Stratégie et dématérialisation des PME

PRÉSENTER PAR:
 EL QOUNS MERYEM
 ALIOUI IMANE
 BOURAMDANE WIDAD

ENCADRÉ PAR:
 MME. BEN AMER FATIHA
 Plan

Introduction

Notion sur la dématérialisation

Les PME et la dématérialisation

Conclusion
Comment la dématérialisation
peut servir les objectifs
stratégiques des PME?
INTRODUCTION
PARTIE I : NOTION SUR LA STRATÉGIE DE DÉMATÉRIALISATION

1. Définition :
• La dématérialisation est un levier incontournable d’un programme de transformation digitale : Optimisation des flux
documentaires ou numériques en amont et en aval et au sein de l’entreprise. Elle permet de fluidifier les échanges avec ses
clients, ses fournisseurs et ses partenaires de l’écosystème et entre collaborateurs.
• Dématérialiser signifie transférer sur support numérique des types d’informations qui existaient jusque-là sous forme de papier,
mais aussi le film ou le microfilm.
• Dématérialiser est aussi produire un document directement au format numérique à partir d’un système d’information et le
transmettre à son destinataire sans impression « papier ».
• La mise en place de la dématérialisation nécessite la gestion du cycle de vie d’un document numérique : création, gestion,
diffusion et conservation. La maitrise de ce cycle permet d’optimiser les processus de la dématérialisation, de produire les
preuves légales en cas de besoin et d’assurer la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des documents.
• Concept de triple zéro et la projection vers des échanges 0 papiers

Zéro
papier
entrant

Zéro papier
circulant

Zéro
papier
sortant
2)Le processus de la dématérialisation

La numérisation  L'archivage
du document qui fait
typiquement intervenir un
scanner, mais aussi des
outils de reconnaissance de
champs et de caractères
(typographiques et
manuscrits), notamment
pour la prise en compte de
formulaires.
La transmission
et l'évolution 
des documents au sein du document qui
d'une base de données qui passent par la mise en
peut être effectué par des
interventions manuelles, ou œuvre d'un outil de
être partiellement gestion des processus
automatisé en S’appuyant (workflow) : il
sur les solutions de RAD orchestre l'ensemble
(Reconnaissance des grandes étapes de
Automatique de
Documents) ou de gestion la vie d'un document
des connaissances, tels que numérisé (validation,
les moteurs de signature,
catégorisation et de modification,
classement. publication, etc.).
 3)Les flux de la dématérialisation

Les flux entrant

Une entreprise reçoit de nombreux documents - raison - souvent papiers ou dans des formats difficiles à intégrer dans son flux de travail.
Les tâches de conversion de ces documents entrants en un document facilement utilisable sont chronophages et coûteuses.

Les flux internes

Les documents peuvent représenter plus de 75% de l’information possédée par une organisation.
La maîtrise de certains types de documents est critique pour la bonne marche de l’organisation. Ainsi, le cheminement interne d’un document doit
être contrôlé, maitrisé et enregistré.

Les flux sortant

Si une entreprise reçoit de nombreux documents, elle doit également communiquer avec ses acteurs extérieurs tels que fournisseurs, clients ou partenaires en leur
faisant parvenir des factures, courriers, quittances, bulletins de salaires ...
Avec l'accélération des échanges électroniques, les organisations doivent repenser les échanges de documents avec l’extérieur.
 LA GESTION DES DOCUMENTS
DÉMATÉRIALISER

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
DE DOCUMENTS
• La signature électronique « simple » : les données sont au format
électronique et jointes ou associées à d’autres données électroniques.
Elle permet :
• de disposer de l’identité du signataire vérifiée de manière fiable,
• d’indiquer le consentement du signataire de signer le document.
• La signature électronique avancée :
• est liée au signataire de manière univoque ;
• permet d’identifier le signataire ;
• permet de détecter des modifications éventuelles du document après la
signature ;
• est créée à partir d’un outil garantissant l’utilisation unique du signataire.
• La signature électronique qualifiée est créée à partir d’un outil
garantissant l’utilisation unique du signataire et repose sur un certificat
qualifié de signature électronique.
L’ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
DÉMATÉRIALISÉS
• il assure la conservation obligatoire et légale des
documents, comme les contrats ou les factures ;
• il garantit l’intégrité du document dématérialisé, et
ce tout au long de sa conservation ;
• il permet d’associer des éléments de preuve, comme
l’horodatage ou le nom de la personne ayant modifié le
document ;
• il sécurise le document : une perte, une suppression
involontaire (ou non) ou un problème matériel sur votre
disque ne sont plus synonymes de disparition du
document.
4)LES AVANTAGES ET LES LIMITES DE LA DÉMATÉRIALISATION

LES INCONVÉNIENTS
LES AVANTAGES

Un gain de place grâce au stockage L’investissement financier

numérique
La résistance face aux
L’accessibilité des données
changements
La traçabilité informatique des documents
La sécurité et l’intégrité des
Un archivage numérique à valeur légale
données
Une démarche écologique
La perte de documents
 PARTIE II : LES PME ET LA DÉMATÉRIALISATION

1-La position des PME par rapport à la dématérialisation

• Si les entreprises de toutes tailles trouvent leurs comptes en se lançant dans ce processus moderne, les petites et
moyennes entreprises font partie de celles qui ont le plus à y gagner, bien que ces dernières soient encore
réticentes. Focus sur la dématérialisation et les PME.

Où en sont les PME par rapport à la dématérialisation ?

Il y a moins de 3 ans, à peine plus de la moitié des PME étaient passées à la dématérialisation, aujourd’hui encore,
une majorité écrasante des responsables dans les PME (87%) estiment encore que passer à la dématérialisation ne
fait pas partie de leur priorité. Cependant, les PME n’auront très bientôt plus le choix concernant la
dématérialisation, puisqu’elle sera obligatoire, et ce, dès 2019.
 2- les défis de la dématérialisation
Les PME soulèvent deux problèmes.
• Le premier est le coût pour convertir les documents au numérique, car c’est un investissement non
négligeable auquel elles ne pourront pas échapper. Il est tout de Même à noter que ce coût peut être contenu
en ne numérisant pas toute l’historique de la société, mais en ciblant les documents les plus utilisés et les plus
importants
• Le second problème est la mise en place du processus lui-même. Elle demande en effet du temps et nécessite
d’effectuer une réorganisation des habitudes de travail. Si ce temps provoquait un probable ralentissement
dans la productivité, sur le long terme, la dématérialisation offrirait aux PME plusieurs avantages.
3-Les bénéfices de la dématérialisation pour les PME
Augmentation de la productivité

Réduction des coûts et

augmentation des revenus

Satisfaction clients

Amélioration de la sécurité

Impact environnemental
 AUGMENTATION DE LA
PRODUCTIVITÉ

la dématérialisation améliore la productivité

au travail. L'automatisation des processus et
la simplification des tâches administratives
aident les employés à faire moins d'erreurs

. La dématérialisation permet également

d’être mobile et donc de travailler avec plus
de flexibilité et plus efficacement. Il n'est plus
nécessaire d'être au bureau pour avoir accès
aux documents.
 • Les PME peuvent réduire leurs coûts et
RÉDUCTION DES COÛTS augmenter leurs revenus en mettant en
ET AUGMENTATION DES œuvre un projet de dématérialisation. Une
REVENUS fois les fichiers existants numérisés, de
nouveaux documents et fichiers seront
créés à l'origine dans un format numérique.
Ce changement permet aux entreprises
d'économiser énormément sur les coûts de
fournitures (papier, toner, etc.).
 • La satisfaction client est souvent au cœur
des préoccupations des PME, qui cultivent
SATISFACTION CLIENTS avec soin les relations humaines. Grâce
aux communications électroniques, aux
factures numériques et à d’autres
processus dématérialisés, les PME peuvent
assurer un suivi client amélioré.
• la dématérialisation permet aux entreprises
de mieux connaître leurs clients. Avec des
fichiers entièrement numériques, il est
simple d'exploiter les données et de les
rendre intelligentes.
 • la dématérialisation des fichiers physiques
AMÉLIORATION DE et des archives est déjà un gage de
LA SÉCURITÉ
sécurité. Alors que les archives physiques
risquent d'être perdues ou détruites, les
documents électroniques peuvent être
sauvegardés dans le Cloud et protégés
avec des technologies éprouvées.
 • La dématérialisation est également une
démarche de la responsabilité sociétale des
entreprises (RSE).
IMPACT • . L’utilisation réduite du papier et de
ENVIRONNEMENTAL
l'impression permet d'économiser de
l'argent, mais témoigne également d'un
engagement en faveur du développement
durable et des pratiques écologiques.
• Elle leur permet en effet d’être souvent plus
innovantes et créatives et de mettre en place
des initiatives rapidement et d'une manière
unique qui correspond à leurs besoins.