivos Universitarios
en su artículo 17 indica que los encargados de los
archivos de la Universidad deben: “ recibir, identificar,
organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar,
facilitar y eliminar los documentos producidos o
recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido
por el AUROL y la CUSED.
Cumplir con lo establecido en las Directrices Generales
en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s)
para la UCR.
Establecer medidas claras para el acceso.
Se cuenta con un procedimiento establecido para la
elaboración de tablas de plazos y actas de eliminación
de documentos.
Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios de
la Universidad de Costa Rica. Artículos 11 y 13 sobre la
Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de
Documentos.
Aplicar el proceso de selección a nivel electrónico.
Garantizar que los individuos y organizaciones asuman
la responsabilidad de sus actos en materia
administrativa.
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 Cartas enviadas (oficios)
Diseño y creación Utilización y Evaluación
mantenimiento

Existen  procedimientos  Los  oficios  se  encuentran  Falta  establecer  la 

establecidos  para  la  organizados  y  vigencia.
creación  de  estos  conservados 
documentos.  adecuadamente

26
 Etapa D:

Evaluación de los sistemas

existentes

27
 Metodología
• Análisis de los puntos contemplados en la Ley
General de control Interno Nº8292, para definir si los
sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos
que dicta la normativa, a saber:

– Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso.

– Normalización de los procedimientos para la gestión de los
documentos.
– Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e
histórico.
– Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la
generación de reportes.

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 Evaluación del sistema
Sistema electrónico de Gestión de
Correspondencia Institucional (GCI)
VENTAJAS
•Confiable
•Creación del número de Oficio de
manera automática y consecutiva.
•Crea códigos y descripciones para
identificar los documentos.
•Fuerte motor de búsqueda.
•Flujos de trabajo
•Permite la relación de documentos
•Seguridad y bitácoras que permiten
establecer la responsabilidad y
autoridad de cada uno de los
participantes en la tramitología
•Está compuesto por módulos
DESVENTAJAS
•El sistema no es Web
•No recibe mantenimiento
•No se visualizan los expedientes
electrónicos
•No permite el control de los
préstamos de documentos ni de
expedientes
•No posee alertas
•No permite la aplicación de las
tablas de plazos (eliminación y
transferencia de documentos).
•No utiliza firma digital.
29
 Filemaker Pro 6.0
Base de datos Inventario General

30
 Etapa E:
Identificación de estrategias para
cumplir los requisitos

31
Plan estratégico

32
 Plan estratégico
• Objetivos estratégicos de la
Universidad
• Políticas institucionales
• UDigital
• Sistema integrado: los actores
(autoridades, administradores,
archivistas, informáticos)
• Responder a las necesidades de los
usuarios
33
 Etapa F:

Diseño del sistema de gestión

de documentos

34
 Sistema de Archivos Universitarios

AG AG AG AG

AUROL AGC
AG ACP
AG AG
AG AUROL: Coordinador del SAU
AGC: Archivos de gestión centralizados
(Rectoría, Vicerrectorías)
AG: Archivos de gestión

ACP: Archivos centrales periféricos

(Facultades y Sedes Regionales)

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 Documentos

Estructura
Procesos
organizacional

SGD

Estrategias Recursos

Normativa

36
 Gestión documental

P
l Almacenamien
Incorporación Registro
a to
n
i Creación
Captura Entrada
f Creación Distribución
i Salida
c Metadatos
a Digitalización Indización
c Formularios Clasificación
i Electrónicos Descripción
ó Evaluación
n Trazabilidad

Selección, Flujo de trabajo

eliminación, Control de
tiempos
transferencia
Conservación Aprobación
permanente
Búsquedas
Tratamiento archivístico 37
38
 ETAPA G:

Implementación de un
sistema de gestión de
documentos

39
Objetivos de la implementación del SGD
• Fortalecer la cultura archivística mediante la
expansión y el seguimiento de acciones de
sensibilización, capacitación y formación que
promuevan la generación de una cultura sobre el
manejo adecuado de los documentos.

• Elaborar los instrumentos necesarios que permitan

una adecuada gestión de documentos a nivel
institucional.

40
Objetivos de la implementación del SGD
• Optimizar la normativa interna mediante directrices
claras en materia archivística, que garanticen la
normalización con miras a lograr la ejecución
controlada de los procesos archivísticos que se
realicen.

• Consolidar la implementación e integración de una

infraestructura tecnológica de gestión documental
ajustada a los procesos administrativos y
archivísticos.

41
 IMPLEMENTACIÓN DEL SGD
Acciones

Plan Operativo:
• Identificación de los procesos institucionales
• Mapa de Series
• Cuadro de Clasificación Institucional
• Tablas de Plazos
• Tablas de acceso y seguridad
• Política de seguridad de la información
• Política de preservación de la información
• Análisis de riesgos

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 Política de gestión

• “Nos comprometemos a preservar, organizar

y difundir el patrimonio documental
universitario, a asesorar y capacitar en
materia archivística a la comunidad
universitaria, para lograr una gestión
documental efectiva, sustentada y formativa,
cumpliendo con el SGC, los requisitos del
servicio y mejorando continuamente nuestros
procesos.”

43
 Ligada a las políticas institucionales

• 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos

académicos y de los trámites administrativos.
• 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y
rendición de cuentas de todas las actividades y del
uso de los recursos.
• 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información
universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la
toma de decisiones institucionales, con base en
principios de seguridad, confidencialidad,
universalidad y accesibilidad.

Políticas de la Universidad de Costa Rica para

44
los años 2010-2014
 Manual de Calidad
Sección del
Sistema de Gestión Documental y de Calidad
Manual
Capítulo 1 GENERALIDADES
1.1 Introducción
1.2 Definiciones
1.3 Abreviaturas
1.4 Requisitos Generales
1.4.1 Requisitos de la Documentación
1.4.2 Manual de Calidad
1.4.3 Control de los registros
1.5 Responsabilidad de la dirección
1.5.1 Compromiso de la dirección
1.6 Enfoque al usuario
1.6.1 Política

45
 Manual de Calidad

Capítulo 2 Planificación
2.1 Objetivos
2.2 Responsabilidad y Autoridad
2.3 Representante de la Dirección
2.4 Comunicación interna y externa

Capítulo 3 Revisión por la Dirección

3.1 Generalidades

46
 Manual de Calidad

Capítulo 4 Gestión de los Recursos

4.1 Suministro de recursos
4.2 Recursos Humanos
4.3 Infraestructura
4.4 Ambiente de Trabajo

Capítulo 5 Procesos relacionados con el usuario

5.1 Determinación de los requisitos relacionados con el usuario
5.2 Comunicación con los usuarios
5.3 Compras

47
 Manual de Calidad

Capítulo 6 Prestación del Servicio

6.1 Características del sistema de gestión de documentos

6.2 Incorporación de los documentos

6.3 Almacenamiento y manipulación

6.4 Acceso

6.5 Trazabilidad

6.6 Medición, análisis y mejora

48
 Manual de Calidad

Capítulo 7 Seguimiento y Medición

7.1 Satisfacción del usuario

7.2 Auditoría Interna

7.3 Seguimiento y medición de los procesos

7.4 Análisis de datos

7.5 Mejora continua

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 Tarea: Documentar

F-00-03 Formulario de quejas PG-00-04 Perfil de puestos.

F-01-02 Estudio de usuarios PG-00-05 Auditorías Internas.
F-02-04 Ficha para la identificación de Series
documentales PG-00-05 Auditorías para servicios externos.
PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y
F-03-01 Control de ingreso al depósito. Preventivas
IT-00-01 Resolución de problemas y quejas. PG-03-05 Incorporación de documentos.
IT-00-02 Estudio de usuarios. PG-04-01 Compras.
IT-03-04 Control condiciones ambientales. PS-03-01 Préstamo de documentos
P-02 Asesoríía R-00-01 Objetivos de Calidad.
PG-00-02 Proceso de gestión de comunicación R-00-02 Programa de formación.
PG-00-03 Control de registros. R-00-03 Niveles de acceso a documentos
PG-00-03 Objetivos y Metas del Sistema. R-04-01 Cambios de Unidad de Tecnologías.

50
51
Diagrama de Tortuga

52
53
 Diagrama matricial
(matriz de dependencia entre procesos)

Herramienta de mejora continua

54
Relación entre las entidades

55
Matriz de relaciones entre procesos

56
Sistema de Gestión de documentos

57
Características

58
59
Planificación

60
Planificación

61
62
 Procesos

1. Elaboración e incorporación de documentos.

2. Descripción
3. Clasificación
4. Categorías de acceso y seguridad
5. Selección y eliminación de documentos
6. Almacenamiento (conservación)
7. Uso y trazabilidad

63
 Parámetros del sistema

• Perfiles de los usuarios

• Niveles de acceso
• Uso y trazabilidad
• Normalización
• Tipos y series documentales
• Expedientes
• Evaluación documental

64
 SisDoc

• Glosario de términos empleados

• Creación – Disposición Final
• Ciclo de vida de los documentos
• Norma ISAAR CPF
• Norma ISAD-G
• Manual de usuario
• Manual técnico

65
Mejorar los servicios brindados al SAU

AUROL Web 2.0 66

67
Inventario

68
Recursos necesarios

69
 ETAPA H:

Revisión posterior a la
implementación.

70
 Acción correctiva
• La organización toma acciones para eliminar las causas de las
no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.
Los encargados de cada proceso son los responsables de
establecer contramedidas y delegar la ejecución.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define
los requisitos para:
• Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los
usuarios)
• Determinar las causas de las no conformidades
• Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de
que las no conformidades no vuelvan a ocurrir
• Determinar e implementar las acciones necesarias
• Registrar los resultados de las acciones tomadas
• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

71
 Acción preventiva

• La organización determina acciones para eliminar las causas

de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define
los requisitos para:
• Determinar las no conformidades potenciales y sus causas
• Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de
no conformidades
• Determinar e implementar las acciones necesarias
• Registrar los resultados de las acciones tomadas
• Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas

72
 Acciones
• Indicadores
• Actualización de los instrumentos, normas,
procedimientos
• Análisis de los servicios (internos y externos)
• Estudio de usuarios
• Control de correspondencia
• Atención de trámites
• Capacitaciones y atención de consultas
(Sistemas: SisDoc, Sitio Web)
• Pistas de auditoría
• Programa de formación

73
 CONCLUSIONES

• La norma ISO 15489 es un compendio de buenas

prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión
de los documentos a nivel institucional, lo que
supone todo un reto.

• A nivel puntual y como resultado del proyecto en el

Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de
fortalecer el sistema de gestión de documentos que
actualmente se utiliza, así como la actualización o
elaboración de instrumentos archivísticos.

74
 CONCLUSIONES

• Se recomienda crear un grupo de trabajo con

funcionarios de la administración, del Centro de
Informática y el Archivo Universitario, con el fin de
establecer los requisitos para la producción,
implementación y mantenimiento de las soluciones
informáticas, así como los aspectos de la seguridad y
la conservación de la información, que garantice a la
institución el acceso continuo y confiable del recurso
y una correcta gestión del aseguramiento de la
información que contiene, desde una perspectiva
integral.

75
GRACIAS

76