FERRAMENTAS DE

PLANEJAMENTO E
GESTÃO ESTRATÉGICA

Prof. Msc. Evandro Brandão

Barbosa
Planejamento e gestão estratégica
Setor Privado Setor Público

Gerar resultados para Gerar resultados para

aumentar a riqueza dos
acionistas.
promover o bem estar
coletivo e elevar a
qualidade de vida da
sociedade.

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 MISSÃO DO IFAM
• Promover, com excelência: educação,
ciência e tecnologia para o
desenvolvimento da Amazônia

VISÃO DO IFAM
• Consolidar a instituição como referência
nacional em educação, ciência e
tecnologia
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 VALORES
• Ética
• Qualidade
• Responsabilidade
• Cidadania
• Humanização

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 Planejamento Estratégico
Diretrizes de Ensino de Graduação
Diretriz Meta Ação Prazo Res- Custo Resulta-
ponsá- dos Es-
veis perados
Consoli- Formar 1. Jograd
dar o profissio
nais
integral
Ensino mente, 2. Educa 6ª
de Grad. para o
Mercado

3. Progr.
Extensão

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 Planejamento Estratégico
Diretrizes de Gestão e Infraestrutura
Diretriz Meta Ação Prazo Respon- Custo Resultados
sáveis Esperados

Diretrizes de Recursos Humanos

Diretriz Meta Ação Prazo Respon- Custo Resultados
sáveis Esperados

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 ANÁLISE SWOT
• Strenghts (FORÇAS)
• Weaknesses (FRAQUEZAS)
• Opportunities (OPORTUNIDADES)
• Threats (AMEAÇAS)

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 ANÁLISE SWOT
• A análise SWOT estabelece para forças, fraquezas,
oportunidades e ameaças;

• Forças e Fraquezas são fatores internos;

• Oportunidades e ameaças são fatores externos;

• Um Diagrama SWOT analisa um projeto ou um negócio

através do foco em cada um desses fatores;

• A análise SWOT consiste tipicamente de quatro caixas,

uma para cada área;

• Os Diagramas SWOT podem ser usados especialmente

quando precisa-se decidir se um processo deve ser
levado em frente ou não, os prós e os contras.
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 Imaginário SWOT
Pontos Fortes Fraquezas

Oportunidades Ameaças

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DIAGRAMAS SWOT

•Infraestrutura •Dispersão do
•Localização negócio
•Gestores e •Ausência de força de
Colaboradores vendas
focados •Marketing fraco
•Administração
contextualizada

•O segmento de •Economia Lenta pode

mercado está em reduzir demanda
crescimento
•O mercado pode
•Novos mercados tornar o preço
potenciais sensível
•Potencialidade de •Concorrentes podem
diversificação dentro entrar no segmento
do mercado de mercado

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 Como é a análise SWOT

• A análise SWOT pode servir para se

avaliar uma empresa, um projeto, uma
parte do projeto, um produto, uma equipe,
etc. Para cada um destes itens, fazemos
alguns questionamentos:

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 Questionamentos:
Pontos Fortes:
• O que você (empresa/equipe/pessoa) faz
bem?
• Que recursos especiais você possui e pode
aproveitar?
• O que outros (empresas/equipes/pessoas)
acham que você faz bem?

Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos

ressaltá-lo ainda mais.

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 Questionamentos:
Pontos Fracos:
• No que você pode melhorar?
• Onde você tem menos recursos que os
outros?
• O que outros acham que são suas
fraquezas?

Quando percebem-se um ponto fraco devem-se agir para

corrigi-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos.

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 Questionamentos:
Ameaças:
• Que ameaças (leis, regulamentos,
concorrentes) podem lhe prejudicar ?
• O que seu concorrente anda fazendo?

As fontes para esta análise serão tiradas da grande

imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores
financeiros, das organizações correlatas e das revistas e
associações especializadas no seu campo de atuação.

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 Questionamentos:
Oportunidades:
• Quais são as oportunidades externas que
você pode identificar?
• Que tendências e "modas" você pode
aproveitar em seu favor?

As fontes para esta análise serão tiradas da grande

imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores
financeiros, das organizações correlatas e das revistas e
associações especializadas no seu campo de atuação.

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Ciclo de Controle do PDCA (Plan, Do, Check e Action)

AÇÃO PLANEJAR
CORRETIVA (definir objetivo,
meta e método)
Objetivo

Meta

A P Método

Treinar
C D
Implantar
CHECAR
DESENVOLVER
(treinar e implantar)
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 GERENCIAMENTO DA ROTINA

Tem como objetivo fundamental a

manutenção da qualidade dos processos.
Uma vez implantada, deve ser delegada a
subordinados liberando os dirigentes para
os processos de Melhorias.

Um levantamento geral dos problemas da organização,

deve preceder ao próprio estabelecimento da gerência da
rotina, visando o treinamento do pessoal.

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 GERENCIAMENTO DA ROTINA
ATRAVÉS DO CICLO PDCA
O Ciclo PDCA deve ser girado tantas vezes
como seja necessário para que os
processos insatisfatórios se transformem
em satisfatórios. Atingido este ponto, eles
deverão ser trabalhados para as
correspondentes Melhorias.

OBJETIVOS FUNDAMENTAIS DA ROTINA:

ESTABILIDADE E PREVISIBILIDADE

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 O CICLO PDCA NA IMPLANTAÇÃO DA
QUALIDADE TOTAL
IDENTIFICAÇÃO DE
PROCEDIMENTOS
PROBLEMAS
OPERACIONAIS
A METAS

AÇÃO
CORRETIVA P
MEIOS
(PADRÕES)
AVALIAÇÃO
TREINAMENTO
DO PROCESSO

D
C EXECUÇÃO:
FAZER
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 Melhoria Contínua da
qualidade dos
serviços

Aumento dos
resultados sem Redução das
aumento dos despesas
recursos
financeiros sem redução
dos serviços

Fazer mais
Prof. (quantidade)
Msc. Evandro Brandão e
melhor (qualidade)Barbosa
com menos (recursos)!
 MÉTODO PDCA
O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem
atingidas e facilitar o acompanhamento.

Identificação do Problema
1
Padronização 8 Análise de Fenômeno
2
Análise de Processo
3
Análise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 MÉTODO PDCA
O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o
acompanhamento.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 MÉTODO PDCA
Para identificar o problema é necessário definir a meta para otimização dos
gastos.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 MÉTODO PDCA
Para entender melhor as características do Problema é realizada a Análise de
Fenômeno.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 MÉTODO PDCA
A partir do menor nível “possível” de desdobramento do problema devem ser
identificadas suas causas fundamentais através de uma Análise de Processo.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 ANÁLISE DO PROCESSO - ISHIKAWA
Para alcançar as metas estabelecidas é necessário identificar as causas do
problema.

EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS

ELEVADO GASTO
CAUSAS COM
TELEFONIA FIXA

INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTE

Ex1: Elevado número de ligações para celulares

Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos
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 ANÁLISE DO PROCESSO
A identificação das causas acontece por meio de Brainstormings. Para o sucesso
dessa fase alguns fatores são necessários.

Pontos Críticos para o sucesso na identificação das causas dos problemas

Devem participar PESSOAS com CONHECIMENTO do

problema e que possam ajudar a identificar as causas

As causas devem ser discutidas profundamente para

encontrarmos a CAUSA RAIZ (Método dos PORQUÊS)

TODOS devem ter a oportunidade de colocar as suas

IDÉIAS

O CHEFE, caso esteja presente, FALAR POR ÚLTIMO

para não inibir as pessoas presentes

A PRIORIZAÇÃO das causas com maior impacto sobre

o resultado deve acontecer por CONSENSO do grupo
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 MÉTODO PDCA
Para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas e as causas do
problema bloqueadas são elaborados os Planos de ação.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 PLANO DE AÇÃO
Após o levantamento das causas elas são priorizadas para que sejam
sistematicamente eliminadas através de planos de ação consistentes.

Ex1: Elevado número de ligações para celulares

Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos

CAUSAS
PRIORITÁRIAS

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 PLANO DE AÇÃO
Para o sucesso do plano de ação alguns cuidados devem ser tomados

Pontos Críticos para um bom plano de ação

Ações CLARAS e OBJETIVAS que resolvam efetivamente o

problema. (Ex: Mudar tabela de preço X Fazer reunião para discutir
tabela de preços)

Ações com PRAZOS claramente determinados

(Ex: até 31/8/2007 X Até o final do ano)

Ações com um RESPONSÁVEL bem definido

(Ex: João X Contabilidade)

Ações com apenas 1 dono (Ex: Jorge X Jorge e João)

Evitar ações desnecessárias. FOCAR sempre naquilo que é

essencial para economizar recursos. (Se 1 ação resolve o problema
não planejar 3)
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 MÉTODO PDCA
Só é possível atingir resultados se as ações definidas forem efetivamente
executadas.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
Para garantir que as ações definidas sejam executadas elas devem ser
monitoradas.

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 MÉTODO PDCA
Os resultados são acompanhados e os desvios são analisados profundamente e
são efetuadas correções para recuperar o resultado.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 ACOMPANHAMENTO MENSAL
Mensalmente deve ser feita a seguinte pergunta:

METAS
SIM ALCANÇADAS ? NÃO

PADRONIZAR

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 ACOMPANHAMENTO MENSAL
As cores dos faróis informam o quanto o desvio está em relação a meta
estabelecida.

Quando atuar corretivamente?

Gasto acima da meta

Gasto entre 80% e 100% da meta

Gasto abaixo de 80% da meta

Quando elaborar o Relatório de Anomalia?

RESULTADO ACUMULADO VERMELHO

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 FERRAMENTA DE ACOMPANHAMENTO
O processo de acompanhamento de resultados é feito através do Software OMA
(Orçamento Matricial de Despesas).

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 IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS
A análise dos desvios deve ser realizada pelos Gestores dos Órgãos e pelos
Gestores de Famílias.

EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS

ONDE?

CAUSAS Matriz de Resultados

O QUE?

INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTES

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 RELATÓRIO DE ANOMALIAS
Identificada a causa raiz deve ser preenchido o Relatório de anomalias no OMA.

Ele não deve ser utilizado para justificativas e sim para identificar as causas
dos desvios e ações corretivas.
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 ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS
Os resultados devem ser acompanhados, os desvios analisados profundamente e
efetuadas correções para recuperar o resultado.

GASTO COM TELEFONIA FIXA

ACOMPANHAMENTO
DE RESULTADOS

Desvio
ANALISES DE
DESVIOS R$

AÇÕES CORRETIVAS E
PADRONIZAÇÃO
Meses

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Recuperação
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 MÉTODO PDCA
O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o
acompanhamento.

1 Identificação do Problema
Padronização 8
2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo
Analise de desvios e
implantação de ações
Corretivas
7
A P 4 Plano de Ação

Verificação dos 6
C D 5 Execução do Plano
Resultados e das ações

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 PADRONIZAÇÃO

Ferramentas utilizadas na PMSP para padronização

Portarias de padronização

Editais padrão

Decretos

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