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METODOLOGIA PARA LA

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS


DE LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE
1. QUE SE DEBE HACER?
2. PARA QUE SIRVE ESTE PROCESO DE ORGANIZACION
DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y/O OFICINA ?

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Proyecto Archivo
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Cuadro de Clasificación Documental - CDD

Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y


procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-
funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y
procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la
Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención
Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental
correspondiente.

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1.¿QUE SE DEBE HACER ?
1.1 Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

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Los documentos propios de cada
dependencia, separarán y organizaran según el Documentos
Cuadro de Clasificación Documental (CCD), que la
siendo una herramienta que permite la conforman
codificación e identificación de cada una de las
series, subseries y tipologías documentales en
cada dependencia. Ejemplo:

Ubicación: Vicerrectoria
Administrativa

Serie
Documental

Subserie
Documental

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1.2 Ordenación
• La ordenación de cada carpeta se hará
según sea el caso cronológica o numérica. 1

• Ordenación Cronológica se ubicaran los


documentos dentro de la carpeta en forma
ascendente por DIA, MES, AÑO

• Ordenación Numérica se ordenaran en


forma numérica ascendente, donde el
primer número corresponde al primer
documento almacenado en la unidad de
conservación, generalmente se realiza para
documentos contables o que lleven un
número consecutivo asignado.

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1.3 Preparación Física
L as carpetas deben ir con la documentación
completa, estar previamente seleccionados sin
borradores, notas marginales, formatos sin
diligenciar, recortes de prensa, manuscritos,
sobres de correo, material bibliográfico,
documentos duplicados, ganchos de grapadora,
clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos
que puedan causar deterioro físico

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1.4 Capacidad de Almacenamiento
C ada carpeta tiene en el lomo la capacidad
estándar para el almacenamiento de los
documentos por favor no exceda su
capacidad.

Escaso volúmen documental


menos de 50 folios

Exceso volúmen documental


mas de 120 folios

Correcto volúmen documental


entre 80 y 120 folios

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1
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO

Cada tipología 2
documental se
MEMORANDO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

le debe asignar PARA:


PROYECTO DE ARCHIVO

Dr. Orlando Pinzón Chacon

un número en DE:
Jefe Departamento de Personal
MEMORANDO
Mariela Alvarez Rodríguez

forma ASUNTO:

FECHA:
Solicitud información

14 de marzo de 2002

ascendente PARA: Dr. Orlando Pinzón Chacon


Jefe Departamento de Personal
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
3

haciendo la DE: VICERRECTORIA

ASUNTO:
PROYECTO
ADMINISTRATIVA
Mariela Alvarez
Con el finDE
preparación
Solicitud
Rodríguez
deARCHIVO
conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobre
de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de
información

respectiva FECHA:
la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los
siguientes
14 de marzo de aspectos:
2002

foliación por 1.MEMORANDO


Número de personas a asistir
2. Nombre y apellido (Listado)

Conelelnúmero
fin de precisar el número de copias del material a reproducir.sobre

cada documento PARA:


Con el fin de conocer

la Universidad, comedidamente
Dr. siguientes
Orlando Pinzón
de personas que van

solicito su amable
a participar

para sugerir, siguiendo


colaboración
en la capacitación
preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de
Aprovecho la oportunidad parainstrucciones del señor
definir y conocer los Vicerector en el
sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento
Chacon
aspectos:

dentro de la DE:
Jefe Departamento dede

Mariela
transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.
Personal
1. Número de personas a asistir
Alvarez yRodríguez
2. Nombre Agradezco
apellido mucho su colaboración
(Listado)

carpeta, ASUNTO: Solicitud


Con elinformación
fin de precisar el número de copias del material a reproducir.

utilizando lápiz
FECHA: 14 de marzo dela2002
Aprovecho Cordialmente,
oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el
sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento
de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

negro. Agradezco muchoMARIELA


su colaboración
Con el fin de conocer el número de personas
ALVAREZ RODRIGUEZ
que van
Coordinadora a participar
Proyecto en la capacitación sobre
de Archivo
preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de
la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los
siguientes aspectos:
Cordialmente,

1. Número de personas a asistir


2. Nombre y apellido (Listado)
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ
Con el fin de precisar el número Proyecto
Coordinadora de copiasde
delArchivo
material a reproducir.

Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el


sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento
de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

Agradezco mucho su colaboración

Cordialmente,

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ


Coordinadora Proyecto de Archivo

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1.6 Marcación
Las carpetas se identificaran con
un rótulo autoadhesivo el cual
debe de tener:

• Nombre dependencia
• Código de la dependencia /
Número de clasificación
• Título de la carpeta
• Año retrospectivo

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1.7 Registre en el formato de inventario
• Se registra las carpetas en el formato de inventario en el orden que le da el Cuadro de
Clasificación documental, se deberá dejar una copia electrónica en la carpeta en el PC y otra
impresa.

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2. Verificación de la información contra la Tabla
de Retención Documental

• Se verifica la fecha de la
transferencia en el cronograma
•Se revisa contra la Tabla de
Retención Documental

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2.1 Almacene en Cajas
Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas en la Caja de Archivo de
izquierda a derecha. En las cajas de archivo.

Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por
ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

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Microfilmación
• La microfilmación es una forma de
hacer más útil, rápida, accesible e
íntegra la información al usuario,
dada las características y
garantías que ofrece, es utilizada
preferencialmente para sistemas
de archivos

• Uno de los objetivos del archivo


es microfilmar los documentos
que la Universidad de La Salle
que considere de valor
permanente en una forma
ordenada y sistemática, con la
finalidad de asegurar la consulta y
la conservación del patrimonio
documental de la universidad.

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3. Servicios

• 3.1 ¿Cuál es el proceso solicitud


de información al Archivo Central ?

• 3.2 ¿Cuales son los usuarios?

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3.1 PROCESO DE
SOLICITUD
• En la actualidad los mecanismos para
realizar solicitudes de servicios son:

Solicitud vía fax


Solicitud telefónica:
Solicitud al Correo electrónico
.

• Para agilizar el proceso de respuesta


las dependencias pueden efectuar la
solicitud por vía telefónica, fax o
correo electrónico, sin embargo la
legalización del requerimiento requiere
que se envíe el formato original por
correspondencia.

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3.2 USUARIOS

• GRUPO OCUPACIONAL

Comunidad de La Salle Directivos


Personal Administrativo Docentes
Estudiantes Usuarios Externos

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G
ESTION

DE

DOCUMENTOS

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CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Disco Duro C: Directorio Raiz


Nombre de la Dependencia

Subdirectorio
Nombre de la Carpeta
Serie Nombre de la
Subserie

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ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Ordenación Cronológica:
Ubicación de los documentos
electrónicos en el tiempo con
relación a este, los
documentos deben ser
colocados en forma
ascendente por año

DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS

INSTRUMENTOS DE CONSULTA

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Propiedades del Documento

Control de Cambios

Guardar Versión

Distribuir Documentos para su


Revisión

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Copias de RESPALDO

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RAZONES POR LAS QUE SE
PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC

¿Por qué se pierde


la Información?

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ALMACENAMIENTO

A pesar de que el disco duro de nuestro PC


o Servidor, pueda parecer de una capacidad
inagotable al principio, debe tenerse en
cuenta que, más pronto o más tarde,
acabará llenándose. Directamente
relacionado con este tema se encuentra el
hecho de tener gran cantidad de pequeños
archivos en Directorios o Subdirectorios
dependiendo de la cantidad de Series y/o
Subseries Documentales asignadas a cada
una de las dependencias.

Si no suele acceder a ellos con demasiada


frecuencia, lo más recomendable es
comprimirlos todos en un único archivo que
identifique la Serie Documental ( con la
utilidad de Winzip.). De esa forma podrá
ganar el espacio que reduce la compresión

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IDENTIFICACION DE LA
COPIA DE SEGURIDAD

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BASES DE DATOS

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Correspondencia - SIDECO

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Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeros

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Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT

Pantalla inicial de la
Aplicación

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Sistema de Archivo - ARCHISOFT

Pantalla de Inventario de la Aplicación

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Base de Datos de Historias Clínicas -
CLINIHISTORIAS

CLINIHISTORIAS se encarga de
llevar a cabo el control operativo
de registro de las historias
activas, inactivas e históricas
como también de los traslados de
un estado a otro.

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D
OCUMENTO E LECTRONICO

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DOCUNET
• "Docunet " es un
sistema automatizado e
innovador que genera
un control dinámico de
la documentación
correspondiente a los
Actos Administrativos al
interior de la Secretaria
General, estableciendo
estándares de
clasificación, acceso,
Indexación y Retención
Documental.

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FORMULARIO DE BUSQUEDA

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