Business

Communication

April 24, 2020

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Présentation de l'équipe, mémo de suivi de
l'équipe, contexte culturel faible/élevé,
Facilitation des reunions (Suite)

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Avantages et inconvénients des équipes
Apprendre à communiquer et à bien travailler en équipe sera bénéfique
pour votre entreprise et votre carrière.

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 Les avantages d'un travail d'équipe réussi sont
les suivants
• Informations et connaissances accrues. En mettant en commun
l'expérience de plusieurs personnes, une équipe a accès à davantage
d'informations dans le cadre du processus décisionnel.

• Diversité accrue des points de vue. Le fait d'apporter une variété de

points de vue peut améliorer la prise de décision, à condition que ces divers
points de vue soient guidés par un objectif commun.

• Acceptation accrue d'une solution. Les personnes qui participent à la

prise de décision sont plus susceptibles de la soutenir et d'encourager les
autres à l'accepter.

• Des niveaux de performance plus élevés. Les équipes efficaces peuvent

être plus performantes que les individus les plus performants dans la
résolution de problèmes complexes.

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Les désavantages d'un travail d'équipe
Bien que le travail d'équipe présente de nombreux avantages, les
équipes doivent être conscientes des inconvénients potentiels suivants
et s'efforcer de les contrer

• Groupthink - Comme d'autres structures sociales, les équipes d'entreprises

peuvent générer d'énormes pressions pour se conformer. La pensée de
groupe se produit lorsque la pression des pairs amène les membres d'une
équipe à ne pas exprimer d'opinions contraires ou impopulaires et à accepter
des décisions auxquelles ils ne croient pas vraiment. Il peut en résulter des
décisions qui sont pires que les choix que les membres de l'équipe auraient
pu faire individuellement.

• Agendas cachés. Certains membres de l'équipe peuvent avoir un agenda

caché - des motifs privés et contre-productifs, tels que le désir de prendre le
contrôle du groupe, de saper quelqu'un d'autre dans l'équipe ou de poursuivre
un objectif incompatible.

• Coût. L'alignement des calendriers, l'organisation de réunions et la

coordination des différentes parties d'un projet peuvent engloutir beaucoup de
temps et d'argent. 5
 Caractéristiques des équipes efficaces
Des équipes efficaces
• Comprennent leur objectif
• Communiquent ouvertement et honnêtement
• Créent un consensus
• Pensent de manière créative
• Restent concentrés
• Résolvent les conflits

En revanche, les équipes qui ne possèdent pas un ou plusieurs de ces

attributs peuvent s'enliser dans un conflit ou perdre du temps et des
ressources à poursuivre des objectifs peu clairs.
Deux des raisons les plus fréquemment citées pour expliquer l'échec
d'un travail d'équipe sont le manque de confiance et une mauvaise
communication
Les conflits au sein d'une équipe ne sont pas nécessairement mauvais,
tant que les membres de l'équipe peuvent rester concentrés sur l'objectif
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Communication Collaborative
Lorsqu'une équipe collabore à des rapports, des sites web,
des présentations et d'autres projets de communication,
l'énergie et l'expertise collectives des différents membres
peuvent produire des résultats qui transcendent ce que
chaque individu pourrait faire seul. Cependant, la
collaboration sur des messages d'équipe exige un effort et
une planification particuliers.

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Lignes directrices pour la rédaction collaborative

De nombreux systèmes de collaboration et de gestion de

projets sont disponibles: Trello, Freedcamp, Slack, Skype
for business, Zoom, MS Project, etc.

Pour collaborer efficacement, toutes les personnes impliquées doivent

être flexibles et ouvertes à d'autres opinions, en se concentrant sur les
objectifs de l'équipe plutôt que sur les priorités individuelles.

La plupart des idées peuvent être exprimées de plusieurs façons, il faut

donc éviter l'attitude "ma façon est la meilleure" lorsqu'on travaille avec
d'autres personnes.

Les lignes directrices suivantes vous aideront à collaborer plus

efficacement:

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Les lignes directrices suivantes vous aideront à
collaborer plus efficacement:

• Sélectionnez les collaborateurs avec soin. Dans la mesure du

possible, choisissez une combinaison de personnes qui, ensemble,
ont l'expérience, l'information et le talent nécessaires à chaque projet.
• Convenez des objectifs du projet avant de commencer.
Commencer sans avoir une idée claire de ce que l'équipe espère
accomplir entraîne inévitablement de la frustration et une perte de
temps.
• Donnez à votre équipe le temps de se rapprocher avant de vous
lancer. Si les gens n'ont jamais eu l'occasion de travailler ensemble
auparavant, essayez de prévoir du temps pour qu'ils puissent faire
connaissance avant qu'on leur demande de collaborer.

• Clarifier les responsabilités individuelles. Comme les membres

dépendront les uns des autres, assurez-vous que les responsabilités
individuelles sont claires.
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• Établissez des processus clairs. Veillez à ce que chacun sache
comment le travail sera géré du début à la fin.

• Évitez d'écrire en groupe. Le brainstorming sur la formulation de

courts textes, en particulier les titres, slogans et autres éléments à
haute visibilité, peut être un moyen efficace de stimuler le choix de
mots créatifs. Cependant, pour les projets plus longs, il est
généralement plus efficace de planifier, de rechercher et de définir
ensemble, mais divisez les membres de l'équipe de rédaction et
essayez de faire faire une révision finale par une seule personne
afin d'assurer un style cohérent.

• Assurez-vous que les outils et les techniques sont prêts et

compatibles dans toute l'équipe. Même des détails mineurs tels
que des versions différentes de logiciels peuvent retarder les
projets.

• Vérifiez comment les choses se passent en cours de route. Ne

supposez pas que tout fonctionne parce que vous n'entendez rien
de négatif.
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Préparation des réunions
La première étape de la préparation d'une réunion est de
s'assurer que la réunion est vraiment nécessaire. Ne tenez
donc pas de réunion si une autre forme de communication
(comme un email ou message électronique) peut servir
l'objectif aussi efficacement.
Si une réunion est vraiment nécessaire, procédez à ces
quatre tâches de planification:

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1. Clarifiez votre objectif. La plupart des réunions sont de deux
types:
– Les réunions qui consistent à partager des informations et
peut-être à coordonner des actions.
– Les réunions de prise de décision impliquent l'analyse, la
résolution de problèmes et, dans de nombreux cas, une
communication persuasive.
Quel que soit votre objectif, assurez-vous qu'il est clair et
spécifique et qu'il est clairement communiqué à tous les
participants.

2. Sélectionnez les participants à la réunion. La règle ici est

simple : Invitez tous ceux qui ont vraiment besoin d'être
impliqués, et évitez ceux qui n'en ont pas besoin. Pour les réunions
décisionnelles, par exemple, n'invitez que les personnes qui sont en
mesure d'aider directement la réunion à atteindre son objectif.
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3. Choisissez le lieu et l'heure. Les réunions en ligne sont souvent le
meilleur (et parfois le seul) moyen de mettre en relation des personnes
situées dans plusieurs endroits. Pour les réunions sur place, examinez
les installations et la disposition des sièges, éclairage, etc. Ces détails
peuvent faire ou défaire une réunion.
Si vous avez le contrôle du calendrier, les réunions du matin sont
souvent plus productives car les gens sont généralement plus alertes et
ne sont pas encore engagés dans le travail de la journée.

4. Établissez et partagez l'ordre du jour. Les personnes qui

présenteront des informations doivent savoir ce que l'on attend d'elles,
les personnes qui ne présenteront pas d'informations doivent savoir ce
qui sera présenté afin de pouvoir préparer les questions, et chacun doit
savoir combien de temps durera la réunion. En outre, l'ordre du jour est
un outil important pour guider le déroulement de la réunion

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Mémo de suivi de l'équipe

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Donner et Répondre au Feedback
Constructif

• Lorsque vous donnez votre avis par écrit, faites-

le de manière constructive en vous concentrant
sur la manière dont le matériel peut être amélioré

• Lorsque vous recevez des commentaires

constructifs sur vos écrits, contrôlez vos
émotions et considérez-les comme une
opportunité d'amélioration

Voir le document “Feedback_Exemple » dans le dossier Ressources sur la

plateforme
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Conduire et contribuer à l'efficacité des
réunions
Chacun partage la responsabilité de la réussite des
réunions. Pour que les réunions soient productives, veillez à
procéder comme suit :

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1. Maintenez la réunion sur la bonne voie. Une bonne
réunion fait ressortir les meilleures idées et informations
que le groupe a à offrir. Les bons dirigeants ont parfois
besoin de guider, de servir de médiateur, de sonder, de
stimuler, de résumer et de réorienter les discussions qui
ont dévié de leur trajectoire

2. Respectez les règles convenues. Plus la réunion est

importante, plus vous devrez être formel pour maintenir
l'ordre. Les réunions formelles font souvent appel à la
procédure parlementaire, une méthode éprouvée pour
planifier et diriger des réunions efficaces.

3. Encourager la participation. Vous découvrirez peut-

être que certains participants sont trop silencieux et
d'autres trop bavards.
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4. Participez activement. Essayez de contribuer au
déroulement de la réunion et à l'interaction harmonieuse des
participants.

5. Utilisez les appareils mobiles avec respect. Utiliser

votre téléphone pour noter des idées essentielles et des
questions de suivi peuvent être des moyens productifs et
respectueux d'utiliser un appareil pendant une réunion.

6. Clôturez efficacement. A la fin d'une réunion, vérifiez

que les objectifs ont été atteints. Si ce n'est pas le cas,
organisez un travail de suivi si nécessaire. Résumez les
décisions prises ou dressez la liste des mesures à prendre.
Assurez-vous que tous les participants comprennent et
acceptent le résultat

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Gérer les conflits de
communication
interpersonnelle

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