Microsoft Excel Básico

Sesión #1
Logro de sesión:
Al finalizar la sesión, el estudiante conoce el entorno de Excel y elabora fórmulas básicas
utilizando los diferentes tipos de celdas.
Tema de la clase: Introducción a las hojas de cálculo
 Entorno de trabajo de Microsoft Excel
 Configuraciones básicas
 Fórmulas básicas con referencia de celdas
 Selección de celdas, rangos, filas y columnas
 Desplazamiento de celdas
 Tipos de celdas
 Funciones básicas
 Fórmulas con datos de otras hojas
INTRODUCCIÓN A EXCEL

• ¿Por qué Excel es el software más utilizado en las

oficinas y por las empresas?

• ¿Qué ventajas nos ofrece hacer cuadros con

referencia de celdas en las fórmulas?.
QUÉ ES MICROSOFT EXCEL
Es una inmensa cuadrícula o tabla
organizada en filas y columnas. Las
columnas tiene rótulos identificados por
letras (A hasta Z, después AA hasta AZ y
así sucesivamente hasta la columna XFD)
haciendo un total de 16,384 columnas.
Las filas están identificadas por números,
haciendo un total 1’048,576 filas.
La auténtica potencia de Excel radica en su
capacidad de realizar operaciones, analizar
y representar gráficamente los datos
almacenados en ella, trabajando a través
de bases de datos.
CONFIGURACIONES BÁSICAS

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ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL
 CAMBIAR TIEMPO DE GRABACIÓN

CONFIGURACIONES BÁSICAS
• Seleccionar menú Archivo
• Seleccionar Opciones
• Seleccionar Guardar
• Cambiar el tiempo de
autorecuperación

UBICACIÓN DE
AUTORECUPERACIÓN
• Copiar ruta de
autorecuperación en
explorador de archivos.
• Revisar la carpeta donde se
efectúan los
autoguardados
automáticos
 ACTIVAR ÍCONOS MAS UTILIZADOS
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
PERSONALIZAR BARRA DE • Hacer clic en cada una de las opciones a activar
ACCESO RÁPIDO • Hacer clic en cada ícono para realizar acciones.
 AGREGAR ÍCONOS MAS UTILIZADOS
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
PERSONALIZAR BARRA DE • Hacer clic en opción Más comandos
• Seleccionar ícono en ventana lado izquierdo y hacer clic en botón Agregar
• Luego cambiar el orden del ícono con los botones
ACCESO RÁPIDO
 AGREGAR OTROS ÍCONOS: EJEMPLO ÍCONO CALCULADORA
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
PERSONALIZAR BARRA DE • Hacer clic en opción Más comandos
• Seleccionar Todos los comandos
• Seleccionar ícono Calculadora en ventana lado izquierdo y hacer clic en
botón Agregar y Aceptar.
ACCESO RÁPIDO
• Desde el menú de calculadora puede cambiar el tipo a científica y otros,
como hacer conversiones a pulgadas, pesos, longitudes, masas y otras
operaciones.
SELECCIÓN DE DATOS Y DESPLAZAMIENTO
DE CELDAS, HOJAS, LIBROS

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 LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo en Excel es el archivo
compuesto por múltiples Hojas de trabajo que
pueden guardar relación o no entre sus datos.
Ejm. Libro: Control _ ventas
LIBROS Y HOJAS

Hojas :
Hoja1 : Artículos
Hoja2 : Clientes
Hoja3: Proveedores, etc.

HOJA
Compuesta por un conjunto de celdas, que permiten
almacenar una información determinada.
 Para Seleccionar Descripción
Hacer clic en la celda o utilice teclas

FILAS, COLUMNAS, RANGOS

Una celda: direccionales

Un rango de celdas: Hacer clic en la primera celda y arrastre el

Seleccionar Rango puntero hasta la última celda.
SELECCIÓN DE CELDAS,

Un rango de celdas con Ubicarse en la primera celda y pulsar Shift sin

teclado soltar desplazar las teclas direccionales a la
última celda.
Celdas no adyacentes: Seleccione celda o rango y manteniendo la tecla
Control, continúe seleccionando los demás
Seleccionar Filas rangos.
Una columna completa: Pulse el rótulo de la columna

Una fila completa: Pulse el rótulo de la fila

Seleccionar Columnas Arrastre el puntero sobre el rótulo de las filas o

Filas o Columnas columnas
adyacentes:
Filas o Columnas no Seleccione la primera fila o columna y
adyacentes: manteniendo pulsada la tecla Control, continúe
seleccionando las siguientes filas o columnas sin
soltar Control.
 Teclas Descripción

Control + flecha direccional Ir hasta el extremo del bloque de datos

actual
Inicio Ir al comienzo de una fila

Control + Inicio Ir al inicio de la hoja de calculo

DESPLAZAMIENTO

Control + Fin Ir al final de la hoja de calculo

TECLAS DE

Av. Pág Desplazarse una pantalla hacia abajo

Re. Pág Desplazarse una pantalla hacia arriba

Alt+Av. Pág Desplazarse una pantalla hacia la derecha

Alt+ Re. Pág Desplazarse una pantalla hacia la izquierda

Control+Av. Pág Ir a la siguiente hoja del libro

Control+Re. Pág Ir a la hoja anterior del libro

Control + Shift + Tab Ir al libro a la ventana anterior

F2 Edita la celda

F5 Ir a una celda específica

Ctrl+ F6 Ir a siguiente libro

F6 + Ctrl + F6 Ir al libro anterior

 • Hacer clic en la celda donde desea introducir datos
INTRODUCCIÓN DE DATOS • Escribir los datos y pulsar Enter, Tab o Tecla
direccional
TIPOS DE DATOS
 Textos.- Acepta valores de tipo texto (A..Z) y se
ubica el valor a la izquierda de la celda.
 Numéricos.- Acepta valores numéricos (0..9) + - y se
ubica el valor a la derecha de la celda.
 Alfanuméricos.- Almacena valores de tipo texto y
números. Se ubica el valor a la izquierda de la celda.
 Fecha.- Acepta valores en el formato DD/MM/AA. Se
ubica el valor a la derecha de la celda.
 Formula.- Inicia con el signo igual, seguido de los
elementos que van a calcularse.
Ejm. = 4 + 3 * 15
INICIAR FÓRMULA
 Ubicarse en la celda donde desea insertar fórmula
 Pulsar Shift + = (igual).
 Introducir la fórmula.
 REFERENCIAS DE CELDAS
REFERENCIA DE CELDAS
Las referencias o direcciones de celdas se construyen
combinando las referencias de columna seguida de la
referencia de número. Ejm. C3, está en la intersección de
la columna C y la fila 3.

Dirección

COLUMNA

FILA
OPERADORES DE CÁLCULO OPERADORES DE PRIORIDAD DE OPERADORES
CÁLCULO
^ : Operador de Exponente
+ Suma * y / : Multiplicación y División
- Resta + y - : Suma y Resta
* Multiplicación & : Operador de
/ División concatenación
() : para cambiar el orden de
prioridades, escriba entre
paréntesis la parte de la
formula que se debe calcular
en primer lugar.
FORMATOS Y FÓRMULAS
ACTIVIDAD 1
 ESCRIBIR FÓRMULA DE TRES FORMAS:
1. Escribir la dirección de la celda a operar:
FORMATOS Y FÓRMULAS a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear
fórmulas.
b) Pulsar la tecla SHIFT+ =
c) Escribir la dirección de celdas y el operador
matemático.

2. Seleccionar las celdas a operar con el puntero del

mouse
a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear fórmula.
b) Pulsar la tecla SHIFT + =, para iniciar fórmula.
c) Usando el mouse, hacer clic en la celda que quiere
operar y pulsar el operador matemático.
d) Repetir este mismo proceso para otras celdas a operar.

3. Seleccionar las celdas a operar con las teclas

direccionales
a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear fórmula.
b) Pulsar la tecla SHIFT+ =.
c) Pulsar la tecla direccional   y ubicarse en la
celda a operar, y pulsar el operador matemático.
d) Repetir este mismo proceso para otras celdas a
operar.
FORMATOS Y FÓRMULAS RELLENAR CELDAS
•Arrastrar el controlador de relleno
(Cuadradito de la esquina inferior
derecha).

•Si la celda tiene una fecha u hora, día Controlador de relleno

de la semana o mes se incrementará

automáticamente en las nuevas celdas.

• Seleccione celdas que contenga los

datos que desea copiar,
• arrastre el botón de relleno,
• libere en la celda indicada.
FORMATOS Y FÓRMULAS ASIGNAR FORMATOS NUMÉRICOS
• Seleccionar rango de celdas.

• Hacer clic en los íconos de Disminuir y

Aumentar decimales para asignar los decimales
que desea.

• El ícono estilo de millares permite asignar

formato numérico a los informes contables o
económicos, mostrando los números con dos
decimales y separador de miles.

• El ícono Formato de número permite asignar

símbolo monetario o cambiar a otro tipo de
formato.
FORMATOS Y FÓRMULAS AUTOSUMA

• Seleccionar rango de celdas a sumar.

• Seleccionar la cinta INICIO.

• Hacer clic en ícono Autosuma.

• Puede seleccionar varias columnas o

filas para aplicar autosuma de manera
automática a un conjunto de datos.
FORMATOS Y FÓRMULAS COMBINAR Y CENTRAR
• Seleccionar rango de celdas para que el
título se vea centrado con respecto a un
cuadro.
• Hacer clic en ícono Combinar y centrar.

CENTRADO VERTICAL Y
HORIZONTAL
• Seleccionar rango de celdas para centrar
el valor con respecto al ancho de la
celda.
• Seleccionar rango de celdas para centrar
el valor con respecto a la altura de la
celda.
FORMATOS Y FÓRMULAS BORDES DE CELDAS
• Seleccionar rango de celdas.
• Seleccionar tipo de borde.

TIPOS DE LETRA
• Seleccionar rango de celdas.
• Seleccionar ícono Fuente y elegir tipo de
letra.

COLOR DE RELLENO DE CELDA

• Seleccionar rango de celdas.
• Seleccionar relleno y elegir el color que
desea.
CREAR FÓRMULAS CON CELDAS
RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS,
USANDO FUNCIONES INICIALES

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CREAR FÓRMULAS
ACTIVIDAD 2
CREAR FÓRMULAS TIPOS DE CELDAS

 Celdas Relativas: Son celdas cuya

dirección es variable : E11, E12, E13

 Celdas Absolutas : Son celdas cuya

dirección no varia, Pulsar la tecla F4
para convertir celdas absolutas: $C$5

 Celdas Mixtas: Son celdas que

combinan una fila o columna absoluta o
relativa : $C7, C$7
CREAR FÓRMULAS

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos,

utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un
orden determinado. Los argumentos pueden ser números, textos,
valores lógicos, matrices, valores de error o referencia de celdas u
otras funciones.
 INTRODUCIR FORMULA CON FUNCIONES
• Active la celda donde desea insertar
fórmula
• Pulsar el signo = (Igual) y escriba el nombre
CREAR FÓRMULAS

de la función
Otra forma
• Seleccione el botón Funciones
• Seleccionar la categoría
• Introduzca argumentos apropiados para la
fórmula
• Una vez completa la fórmula, pulse INTRO.

MODIFICAR FORMULA
• Seleccione la celda donde se encuentra la
fórmula
• Hacer clic en la Barra de Fórmula o pulsar
F2
• Modifique los argumentos y pulsar ENTER.
 FUNCIONES
• SUMA( ) Suma todos los números de un rango.
Sintaxis:
SUMA(número1;número2; ...)
CREAR FÓRMULAS

Ejemplos
Si las celdas A1:A5 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
SUMA(A1:A5) es igual a 140
SUMA(A1,A3,A5) es igual a 85
SUMA(A1:A2,A5) es igual 70
• PROMEDIO() Calcula el promedio aritmético de un
bloque de celdas numéricas
• MAX() Calcula el valor máximo de un rango o bloque
de celdas numéricas
• MIN() Calcula el valor mínimo de un rango o bloque de
celdas numéricas
• CONTARA(): Cuenta el número de celdas ocupadas

de referencia Significado
:(dos puntos) Operador de referencia de celdas
, ( coma) Operador de unión que combina varias celdas
 CONTAR.SI()
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios
especificados.
Sintaxis
CREAR FÓRMULAS

CONTAR.SI (rango, criterio)

Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener números, o
nombres.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que
determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
CONTAR.SI(), Usando valor de criterio fijo

CONTAR.SI(), Usando como valor de criterio referencia de celda,

lo cual hacer el trabajo mas productivo
 SUMAR.SI():
Permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta
manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.
Sintaxis:
CREAR FÓRMULAS

SUMAR.SI(Rango, Criterio, Rango suma)

Rango: El rango de celdas que será evaluado.
Criterio: La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea
omitido se sumarán las celdas especificadas en Rango.

PROMEDIO.SI()
Permite obtener el promedio o media aritmética de un
grupo de celdas que cumplan con un criterio.
Dicho criterio es el que determina si una celda es tomada
en cuenta o no dentro del cálculo.
FORMATO DE CELDAS

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FORMATO DE CELDAS
ACTIVIDAD 3
 Para tener una presentación de datos de tipo texto, número, fechas y mejorar la
distribución de los títulos sin perder el espacio de cada columna podemos usar:
• Ajustar texto
FORMATO DE CELDAS
• Formatos numéricos
• Formatos personalizados
• Formatos de Fecha
• Pulsar Ctrl + 1 para activar ventana de formatos
 PRÁCTICA
ACTIVIDAD 4
ACTIVIDAD 5