Вы находитесь на странице: 1из 17

Краткое руководство по MS Excel

Октябрь 2015г.
КПМГ, Москва
MS Excel

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 2
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
SUM, SUBTOTAL

SUM(number1;number2;...) – вычисляет сумму всех чисел, указанных в качестве аргументов


(number1;number2;...).
Каждый аргумент может быть диапазоном, ссылкой на ячейку, массивом, константой, формулой или
результатом другой функции.

SUBTOTAL(function_num;ref1;ref2;...) – суммирование по области, ограниченной неким условием.


Аргументы функции:
■ function_num – число от 1 до 11 (с включением скрытых значений) или от 101 до 111 (с исключением
скрытых значений), которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри
списка
■ ref1;ref2;... – интервалы или ссылки, для которых подводятся промежуточные итоги.
Функция имеет вид: subtotal (9;ref1), где 9 – ЕДИНСТВЕННО применяемый в отделе номер функций
Стандартное применение данной функции – суммирование по ограниченным автофильтром областям
(то есть когда выбраны не все строки).
© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 3
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
SUMIF, SUMIFS

SUMIF(range;criteria;sum_range) – суммирует значения диапазона, соответствующие указанному критерию.


Аргументы функции:
■ range – область, где осуществляем поиск параметра или критерия, указанного в аргументе criteria
■ criteria – условие, по которому осуществляется поиск (обычно некая характеристика числовых значений из
третьего аргумента – может быть валютой, типом остатка и т.д.)
■ sum_range – область, по которой осуществляется суммирование

SUMIIFS(sum_range;criteria_range1;criteria1;criteria_range2,criteria2;…) – работает аналогично классической


функции SUMIF, но проверяет не одно, а несколько условий.
Аргументы функции:
■ sum_range – область, по которой осуществляется суммирование
■ criteria_range1 – первый диапазон, в котором проверяется соответствующее условие
■ criteria1 – условие, определяющее, какие ячейки будут просуммированы в criteria_range1
■ сriteria_range2;criteria2;… – дополнительные диапазоны и условия для них
© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 4
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Vlookup

3
VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup) – поиск совпадений в разных реестрах.
Например, есть два массива данных, содержащие один общий для обоих массивов признак, и по этому
признаку массивы можно сопоставить между собой (т.е. по признаку, взятому из одного массива, найти
необходимые данные во втором массиве).
Аргументы функции:
■ lookup_value – значение, которое будем искать
■ table_array – область, в которой производится поиск значения
■ col_index_num – смещение от крайнего левого столбца области, в которой производился поиск
■ range_lookup – логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция – точное
или приблизительное (0 – точное совпадение, 1 – неточное)

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 5
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Pivot table

Если в названии таблицы у Вас есть


ячейки без названий, Pivot table не будет
работать!

При построении Pivot table, можно


выбирать разные параметры из
таблицы, группировать их в колонки,
по рядам.
В разделе Values, на закладке Value
Field Settings, можно менять значение,
в котором будут отображаться строки
на sum, count, average и т.д.

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 6
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Другие полезные функции

31409 840 000010010 313

MID(text;start_num;num_chars)
LEFT(text;num_chars) – – возвращает указанное число RIGHT(text;num_chars) –
возвращает указанное число знаков из текстовой строки, возвращает указанное
знаков с начала текстовой начиная с указанной позиции. количество последних
строки. Аргументы функции: знаков текстовой строки.
Аргументы функции: Аргументы функции:
■ text – текстовая строка,
■ text – представляет содержащая извлекаемые ■ text – текстовая строка,
собой текстовую строку, знаки содержащая знаки,
содержащую символы, которые необходимо
которые требуется ■ start_num – позиция первого
знака, извлекаемого из извлечь
извлечь
текста ■ num_chars – количество
■ num_chars – задает знаков, которые
количество знаков, ■ num_chars – количество
знаков, которые требуется требуется извлечь
извлекаемых функцией
извлечь

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 7
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Другие полезные функции (продолжение)

IF (logical_test;[value_if_true];[value_if_false]) – используются для записи условий, в которых


1
сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения.
Аргументы функции:
■ logical_test - любое значение или выражение, принимающее значения True или False
■ value_if_true  - значение, которое возвращается если  logical_test = True. Оно может быть числом,
текстом, формулой или ссылкой на ячейку (в формулах массива допустимо использовать так же ссылки
на диапазон ячеек)
■ value_if_false - значение, которое возвращается если  logical_test  = False. Оно может быть числом,
текстом, формулой или ссылкой на ячейку (в формулах массива допустимо использовать так же ссылки
на диапазон ячеек)

2
CONCATENATE (text1;text2;...) или & – объединяет несколько текстовых строк в одну.
Аргументы функции:
text1;text2;... – от 1 до 30 элементов текста, объединяемые в один. Элементами текста могут быть текстовые
строки, числа или ссылки на столбцы. Для вставки своего текста (не из ячейки) берем его в кавычки (“text3”).

PROPER(text) – функция заменяет в строке text все ненужные заглавные буквы на прописные
3
UPPER(text) – функция обратная функции PROPER
TRIM(text) – функция удаляет все ненужные пробелы в строке text и оставляет только один пробел между
словами

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 8
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Paste Special_Divide

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 9
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Find and Replace

Find – найти элемент в области выделения, на странице или во всем документе (Ctrl + F);

Replace – заменить элемент в области выделения, на странице или во всем документе (Ctrl + H)

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 10
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Преобразование файла .txt в .xlsx

?! Что нужно сделать:


1. Открыть файл .txt в Excel
2. Выбрать правильную
кодировку текста
3. Расставить ограничители
4. Отформатировать
документ в Excel

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 11
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Оформление Р/Б и их печать

«Шапка» Р/Б (обязательно):


Указать Клиента, отчетную дату,
кто подготовил Р/Б, дату,
название Р/Б и ссылку на нее.

Проставить перекрестные
ссылки: входящая ссылка -
слева, исходящая – справа.
Оформлять все Р/Б в одном
стиле!

Чтобы напечатать документ из Excel необходимо:


1. View -> Page Break Preview -> Расставить разделители по
страницам.
2. Print -> Print Preview -> Page Setup -> Выбрать положение
страницы, формат бумаги для печати, размеры самого
документа относительно бумаги.
3. Распечатать, предварительно установив необходимые
настройки принтера.

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 12
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Другие полезные функции (продолжение)

Когда реестр Excel «большой» -


он может «зависать»
Чтобы этого не произошло,
отключите «Автоматический
пересчет»

Shift + F9 – включает
пересчет на текущем листе
Excel
F9 – пересчет всего файла
Excel

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 13
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Горячие клавиши

CTRL + S – сохранение Ctrl+F – поиск текста, Ctrl+H – замена текста,


документа! форматирования и форматирования и
специальных знаков специальных знаков

Ctrl+Z – «стрелочка Shift + Alt + стрелочка вправо


назад» – группирует ячейки Ctrl + Page up, Ctrl + Page
Ctrl+Y – «стрелочка Shift + Alt + стрелочка влево – down – перелистывание
разгруппирует ячейки документов внутри Excel
вперед» file

Закрепление областей – знак $ перед той координатой


Ctrl+A – выделение ячейки, которую необходимо закрепить.
всего текста на листе Если нужно закрепить ячейку полностью (например,
A1), то это будет выглядеть так: $A$1.
Другой способ: в окне ввода информации выделить
нужную координату и нажать F4.

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 14
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
В завершение…

Cохраняйте у себя на ноутбуках файлы, направленные Вам по электронной почте,


т.к. при открытии их непосредственно из MS Outlook внесенные изменения не сохраняются и всю
работу придется делать снова!

Учитесь работать без мышки!

Файл Excel с примерами расчета формул, Вы можете получить от тренера

© 2012 ZAO KPMG, a company incorporated under the Laws of the Russian Federation, a subsidiary of KPMG Europe LLP, and a member firm of the KPMG network 15
of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Вопросы?
Информация, содержащаяся в настоящем документе, носит общий характер
и подготовлена без учета конкретных обстоятельств того или иного лица или
организации. Хотя мы неизменно стремимся представлять своевременную и точную
информацию, мы не можем гарантировать того, что данная информация окажется
столь же точной на момент получения или будет оставаться столь же точной в
будущем. Предпринимать какие-либо действия на основании такой информации
можно только после консультаций с соответствующими специалистами и
тщательного анализа конкретной ситуации.

© 2012 ЗАО «КПМГ», компания, зарегистрированная в соответствии с


законодательством Российской Федерации и находящаяся под контролем KPMG
Europe LLP; член сети независимых фирм КПМГ, входящих в ассоциацию KPMG
International Cooperative (“KPMG International”), зарегистрированную по
законодательству Швейцарии. Все права защищены. Напечатано в России.

KPMG, логотип KPMG и слоган “cutting through complexity” являются


зарегистрированными товарными знаками ассоциации KPMG International.