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Tiempo Costo
GESTIÓN DE PROYECTOS
¿Cuáles son los beneficios de tener una metodología de
gerencia de proyectos?
RESPETO
HONESTIDAD
Código de Ética y RESPONSABILIDAD
Conducta Profesional
EQUIDAD
Material para uso exclusivo, prohibida su
reproducción sin autorización. Edwing
Múnera
El proyecto real: su crudeza
16
Misión temporal asumida para crear un producto
o servicio específico (Unico), que:
(PMBoK3-2004)
“Proceso único que consta de un
conjunto de actividades coordinadas y
controladas, con fechas de comienzo y
terminación, que se emprenden para
suministrar un producto que cumpla
requisitos específicos, dentro de
tiempo, costo y recursos”.
ICONTEC-NTC 10006
GESTIÓN DE PROYECTOS
• Características de los proyectos
– Progresivo
• Es progresivamente elaborado
• Pasos, continuo, incrementado
– Otras
• Integrador, materializador, objetivos
definidos, restricciones, supuestos,
trabajo en equipo, tiempo, costos,
requerimientos específicos, ……
NO ESTABLEZCA PLAZOS MUY AUDACES
Plazo es plazo!!!
NO TODA PRESENTACIÓN SERÁ UN ÉXITO
LA ESTRUCTURA JERÁRQUICA
TRADICIONAL SÓLO PERJUDICA
PRESTE ATENCIÓN A LAS SEÑALES DEL MERCADO
ESCOJA ATRIBUTOS SIGNIFICATIVOS PARA SU CLIENTE
Cual es el mio?
LO QUE SIRVE PARA UN CLIENTE
PUEDE NO SERVIR PARA EL PRÓXIMO
NADA PUEDE PARA LA AUTOMATIZACIÓN
YÁ ME MM...
BAÑE FUISTE
RÁPIDO.
SEA INNOVADOR
APROVECHE LAS OPORTUNIDADES
Atrasado
Borracho
ESCOJALA HERRAMIENTA
Perfume
MÁS ADECUADA barato
LAS SOLUCIONES TÉCNICAS NO SIEMPRE PUEDEN SER
IMPLANTADAS
Come on!
Vamos, noItpodemos
can‘t go
fallar every
wrong en todas...
time...
EL USO DE SOLUCIONES
TECNOLÓGICAS ES
INEVITABLE…..
PERO SE DEBE CONSIDERAR LAS DIFICULTADES DE LAS
PERSONAS
y que están
esperando?
Pucha, Windows se Vayan a ayudarlo a
colgo de nuevo dar Ctrl Alt Del
Y NO RENIEGUE DEL ENTRENAMIENTO DE LOS USUARIOS
EL
¿Qué conozco de la
Dirección de Proyectos?
Qué es Dirección de un Proyecto?
• Objetivos
que en forma temporal
Tiempo
se utilizan para generar
•PROYECTO
un PRODUCTO O
SERVICIO o RESULTADO
en particular o UNICO. • Resultados
FIN
¿Qué es la Dirección de Proyectos?
La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una serie
de actividades
interrelacionadas.
Implicaciones de un Proyecto
• Tiene un Propósito definido.
• Es un Proceso Organizado.
• Son actividades temporales (inicio y fin claros)
• Costo y recursos presupuestados
• Involucra Riesgo.
• Planificación según un desempeño esperado
• Variabilidad (de actividades, personal, gastos)
• Impacto!!!
54
GESTIÓN DE PROYECTOS
VARIABLES : INSTRUMENTOS :
trabajo colaborativo-cooperativo
Negociación
Resolución de conflictos
herramientas
reflexión
Sistema
diseño ofrecido
60
La dimensión de gestión
61
• Definición del Proyecto Final = objetivos cumplidos o Imposibilidad de cumplir
Inicio Periodo de tiempo definido (corto o largo)
RESULTADO DURADERO y UNICO
con consecuencias en productos, impactos sociales,
o
económicos o ambientales
Demanda
Requisitos
mercadeo Medio para cumplimiento legales
con el PLAN ESTRATEGICO
Oportunidad de la organización
estratégica Adelantos
Solicitud tecnológicos
Cliente
La Dirección de Proyectos
Gestión recursos
Entidad centralizada Metodología Coordinación
OPERACIONES PROYECTOS
Transferencias de
Entregables y
Función permanente Función temporal
Conocimiento
Generan mismo producto Generan resultado único
Gestión de Operaciones Dirección de proyectos
El director de Proyecto
Papel : organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto
gerente funcional o de operaciones
Características : Conocimiento sobre dirección de proyectos – Desempeño – Capacidad personal (personalidad, liderazgo)
Organización según la estructura de la empresa :
Director Proyectos
Director Proyectos Director Proyectos
infraestructura mercado
RH SI
• El Ciclo de Vida del Proyecto
El Ciclo de Vida del Producto <> del Ciclo de Vida del Proyecto
Proyecto 1
Para mayor eficiencia, se aconseja una supervisión por una misma autoridad de
Producto Proyecto 2
mayor jerarquía
Proyecto 3
Ciclo de vida del proyecto
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
Ciclo de vida de la Gestión y Ejecución
Ciclo de vida de la Gestión y Ejecuc
Conceptos Básicos
Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega
Grado de influencia en
resultados
Avance
Decisión de
arranque
Decisiones
trascendentes
Iniciación,
Planificación,
Ejecución,
Control y
Cierre.
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
Ciclo de vida del proyecto
Ciclo de vida del proyecto
EVALUACION
FORMULACION
ORGANIZACION
TIEMPOS
RECURSOS
SUMINISTROS
CONTROL - CALIDAD
GESTION - EJECUCION
RIESGOS
PUESTA EN MARC HA
CIERRE
FIN
OPERACION
Proceso de Ejecucion
Nivel de Proceos de
Actividad Planeacion
Proceso de
Inicializacion Proceso de Control Proceso de
Cierre
Tiempo
Fase de Fase de
Comienzo Terminacion
Ciclo de vida de los proyectos
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO
DISPOSICION
OPERACION
PLAN DE
NEGOCIOS
PRODUCTO
INICIAL I N T E R M E D I A S FINAL
CICLO DE VIDA
DEL PROYECTO
ACTUALIZACIONES DEL
PRODUCTO
EVALUACION Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
TIPOS DE RELACIONES:
– Relación secuencial, una fase sólo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior.
– Relación de superposición, una fase se inicia antes de que finalice la anterior, este tipo
puede aumentar el riesgo y puede causar un reproceso, si la fase siguiente avanza antes
de que la información precisa generada en la fase previa esté disponible.
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
Proyecto vs Trabajo Operativo
OPERACIONES
PROYECTOS
Finalidad operación
Finalidad lograr el objetivo y
continua para apoyar al
concluir
negocio
Logro
Proyecto Operación
Objetivos
Proyecto vs. Trabajo operativo
SE RELACIONAN:
DIFIEREN :
– Las operaciones son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos.
– Los proyectos (junto con los miembros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y
tienen un final.
– Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que, por el contrario,
siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratégicos de la organización.
– Las operaciones apoyan el ambiente del negocio donde se ejecutan los proyectos.
CLIENTES
VENDEDORES
PATROCINADOR
DIRECTOR DE PROGRAMA
GERENTE DE
GERENTES FUNCIONALES OPERACIONES
Interesados (Stakeholders)
Son individuos y organizaciones que están
involucrados activamente en el proyecto.
I. Plan Estratégico
II. Portafolio
III. Programas
IV. Proyectos
V. Sub-proyectos
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Francisco Salazar
Relaciones entre la Dirección de Proyectos,
la Dirección de Programas y la Gestión del
Portafolio
Portafolio
P P
P
P P
P
P P
P
P
P P P
Resolver
Resolver Ajustar problemas y
restricciones dirección cambiar la
de recursos y/o estratégica de gestión dentro
conflictos la organización de una
a los proyectos estructura de
gobernabilidad
compartida.
Dirección de proyectos, la dirección de
programas y la gestión del portafolio
Tomado de PMBOK®
Influencia de la organización en la dirección de proyectos.
Estructuras de la organización:
Abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una
variedad de estructuras matriciales entre ellas.
Estructura de la organización
En las empresas existen tres tipos de
estructuras organizacionales:
1. Orientada a proyectos
2. Funcional
3. Matricial
Estructura de la Organización -
Funcional Jerarquía donde el
empleado tiene un
superior claramente
definido.
Personal agrupados
por especialización
(Producción,
Contabilidad,
Auditoría, etc).
Cada departamento
hará el trabajo
independiente de los
otros departamentos.
Estructura de la Organización –
Matricial Débil
El rol del
Director del
Proyecto es mas el
de un coordinador
o expeditor que el
de un verdadero
Director de
Proyectos.
Estructura de la Organización –
Matricial Equilibrada
En una organización orientada a proyectos, los miembros del equipo están a menudo
colocados en un mismo lugar, la mayor parte de los recursos de la organización
participa en el trabajo de los proyectos y los directores del proyecto tienen mucha
mas independencia y autoridad.
Estructura de la Organización –
Orientada Combinada
Organización para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL
• El personal reporta
directamente al
•Reporta al Líder • Varios
Mando Superior del proyecto y al responsables
Mando funcional
• Control total sobre el • Superior
presupuesto, recursos •Líder de proyecto identificado
materiales
de tiempo
• El Mando Superior completo • Actúan por
tiene responsabilidad especialidad
administrativa sobre el •Autoridad y toma
personal de decisiones • Enfoque
• Puede disponerse de
compartida fragmentado
un pool de recursos
Estructuras de la organización
Organización Funcional
+ Un sólo jefe
+ Organización agrupada por especialidades
=> especialización
- Proyectos sesgados hacia áreas funcionales
- Director de proyectos sin autoridad
Estructuras de la organización
+ VENTAJAS
- DESVENTAJAS
Matricial = “2 jefes”
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
PMO Oficina de Proyectos
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
Oficina de Dirección de Proyectos
Administrar recursos compartidos entre
proyectos
Auditorías al proyecto
Activos de los procesos de la organización
EDT
Factores Ambientales de la Empresa
Procesos, estructura y cultura de la organización
Normas de la industria o gubernamentales
Infraestructura
Recursos humanos existentes
Administración de personal (p.ej., pautas de retención y manejo de
personal)
Sistemas de autorización de trabajos de la compañía
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo por parte de los interesados
Clima político,
Canales de comunicación establecidos en la organización,
Bases de datos
Sistemas de información para la dirección de proyectos (p.ej.,
herramientas automáticas, como una herramienta de software para
definir cronogramas, un sistema de gestión de la configuración, un
sistema de recopilación y distribución de información o interfaces Web a
otros sistemas.
Activos de los Procesos de la
Organización
Iniciación
Planificación
Control
Ejecución
Cierre
Error fatal: pensar
que esto es el proyecto
133
INICIACIÓN PLANEACIÓN EJECUCIÓN CIERRE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Grupos de Procesos
de la Dirección de Proyectos
• Los procesos de la dirección de proyectos se
dividen en cinco grupos de proceso.
Proceso de Seguimiento y control
Procesos de
planificación
Procesos
de cierre
Procesos
de iniciación
Procesos de
ejecución
GESTIÓN DE PROYECTOS
Los procesos para la Gestión del proyecto se pueden organizar en cinco
grupos de uno o más procesos cada uno:
SEGUIMIENTO Y CONTROL
INICIACIÓN
DESARROLLAR EL ACTA
IDENTIFICAR INTERESADOS
(STAKEHOLDERS)
INICIACIÓN PLANEACION EJECUCIÓN CIERRE
DESARROLLAR EL DESARROLLAR EL
ESTIMAR RECURSOS PLAN DE RH
PLAN
RECOPILAR ESTIMAR DURACION PLANIFICAR LAS
COMUNICACIONES
REQUISITOS ACTIV
DESARROLLAR EL PLANIFICAR LA GESTIÓN
DEFINIR ALCANCE DE RIESGOS
CRONOGRAMA
SEGUIMIENTO Y CONTROL
EJECUCIÓN
DIRIGIR Y GESTIONAR LA
DIRIGIR EL EQUIPO DEL
EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
PPROYECTO
GESTIONAR LAS
ADQUIRIR EL EQUIPO DEL
EXPECTATIVAS DE
PROYECTO
INTERESADOS
DESARROLLAR EL EQUIPO
EFECTUAR ADQUISICIONES
DEL PROYECTO
INICIACIÓN PLANEACION EJECUCIÓN CIERRE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
DAR SEGUIMIENTO Y
CONTROLAR EL ALCANCE
CONTROLAR RIESGOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL
CIERRE
CERRAR EL PROYECTO O
FASE
CERRAR LAS
ADQUISICIONES
¿POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?
¿POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?
Expectativas irreales
Planeación inadecuada
Cronograma irreal
Financiación inadecuada
Factores organizacionales
GESTIÓN DE PROYECTOS
Problemas en la implantación de un marco
(Framework) para la Gerencia de Proyectos.
• Rechazo al cambio (-,?)
• Falta de cultura en la disciplina
• Tiempo solo para trabajar en lo existente
• Rechazo a formalizar lo informal
• No hay tiempo para la Planeación
• “El mundo de los proyectos” es complejo
• ….
LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
La ventaja de los objetivos poco claros es que evitan la molestia de tener que
estimar los correspondientes costos claros.
Cuando las cosas van bien, algo falla – Si las cosas no pueden ir peor, empeoran.
Cuando las cosas parecen ir mejor, es que se ha pasado algo por alto.
LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
Estos son algunos resultados de la investigación realizada por Standish Group y publicadas en
el reporte “The Chaos Chronicles” para unos 13,522 Proyectos.
=
Búsqueda de
resultado
Exitoso del
PMBOK® Proyecto
Técnicas Herramientas
Fases del Proyecto
Ejemplo de proyecto
de una sola fase.
Tomado de PMBOK®
Relación entre el Ciclo de Vida del
Producto, Proyecto y Desarrollo de
Software
Ciclo de Vida del Producto
Castigo ejemplar a los inocentes: Despedimos a los proveedores e intregrantes que menos
culpa tienen
Recuperación del optimismo perdido: Ahora sí, ya eliminamos a los supuestos malos y
encontramos el segundo aliento
Terminación del proyecto a como dé lugar: Trabajos forzados, unos encima de otros,
noches, tiempo extra, sábados, domingos, desgaste, presión, promesas y más presión
1. Desarrollar el acta
de constitución del proyecto
2. Desarrollar el plan
para la dirección de proyecto 6. Cerrar Proyecto o fase
4. Monitorear y controlar
el trabajo del proyecto
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
El seguimiento continuo
Consiste en recopilar, medir y distribuir la proporciona
información relativa al desempeño, y en evaluar las conocimientos sobre la
salud del proyecto y
mediciones y las tendencias que van a permitir permite identificar las
efectuar mejoras al proceso. áreas atención especial.
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Francisco Salazar
Objetivos del proyecto y las restricciones
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Francisco Salazar
Objetivos del proyecto y las restricciones
Alcance,
Tiempo,
Costo, Calidad,
Recursos y
Riesgo.
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
Objetivos del proyecto y las restricciones
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
Objetivos del proyecto y las restricciones
Material para uso exclusivo, prohibida su reproducción sin autorización. Edwing Múnera y Francisco Salazar
Objetivos del proyecto y las restricciones
Desempeño: Director
Personal Conocimiento del proyecto puede
hacer o lograr si aplica
los
conocimientos en
dirección de proyectos.
Desempeño
Personal: Habilidades
blandas
Ambiente del Gerente de Proyecto
Gerentes Usuarios
Gerente
de
Clientes Externos Operaciones
Proyectos
190
Componentes de la Dirección de proyectos
1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
Mis acciones de trabajo principales
son:
1. Liderar 10. Negociar situaciones
2. Dirigir 11. Sostener reuniones
12. Relacionarme con Clientes
3. Motivar
13. Relacionarme con Directivos
4. Delegar
14. Representar en eventos
5. Coordinar 15. Comunicar
6. Controlar 16. Elaborar/revisar informes
7. Planificar 17. Resolución de problemas administrativos
8. Organizar 18. Resolución de problemas técnicos
9. Vende 19. Contratar, Despedir, Promover
20. ….. Programación, Análisis, Diseño, Implantación
192
Mis Competencias son:
1 Emprendimiento 9 Integridad
2 Innovación 10 Cumplimiento
3 Empowerment 11 Influir
4 Proactividad 12 Coordinar
5 Reactividad 13 Auto-aprendizaje
6 Conceptuar 14 Comunicación oral
7 Visión de futuro 15 Comunicación escrita
8 Liderazgo
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Mis Competencias son:
Competencias técnicas
Alto
Competencias humanas
Bajo
Se ejecuta a tiempo.
Mejorando la cultura de la
organización.
Metas y misión del proyecto claramente
definidas.
Recursos suficientes
Tecnología apropiados.
Conclusiones
• No hay una metodología mejor que otra, todo
depende de cada caso en particular.
• Evaluar donde estamos parados y aplicar cambios
gradualmente.
• ¿Por donde empezamos?
– Las personas
(equipo de trabajo y nosotros mismos)
• Las “habilidades interpersonales” pueden ser
desarrolladas. Nos afectan tanto en el trabajo como
en nuestra vida privada.
– Los procesos, herramientas y técnicas.
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GESTIÓN DE PROYECTOS
Estándares Internacionales.
• ISO 9000-2000/10006
– Guidelines for Quality in Project Management
• PMBOK/PMI
– Project Management Body of Knowledge/ Project Management
Institute
• ICB / IPMA
– International Competence Baseline / Internacional Project
Management Association.
• Bok/APM
– Body of Knowledge / Association por Project Management.
• CMM/SEI
– Capability Maturity / Model / Software Engeneering Institute.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Guía del PMBOK®
Nota : no quiere decir que los conocimientos descritos se deban aplicar de manera
uniforme en todos los proyectos. La gerencia del proyecto es responsable de
determinar lo que es apropiado para cada proyecto determinado.
Referencias
• PMBOK - Project Management Body of Knowledge
• www.pmi.org Project Management Institute
• http://agilemanifesto.org/ Manifesto for Agile Software Development
• www.microsoft.com/msf Microsoft Solution Framework
• http://www.sei.cmu.edu/ Software Engineering Institute (CMM)
• http://www.gantthead.com/ Resources for IT PM
• http://www.pmvalue.com.ar PMValue – Consultoría, capacitación
• http://www.idp-proyectos.com.ar/ IDP Proyectos – Consultoría,
capacitación
• http://www.iaap.com.ar Instituto Argentino de Administración de
Proyectos – Consultoría, capacitación
• www.viainfo.com.ar Vía Informática - Slides de esta presentación y
artículos varios.
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