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Arquivo Activo:
Correspondência de Entrada (cartas de informação, cartas
de documentação, cartas de gestão, cartas pessoais);
Correspondência de Saída (cartas respondidas, cartas à
espera de resposta).
Arquivo Semi-activo:
(correspondência, documentação do departamento pessoal,
contratos de compra e venda, arrendamento, facturas,
documentos contabilísticos, documentos fiscais, documentos
bancários).
Arquivo Passivo:
(documentos fiscais e arquivo histórico).
Expurgação
Os sistemas de arquivo
Arquivador horizontal :
Tipos de documentos - documentos gráficos de tamanho
considerável)
Vantagens - o custo do mobiliário não é elevado;
Desvantagens - desaproveitamento do espaço;
- difícil localização dos documentos;
- difícil extracção e reposição dos documentos.
Arquivador Lateral :
Tipos de documentos - cd's, documentos encadernados e
livros.
Vantagens - economiza espaço;
- fácil extracção e reposição dos documentos;
- pode ser consultado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo;
Desvantagens - os documentos pequenos e soltos podem
perder a sua localização correcta;
- pouca protecção;
- consulta difícil nos níveis mais elevados.
Arquivador Vertical:
Tipos de documentos - documentação corrente (facturas,
correspondência, etc).
Vantagens - visibilidade rápida;
- fácil extracção e reposição dos documentos;
Ordem dicionária:
Artigos para Calçados
Calçados Ortopédicos
Calçados para Crianças
Calçados para Homens
Calçados para Senhoras
Fábricas de Calçados
Ordem enciclopédica: agrupam-se os títulos gerais
alfabeticamente.
Ex: Artigos
Concertos
Fábricas