PGD Integrado

Programa de Gestión
Documental
Cita José Mundet – “La diferencia del papel y el documento”

* Carácter seriado
* Génesis
* Exclusividad y Unicidad
* Interrelación, los documentos aislados no tienen valor, sólo
tienen utilidad si pertenecen a un conjunto.
Còdigo: Versión: Vigencia: 1/69

IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS
Los archivos son importantes para la
Administración y la Cultura, porque
los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes.
Pasada su vigencia, estos

documentos son
potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la
identidad corporativa y
nacional.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS
Disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la
información institucional sea
recuperable para su uso de la
Administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
Historia.
RESPONSABILIDAD
Los servidores particulares son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos y reportarán ante las
autoridades competentes el uso de los mismos.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
PARTICIPACION
Todos somos actores importantes

en el proceso de modernización de
la administración documental de la
compañía
ARCHIVO
Conjunto de documentos sea

cual fuere su fecha su forma
y soporte material
acumulados en la ejecución
de procesos en el transcurso
de su gestión.
ALGO DE NORMATIVIDAD…
• Resolución 8934 de 2014, Superintendencia de Industria y Comercio
• Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
• Ley 1409-2010 Ley de la Archivística
• Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos
• Decreto 1382 de 1995, ordena transferencias documentales
• Decreto 998 de 1997, reglamenta transferencias históricas
• Acuerdo 038 de 2002, reglamenta Inventario Único.
• Acuerdo 042 de 2002, Organización Archivos de Gestión
• Decreto 4124 de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos
• Constitución política –
• Art. 4. El Estado esta obligado a proteger las riquezas culturales
• Art. 15. Derecho a la Intimidad
• Art. 23. Derecho de Petición
• Art. 27. Libertad de enseñanza, aprendizaje y cátedra
• Art. 70. Fomento a la Cultura por medio de la Educación
• Art. 72 El patrimonio cultural esta bajo protección del Estado
• Art. 74. Acceso a los documentos públicos
Gestión documental
La ISO 15489 cita: “La normalización de las políticas y

procedimientos de la gestión de documentos de archivo, asegura
la adecuada atención y protección de los mismos, y permite que la
evidencia y la información que contienen pueda ser recuperadas
más eficiente y eficazmente usando practicas y procedimientos
normalizados”
Según la NTC 4436“…Las compañías son responsables por la

adecuada conservación de su documentación, para ello deben
incluir en sus programas de gestión documental y en sus
manuales de procedimientos, pautas que aseguren la
integridad de los documentos desde el momento de su
producción…”

QUÉ ES GESTIÓN
DOCUMENTAL?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la compañía, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
Para qué sirve?:
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la

oficina.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
• Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas
• Garantizar a los usuarios el acceso a la información
• Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.

QUÉ SON DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
Es un registro y soporte de información que surge como resultado de una
actividad administrativa tiene como fin impartir una orden, probar algo o solo
transmitir una información útil para el tramite.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y
recibidos orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la
resolución de un mismo asunto. 1
1 UNIVERSIDAD DE LA SALLE
1
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO
1
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO
PROYECTO DE ARCHIVO
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO
MEMORANDO
MEMORANDO MEMORANDO
MEMORANDO
PARA: Dr. Orlando Pinzón Chacon

Jefe Departamento de Personal
PARA: Dr. Orlando Pinzón Chacon PARA: Dr. Orlando Pinzón Chacon
Jefe Departamento de Personal DE: Jefe Departamento de Personal
Mariela Alvarez Rodríguez
PARA: Dr. Orlando Pinzón Chacon
DE: Jefe Departamento de Personal
Mariela Alvarez
ASUNTO: SolicitudRodríguez
información
DE: Mariela Alvarez Rodríguez
DE: Mariela
ASUNTO:
FECHA: Alvarez
SolicitudRodríguez
información
14 de marzo de 2002
ASUNTO: Solicitud información
ASUNTO: Solicitud14
FECHA: información
de marzo de 2002
FECHA: 14 de marzo de 2002
FECHA: 14 de marzo de 2002
Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación
sobre preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes
Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación Con el fin de conocer
sedes el número comedidamente
de la Universidad, de personas que van asu
solicito participar
amable en la capacitación
colaboración para definir y
sobre preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sobre preparación
conocer losde las "Transferencias
siguientes aspectos: Documentales Primarias", en las diferentes
Con el fin de conocer
sedes el número comedidamente
de la Universidad, de personas que van asu
solicito participar
amable en la capacitación
colaboración para definir y
sedes de la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y
sobre preparación
conocer 1.losde las "Transferencias
siguientes
Número personas a Documentales
deaspectos: asistir Primarias", en las diferentes
conocer los siguientes aspectos:
sedes de la Universidad, comedidamente
2. Nombre y apellido (Listado) solicito su amable colaboración para definir y
conocer 1.
los Número
siguientesdeaspectos:
personas a asistir
1. Número de personas a asistir
2. Nombre y apellido (Listado) 2. Nombre Conyelapellido (Listado)el número de copias del material a reproducir.
fin de precisar
1. Número de personas a asistir
2. NombreConyelapellido
fin (Listado)
de precisar
Aprovecho la el número depara
oportunidad copias del material
sugerir, a reproducir.
siguiendo instrucciones del señor Vicerector en
Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.
el sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el
Con el fin de precisar
Aprovecho la el númerode
oportunidad
procedimiento de para
copias del material
sugerir,
transferencias a reproducir.
siguiendo
a través instrucciones
de una charla delcon
señor Vicerector
duración en
de treinta (30)
Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en
el sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el el sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el
minutos.
Aprovecho la oportunidad
procedimiento de para sugerir, siguiendo
transferencias a travésinstrucciones
de una charla delcon
señor Vicerector
duración en
de treinta (30)
procedimiento de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30)
el sentido de informar
minutos. Agradezco a mucho
los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el
su colaboración
minutos.
procedimiento de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30)
minutos.Agradezco mucho su colaboración
Agradezco mucho su colaboración
Agradezco mucho su colaboración
Cordialmente,
Cordialmente, Cordialmente,
Cordialmente, MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ

Coordinadora Proyecto de Archivo
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ
Coordinadora Proyecto de Archivo Coordinadora Proyecto de Archivo
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ
Coordinadora Proyecto de Archivo

SOPORTES DOCUMENTALES
EXPEDIENTES
Unidad documental formada por un conjunto de

documentos generados y recibidos orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la
resolución de una actividad.
DOCUMENTOS FACILITATIVOS
Son los que sirven a las funciones de

apoyo administrativo.
Ejemplo: Orden de Compras, Remisión,

Comunicados, Controles, Informes,
Manuales.

DOCUMENTOS SUSTANTIVOS
Son los que sirven a las funciones

para las cuales existe la compañía
o el cargo.
Ejemplos: Contratos de Obra, Mapas,

Licitaciones, Certificados para
trabajos especiales.

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS
Son los que imparten orden o dictan

una manera determinada de hacer el
quehacer.
Ejemplo: Actas, Circulares,

Políticas Internas y Externas.

Principios Archivísticos
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Definido como “el principio que busca evitar que se mezclen o combinen las series
documentales durante los traslados de las oficinas, instituciones o entidades autónomas, hacia
los archivos administrativos, centrales, intermedios o históricos. Trata de que estos grupos
mantengan la independencia e identidad de cada grupo o fondo”
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9
A-C B-D B 10 11 12 13
Aplicación
Principio
E-G H-F # # # # # # # # #
C
D # # #

Principios Archivísticos
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la
secuencia que origino el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que
materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un
asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica. En
consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en
una relación causa – efecto

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
Valores Primarios Valores Secundarios
Administrativo
Cultural
Legal
Histórico
Fiscal
Científico
Contable
Técnico

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo De Gestión o Administrativo
Está compuesto por todos los documentos que produce o recibe una dependencia en
desarrollo de sus actividades. Tienen un fin administrativo específico y son fuente de
consulta inmediata.
Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los

distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finaliza su trámite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por clientes internos y/o externos
Archivo Histórico
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión,
que debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la
investigación, trascendencia administrativa, la administración, la ciencia, la historia y la
cultura.

CONCEPTO DE SERIE
DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas: ejemplos: Historias laborales, Contratos, Actas,
informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: división o divisiones de una serie documental con el propósito de

delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidades documentales que hacen parte de la
misma: ejemplos: la serie Contratos, puede subdividirse en contratos de obra, contratos de
consultoría, por ejemplo. La serie Actas, puede subdividirse en Actas de Comité de Archivo,
Actas de Consejo Directivo.
La comprensión de estos dos conceptos se constituye en elemento fundamental para su

elaboración, siendo indispensable para su correcta aplicación, la integración de los conceptos:
principio de procedencia, principio de orden original y expediente.
PAUTAS PARA LA DENOMINACION DE SERIES
Denominación Denominación Comentario

Incorrecta Propuesta
1. La forma de ordenación no da Utilizar la denominación de un sitio geográfico no
Región del Visitas de
lugar a la serie Sumapaz inspección y orienta sobre las funciones que dan origen a los
expedientes, ya que diferentes dependencias de
control
2. No existen series como acuerdo con sus competencias una entidad
mantener una relación con determinadas zonas de
“Documentos enviados” y influencia
“Documentos recibidos” Contraloría Informes entes de Denominar una serie con el nombre de una entidad
no es correcto ya que de acuerdo con las funciones
Distrital control
3. Los nombres de las unidades que cumpla cada unidad administrativa pueden
generarse diversos tipos de relación con la misma
orgánicas no constituyen series entidad (entregar informes, brindar asesoría,
solicitud de conceptos)
4. Los nombres propios no denotan Planillas Control recepción La denominación genérica de un formato no es
correcta ya que en el caso de las planillas, pueden
una serie y distribución de
utilizarse para adelantar diferentes tipos de trámites
correspondencia relacionados con funciones diversas(contables,
5. La serie reúne los documentos control de inventarios, controles de ingreso y salida
de elementos).
producidos por un procedimiento
Comités Actas comité De acuerdo con los requerimientos propios de cada
administrativo especifico paritario de salud Administración se crean diferentes comités, cuyas
actas son elaboradas y conservadas en la unidad
6. La forma de transmisión no que ejerza su secretaría debe distinguirse al asignar
las series debe identificarse con claridad que tipo
genera una serie. de actas le corresponde generar a cada
dependencia
Fuente: FUNG HENRIQUEZ, Vilma. Lo serio de las series. Computadores Inventario de la denominación de series utilizando nombres de
elementos facilita que se presenten equivocaciones
En: Voces y quehaceres archivísticos en el Perú. Lima: software y
al conformar los expedientes ya que sobre un
R&F Publicaciones y Servicios, 2003. p.73-75 hardware elemento pueden surtirse diferentes trámites, su
adquisición, su facturación, su ingreso, asignación,
mantenimiento,
Fuente: GUIA PRÁCTICA PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL (Documento de Trabajo). 2001.
Código: Versión: Vigencia: 27
QUÉ SON CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL?
Herramienta que le permite a la organización identificar

los documentos que produce cada dependencia y
determinar los tiempos en que se va a guardar, los
modelos de ordenación a aplicar y la disposición final de
los documentos
Permiten planificar, organizar y controlar, mediante
tiempos o periodos de conservación en archivo de
Gestión, como en Central e Histórico, los documentos
producidos o recibidos por cada área; optimizando así,
los procesos realizados con la creación, consulta y
conservación de los documentos

Estructura de los CCD
Los documentos propios de cada dependencia, se separan y
organizan según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD),
siendo una herramienta que permite la codificación e
Sub-Serie identificación de cada una de las series, subseries y tipologías
DCE documentales en cada dependencia. Ejemplo:
SERIE
Codificación:
CONTRATO Dependencia + Código de Serie
DE OBRA Sub-Serie PROCESO DE 1910,#### Obras Eléctricas
CONTRATACIÓN
DCI
1920,#### Obras TICS
1930,#### Obras Civiles
DCO
CT1 – CONTRATO DE
OBRA CLIENTE
Sub-Serie
Sub-Serie
P&G
DCO
Sub-Serie
CT3 -
SUBCONTRATACIÓN SERIE BITÁCORA
Y TERCEROS
•RCR INFORMES
•RCE Sub-Serie
Tipología •Contrato INFORMES DE

•Facturas SEGUIMIENT
Documental •Solicitudes O
•Pólizas

Estructura de los CCD
Sub-Serie
CONTROL DE PREVENCION DE RIESGO CONTROL DE TERCEROS LISTADO DE CHEQUEO

RIESGOS EN OBRA
Sub-Serie
CONTROL DE REPORTE DE SEGUIMIENTO DE

CONTINGENCIAS ACCIDENTES ACCIDENTES
SERIE
CONTROL Sub-Serie
SGI CONTROL DE SOLICITUD DE SOPORTE DE EGRESOS
CONTROL DE SUMINISTROS SUMINISTROS
RECURSOS
Sub-Serie
GESTION DEL RECURSO AUTORIZACIONES PARA
HUMANO TRABAJO ESPECIALES LISTADO DE CHEQUEO
CONTROL DEL
RECURSO HUMANO
Sub-Serie
EMISIONES CONTAMINACIÓN DE SEÑALIZACION Y
RECURSOS HIDRICOS ATMOSFÉRICAS SUELOS DEMARCACIÓN
PROGRAMA
AMBIENTAL

GENERALIDADES DE UN PGD
• Es el Sistema interno de control y gestión de los registros y documentos que ayuda a la normalización
de las actividades diarias
• Establece una política de responsabilidad y autoridad documental adaptada a la normativa interna de

la compañía
• Documenta flujos de trabajo y establece trazabilidad de las actividades
• Establece una estructura documental de los registros normalizada
• Genera integración, fluidez y mejora la comunicación entre d las áreas
• Garantiza la seguridad de la información - Acceso y conservación
• Requiere ser de fácil uso e intuitivo
• Requiere consciencia de aceptación al cambio

Desarrollo del PGD
El desarrollo del Programa de Gestión Documental es

paralelo a la búsqueda de la transparencia en la
gestión administrativa.
Contempla actividades tendientes al control de

trámites documentales y racionalización de recursos.
Se re-estructura continuamente a partir de la

normatividad archivística vigente y la aplicación de
técnicas administrativas que mejoren los procesos.

Asesoría de la Gestión Documental
Para la conformación del programa de gestión

documental se requiere la creación de un equipo asesor
de la dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir
las normas de archivo, definir los programas de gestión
de documentos y hacer recomendaciones en los
procesos administrativos y técnicos de las áreas.
Consideraciones básicas de tipo administrativo,
económico, técnico y legal.

Política de Gestión Documental
Mantener un sistema de gestión de los documentos, llevando un

adecuado control, gestión, almacenamiento y disposición final de la
documentación que genera, recibe y tramita FUREL S.A., donde cada
empleado es consciente y responsable de tramitar, custodiar, conservar,
restaurar y proteger el patrimonio documental que produce en su
gestión y que pertenece a la responsabilidad corporativa y memoria de
la compañía; aplicando técnicas de auto cuidado, de cuidado por el
medio ambiente y de buen manejo de los recursos utilizados en la labor,
guiados por las directrices impartidas en la legislación vigente y
normalización internacional aplicable en los procesos de:
producción, recepción, distribución, trámite, organización,
clasificación, ordenación, consulta, conservación y disposición final
de documentos.

1. PRODUCCIÓN
CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN
VS
8. DISPOSICIÓN FINAL 2. RECEPCIÓN
PGD
7. CONSERVACIÓN FUREL S.A. 3. DISTRIBUCIÓN
6.CONSULTA 4. TRÁMITE
5. ORGANIZACIÓN

ALCANCE DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Archivo Histórico
Transferencias Documentales desde

Partes Valores
las Dependencias y Obras

interesadas Secundarios
RCR CUADROS DE
CLASIFICACIÓN Archivo Central
DOCUMENTAL
Correspondencia
Gestión de
trámites
Internos Valores
Primarios
Archivo de
Gestión
RCE
Distribución Local
y Externa

MAPA DEL PROCESO GDOC
PROCESOS DE PROCESOS
PROCESOS TÉCNICOS
ENTRADA DE SALIDA
Acceso
Producción Consulta
Organización
Recepción Préstamo
Conservación
Distribución y Transferencias
Custodia y
Trámite Disposición Final y
Almacenamiento
Recuperación
CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN
VS

1. PRODUCCIÒN
DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES
Objetivo Garantizar la autenticidad, Integridad, Fiabilidad y
Disponibilidad de la documentación que producen los
empleados de la organización, a partir de la
Normalización de los caracteres Internos y Externos, que
garanticen desde el momento de su producción la futura
conservación y recuperación de la información contenida
en los documentos de archivo de manera orgánico
funcional, evitando el almacenamiento masivo de
documentos que no posean valores primarios y/o
secundarios.

1. PRODUCCIÒN
Requerimientos de
los registros que se
generan

1. PRODUCCIÒN
1. Aprobación de los documentos: Es necesario determinar las responsabilidades y
Requerimientos de procedimientos para la aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de la misma.
2. Revisión y actualización de los documentos: Los documentos del sistema son documentos
los registros del vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo
mejora continua
Sistema de Gestión • mantener el histórico de los cambios
• metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas, en la medida de
Integral lo posible, el control de cambios debe ir incorporado en los mismos registros.
3. Omnipresencia de documentación vigente para que se sea accesible en todos los puntos
de uso: Establecer mecanismos de acceso a la documentación a través de herramientas
tecnológicas, estableciendo medidas de seguridad para el acceso a los registros de tal forma que
todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades
en el SGI,
5. Mantener los documentos legibles e identificables (Diplomática): Los documentos de la
organización deben estar identificados con logotipos, títulos y códigos.
6. Control de documentos externos: La organización debe evaluar, ingresar, almacenar y
controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades
del SGI. (Documentos Sustantivos)
7. Seguridad de Acceso a los registros y la información: La organización debe implementar
medidas de seguridad preventivas para que los formatos no sean modificados, y debe disponer de
medidas de seguridad para el acceso y disposición de la información que éstos contienen.

1. PRODUCCIÒN
Normalización de la La producción documental es encabezada por los formatos
incorporados dentro del SGI y los que por las funciones de cada
producción dependencia se generan y quedan codificados en las series
documental, formatos documentales de los CCD
y volumen
Elaboración de Encuestas documentales – Producción y
documental funciones
Identificación de dependencias productoras - Codificación del
Organigrama
Instrucciones para el diligenciamiento de formatos – FID Formato
Instructivo y Descripción del Proceso dentro del SGI
Evaluación de documentos

1. PRODUCCIÒN
Normalización de la Diplomática: Caracteres Internos y Externos:
1. Caracteres internos de los documentos: fechas, nombre
producción de archivo, metadatos,
documental, formatos 2. cantidad de páginas y anexos, firmas, copias, tipo de letra
y volumen 3. Determinación de dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.
documental  Identificación de las UTA – Rotulación
 Adecuado uso de la reprografía (Ver CRC) y planes de ahorro
de papel
 Definición de tipologías documentales y formatos en los CCD
 Elaboración de Formatos determinando su uso, retención, nivel
de seguridad requerido, valoración, almacenamiento, dentro del
Cuadro de Clasificación Documental
 Elaboración de una política de Archivo

1. PRODUCCIÒN
DESCRIPCIÓN OBJETIVO
Evaluación de nuevos Garantizar la ordenación, conservación y
formatos y salvaguarda de los documentos de archivo y
documentos evitar el almacenamiento masivo de documentos
sin valores primarios ni secundarios para la
compañía
Establecer relación entre documento, productor,
contexto y sistema de gestión
Asociarlo con otros documentos en forma
orgánico funcional

1. PRODUCCIÒN
Identificar requerimientos del entorno normativo
Evaluación de nuevos
Identificación del proceso al que pertenece y la necesidad de su
formatos y diligenciamiento
documentos Elaboración del documento teniendo en cuenta la diplomática y
metadatos requeridos
Si lo requiere, elaborar instructivo
Codificación
Valoración del documento y tiempo de retención
Ubicación en los CCD de la dependencia
Establecer condiciones de seguridad y acceso
Identificar responsables
Establecer flujo
Registro de la actividad en Listado maestro de registros y documentos

1. PRODUCCIÒN
Todos los empleados que actúen a nombre propio y en representación de FUREL S.A. deberán
Elaboración de elaborar sus comunicaciones externas sea cual fuere el asunto, en los formatos establecidos para
dicha actividad, indicando en la parte superior derecha del documento el número de radicado
comunicaciones – asignado por el auxiliar del sistema de gestión documental.
RCE RCE – Radicados de Correspondencia Enviada son asignados en el correo furel@furel.com.co o

vía telefónica en la Sede La Castellana, informando la dependencia productora y Centro de costos
del cual tratará el documento, asunto y destinatario
El Gestor Documental encargado informa número de radicado
Cada empleado es responsable de hacer llegar copia digitalizada de los RCE al auxiliar del sistema
encargado de la asignación para la conservación y control del consecutivo de radicados
correspondencia enviada, al igual del envío del radicado original a Gestión Documental para
almacenamiento en carpeta.
Si el radicado es enviado por correo electrónico, se debe imprimir la respuesta y anexarla al
radicado, utilizar impresión de varias hojas en una cara y DUPLEX, así como la totalidad del correo
con los encabezados NO imprimir solo la selección. Conserva la respuesta digital, ya que solo esta
sirve como prueba testimonial.
La primer semana del mes, el auxiliar encargado retroalimentará a los empleados vía correo
electrónico, los radicados faltantes para garantizar el consecutivo y control del procedimiento

2. RECEPCIÓN
La recepción de un documento no implica la inmediata aprobación de la información
RECEPCIÓN DE contenida en éste, por tal motivo, en las distintas sedes no se radicarán documentos,
únicamente serán recibidos y se le informará a través de sello al remitente que el
CORRESPONDENCIA documento será redistribuido para su verificación y estudio.
Todos los documentos que se reciban deben ser sellados en el folio recto del
documento (primera página del documento) y firmado en el sello por la persona que
recibe el documento, tanto los documentos originales como la primera copia del original
(guiados por las políticas ambientales de SGI, no se necesita sellar terceras copias de
las facturas de proveedor ya que solo se tramitarán el original y la copia).
La documentación enviada desde las sucursales a la Sede Administrativa se radica

con la planilla que estas envíen en medio digital (para evitar reproceso en la digitación),
es por esto que previo recibo de los documentos físicos en la Sede Administrativa, las
demás sedes deben garantizar el envío y confirmar el recibo de la relación de
documentos enviados.
Todas las sedes deben llevar un control consolidado de los documentos que envían a
radicar (Ver instructivo en Planilla RCR para envío de correspondencia).

2. RECEPCIÓN
Los Horarios de Recepción de documentos son:
MEDIOS DE De Lunes a jueves de 0800H a 1200H y de 1400H a 1700H,
Viernes de 0800H a 11:00H y de 14:00H a 16:00H
RECIBO Y
El trámite de la documentación recibida después de éstas horas quedará pendiente para el siguiente día hábil y
HORARIOS supeditado a los trámites anteriores que se estén desarrollando.
La recepción de documentos aplica para las Sedes de FUREL autorizadas para recepción de Documentos (SEDE
CALI, SEDE CASTELLANA, SEDE BARRANQUILLA, SEDE BOGOTÁ), y únicamente la radicación de
correspondencia aplica para la Sede Administrativa La America.
En la Ventanilla de Recepción Sede Administrativa La América se radica toda la correspondencia entrante y se

hace relación de la misma para su posterior entrega al destinatario, en la Planilla Única de Correspondencia
Recibida se deben descargar datos básicos del documento y asignarle un número de radicado en formato RCR-
00001.
En caso de Correspondencia a través de medios electrónicos: Se debe enviar al correo
recepcionamerica@furel.com.co y archivo@furel.com.co, la documentación se imprime y se comienza el trámite
correspondiente al documento, informando sobre el mismo medio el número de radicado. El correo en el que se
informa al usuario interno el numero del radicado se almacena en la carpeta Reporte de Radicados del Correo de
Outlook en el archivo central.

2. RECEPCIÓN
Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo a la correspondencia recibida, dejando
RADICACIÓN DE LA constancia de la fecha y hora de recibo, para el cual se realizan las siguientes actividades:
CORRESPONDENCIA * Verificación y confrontación de caracteres internos y externos: folios, copias, anexos, firmas, fechas,
RECIBIDA identificación del documento, asunto, remitente, razón social y destinatario
* Impresión de rótulo de radicación y/o sello como soporte de recibo para el remitente
* Comunicación vía e-mail con el remitente sobre el recibo de planillas digitales que relacionan
documentos en físico
* Identificación de correspondencia Radicable y No Radicable
* Asignación de consecutivo, fecha y hora
•Relación de los documentos recibidos y entregados
Por ningún motivo se podrán reservar números de radicado, cada documento debe llevar un único
número de radicado, llevando un estricto orden de recepción de los mismos.
Cuando el remitente presente personalmente la correspondencia en la Sede Administrativa, se le

entregará de inmediato su copia debidamente sellada con fecha de recibo, número de radicado de
correspondencia y firma de la persona que recibe.
Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno (1), utilizando sistemas
manuales, mecánicos o automatizados.
Cuando existan errores en la radicación y/o se anulen los consecutivos, se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

2. RECEPCIÓN
DESCRIPCIÓN DE LOS Registro de datos de identificación de los documentos
recibidos
DOCUMENTOS
RECIBIDOS  Asignar radicado único por cada documento
 Definición de medios de recepción (Mensajería externa,
Entrega en sede, FAX, Correo Electrónico)
 Identificar tipologías documentales y el ID del
documento a relacionar
 Identificación de dependencias y determinación de
competencia
 Registro impreso de planillas de radicación y control con
firmas de recibo por los empleados destinatarios
 Elaboración de estadísticas de documentos recibidos
mensualmente y tiempos de digitación y despacho

3. DISTRIBUCIÓN
DISTRIBUCIÓN DE LOS Asegurar y controlar el envío y la entrega de Mensajería a nivel
Local y Externo en apoyo a las Unidades Administrativas.
DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
RECIBIDOS POR su destinatario interno o externo.
CORRESPONDENCIA
 Verificación de los registros en planilla
 Identificación de dependencias y determinación de competencia
 Re-direccionamiento de documentos a dependencia competente
 Re-direccionamiento de correspondencia por medios electrónicos
 Re-direccionamiento de correspondencia con servicio de
mensajería
 Registro de control de entrega de documentos recibidos en
planilla RCR con firmas de recibo, fecha y hora
 Conservación del registro para consulta

3. DISTRIBUCIÓN
ENVIO DE  Recibo de paquetes de documentos en ventanilla de Gestión
CORRESPONDENCIA Documental o recogida en puestos de trabajo (ver instructivo
para manejo de mensajería interna y externa)
LOCAL E INTERNA
 Programación y comunicación vía e-mail
 Verificación e identificación del contenido para registro
 Registro de control en planilla digital
 Despacho y Entrega de mensajería
 Control y firma de radicados y planillas de entrega
(Utilización de la normativa aplicable)
 Conservación de registros para consulta
 Elaboración de estadística de tiempos de entrega y causales
de demora; utilización del servicio

3. DISTRIBUCIÓN
 Solicitud de suministros del proveedor de mensajería
ENVIO DE  Actualización de coberturas del proveedor
CORRESPONDENCIA  Selección de proveedores Internacionales
EXTERNA  Elaboración de guías de mensajería (Ver Instructivo para manejo de
correspondencia interna y externa) en físico y digital (ver manuales del proveedor
de mensajería externa)
 Recibo de paquetes de documentos en ventanilla de Gestión Documental
 Verificación e identificación del contenido para registro
 Elaboración de guías de mensajería digitales e impresión de original en sobre y
copia para anexar al Formato de Guía de FUREL
 Registro de control en planilla digital, Ingresando en observaciones los metadatos
necesarios para realizar consultas de histórico de manera ágil.
 Confirmar envíos en la página de Deprisa e Imprimir Manifiesto Resumen en
Original para el Courier y copia para adjuntarle a las guías de FUREL
 Entrega de mensajería
 Informar el número de guía y envío de imagen
 Seguimiento diario de entregas – Presentar Auditoria y PQR
 Conservación de registros para consulta
 Elaboración de estadística de tiempos de entrega y causales de demora; utilización
del servicio

4. TRÁMITE
DESCRIPCION ACTIVIDADES
Curso del documento desde • Identificar actividades y trámites
su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su • Flujograma documentales por cada dependencia
función administrativa
• Confrontación y diligenciamiento de planillas de
control del PGD y ruta del trámite
Quién da respuesta a una
solicitud o requerimiento? • Establecimiento de Responsabilidad y Autoridad
Documental – Ver instructivo para Registro de
Firmas

4. TRÁMITE
Como requisito de la norma ISO 15489 y dada la diversidad
Identificación de de actividades que se ejecutan en la compañía, se debe
Responsabilidad y controlar la trazabilidad de la gestión administrativa que cada
una de las áreas desempeña, se deben elaborar políticas
Autoridad – que determinen la responsabilidad dentro de los trámites y
de esta manera determinar QUIÉN y HASTA DONDE tiene
Registro de firmas que rendir cuentas de un trámite determinado.
Se deben registrar las firmas del personal encargado de
autorizar gastos y documentos de los proyectos y áreas
administrativas, solicitando la autorización a la Gerencia que
corresponda y registrándolo en el formato establecido por
Gestión Documental.
• Ver instructivo para registro de firmas

4. TRÁMITE
En la Ventanilla de Gestión Documental: Recibo de documentos autorizados y aprobados
Radicación de en ventanilla de gestión documental
• Verificación de caracteres internos factura
documentos • Verificación de los requisitos de la compañía
• Verificación de la responsabilidad y autoridad
para trámite • Registro de radicación – Comprobante de radicación
•Fotocopiado para archivo y consulta
contable • (Ver Instructivo de Radicación)
Los empleados pueden tener control de los documentos que radican en Gestión Documental
llevando un consolidado en archivo digital. Al entregar sus documentos como facturas y
reembolsos de cajas menores deben entregarlos relacionados en el formato para entrega de
documentos para trámite, y a la vez deben enviar la misma digital al correo de Gestión
Documental. Este formato es requerido para las sucursales y proyectos de obra en caso de
envío de documentos para ingresar de inmediato a trámite. El auxiliar de Gestión
Documental debe revisar la relación contra los documentos que le son entregados y
devolver por cualquier medio y de inmediato, la planilla con sello de recibo en gestión
documental y firma de quién recibió y revisó los documentos, ya que solo este soporte, el
sello de radicado y el comprobante de radicación son considerados verídicos para atender
cualquier reclamación sobre la entrega de documentos para trámite
• (Ver Relación de entrega de documentos para trámite)

4. TRÁMITE
Desde el área donde se identifique que el
Devolución de documento debe ser devuelto por incumplimiento
de alguno de los requisitos, se debe informar a la
documentos en Coordinación de Gestión Documental para:
trámite •Informar a procesos anteriores involucrados en el
trámite para anulación de registros de control –
Gestión Documental, Compras y Logística,
Recepción, Líder del proyecto
•Anular radicado y dejar observaciones en los

controles de radicado del documento en la Planilla
de Radicación de Correspondencia Recibida RCR y
Radicación de documentos de Gestión Documental
para seguimiento y consulta

4. TRÁMITE
• Informar a la subdirección de contabilidad
Devolución de • Sellar factura con el sello de anulación
facturas al • Elaborar RCE en formato establecido para devolución (Ver Ejemplo)
proveedor •Informar a procesos anteriores involucrados en el trámite para

anulación de registros de control – Gestión Documental, Compras y
Logística, Recepción, Líder del proyecto
•Anular radicado y dejar observaciones en los controles de radicado

del documento en la Planilla de Radicación de Correspondencia
Recibida RCR y Radicación de documentos de Gestión Documental
para seguimiento y consulta
•Envío por mensajería
•Conservación del registro

4. TRÁMITE
Sellos indicadores de trámites • Los sellos de trámites documentales, identifican el estado del documento
dentro de un flujo de actividades y tareas que se realizan entre las distintas
documentales dependencias de la compañía . Todos los sellos autorizados para trámites
documentales deben contener los siguientes Ítems:
Identificación de la compañía y/o la dependencia
Identificación del trámite
Fecha,
N° de Radicado (en caso de requerirlo),
• El único sello que radica correspondencia recibida es el de la “SEDE LA
AMERICA”
• Ningún sello de recibo o radicación documental puede tener enmendaduras
• El radicado de Gestión Documental solo se utiliza para control interno de los
trámites que pasan por Gestión Documental
• Los demás sellos son para control interno de las distintas sedes de FUREL,
éstos no implican el inicio de trámite de un documento sino el re
direccionamiento a su destino de trámite.
(“Acuerdo 060 de 2001 del AGN”)

4. TRÁMITE
•Actualización y registro de los documentos e
Diligenciamiento de información de existencia, representación legal,
formularios administrativos, calificativos y financieros de la
compañía según programación del formato de
FSC - Crédito Actualización de Documentos Corporativos Solicitud
FCP - Cliente de diligenciamiento por empleado de la compañía
• Identificar autoridad del empleado e informar a su
ARR - Arrendamientos superior
LEASING - Leasing • Diligenciamiento requerido
• Elaboración y envío de paquete con documentos
requeridos en medio físico o digital
• Comunicación con el solicitante y/o el proveedor
• Conservación del registro para consulta

5. ORGANIZACIÓN
ACCIONES ORIENTADAS ORGANIZACIÓN:
A LA ORGANIZACIÓN, - Separar material que no corresponde al Archivo
- Separar tipologías
CLASIFICACCION Y
- Identificación de Unidades de conservación y almacenamiento -
ORDENACIÓN DE LOS ROTULOS
DOCUMENTOS
CLASIFICACIÓN:
- Separar en base a los CCD de cada dependencia
- Aplicación de tiempos de retención
ORDENACIÒN:
- Conformación y apertura de expedientes y carpetas – Rotulación
- Determinación de los sistemas de ordenación (Ver manual de
organización de archivos de gestión)
- Ordenación de series documentales (CCD)
- Foliación (Ver manual de foliación)

5. ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
• Identificar necesidades de información y
DESCRIPCIÓN comunicación entre las dependencias
DOCUMENTAL
• Diseño de instrumentos de recuperación de la
información como Bases de Datos, Guías,
Inventarios, Catálogos e Índices (Ej: CT1 - CT3,
Registro de firmas, Inventario UTA)
• Identificación y utilización de los caracteres

internos y externos
• Codificación de unidades, series, subseries,

tipologías y ubicaciones
• Selección de los metadatos necesarios para la
identificación y ubicación de los expedientes y/o
documentos

5. ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN DE LOS Asesoría de Gestión Documental
ARCHIVOS DE
GESTIÓN (OFICINAS) Registro, cumplimiento y/o actualización en los Cuadros de
Clasificación Documental (CCD)
Marcación y adecuación física de las unidades de conservación y

almacenamiento
Ver - Manual de Ordenación Archivos de Gestión
 Identificación de riesgos - Ver manual de conservación
Selección de sistema de ordenación adecuado a las tipologías –

Esquemas de clasificación

5. ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN DEL Marcación y adecuación física de las unidades de conservación y
ARCHIVO CENTRAL almacenamiento – Diagrama de organización
Manual de Ordenación Archivo Central
Selección de sistema de ordenación adecuado a la tipología
Registro, cumplimiento y/o actualización en los Cuadros de

Clasificación Documental (CCD)
Organización, Clasificación, Ordenación, Foliación, Archivo de

Gestión y Central
Organización, Clasificación, Ordenación, Foliación, Registro y

Archivo de fondos acumulados

5. ORGANIZACIÓN
ARCHIVO DCE (Egresos Planeación de la transferencia de contabilidad (Ver Flujo de facturas)
de Obra) Demarcación de puestos de clasificación
Verificar planilla de radicación por correría
Clasificar por centro de costos en los puestos de trabajo demarcados
Ordenar por fecha de radicación en Gestión Documental
Creación/Actualización/Rotulación de unidades de conservación
Organización y Expurgo (Se realizara limpieza al los documentos:
Retirar copias y borradores, fax, documentos resumen, ganchos,
clips, detectar biodeterioro (hongos, microorganismos). Retiro de
material contaminante y su disposición final en lugares adecuados
Archivo de los documentos verificando correspondencia entre nombre
y código del centro de costos
Control de foliación
Elaboración de Referencias Cruzadas
Actualización de inventario documental
Informe a contabilidad de documentos faltantes en la verificación

5. ORGANIZACIÓN
ARCHIVO DCI (Ingresos Recepción de la transferencia de contabilidad
de Obra) Clasificar por centros de costos
Ordenar por fecha de elaboración del documento
Relación de los documentos con Fecha de archivo, ID del
documento, cliente, y centro de costos de almacenamiento
Creación/Actualización/Rotulación de unidades de conservación
Archivo de los documentos verificando correspondencia entre
nombre y código del centro de costos

5. ORGANIZACIÓN
 Recepción y Verificación de la transferencia (Obras, Unidades Administrativas,
ARCHIVO DCO Identificación de la Diplomática y caracteres internos como números de contrato,
(Contractual de Obra) fechas y firmas))
 Organización y Expurgo (Se realizara limpieza al los documentos: Retirar copias y
borradores, fax, documentos resumen, ganchos, clips, detectar biodeterioro
(hongos, microorganismos). Retiro de material contaminante y su disposición final
en lugares adecuados
 Clasificar por Unidad Administrativa
 Ordenar por fecha de elaboración del documento
 Identificar Asunto y conformar expedientes
 Escanear los RCE y enviar al auxiliar de correspondencia para el consecutivo
 Archivo de los documentos verificando correspondencia entre nombre y código del
centro de costos
 Informar vía e-mail cualquier novedad al productor del documento y/o remitente
 Creación/Actualización/Rotulación de unidades de conservación
 Control de foliación (Al pasar de AG a AC)
 Elaboración de Referencias Cruzadas
 Actualización de inventario documental

5. ORGANIZACIÓN
ARCHIVO DE SERIES Recepción y Verificación de la transferencia (Obras, Unidades
Administrativas, Identificación de la Diplomática y caracteres internos)
DOCUMENTALES
Clasificar por Unidad Administrativa
Verificar ordenación de la serie según CCD
Archivo de las series verificando correspondencia entre caracteres
internos y tipo de ordenación
Informar vía e-mail cualquier novedad al productor del documento y/o
remitente
Creación/Actualización/Rotulación de unidades de almacenamiento
Control de foliación en series no numeradas
 Ver Manuales de organización de Archivos de Gestión y Archivo Central

5. ORGANIZACIÓN
ADMINISTRACION DE HISTORIAS LABORALES

Aunque no existe norma que específicamente determine el tiempo de conservación de la Historia Laboral si existe normatividad constitucional y legal
vigente, en torno al archivo y conservación de la información laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad legal está el Código Sustantivo del
Trabajo, que señala en el artículo 39 y 54 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artículo 42 la certificación del contrato, en el artículo
151 las autorizaciones especiales por escrito.
El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben
conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”.
(negrillas y subrayado nuestro)
Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documental con un tiempo de retención para las Historias Laborales
entre 80 y 100 años, el cual empieza a contarse a partir del retiro del empleado y/o trabajador.
En la publicación de “Archivos de Historias Laborales - MEMORIAS, Seminario Sistema Nacional de Archivos-2001”, el doctor Hernán Oswaldo Parada
Arias, empleado del Archivo General de la Nación en su ponencia dijo: (…) “la práctica nos ha mostrado que el tiempo mínimo para la
conservación de historias laborales en el archivo central debe oscilar entre 80 y 100 años. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible
de consulta por el propio ex empleado o sus herederos.” (…). De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante del reconocimiento del
derecho adquirido por el ex empleado y sus herederos.
Los documentos mínimos que debe contener una Historia Laboral están señalados por la Circular 004 de 2003, pero el hecho de que todo
expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los documentos en este artículo mencionado, no obsta para que las entidades de
acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales,
complementándola.
De otra parte, las entidades deben establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la
responsabilidad de los empleados que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.”

5. ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

Los documentos que sean producidos, recibidos y tramitados pertenecientes a Historias Laborales del empleado
Personal Administrativo debe identificar documentos por:

• Número de Identificación
• En casos especiales identificar su Estado: (Nuevo – Reingreso – Activo – Retirados)
El personal de Gestión Documental y Recursos

Humanos Clasifica la documentación, ubicando
los documentos por los dos últimos dígitos del
número de identificación en las carpetas ubicadas
en el la oficina de Recursos Humanos
5. ORGANIZACIÓN
El personal de Gestión Documental debe:
Identificar: Elaboración de marbetes de

• Cédulas manera masiva impresos por
• Estado: (Nuevo – Reingreso – Activo – computador
Retirados – Cambio de grupo)
• Grupo de nómina (Depende si es de los
grupos almacenados por la Coord.
RRHH)
• Ordenar, Organizar y Archivar la
documentación guiados por el CCD
Creación de nuevas unidades de conservación

en caso de: Ubicar la documentación y
• Nuevos Ingresos las carpetas, en el espacio
• Requerimiento por conservación correspondiente según los
• No se debe duplicar carpetas por cambio de dos últimos dígitos de las
Grupo de Nómina, pero sí cuando haya cédulas o números de
cambio de empleador (fondo documental) identificación.
• Cambio de Ubicaciones por grupo
Informar Novedades para ser ingresadas a

inventario:
• Nuevos Ingresos
• Reingresos Anualmente, aplicar tiempos de
• Cambios en ubicación por grupo retención
5. ORGANIZACIÓN
Atención a Consultas de Historias Laborales
Dado el carácter privado y el nivel de confidencialidad y reserva establecido para las Historias
Laborales, éstas solo podrán ser consultadas a través de La Dirección Jurídica y/o La
Coordinación de Recursos Humanos,
Los Gestores Documentales, tienen que elaborar siempre el control de afuera, a excepción en los
casos en que se soliciten consultas digitales. (se tienen en cuenta los mismos requisitos y
procedimientos que para cualquier otra unidad documental)
Carácter Privado, Solicitud de consultas a la Elaboración de testigos de Envío de consultas

Confidencialidad y Reserva autoridad encargada consulta digitales
5. ORGANIZACIÓN
De izquierda a derecha, de menor a mayor siguiendo el

orden del rótulo
ALMACENAMIENTO
EN CAJA DE
ARCHIVO Nº 9
Una vez ordenadas las carpetas
internamente se procederá a ubicar las
series y/o sub-series juntas en la Caja de
Archivo de izquierda a derecha, y se
deberá marcar con el rótulo establecido
por la compañía

5. ORGANIZACIÓN
TRANSFERENCIAS Definir la metodología y herramientas necesarias

para realizar de conformidad con los tiempos
DOCUMENTALES establecidos en los CCD, el proceso de transferencia
documental primaria y secundaria.
En todo momento la Coordinación de Gestión
Documental estará en comunicación constante con
los productores documentales a fin de cumplir con los
requerimientos establecidos:
1. Construcción y aprobación del Cronograma Anual

de Transferencias
2. Socialización del Plan
3. Capacitación previa aplicación del Plan
4. Aplicación del Cronograma de transferencias

5. ORGANIZACIÓN
 Atención en obras – visitas de revisión y capacitación a los auxiliares y lideres del
TRANSFERENCIAS proyecto
 Aplicación de tiempos de retención y selección
DOCUMENTALES  Cronograma de transferencias documentales – Dependencias con GD
 Programación de la transferencia – Obras con GD
PRIMARIAS (Desde las  Planeación para las transferencias documentales tenga en cuenta diligenciar los
siguientes documentos:
oficinas al archivo -Solicitud de Transferencia primaria (Memorando, Correo Electrónico, Comunicación
oficial)
central) -Inventario Único Documental
-Formato de Acta de Eliminación Documental para evaluación
• *Organización y Expurgo (Se realizara limpieza al los documentos: Retirar copias y
borradores, fax, documentos resumen, ganchos, clips, detectar biodeterioro (hongos,
microorganismos). Retiro de material contaminante y su disposición final en lugares
adecuados
• Utilización de equipo de seguridad , medición y prevención
 Embalaje y Transporte.
 Selección y Disposición de material a eliminar
 Informe y control de registros de la actividad con registro gráfico y anexos de la
selección
 Recuperación de material fungible
 Selección de proveedor de destrucción y Certificado de destrucción

5. ORGANIZACIÓN
 Aplicación de tiempos de retención y selección

TRANSFERENCIAS  Cronograma de transferencias documentales – GD al Archivo Central
DOCUMENTALES  Planeación para las transferencias documentales tenga en cuenta
diligenciar los siguientes documentos:
SECUNDARIAS (Del -Actualización y elaboración de Inventarios
-Formato de Acta de Eliminación Documental para evaluación
Archivo Central al
 Expurgo (Se realizara limpieza a los documentos: Retirar copias y
Histórico) borradores, fax, documentos resumen, borradores, ganchos, clips,
detectar biodeterioro (hongos, microorganismos).
 Recuperación de material fungible
Utilización de equipo de seguridad , medición y prevención
Organización, Clasificación, Ordenación , Rotulación y Archivo de la
documentación a conservar
 Selección y Disposición de material a eliminar
 Embalaje y Transporte
 Informe y control de registros de la actividad con registro gráfico y
anexos de la selección
 Selección de proveedor de destrucción y Certificado de destrucción

5. ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Cualquier modificación, creación, eliminación ejecutada
MANEJO DE en las unidades de conservación debe quedar registrada
en el inventario, para esto se requiere:
INVENTARIO
• Identificación y utilización de los caracteres internos y
externos
• Actualización del inventario con la creación de nuevas

unidades de conservación
• Actualización del inventario con la creación de nuevas

unidades de almacenamiento
• Auditoría de Inventario documental
• El inventario sirve como Herramienta para aplicación de

los tiempos de retención y como herramienta de consulta
y organización

6. CONSULTA
DESCRIPCIÒN ACTIVIDADES
ATENCIÓN A LOS • Consulta en ventanilla de Gestión Documental
• Restricciones de acceso, por autoridad, reserva, conservación y seguridad
REQUERIMIENTOS DE de la información definida en los CCD
CONSULTA DE • Disponibilidad de información depende de los tiempos de retención de cada
DOCUMENTACIÓN EN proceso definida en CCD y flujos de procesos
FÍSICO • Utilización herramientas de consulta para la ubicación de los documentos –
Inventario UTA y Referencias cruzadas
• Control físico de préstamo y devolución – Tablas de Afuera por cada unidad
documental prestada o consultada, dejando el testigo físico en la ubicación
de la unidad documental dentro de los archivadores y/o visiblemente en las
cajas (los préstamos no deben superar un rango de 3 a 5 días de lo que
todo el personal de archivo está en cargado de verificar constantemente
en las tablas con registros activos)
• Registro digital de préstamos y devolución – Tablas de afuera
• Indicador de consulta y utilización del servicio
-NINGUNA INFORMACIÒN ES SUMINISTRADA DESDE EL ÁREA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL SIN SOPORTE EN UNA SOLICITUD O
AUTORIZACIÒN EXPLICITA DE UN JEFE DE ÀREA

6. CONSULTA
ATENCIÓN A LOS -Identificar y asignar autoridad para consultas
REQUERIMIENTOS -Verificar las condiciones de acceso en el CCD del área
DE CONSULTA DE -Identificar la disponibilidad de la información en términos de
DOCUMENTACIÓN restricciones por reserva o por conservación
EN MEDIOS -Utilización herramientas de consulta para la ubicación de los
documentos – Inventario UTA y Referencias cruzadas
DIGITALES
-Digitalización de los documentos y almacenamiento de archivo
digital para atención de próximas consultas
-Respuesta a la consulta y autoridad responsable(las consultas
no deben superar un rango de 3 a 5 días)
-Sistemas de registro y control de préstamo para la medición de
tiempos de respuesta y utilización del servicio
-NINGUNA INFORMACIÒN ES SUMINISTRADA DESDE EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SIN SOPORTE EN UNA SOLICITUD O AUTORIZACIÒN EXPLICITA DE UN JEFE DE ÀREA

ESTRUCTURA DOCUMENTAL
6. CONSULTA CENTROS DE COSTOS DE LA
GERENCIA TÉCNICA
DCE
USUARIO EXTERNO Documentación Contractual de
EGRESOS
Dirige las consultas al correo

DCI
archivo@furel.com.co o se realiza en
Documentación Contractual de
las instalaciones de FUREL Sede INGRESOS
Dirige las consultas al Administrativa La America
empleado autorizado Disponibilidad de la
FUREL S.A. información /
Responsabilidad / DCO
Autoridad Documentación Contractual de
OBRA
USUARIO INTERNO
SGI
Control del Sistema de Gestión
Integral
Solución de Consulta en medios físicos/digitales

y Ejecución de Controles
-NINGUNA INFORMACIÒN ES SUMINISTRADA DESDE EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SIN SOPORTE EN UNA SOLICITUD O AUTORIZACIÒN EXPLICITA DE
UN JEFE DE ÀREA

7. CONSERVACIÓN
Conjunto de medidas Sensibilización y toma de conciencia
preventivas o correctivas, Reproducción, duplicación y migración de información
adoptadas para garantizar la Inspección y mantenimiento de instalaciones
integridad física y funcional de Control de condiciones ambientales en sitio
los documentos de archivo, Limpieza
sin alterar su contenido Control de plagas
Almacenamiento, re almacenamiento y empaste
Primeros auxilios y reparaciones menores
Prevención de desastres
Planes de contingencia (copias de seguridad,
protección en incendios, robos, inundaciones,
catástrofes naturales, atentados, guerras)

7. CONSERVACIÓN
MEDIDAS PREVENTIVAS Sensibilización y toma de conciencia
Identificación de riesgos
Utilización de elementos de protección personal
Utilización de elementos que no alteran los soportes
Inspección y mantenimiento de instalaciones
Reproducción, duplicación y migración de información
Control permanente de condiciones ambientales en
sitio – Formato para medición de micro y macro
clima
Almacenamiento y empaste
Medidas preventivas y de control ejecutadas en el
procedimiento de transferencias documentales
Prevención de desastres y planes de contingencia

7. CONSERVACIÓN
CONTROL DE MICRO- Con el propósito de mantener las condiciones micro y
macro-climáticas de las instalaciones de archivo para
MACRO CLIMA
garantizar la prevención y conservación de los soportes
documentales y así mismo mantener un ambiente de
trabajo adecuado, se cuenta con un punto fijo de las
instalaciones de almacenamiento de archivo en el cual
está ubicado un Thermo-Higrómetro con el cual todos
los días hábiles se toma control con el formato de
medición de micro y macro clima en los siguientes
horarios: 700H - 1000H - 1200H - 1500H - 1700H

7. CONSERVACIÓN
MEDIDAS CORRECTIVAS
Almacenamiento, re almacenamiento y empaste
Retiro de material deteriorado
Primeros auxilios y reparaciones menores
Planes de acción y atención – ver: Plan de acción
Humedad - Procedimientos ante deterioros AGN
Registro de Indicadores de conservación documental
Registro de condiciones ambientales en sitio –
Formato para medición de micro y macro clima

8. DISPOSICIÓN FINAL CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN
VS
Establecer la metodología para la ejecución de los
procedimientos de selección, descarte y eliminación de los
documentos relacionados en los Cuadros de Clasificación
OBJETIVO Y Documental de la compañía, que hayan cumplido su
ALCANCE tiempo total de retención y no sean relevantes en el
desarrollo de la compañía a nivel histórico.
Aplica para todos los documentos definidos en los Cuadros

CONSERVACIÓN
ELIMINACIÓN de Clasificación Documental de la compañía. Inicia con la
finalización de los trámites y vigencias, la elaboración de
inventarios documentales y los registros generados en el
VS proceso de eliminación.

VS
*Ningún empleado está autorizado para la ejecución de actividades de eliminación documental sin previa consulta y/o
autorización del comité que integre las responsabilidades de la documentación de la compañía
*La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y de su
carácter administrativo y funcional para la entidad.
*La responsabilidad de la eliminación de documentos recae sobre las decisiones tomadas por la aprobación del Comité de
archivo, de los productores de los documentos, del SGI y de la Coordinación de Gestión Documental.
*Que en relación a las políticas ambientales de la compañía, los documentos susceptibles de eliminación estarán sujetos al
Plan de Ahorro de Papel de la compañía
*Que en relación a las políticas ambientales de la compañía, la eliminación documental tiene que ser efectuada por medio
POLÍTICAS DE de picado con el fin de preservar el medio ambiente y la seguridad de la información de la compañía bajo la norma DIN 32
757.
ELIMINACIÓN *Que en relación a las políticas de calidad de la compañía, se dejará registro de cualquier actividad que implique la
eliminación de documentos en Actas de Eliminación Documental, y la Coordinación de Gestión Documental estará
encargada de mantener los metadatos de dichas actas organizados para la recuperación de la información.
*Que en relación a las políticas de salud ocupacional de la compañía, se elaborará procedimiento para la recepción de
transferencias documentales, se dejará registro documental y fotográfico de cualquier actividad que implique la eliminación
de documentos y el contacto del personal con agentes de deterioro documental.
*Los archivos de gestión de las distintas dependencias, estarán encargados de informarse sobre los tiempos de retención,
flujos y procedimientos de los documentos a su cargo.
*Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad de la Coordinación de Gestión Documental quien deberá solicitar
autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su
respectiva relación y anexos.
*La documentación transferida al área de Gestión Documental que no haya sido sometida a los procesos de valoración y
selección en la oficina productora o transferente, será objeto de dichos procesos en las instalaciones del Archivo, para luego
ser incorporada a su acervo documental. Antes de proceder a la eliminación, el Coordinador del área informará a la
dependencia transferente o interesada.
*Los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben ser enviados al área de Gestión
Documental para su eliminación tan pronto como se cumpla el plazo fijado por los Cuadros de Clasificación Documental
*Las eliminaciones deben formar parte de un proceso previo de preparación de las transferencias primarias y secundarias,
es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y éste al histórico. En todos los casos debe levantarse un acta
codificada por el área de Gestión Documental acompañada de su respectivo inventario y anexos

VS
Diligenciar el formato de Acta de Eliminación Documental, con
asesoría de la Coordinación de Gestión Documental.
Se deben tener los siguientes documentos:

*Formato de Inventario Documental debidamente diligenciado y
Requisitos firmado
documentales *Acta de Eliminación Documental debidamente diligenciada y
firmada
para la *Registro fotográfico del procedimiento
eliminación *Muestreo de los documentos eliminados (cuando sea requerido)
*Actas de finalización del contrato (Cuando aplique)
*Certificado de destrucción de los documentos bajo la Norma DIN
32-757 en el Nivel 2 o 3, mas los soportes de los valores
recuperados por la venta del material reciclado

VS
1. Valorar los documentos para determinar los procedimientos a ejecutar, la valoración debe ser
sustentada en el Acta de Eliminación Documental
2. Verificar el los Tiempos de Retención en los Cuadros de Clasificación Documental
3. Procedimientos a ejecutar:
3.1 CONSERVACIÓN TOTAL:
* Determina la conservación Total de los Documentos en el Archivo Histórico, estos son almacenados
ya que tienen valores secundarios
* Organizar los documentos que son para conservación total según lo indiquen los manuales de
Valoración organización para disponer de estos al servicio de los usuarios
* Ejecutar Intervención física a los documentos que lo requieran para su conservación y preservación
Documental 3.2 SELECCIÓN:
* La selección requiere un conocimiento amplio de la unidad productora, puedee aplicarse a
documentación que ha perdido su vigencia
* Debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se
encuentra registrado en otras series
* Se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su Conservación Total y que
puede seleccionarse a través de muestreo
* Se aplica para optimizar el control y facilitar el acceso a documentos requeridos para uso interno o
externo
* Ayuda a reducir costos en espacio, tiempo y materiales, y a su vez garantiza la conservación
Documental
3.3 ELIMINACIÓN:
* La eliminación se aplica a los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal
fiscal o contable, y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia, la
sociedad, la tecnología o la memoria institucional

VS
•Aplicación de los tiempos de retención

En las Unidades Administrativas: Verificar los documentos que cumplieron el tiempo de
retención y programar transferencia con el cronograma de transferencias
En los Proyectos de Obra: Programar transferencias con la Coordinación del SGI y de
Desarrollo del Gestión Documental
procedimiento En el Archivo Central: Anualmente, se deben verificar los tiempos de retención de los CCD,
apoyándose de las fechas extremas de los documentos en el inventario documental de la
compañía
•Programar transferencia documental

En las Unidades Administrativas: Verificar cronograma de transferencias y solicitar
asesoría del área de Gestión Documental
En los Proyectos de Obra: Informar el cierre de un proyecto de obra via correo electrónico a
la Coordinación del SGI y de Gestión Documental
•Elaborar Inventario Documental
•Revisión y Actualización de Bases de Datos
•Valoración Documental
•Elaborar , Revisar, Aprobar Acta de Eliminación Documental y Anexos
•Selección de proveedor para destrucción de los documentos
•Uso de los valores recuperados por material reciclable

FIN

PGD Integrado

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Programa de Gestión

Cita José Mundet – “La diferencia del papel y el documento”

Còdigo: Versión: Vigencia: 1/69

Pasada su vigencia, estos

Todos somos actores importantes

Conjunto de documentos sea

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