Introducción a la

Documentación de
Procesos
Yo escucho, yo olvido
Yo veo, yo recuerdo
Yo hago, yo entiendo

Proverbio Chino
Introducción

La intervención planeada del proyecto

El curso real del proyecto

 Introducción

La documentación de procesos apunta

al aprendizaje de las curvas e
irregularidades en la ruta del proyecto,
a estimular el debate y la reflexión en
como, el continuo flujo de la vida y las
relaciones sociales, tienen un impacto
sobre el curso del proyecto.
Introducción
El proceso de documentación constituye
una herramienta que ayuda a los
tomadores de decisiones a registrar
cuidadosamente los “eventos
significativos” en sus proyectos. Permite
la reflexión y análisis de esos eventos en
orden de entender mejor que esta
pasando, como esta pasando y porque
esta pasando
 Introducción

El proceso de documentación registra que

paso, como paso, y porque paso?
Envuelve :
Una forma estructurada y enfocada de
capturar el proceso de cambio que el
proyecto tiene como meta.
Organizar la información de tal forma que
las autoridades tengan la oportunidad de
reflexionar y aprender acerca del proceso;
Analizar la información buscando los
temas, patrones y rutas comunes
Introducción
• Mirar mas allá de la superficie, mas allá de lo
obvio
• Entendiendo las interacciones de poder, cultura,
tradiciones, actitudes, relaciones sociales, y
políticas
• Entendiendo la resistencia al cambio, entendiendo
las dinámicas del cambio
• Haciendo visible lo que esta oculto
• Sin ignorar ni desechar las condiciones externas
que pueden afectar al proyecto, por malas que
estas puedan ser, sino entendiendo y volviéndolas
un factor al interior del proyecto
• Estimular el debate alrededor de los factores no
visibles
 Capturando, organizando, analizando y
diseminando

Fases:
Capturando el proceso de cambio (relaciones sociales,
de poder, políticas, resistencia al cambio etc.)
Organizando la información capturada para reflexión y
aprendizaje
Analizando la información: tendencias, patrones
Diseminando la información
Porque procesos de
documentación?
• Usted los hace todo el tiempo: pero no de forma
sistemática y no necesariamente para el aprendizaje
• Mirada hacia atrás: observar tendencias, advertencias,
oportunidades
• Recolección de información de calidad, monitoreo
• Aprender de los errores
• Profundizar el entendimiento
• Retratar las preocupaciones de la gente en general, (sin
tener en cuenta el proyecto)
• Aprender internamente y externamente
Porque procesos de
documentación?

• Enfocar: Teoría de cambio

• Integración entre diferentes disciplinas, sectores o
departamentos,
• Acción coordinada con los tomadores de decisiones,
• Tomar decisiones en conjunto,
• participación,
• Cambio de actitud
• Quien esta involucrado?, como exactamente?, cuando y
como puede observar?, porque algo no esta
sucediendo?, que hay mas allá de la superficie?, cuando
la vida del proyecto presenta los momentos mas
difíciles? etc..
Principios

• Vaya a los tomadores de decisión,

deles voz
• Vaya a los eventos donde hay tensión
o conflicto
• Estudie y describa el contexto
• Organice una mirada hacia atrás:
reflexión y análisis
• Usar para el aprendizaje
• Disemine y comparta, estimule el
debate
 Herramientas

Herramientas para captar información:

entrevistas, grupos de discusión, observación,
notas diarias, medios audiovisuales (foto y video)
Herramientas para organizar: Tools for organising:
archivar y compilar: artículos, estudios de caso,
álbumes de fotos, videos, etc.
Herramientas de análisis: Métodos y estructuras
Herramientas para diseminar: reuniones, medios
de comunicación ( TV, radio, website etc.)
Quien documenta?

Desde adentro: el equipo del proyecto

Excelente para aprendizaje interno
Los tomadores de decisión
Estimula el aprendizaje y la reflexión
Personas externas
Hay una independencia y una distancia que facilita la
critica
El especialista en procesos de documentación
No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin
creerse un experto en el tema;
Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento critico y
profundizar mas allá de lo evidente;
Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el panorama
completo, y ubicar el aprendizaje en en un contexto a largo plazo;
Es culturalmente competente;
Entiende la dinámica de la transformación humana;
Es confiable para la comunidad, pero puede reportar sus
hallazgos sin favoritismos o prejuicios
Puede sintetizar grandes cantidades de información e identificar
los aspectos clave;
Es habilidosos para comunicar mensajes de forma positiva.
Posee habilidades técnicas
Interna y externamente

Aprendizaje interno del proyecto (aprendizaje

conjunto con los tomadores de decisión) :
trabajos, métodos y reuniones

Comunicación hacia el exterior: estrategia de

comunicación, estimular el debate, abogacía,
información etc..

Puede servir a ambos propósitos

 Plan
Plan de documentación de procesos:
• Propósito.
• Es para aprendizaje interno?
• Es para comunicación a lo externo?
• Cual es la teoría de cambio del proyecto: que procesos
es necesario trazar, quien da seguimiento a estos
procesos donde y cuando.
• Que herramientas son necesarias para capturar el
proceso, organizar la información, analizar los hallazgos,
y diseminar la información?
• Quien va a documentar el proceso (equipo del proyecto,
especialista, autoridades, personas externas) ?
Plan
Es necesario desarrollar habilidades en el
proceso de documentación (escritura, video,
fotografía, edición, desarrollo de sitios web)?
Cuales serán los productos esperados tanto
para el aprendizaje interno, como la
diseminación a lo externo?
Para cada producto se debe escribir un
resumen (cual es el contenido del estudio de
caso, video, foto álbum etc.) y cuales son sus
objetivos específicos?
Como monitorear que el proceso de
documentación ha tenido el éxito esperado
 Conclusiones finales
El proceso de documentación puede:
• Ayudar a los proyectos a acortar camino en sus rutas de
tiempo y espacio.
• Ayudar a que la intervención del proyecto se realice en
armonía con el continuo flujo de la vida y las relaciones
sociales.
• Permite a los proyectos superar dificultades de interés
general y estimular la participación y el debate para una
sociedad con criterios mas amplios.
• No dar por sentados los factores externos
• Ser una de las herramientas claves de la
investigación.