Business Plan & Budgeting

Konsep dan
Prinsip Dasar Business Plan
 Strategic Plan vs. Business Plan

Situation Strategic Business Action

Review Plan Plan Plan
Now Where How Action
Business Analysis Vision - Mission Critical Issues People, Leadership

Pestlied Purpose Strategies Action Lists

Strategic SWOT Core Values Initiatives Corrective Action

Paradigm Shift Objectives Accountabilities Responsibilities
Analysis
Sustainable
Budgets Communication Plan
Competitive Advantage
Growth Strategies Strategy Map Reporting
Performance
Scenario Planning Indicator, KPI Management
Situation Review
1. Disebut juga Business Review.
2. Proses mengevaluasi proses yang ada sampai saat ini.
3. Melakukan proses management review atau interview.
4. Mengevaluasi “Business as Usual”
5. Melakukan Crake & Bunting Cruciform Analysis – SWOT
6. Analisis PESTLIED (Political, Economical, Social, Technical, Legal,
International, Environmental, Demographic)
7. Analisis PEST (Political, Economic, Social, and Technological)
8. Analisis STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological,
and Regulatory factors)
9. Analisis EPISTEL (Environment, Political, Informatic, Social,
Technological, Economic and Legal).
Situation Review
Management Review – Management Interview

1. Mengidentifikasi key – critical issues

2. Dapat berupa interview pemegang posisi kunci (umumnya 1 jam)
3. Dapat berupa Focus Group Discussion (FGD) sekitar 1 hari.
4. Dapat menjangkau seluruh pemegang posisi top – firstline
5. Umumnya menyangkut: operasional, marketing, finansial, SDM
6. Dapat berupa kuesioner kepada para pelaksana, frontliners.
Situation Review
Business as Usual Identifications
1. Mengukur track performance perusahaan: average, moving, trend
2. Melihat ‘case management’, kasus ‘diluar normal’ yang terjadi
3. Mengukur kinerja orang, organisasi mencapai ‘The jobs is done’
4. Melihat ‘changing organisation’ yang normal dan abnormal
5. Memahami nilai tambah terhadap ‘business processes’
6. Kinerja adalah ‘a way of life’ perusahaan, fokus pada hasil
7. Fokus kepada peningkatan ‘quality’ dan ‘reengineering proses’
8. Kinerja terukur, numerical targets, metric, performance-based
employement
Situation Review
Business as Usual Identifications
Situation Review
Business as Usual Identifications
Situation Review
Crake & Bunting Cruciform Analysis – SWOT
Pada tingkat Organisasi dan Departemental

Crake & Bunting Model:

S – W: Priority A-B-C

O – T: Probability: H-M-L
Impact: H-M-L
Strategic Plan
Defining Organisation’s Direction

1. Proses penetapan arah, visi dan misi, dan keputusan strategis

perusahaan atau organisasi dalam jangka panjang, antara 3-5 tahun
2. Penetapan nilai organisasi, posisi dalam persaingan, kebijakan
pertumbuhan, rencana besar organisasi
3. Termasuk keputusan prinsip terhadap penggunaan sumber-sumber
organisasi.
4. Pertanyaan inti dari strategic plan:
1. Apa yang akan kita lakukan ke depan.
2. Untuk siapa kita melakukan ini.
3. Bagaimana cara agar kita sukses, mampu bersaing, bertahan.
Strategic Plan
Pernyataan formal dalam 1-2 Halaman

1. Visi, Misi, Nilai, Budaya, Filosofi Organisasi

2. Pernyataan Bisnis - Business Statement
1. WHO to serve: customers, employee, stakeholders, community
2. WHAT to offer: product, service, product and service
3. HOW to do: continuous improvement, be market driven,
respect individual, take risks, reward initiatives
3. Pernyataan Kemampuan - Sustainable Competitive Advantage
1. Berbasis model SWOT Analysis
2. Berbasis model Porter’s 5 Forces Nature of Competition
4. Sasaran Organisasi - Objective dalam jangka panjang
Strategic Plan
Pernyataan formal dalam 1-2 Halaman
Sasaran Organisasi - Objective dalam jangka panjang
Berisi indikator penting kinerja organisasi yang menjadi prioritas.
Menetapkan Target dan Forecast
Strategic Plan
Pernyataan formal dalam 1-2 Halaman
Sasaran Organisasi - Objective dalam jangka panjang
Berisi indikator penting kinerja organisasi yang menjadi prioritas.
Menetapkan Target dan Forecast
 Apa itu Business Plan?
A business plan is a formal statement of a set of business goals,
the reasons they are believed attainable, and the plan for
reaching those goals.
It may also contain background information about the
organization or team attempting to reach those goals.
 Apa itu Business Plan?
1. Pernyataan formal tentang sasaran bisnis, alasan pencapaian, dan
rencana mencapainya.
2. Untuk profit business plans lebih fokus kepada sasaran keuangan,
keuntungan
3. Dapat berorientasi eksternal maupun internal. Eksternal pernyataan
bisnis untuk memastikan sasaran tercapai, dan internal sasaran dan
perencanaan dukungan internal terhadap sasaran eksternal.
4. Dibuat untuk memastikan kelayakan investasi terhadap waktu, usaha,
energi.
5. Berisi sasaran, anggaran, pihak yang terlibat, antisipasi pottensi
masalah.
 Kenapa Business Plan?
“All the work you do in thinking up your idea, testing it,
studying it, and producing it, has been for nothing if you can’t sell
it. Whether you start you own business to produce and sell your
invention, subcontract out the manufacturing part, or sell your
rights in return for a percentage of the proceeds, you need a
business plan.”
Pamela Riddle Bird, PhD, Inventing For Dummies
CEO, Innovative Product Technologies, Inc.
Sasaran Business Plan
1. Menarik investor
2. Memastikan apakah gagasan, ide akan berhasil
3. Menetapkan rencana bagian, departemen dari organisasi
4. Menetapkan tolok ukur, tahapan dari pencapaian sasaran
5. Memahami sifat dari sebuah obyek, pasar
6. Mendapatkan dana, pinjaman
7. Memastikan kebutuhan finansial dari rencana
8. Menarik perhatian decision maker
9. Memonitor proses berjalan
10. Menetapkan rencana cadangan
Format Business Plan
1. Mini-plan – sekitar 10 halaman dengan 3 poin utama
Format sederhana, tidak menekankan pada detil rencana. Berisi hasil
uji dan pernyataan terhadap asumsi, konsep, hasil riset mengukur
tingkat ketertarikan, keberhasilan dari obyek rencana.

2. Presentation Plan – 10-40 halaman

Menitikberatkan kepada feasibility study, kelayakan sebuah konsep
usaha atau proses tertentu. Digunakan untuk meyakinkan pihak-
pihak pengambil keputusan di dalam dan diluar organisasi sebelum
dilakukan dalam skala penuh.

3. Working Plan – 40 halaman atau lebih

Jenis terlengkap dan paling rinci dari jenis Business Plan yang
digunakan sebagai panduan, monitorig, evaluasi kinerja dari proses
yang dijalankan berdasarkan rencana.
Format Business Plan
Presentation Plan – Feasibility Study
Ide 1 ide 2 Ide. 3
No ANALISA PORTFOLIO PRODUK /JASA Bobot
Nilai Sub Nilai Sub Nilai Sub
total total total
1 Kebutuhan akan produk
Kebutuhan saat ini
Tren kebutuhan 3 Tahun mendatang

2 Dukungan Lingkungan
Ekonomi dan Bisnis
Sosial dan budaya pelanggan
Perubahan teknologi
Politik, peraturan pemerintah
3 Tingkat Persaingan
Kekuatan pesaing utama
Strategi pesaing
Strategi balasan – antisipasi pesaing

4 Dukungan Internal
Manajemen dan SDM
Fasilitas dan teknologi
Finansial
Total
Format Business Plan
Presentation Plan – Feasibility Study
No PENILAIAN PERSAINGAN Tinggi rendah Persaingan
1 Kompetisi di antara pemain
Jumlah pemain Tambah /kurang
Kebutuhan produk Meningkat / kurang
Strategi harga Harga naik / turun
Strategi ‘me too business’ Sulit /mudah
2 Potensi pemain baru masuk
Skala ekonomi memproduksi Sulit /mudah
Teknolgi / keahlian khusus Sulit /mudah
Brand – customer loyalty Tinggi /rendah
Kebutuhan modal – investasi Mahal /murah
Peraturan, tariff, international trade Sulit /mudah
3 Produk Sejenis /pengganti
Kecepatan produksi barang sejenis dari pesaing Cepat /lambat
Ketersediaan barang sejenis di pasar Mudah/sulit
Perbandingan kualitas, harga barang sejenis Tinggi /rendah
Kemudahan inovasi produk baru Mudah/sulit
4 Kekuatan Supplier –Pemasok
Ketersediaan bahan baku dan pendukung Sulit /mudah
Jumlah pemasok dan daya jual mereka Tinggi /rendah
Kemudahan pindah supplier Sulit /mudah
Pemasok international /global Sulit /mudah
5 Kekuatan Pembeli
Jumlah pembeli dan tren permintaan Tinggi /rendah
Daya beli pelanggan Tinggi /rendah
Sensitivitas, pindah ke pesaing Tinggi /rendah
Jangka kepemilikan, penggantian produk baru Lambat /cepat
Kemungkinan perubahan selera, gaya hidup terhadap produk Lambat /cepat
Format Business Plan
Presentation Plan – Feasibility Study

Positioning Jumlah % thd % target

Target Terpilih Pelanggan Rata-rata Konsumsi, Potensi pesaing market
Serapan, Nilai Pasar

1.
tahun 1
tahun 2
tahun 3
2.
tahun 1
tahun 2
tahun 3
3.
tahun 1
tahun 2
tahun 3
Total Pasar:
tahun 1
tahun 2
tahun 3
 Pendekatan MBO dalam
Business Plan
Management By Objectives
Pendekatan terstruktur dan sistematis yang memungkinkan manajemen FOKUS PADA
PENCAPAIAN SASARAN dan mendapatkan hasil terbaik dari sumber daya perusahaan
yang ada.

BusineMBO bertujuan meningkatkan kinerja perusahaan dengan

MENGINTEGRASIKAN SASARAN PERUSAHAAN DENGAN SASARAN ORGANISASI DI
BAWAHNYA. Pada dasarnya setiap karyawan akan menetapkan sasaran mereka dan
menyeleraskan sasaran mereka dengan sasaran-sasaran pada tingkat yang lebih
tinggi.
 Apa itu MBO?
Proses Sebuah Management by objectives (MBO):
MBO bekerja dimulai dari penetapan sasaran-sasaran yang terintegrasi satu dengan
lainnya yang lebih tinggi, kemudian proses pendampingan saat implementasinya,
serta proses feedback atau umpan balik dalam mencapai sasaran.

Proses MBO berlangsung dua arah antara atasan dan bawahan pada setiap tingkatan
dan saling mendukung terhadap tercapainya sasaran perusahaan sampai tingkat
tertinggi dalam organisasi.
 Prinsip Sebuah MBO
1. MBO menuntut leader, manager bertindak bersama-sama
karyawan dalam menetapkan rencana dan pelaksanaan
pencapaian sasaran-sasaran mereka.
2. Pencapaian sasaran atasan dan karyawan secara otomatis
sejalan dan mendukung sasaran organisasi.
3. Divisi, bagian, tim kerja, dan setiap individu memiliki
pemahaman akan tugas, tanggung jawab, dan sasaran
masing-masing.
 Konsep Dasar Kerja
Business Plan dalam MBO
Konsep Dasar Kerja MBO
Bahan Diskusi :
Konsep Dasar Kerja Business Plan

1. BP harus terhindar dari jebakan ‘pekerjaan rutin’ sebagai

tolok ukur awalnya.
2. BP harus dimulai dari keinginan, harapan yang logis dari
manajemen puncak.
3. Namun demikian hasil akhir sasaran strategis sebuah BP
bukanlah hanya pemikiran manajemen puncak, namun
partisipasi penuh tingkat-tingkat di bawahnya.
Konsep Dasar Kerja Business Plan
1. Setiap atasan, manager harus mampu memastikan
komitmen yang dibuat pada setiap divisi, bagian, dan
individu dalam tim kerja tercapai.
2. Atasan, manager harus membuat sistem penilaian kinerja
yang dirancang agar setiap sasaran berada dalam jalurnya
dan dapat dicapai.
Menetapkan dan Mepertajam
Business Plan
Fokus Kerja Sebuah BP
BP dan Sasaran Kinerja – Performance Management
1. Sasaran Kinerja Dibuat berdasar Harapan – Keinginan
Terhadap ‘Result’ - ada Key Result Areas

2. Sasaran Kinerja Tidak Selalu Berbasis Input / Data Saat Ini

3. Sedapat mungkin Kuantitatif dan Mudah Diukur.

4. Sedapat Mungkin Unik dan Berbeda Bagi Tiap Individu.

Fokus Kerja Sebuah BP
BP dan Sasaran Kinerja – Performance Management
Tujuan:

Mengembangkan sistem dan proses pengendalian terhadap kinerja

yang berjalan demi perbaikan terus menerus.

Tindakan Pokok

• Penetapan Target dan Tata Cara Pengukuran

• Penetapan Sistem Feedback

• Pelaksanaan Monitoring atau Audit Proses

• Penetapan Sistem Pengendalian Lain, seperti biaya.

Fokus Kerja Sebuah BP
BP dan Sasaran Kinerja – Performance Management

“Kita ingin mengubah peta persaingan bisnis, tidak

hanya lebih baik dari kompetitor, menetapkan standar
kualitas di atas level yang ada”
– Jack Welch

Manajemen Kinerja harus berorientasi jangka panjang

dan harus berupa “forward-thinking initiative” yang
didesain secara mendasar dalam mengubah cara
perusahaan melakukan bisnisnya. Bukan sekedar
melanjutnya rencana yang ada, tetapi satu langkah maju
menuju masa depan yang lebih baik.
Fokus Kerja Sebuah BP
BP dan Sasaran Kinerja – Performance Management
Kenapa Kinerja Diukur?
Tujuan Profit:
Mengukur perubahan nilai sebuah perusahaan
Mampu memberi reward bagi karyawan yang berkontribusi.
Mengukur pertumbuhan asset, kekayaan perusahaan

Issue Pokok:
Bagaimana perusahaan dapat mengukur kontribusi
individu karyawan dalam menciptakan nilai tambah
perusahaan?
Fokus Kerja Sebuah BP
BP dan Sasaran Kinerja – Performance Management

Persoalan Umum Pengukuran

• Mudah dikatakan namun seringkali sulit dilakukan

• Faktor apa yang memberi nilai tambah individu dan juga
stakeholder.
• Mengukur sesuatu yang berkembang: pasar, produk
• Mengukur proses yang berjalan: layanan, produksi
• Mengukur nilai, biaya, yang terjadi
Fokus Kerja Sebuah BP
BP dan Sasaran Kinerja – Performance Management

Kata Kunci: “Keep it simple”

Pengukuran Haruslah:
1. Mudah dimengerti
2. Mudah dilaksanakan pengukurannya
3. Mudah dioperasikan pengambilan datanya
4. Mudah dalam penyajian dan laporannya
Fokus Kerja Sebuah BP
Business Plan dan Action Plan
1. Setiap Sasaran Harus Dijabarkan dalam Action Plan Individu.

2. Action Plan Harus Mampu Memastikan Pencapaian Kinerja

3. Individu Harus Mampu Menjelaskan – Presentasi Action Plan

Mereka.
Fokus Kerja Sebuah BP
Business Plan dan Pengendalian Action Plan

1. Setiap Action Plan Harus Disetujui Bersama Atasan dan

Bawahan

2. Setiap Action Plan Harus Disepakati Pada Awal Periode

3. Action Plan Harus Memiliki Mekanisme Monitoring yang

Terukur
Pemanfaatan Sebuah BP
1. Digunakan untuk memastikan kelayakan sebuah usaha atau sistem baru,
produk atau layanan baru, atau review usaha dan rencana berjalan.
2. Digunakan secara eksternal untuk menarik minat investor, stakeholder,
donor, customer
3. Digunakan secara internal untuk memastikan sasaran-sasaran
departemen atau unit kerja
4. Digunakan sebagai bagian dari penilaian kinerja tim atau individu
5. Dapat melibatkan penilaian keuangan: keuntungan, penghematan
6. Dapat bersifat single year atau multi years planning
Pemanfaatan Sebuah BP
1. BP umumnya merupakan bagian dari rencana strategis perusahaan atau
organisasi
2. BP umumnya ditetapkan berjenjang dari tingkat tertinggi sampai
individu
3. Laporan pencapaian sasaran individu terintegrasi sampai level puncak.
4. Setiap individu membuat komitmen terhadap sasaran dan action plan
5. Setiap individu dapat jelas melihat kontribusi sasarannya terhadap
sasaran perusahaan atau organisasi.
Struktur Sebuah BP
1. Executive Summary
2. Background – Current Situation
3. Strategic Objective – Challenge , Solution
4. Business Processes – Key Success Factors
5. Operations: Marketing, Production, Technical
6. Management Team: Human Capital
7. Financials
8. Current Status
Menetapkan Strategic Objective
Menetapkan Strategic Objective
Explore
Challenges

Gap -Kesenjangan
Actual Problem Statement
Expected

Situation - Background Strategic

Objectives
Menetapkan Strategic Objective
Shifting Paradigm - Perubahan Paradigma: Suatu proses perubahan yang radikal dan
terjadi terus menerus sehingga menjadi satu cara berpikir yang baru (dan
menggugurkan teori/cara berpikir terdahulu) dalam satu masa

Continued Continued Accelerated Discontinued

Menetapkan Strategic Objective

Strategic Objective
=
Key Result Areas
Menetapkan Strategic Objective
Persyaratan Penetapan Sasaran:
1. Divisi Harus Memahami Sasaran Spesifik Tugasnya
2. Divisi Harus Memahami Bagaimana Menghubungkan Antara
Sasaran Divisi dengan Sasaran Perusahaan.
3. Pekerjaan Dalam Divisi Harus Berbasis Satuan Tugas yang Terukur,
Ketrampilan yang disyaratkan /dibutuhkan
4. Setiap Satuan Tugas Harus Memiliki Hubungan Dengan Sasaran
Pada Tingkat Lebih Tinggi.
5. Setiap Individu Bekerja Atas Dasar Sasaran, Bukan Kendali Atasan
Menetapkan Strategic Objective
Area Strategic Objective

1. Marketing – Pemasaran, Penjualan

2. Innovation - Inovasi, Kreativitas
3. Human Organization – Sumber Daya Manusia
4. Financial Resources – Sumber Daya Keuangan
5. Physical Resources - Sumber Daya Fisik
6. Productivity - Tingkat Produktivitas
7. Social responsibility - Tanggung Jawab Sosial
8. Profit requirements - Tingkat Keuntungan
Menetapkan Strategic Objective
Key Result Areas (Key Performance Area)
1. Lingkup tugas secara umum dari sebuah fungsi, atau
departemen
2. Hasil yang diharapkan dari tugas dan tanggung jawab sebuah
fungsi atau departemen.
3. Tanggung jawab utama dari karyawan, core competency dari
karyawan pada sebuah fungsi atau departemen.
4. KRA mencerminkan tanggung jawab, kepemilikan, tanggung
jawab sebuah tugas yang diemban seorang karyawan.
5. Setiap fungsi pada umumnya memiliki 3-5 KRA
Menetapkan Strategic Objective
Sasaran Strategis Sebuah KRA
1. Kejelasan Sasaran Fungsi atau Departemen
2. Fokus dan Prioritas Tindakan
3. Uraian dan Ketajaman Sebuah Strategi
4. Tingkat Efektifitas Penggunaan Sumber Daya
5. Kejelasan dan Kepastian Tanggung Jawab Individu
6. Fokus atau Hasil Akhir Yang Diharapkan
7. Mudah Diukur dan dimonitor
8. Terhubung Dengan Sasaran Lebih Tinggi
9. Mendukung Proses Manajemen Karyawan Secara Mandiri
Menetapkan Strategic Objective
Pertanyaan Umum Seputar Exploring Challenges
 Sasaran apa yang belum tercapai saat ini?
 Apa yang ingin diselesaikan atau dicapai?
 Apa yang harus atau seharusnya didapatkan?
 Tugas apa yang seharusnya dilakukan?
 Apa yang dapat dikerjakan dengan lebih baik lagi?
 Apa yang ingin kita lihat terjadi?
 Gagasan apa yang perlu dilakukan?
 Apa saja yang dapat diperbaiki?
 Apa yang dapat dilakukan orang – pihak tertentu?
 Apa yang selama ini terlalu boros sumber daya?
 Apa yang sering dikomplain pihak tertentu?
Menetapkan Strategic Objective
Sasaran Strategis Key Result Area (KRA)

FUNCTIONAL / DIVISION
CORP. OBJECTIVE KRA KPA
OBJECTIVE

Rekrutmen
Rekrutmen dan
Meningkatkan Seleksi Seleksi Karyawan
Meningkatkan
Posisi Daya saing
Produktivitas Karyawan Turunkan T/O
dan Produktivitas
Rata-rata 10% Karyawan
Sebesar 10% Manajemen
Tempat Kerja
Meningkatkan K3
Menetapkan Strategic Objective
Tahapan Penurunan Strategic Objectives

PERFORMANCE MEASUREMENT

Latar Belakang – Problem Statement:

Objectives Level Lebih Tinggi / Corporate Objectives:

Objectives:

KRA: KPI: Metric /AQL:

Menetapkan Strategic Objective
Diskusi Kasus: Brown Paper Analysis
Menyusun Strategi Operasional
dalam Business Plan
Integrasi Strategic Objective dengan
Strategi Operasional
Integrasi Strategic Objective dengan
Strategi Operasional
VISI BISNIS
(Keterarahan)
PROSES BISNIS
(Perencanaan, Pelaksanaan)

PERFORMANCE
MEASUREMENT

PERFORMANCE
APPRAISAL

umpan balik, kontrol reward

Integrasi Strategic Objective dengan
Strategi Operasional
BUSINESS STRATEGY
- Corporate Plan
- Business Plan
- Market Strategy

SYST. EVALUATION
COMPANY REGULATION (INDIV. PERFORM.)
- Employee Right & Oblig. - Target Goal Setting
- Atmosphere - Performance Appraisal
- Empl/Industrial Relations System
- Grading System
VISION

REWARD SYSTEM RECRUITMENT AND

- COLA DEVELOPMENT
- Compensation Systen
- Benefit System
- Competency Based Recruitm.
- Competency Based T&D
- Career Path
Integrasi Strategic Objective dengan
Strategi Operasional
Finansial Sales - Marketing

Kesehatan Pertumbuhan Pertumbuhan

Penguasaan Pasar
Finansial Asset Sales

Pertumbuhan
Pertumbuhan Pertumbuhan Pertumbuhan
Produk dan
Revenue Net Income Pasar Baru
Produk Baru

Efektivitas
Pengendalian Efektivitas Tingkat Kepuasan
Aktivitas
Cost, Expenses Investasi Pelanggan
Pemasaran
Integrasi Strategic Objective dengan
Strategi Operasional

Production Administration - Support

Tingkat Tingkat
Tingkat Efisiensi
Ketrampilan Produktivitas
Produktivitas Operasional
Karyawan Karyawan

Perbaikan Mutu Inovasi Teknologi

Tingkat Kepuasan Infrastruktur
Produk dan Mesin dan Alat
Kerja Teknologi
Layanan Bantu

Kerjasama Partner,
Pengendalian Tingkat Kesesuaian Tanggung Jawab
Supplier,
Biaya Produksi pada Regulasi Sosial Perusahaan
Komunitas
Strategi Operasional dan KPI

A key performance indicator (KPI) is a business metric used to evaluate

factors that are crucial to the success of an organization. KPIs differ per
organization; business KPIs may be net revenue or a customer loyalty
metric, while government might consider unemployment rates.
Strategi Operasional dan KPI
Strategic Objectives – KRA dan KPI

Key Result Area – quarterly / monthly review

Contoh:
– Profitability from main customers 10%
– Sales increment 30% on new market
– Number of employee outsourced increased by 50%
Teknik Menjabarkan KRA dalam KPI
Strategic Objectives – KRA dan KPI

Key Performance Indicator – daily / weekly review

Syarat:
1. Ukuran jelas terukur, dan non finansial
2. Ada rencana kerja, dan tindakan koreksi
3. Ukuran kekerapan: haian – mingguan
4. Menjadi tanggung jawab individu dan tim
5. Pemahaman terhadap ukuran dan tindakan
6. Nilainya signifikan terhadap KRA
7. Diketahui sampai level manager, dan CEO
Teknik Menjabarkan KRA dalam KPI
Strategic Objectives – Syarat Sebuah KPI
Teknik Menjabarkan KRA dalam KPI
Sebuah KPI – Apa Yang Kita Ukur?

Task – Duties - Job - Function

Job: A group of related tasks or duties that need to be
performed to meet organizational objectives.

Job, then grouped into larger units called Department.

And Department grouped into basic functions: component,

office, finance, etc.
Teknik Menjabarkan KRA dalam KPI
Sebuah KPI – Apa Yang Kita Ukur?
Tetapkan yang termasuk dalam kategori TASK
Latihan Kasus
1. Pekerjaan Berawal dan akhir yang pasti:
1. Membersihkan lapangan tenis
2. Menguasai prosedur pengiriman
3. Menggunakan telepon satelit
4. Memahami cara menghitung material on site
5. Menyetel amplitudo alat X.
6. Membuat sebuah berita via telegram

2. Pekerjaan yang berjangka waktu pendek:

1. Melakukan perawatan mobil
2. Mengganti bola lampu penerangan
3. Memperbaiki mesin X
4. Mengembangkan skill anak buah
5. Mengawasi pekerjaan
6. Merevisi kesalahan kalibrasi
Teknik Menjabarkan KRA dalam KPI
Sebuah KPI – Apa Yang Kita Ukur?
Tentukan yang termasuk dalam kategori TASK
Latihan Kasus

3. Pekerjaan yang dapat diamati dan terukur:

1. Melakukan pengawasan inventaris kantor
2. Memproses penerbitan surat ijin keluar barang
3. Menemukan gangguan pada sistem antikejut
4. Memahami bekerjanya sistem komputer
5. Pemeliharaan gedung
6. Membuat laporan opname terpasang

4. Pekerjaan yang berupa kegiatan sangat khusus:

1. Menghitung muatan
2. Menyetel meteran
3. Mengukur jarak rel kereta api
4. Mengganti pipa dan valve
5. Membimbing OJT anak buah
6. Memotong material kayu solid
Teknik Menjabarkan KRA dalam KPI
Sebuah KPI – Apa Yang Kita Ukur?
Penetapan KPI
Sebuah KPI – Apa Yang Kita Ukur?

Hukum Pareto : 20/80

10 KRA - 80 Performance Indicator - 10 KPI
Penetapan KPI
Sebuah KPI – Apa Yang Kita Ukur?
Latihan Kasus
Key Result Area:
Layanan penerbangan tepat waktu (British Airways)

Key Performance Indicator :

Mencegah terjadinya keterlambatan:
1. Meningkatnya biaya umum, karena waktu ekstra, akomodasi
2. Meningkatnya ketidakpuasan pelanggan
3. Pindahnya pelanggan ke maskapai lain
4. Penambahan bahan bakar selama tunda
5. Pengaruh negatif terhadap motivasi dan responsiveness SDM
6. Pengaruh negatif penilaian pemasok: otoritas bandara
7. Ketidakpuasan karyawan karena komplain pelanggan
Penetapan KPI
Sebuah KPI – Apa Yang Kita Ukur?

KPI – Forward Thinking Initiatives

Pengukuran Kinerja (Performance)

Kinerja Lalu (Past) Kinerja Saat Ini (Current) Kinerja Ke Depan (Future)
inisiatif ke minggu/bulan
minggu/ bulan lalu setiap hari
depan

Inisiatif, rencana kerja pada

Jumlah pesawat yang Pesawat terlambat hari ini,
area-area spesifik untuk
terlambat selama bulan atau terlambat dalam 3 jam
mencegah terjadinya
Januari - Maret terakhir
keterlambatan
Penetapan KPI
KPI (Task) and Metrics

Explore
Challenges
Metric /AQL 1
KPI 1
1 (Task)
Metric /AQL 2
Sasaran
KPI 2 Metric /AQL 3
(KRA)
(Task)

KPI 3
(Task)
Penetapan KPI
Performance Standard - Indicator (Task) and Metrics

Explore
Challenges

Sasaran, pertanyaan / topik yang harus

1 Sasaran
(KRA) dijawab untuk menjawab masalah

Umumnya disebut hipotesis, indikator,

jawaban awal, kadang bersifat spekulatif
KPI - Task untuk mengarahkan jawaban masalah /
topik

Uraian dari indikator–indikator

keberhasilan dalam menjawab masalah
Metric /AQL
/topik, bersifat terukur ,dibuktikan dengan
data dan informasi
Penetapan KPI
Contoh KPI Umum

 Indikator Biaya, Profit, Asset, Pertumbuhan

 Indikator Produktivitas, Efisiensi Kerja

 Indikator Kualitas Produk, Layanan

 Indikator Kepuasan Pelanggan

 Indikator Kepuasan Karyawan

 Indikator Perbaikan Proses Internal

 Indikator Pembelajaran, Inovasi, Pemanfaatan Teknologi

 Indikator Keselamatan, Kesehatan, Lingkungan

Penetapan KPI
Contoh dari Metrics /AQL yang Bersifat Umum
1. Reliability: Akurasi, ketepatan, konsistensi, tingkat kehandalan
2. Volume: jumlah pekerjaan, jumlah hasil
3. Quality: tingkat mutu, rasio cacat, reject, ketersediaan, kepuasan
4. Responsiveness: kesiapan, kecepatan, tingkat respon, waktu kirim
5. Competence: skills, kinerja, kapabilitas, pengetahuan, dukungan
6. Efficiency: biaya, utilisasi, penghematan, produktivitas
7. Access: kecepatan, kemudahan, waktu tunggu
8. Courtesy: tingkat layanan, penampilan, sopan santun, hormat, bersahabat
9. Communication: pemahaman, mendengar, menjelaskan, presentasi
10. Credibility: kejujuran, reputasi, kepercayaan, sifat, karakter
11. Security: resiko, kepastian, keamanan, kenyamanan, tingkat bahaya
12. Tangibles: bukti tertulis, peralatan, fasilitas, mesin, aset
Penetapan KPI
Contoh dari Metrics /AQL yang Bersifat Umum
No. Metric Area Metric Description AQL
1 Accessibility 1. Receiving email seluruhnya 97% downloaded/day
2. Provide online service 100% on office hour
2 Responsiveness 1. Email reply, cc, bcc seluruhnya 100% replied
2. Email terjawab tuntas 100% answered
3 Reliability 1. Updating otomatis setiap 15 menit 95% achieved /day
2. Pending request closing 100% within 2 x 24 hours
4 Volume of work 1. Jumlah email terjawab min. 100 email/day
2. Jumlah pending request max 5 email/day
5 Competence 1. Jumlah komplain berkurang max. 3 complaint/week
Penetapan KPI
Contoh Kasus

PERFORMANCE MEASUREMENT
Problem Statement:
Tingkat biaya produksi semakin tinggi, sementara komponen biaya tertinggi ada pada
biaya proses produksi . Perlu dicari solusi untuk mengurangi biaya proses produksi.

Sasaran yang Diharapkan:

Menurunkan tingkat biaya produksi dengan penggunaan tooling model X

KRA: KPI : Metric /AQL:

Total Biaya Produksi Menurun 1. Biaya produksi menurun 1. Min. 30%
2. Biaya manajemen produksi tetap 2. Toleransi 5%
3. Biaya tooling ada kenaikan 3. Max. 50%
Penetapan KPI
Contoh Kasus
Operational Planning
Komponen Dasar Operational Planning
Pembelian dan Logistik:
1. Bahan mentah ,suku cadang
2. Konsumsi listrik, bahan bakar
3. Kendaraan pengiriman keluar masuk
4. Alat penanganan material, bahan
5. Fasilitas Gudang /penyimpanan
6. Stock / barang sediaan dagangan
7. Buruh /supir /tenaga kerja lain
Produksi dan Operasional:
1. Fasilitas dan infrastruktur
2. Mesin, alat, alat bantu
3. Proses produksi /lini produksi
4. Proses Pre / assembling
5. Buruh, tenaga penyelia /supervisi
6. Tenaga Outsourcing
7. Packaging, labeling, penanganan
8. Perawatan, perbaikan, service center
9. Desain produk, testing, riset
10. Kualitas dan inspeksi mutu
Customer Service dan Distribusi:
1. Karyawan CS
2. Proses order, komputer, alat komunikasi
3. Suku cadang /Spare-parts
4. Logistik pengiriman, truk, gudang
5. Dealer / distributor /pengantara
Karyawan Pendukung Lainnya:
1. Bagian umum dan admin kantor
2. Bagian rekrutmen, training
3. Bagian IT, teknisi
4. Bagian riset, survei
5. Security
Biaya-biaya Umum dan Administrasi:
1. Jasa akunting dan keuangan
2. Jasa legal dan urusan hukum lainnya
3. Pemasaran lainnya
4. Gaji manager dan pemilik
5. Biaya bunga dan pinjaman lainnya
6. Biaya lain terkait pajak
7. Biaya lain terkait ijin, peraturan lainnya
8. Biaya perjalanan dan entertain lainnya
Financial Budgeting in BP
Financial Planning
Kenapa Dibutuhkan Financial Planning
1. Menterjemahkan setiap rencana tindakan ke dalam target keuangan

2. Setiap terjemahan dari KPI akan berimplikasi pada finansial

3. Rencana keuangan bukan sekedar proyeksi, tetapi komitmen yang

disepakati akan dikeluarkan untuk pencapaian sasaran

4. Merupakan alat kendali dan monitoring setiap tindakan

5. Indikator keuangan menjadi salah satu bentuk antisipasi masalah

yang terjadi pada tindakan.
Financial Planning
Komponen Umum Sebuah Financial Planning
1. Important Assumptions – Asumsi Dasar

2. Financial Sources – Sumber-sumber Keuangan

3. Key Financial Indicators – Indikator Utama Keuangan

4. Break-even Analysis – Analisis BEP

5. Projected Profit and Loss – Proyeksi Untung Rugi

6. Projected Cash Flow – Proyeksi Aliran Kas

7. Projected Balance Sheet – Proyeksi Neraca

8. Business Ratios – Rasio Kesehatan Keuangan

Financial Planning
Bentuk-bentuk Financial Planning
1. Short-term Forecast: Durasi 1 tahun dengan periode bulanan

2. Budget: Terjemahan action plan menjadi anggaran

ditetapkan per fungsi atau departemen,

3. Strategic Forecast: Dibuat minimal 3 tahun, dan termasuk short-

term forecast pada tahun ke-1

4. Cash Forecast: Terjemahan, rincian dari sebuah short-term

forecast, biasanya dibuat dalam jadwal mingguan
BUSINESS PLAN – DIVISIONAL STRATEGIC OBJECTIVES AND KPI

RESULT PLAN
ACTION Weighted
No KRA (SASARAN) KPI (-) (0) (+)
PLAN (%)
Financial Planning
Membaca Kelayakan Keuangan – Model NPV
Diberikan data hasil survei lapangan terhadap rencana
pemanfaatan lahan tidur milik perusahaan dengan
beberapa alternatif investasi sebagai berikut, dan dengan
asumsi: periode analisis 5 tahun dan suku bunga (i): 15%

Alternatif Investasi Nilai Investasi Pendapatan Nilai Jual

(pertahun)

1. Tidak dibangun Rp. 0 Rp. 0 Rp. 0

2. Dibangun Rumah Rp. 250 juta Rp. 25 juta Rp. 300 juta
3. Dibangun Ruko Rp. 900 juta Rp. 150 juta Rp. 700 juta
4. Dibangun Kantor Rp. 2.000 juta Rp. 300 juta Rp. 1.900 juta
Financial Planning
Membaca Kelayakan Keuangan – Model NPV
Financial Aspect: Value of Money

PV = Value x 1
(1 + i)n

Net Present Value (NPV)

Menilai kelayakan investasi terhadap penerimaan dalam jangka waktu
tertentu, dan menilainya pada saat ini (present). Jika hasil
menunjukkan positif, maka investasi disebut sebagai layak.

NPV = NPV(rate,(year 1 : year n) + Year 0

Financial Planning
Rasio-rasio Kesehatan Keuangan Organisasi

Profitabilitas
1. Kekuatan Asset - Asset
Earning Power
2. Keuntungan bagi Pemilik -
Return on Owners Equity
(ROE)
3. Keuntungan Penjualan -
Net Profit On Sales
4. Perputaran Inventori -
Investment Turnover
Likuiditas
1. Rasio Lancar - Current Ratio
2. Uji Lancar - Acid Test / Quick
Ratio
3. Rata-rata Tarikan - Average
Collection Periods Putaran
4. Inventori - Inventory Turnover
Terima Kasih