Microsoft Excel Básico

Sesión #1
Logro de sesión:
Al finalizar la sesión, el estudiante conoce el entorno de Excel y elabora fórmulas básicas
utilizando los diferentes tipos de celdas.
Tema de la clase: Introducción a las hojas de cálculo
 Entorno de trabajo de Microsoft Excel
 Configuraciones básicas
 Fórmulas básicas con referencia de celdas
 Selección de celdas, rangos, filas y columnas
 Desplazamiento de celdas
 Tipos de celdas
 Funciones básicas
 Fórmulas con datos de otras hojas
 • ¿Por qué Excel es el software más utilizado en las
INTRODU oficinas y por las empresas?
CCIÓN A
EXCEL • ¿Qué ventajas nos ofrece hacer cuadros con
referencia de celdas en las fórmulas?.
QUÉ ES MICROSOFT EXCEL
Es una inmensa cuadrícula o tabla
organizada en filas y columnas. Las
columnas tiene rótulos identificados por
letras (A hasta Z, después AA hasta AZ y
así sucesivamente hasta la columna XFD)
haciendo un total de 16,384 columnas.
Las filas están identificadas por números,
haciendo un total 1’048,576 filas.
La auténtica potencia de Excel radica en su
capacidad de realizar operaciones, analizar
y representar gráficamente los datos
almacenados en ella, trabajando a través
de bases de datos.
CONFIGURACIONES BÁSICAS
ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL
 CAMBIAR TIEMPO DE GRABACIÓN
• Seleccionar menú Archivo
• Seleccionar Opciones
• Seleccionar Guardar
• Cambiar el tiempo de
autorecuperación

CONFIG
URACI
ONES
BÁSICA UBICACIÓN DE
S AUTORECUPERACIÓN
• Copiar ruta de
autorecuperación en
explorador de archivos.
• Revisar la carpeta donde se
efectúan los
autoguardados
automáticos
 ACTIVAR ÍCONOS MAS UTILIZADOS
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
• Hacer clic en cada una de las opciones a activar
• Hacer clic en cada ícono para realizar acciones.

PERSO
NALIZA
R
BARRA
DE
ACCES
O
RÁPIDO
 AGREGAR ÍCONOS MAS UTILIZADOS
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
• Hacer clic en opción Más comandos
• Seleccionar ícono en ventana lado izquierdo y hacer clic en botón Agregar
• Luego cambiar el orden del ícono con los botones
PERSO
NALIZA
R
BARRA
DE
ACCES
O
RÁPIDO
 AGREGAR OTROS ÍCONOS: EJEMPLO ÍCONO CALCULADORA
• Hacer clic en ícono Personalizar barra de herramienta de acceso rápido
• Hacer clic en opción Más comandos
• Seleccionar Todos los comandos
• Seleccionar ícono Calculadora en ventana lado izquierdo y hacer clic en
botón Agregar y Aceptar.
PERSO • Desde el menú de calculadora puede cambiar el tipo a científica y otros,
NALIZA como hacer conversiones a pulgadas, pesos, longitudes, masas y otras
operaciones.
R
BARRA
DE
ACCES
O
RÁPIDO
SELECCIÓN DE DATOS Y DESPLAZAMIENTO
DE CELDAS, HOJAS, LIBROS
 LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo en Excel es el archivo
compuesto por múltiples Hojas de trabajo que
pueden guardar relación o no entre sus datos.
Ejm. Libro: Control _ ventas
Hojas :
Hoja1 : Artículos
Hoja2 : Clientes
Hoja3: Proveedores, etc.
LIBRO
SY
HOJAS
HOJA
Compuesta por un conjunto de celdas, que permiten
almacenar una información determinada.
 Para Seleccionar Descripción
Hacer clic en la celda o utilice teclas
Una celda: direccionales
 

SELEC Seleccionar Rango

Un rango de celdas: Hacer clic en la primera celda y arrastre el
puntero hasta la última celda.

CIÓN Un rango de celdas con

teclado
Ubicarse en la primera celda y pulsar Shift sin
soltar desplazar las teclas direccionales a la
DE última celda.
Celdas no adyacentes: Seleccione celda o rango y manteniendo la tecla
CELDA Control, continúe seleccionando los demás
rangos.
Seleccionar Filas
S, Una columna completa: Pulse el rótulo de la columna
FILAS,  

COLUM Una fila completa: Pulse el rótulo de la fila

 
NAS,  

RANGO Seleccionar Columnas

Filas o Columnas
Arrastre el puntero sobre el rótulo de las filas o
columnas
adyacentes:
S Filas o Columnas no Seleccione la primera fila o columna y
adyacentes: manteniendo pulsada la tecla Control, continúe
seleccionando las siguientes filas o columnas sin
soltar Control.
 Teclas Descripción

Control + flecha direccional Ir hasta el extremo del bloque de datos

actual
Inicio Ir al comienzo de una fila

Control + Inicio Ir al inicio de la hoja de calculo

Control + Fin Ir al final de la hoja de calculo

TECL Av. Pág Desplazarse una pantalla hacia abajo

AS DE Re. Pág Desplazarse una pantalla hacia arriba

DESP Alt+Av. Pág Desplazarse una pantalla hacia la derecha

LAZA Alt+ Re. Pág Desplazarse una pantalla hacia la izquierda

MIENT Control+Av. Pág Ir a la siguiente hoja del libro

O Control+Re. Pág Ir a la hoja anterior del libro

Control + Shift + Tab Ir al libro a la ventana anterior

F2 Edita la celda

F5 Ir a una celda específica

Ctrl+ F6 Ir a siguiente libro

F6 + Ctrl + F6 Ir al libro anterior

 • Hacer clic en la celda donde desea introducir datos
• Escribir los datos y pulsar Enter, Tab o Tecla
direccional
 TIPOS DE DATOS
 Textos.- Acepta valores de tipo texto (A..Z) y se ubica
el valor a la izquierda de la celda.
INTR  Numéricos.- Acepta valores numéricos (0..9) + - y se
ODU ubica el valor a la derecha de la celda.
CCIÓ  Alfanuméricos.- Almacena valores de tipo texto y
números. Se ubica el valor a la izquierda de la celda.
N DE  Fecha.- Acepta valores en el formato DD/MM/AA. Se
DAT ubica el valor a la derecha de la celda.
OS  Formula.- Inicia con el signo igual, seguido de los
elementos que van a calcularse.
Ejm. = 4 + 3 * 15
INICIAR FÓRMULA
 Ubicarse en la celda donde desea insertar fórmula
 Pulsar Shift + = (igual).
 Introducir la fórmula.
 REFERENCIAS DE CELDAS
Las referencias o direcciones de celdas se construyen
combinando las referencias de columna seguida de la
referencia de número. Ejm. C3, está en la intersección de
la columna C y la fila 3.
 
REFE
RENCI Dirección

A DE
CELD
COLUMNA
AS
FILA
 OPERADORES DE PRIORIDAD DE OPERADORES
CÁLCULO
^ : Operador de Exponente
+ Suma * y / : Multiplicación y División
OPER - Resta + y - : Suma y Resta
ADOR & : Operador de
ES DE
* Multiplicación
División concatenación
CÁLC () : para cambiar el orden de
ULO prioridades, escriba entre
paréntesis la parte de la
formula que se debe calcular
en primer lugar.
 ACTIVIDAD 1

FOR
MAT
OS Y
FÓR
MUL
AS
 ESCRIBIR FÓRMULA DE TRES FORMAS:
1. Escribir la dirección de la celda a operar:
a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear
fórmulas.
b) Pulsar la tecla SHIFT+ =
c) Escribir la dirección de celdas y el operador
matemático.

FORM 2. Seleccionar las celdas a operar con el puntero del

ATOS mouse
a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear fórmula.
Y b) Pulsar la tecla SHIFT + =, para iniciar fórmula.
c) Usando el mouse, hacer clic en la celda que quiere
FÓRM operar y pulsar el operador matemático.
ULAS d) Repetir este mismo proceso para otras celdas a operar.

3. Seleccionar las celdas a operar con las teclas

direccionales
a) Ubicar el cursor en la celda donde quiere crear fórmula.
b) Pulsar la tecla SHIFT+ =.
c) Pulsar la tecla direccional   y ubicarse en la
celda a operar, y pulsar el operador matemático.
d) Repetir este mismo proceso para otras celdas a
operar.
 RELLENAR CELDAS
•Arrastrar el controlador de relleno
(Cuadradito de la esquina inferior
derecha).
FORM •Si la celda tiene una fecha u hora, día Controlador de relleno

ATOS de la semana o mes se incrementará

Y automáticamente en las nuevas celdas.
FÓRM • Seleccione celdas que contenga los
ULAS datos que desea copiar,
• arrastre el botón de relleno,
• libere en la celda indicada.
 ASIGNAR FORMATOS NUMÉRICOS
• Seleccionar rango de celdas.

• Hacer clic en los íconos de Disminuir y

Aumentar decimales para asignar los decimales
FORM que desea.
ATOS • El ícono estilo de millares permite asignar
Y formato numérico a los informes contables o
FÓRM económicos, mostrando los números con dos
decimales y separador de miles.
ULAS
• El ícono Formato de número permite asignar
símbolo monetario o cambiar a otro tipo de
formato.
 AUTOSUMA

• Seleccionar rango de celdas a sumar.

• Seleccionar la cinta INICIO.

FORM
ATOS • Hacer clic en ícono Autosuma.
Y
FÓRM • Puede seleccionar varias columnas o filas
ULAS para aplicar autosuma de manera
automática a un conjunto de datos.
 COMBINAR Y CENTRAR
• Seleccionar rango de celdas para que el
título se vea centrado con respecto a un
cuadro.
• Hacer clic en ícono Combinar y centrar.
FORM
ATOS CENTRADO VERTICAL Y
Y HORIZONTAL
FÓRM • Seleccionar rango de celdas para centrar
ULAS el valor con respecto al ancho de la
celda.
• Seleccionar rango de celdas para centrar
el valor con respecto a la altura de la
celda.
 BORDES DE CELDAS
• Seleccionar rango de celdas.
• Seleccionar tipo de borde.

FORM TIPOS DE LETRA

ATOS • Seleccionar rango de celdas.
Y • Seleccionar ícono Fuente y elegir tipo de
FÓRM letra.
ULAS
COLOR DE RELLENO DE CELDA
• Seleccionar rango de celdas.
• Seleccionar relleno y elegir el color que
desea.
CREAR FÓRMULAS CON CELDAS
RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS,
USANDO FUNCIONES INICIALES

zegelipae.edu.pe
 ACTIVIDAD 2

CRE
AR
FÓR
MUL
AS
  TIPOS DE CELDAS

 Celdas Relativas: Son celdas cuya

dirección es variable : E11, E12, E13

CREA
R  Celdas Absolutas : Son celdas cuya
FÓRM dirección no varia, Pulsar la tecla F4
ULAS para convertir celdas absolutas: $C$5

 Celdas Mixtas: Son celdas que

combinan una fila o columna absoluta o
relativa : $C7, C$7
 FUNCIONES

CREA Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos,

R utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un
orden determinado. Los argumentos pueden ser números, textos,
FÓRM
valores lógicos, matrices, valores de error o referencia de celdas u
ULAS otras funciones.
 INTRODUCIR FORMULA CON FUNCIONES
• Active la celda donde desea insertar
fórmula
• Pulsar el signo = (Igual) y escriba el
nombre de la función
Otra forma
• Seleccione el botón Funciones
CRE • Seleccionar la categoría
AR • Introduzca argumentos apropiados para la
FÓR fórmula
• Una vez completa la fórmula, pulse INTRO.
MUL
AS MODIFICAR FORMULA
• Seleccione la celda donde se encuentra la
fórmula
• Hacer clic en la Barra de Fórmula o pulsar
F2
• Modifique los argumentos y pulsar ENTER.
 FUNCIONES
• SUMA( ) Suma todos los números de un rango.
Sintaxis:
SUMA(número1;número2; ...)
Ejemplos
Si las celdas A1:A5 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
SUMA(A1:A5) es igual a 140
CREA SUMA(A1,A3,A5) es igual a 85
SUMA(A1:A2,A5) es igual 70
R • PROMEDIO() Calcula el promedio aritmético de un
FÓRM bloque de celdas numéricas
• MAX() Calcula el valor máximo de un rango o bloque
ULAS de celdas numéricas
• MIN() Calcula el valor mínimo de un rango o bloque de
celdas numéricas
• CONTARA(): Cuenta el número de celdas ocupadas

de referencia Significado
:(dos puntos) Operador de referencia de celdas
, ( coma) Operador de unión que combina varias celdas
 CONTAR.SI()
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios
especificados.
Sintaxis
CONTAR.SI (rango, criterio)
Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener números, o
nombres.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que
CREA determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse
como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
R
CONTAR.SI(), Usando valor de criterio fijo
FÓRM
ULAS

CONTAR.SI(), Usando como valor de criterio referencia de celda,

lo cual hacer el trabajo mas productivo
 SUMAR.SI():
Permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta
manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.
Sintaxis:
SUMAR.SI(Rango, Criterio, Rango suma)
Rango: El rango de celdas que será evaluado.
Criterio: La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea
CREA omitido se sumarán las celdas especificadas en Rango.
R
FÓRM
ULAS

PROMEDIO.SI()
Permite obtener el promedio o media aritmética de un
grupo de celdas que cumplan con un criterio.
Dicho criterio es el que determina si una celda es tomada
en cuenta o no dentro del cálculo.
FORMATO DE CELDAS

zegelipae.edu.pe
 ACTIVIDAD 3

FOR
MAT
O DE
CEL
DAS
 Para tener una presentación de datos de tipo texto, número, fechas y mejorar la
distribución de los títulos sin perder el espacio de cada columna podemos usar:
• Ajustar texto
• Formatos numéricos
• Formatos personalizados
• Formatos de Fecha
• Pulsar Ctrl + 1 para activar ventana de formatos
FORM
ATO
DE
CELD
AS
 PRÁCTICA
ACTIVIDAD 4
ACTIVIDAD 5