Order

I. What is an order?
An order is a letter promising to buy goods on the
stated terms and conditions.
2.Terms and conditions of a business
transaction
1. Commodity
2. Quality and specifications
3. Quantity
 Order

4. Price
5. Marking and Packing
6. Delivery
7. Payment
8. Technical document
9. Guarantee
10. Others
 Order
What to write ?
1.Opening
- Thanks for offer
- Pleasure to order
2. Message
- commodity
- quality and specifications
- quantity
- price
 Order
- price
- packing and marking
- shipment/ delivery
- payment
- technical document
- guarantee
- Others
- Comments, promise, threat
 Order
3. Ending
Hope for future business/ early sales
confirmation/acknowledgement from the seller
 Kinds of Order

1. Initial/ First trial offer

2. Regular Order
3. Repeat Order
4. Additional Order
5. Large Order
6. Formal Order
Common expressions with order
- Make up an order
- To place an order
 Kinds of Order?

- To deliver an order
- To confirm/ acknowledge an order / accept an
order
- To process/ cancel/ turn down an order
 Vocabulary
1. owledacknge an rdero
2. cepact an erord
3. cespros an rdeor
4. urnt owdn an rdeor
5. Ancfy ushr atms
6. usrh attimng
7. artiapl ipmeshnt
 Vocabulary
1. acknowdege an order
2. accept an order
3. Process an order
4. Turn down an order
5. Fancy rush mats
6. rush matting
7. partial shipment
 Vocabulary
8. signature tead
9. hte teda fo notiexuce
10. cginom iotn ecrfo
11. elyrveid etda
12. ffocut deta
13. deatliqidu esgdmaa
14. Isaqu innmiytde
15. Ltypnaena
16. Acegr iodpre
17. atorycoensmp adgames
 Vocabulary
18. antiquty scoudint
19. adetr udiscont
20. dumentsoc ainagst aymepnt
21. ncipaprils
22. Ockerycr
23. ternativeal
24. nfirmecod Ievocarrble tterle of editcr
25. standioutng tterle of editcr
 Vocabulary
26. erciacomml oicinve
27. orwafrding entag
28. Ettlemsent
29. eringcov ltteer
30. dvicae otne
 Rewriting
Rewrite the following request for payment in a more polite
form
Dear Sir,
You have owed us £567.00 since February, which means you
haven't paid us for three months.
We wrote to you twice and amazingly you didn't bother answering
us, yet you've been a customer for years.

Anyway, we're not going on like this, so if you don't tell us why you
haven't paid, or send the money you owe us in ten days, we'll sue
you. After all, we've got bills from our own suppliers, and besides
we explained our rules for giving credit, i.e. payment on final
dates, some time ago.
Yours etc.
R.Lancaster
 Sample letter

1. Placing an order for fancy rush mats

Dear Sirs 
Order No 1001/RM
We thank you for your offer No 303/RM dated
10th July and have pleasure in placing our
order on the following terms and conditions:
1. Commodity: fancy rush mats
2. Quality and specifications: as per attached
specifications and designs.
3. Quantity: 5,000 (five thousand) pieces
 Sample letter

4. Price: Unit price: USD 0.45/piece ...

- Total value: USD 1,250.00. (In words: one

thousand two hundred and fifty US dollars only)
- The price is C.I.F. Hamburg including packing,
subject to Incoterms 2010. 
5. Payment: By an irrevocable letter of credit to
be opened in favor of the seller to the account at
 Sample letter
Partial shipment is allowed
6. Delivery: 3,000 Ps in September, 20 –
2,000 Ps in October, 20—
7. Packing and marking: to be wrapped in strong
rush matting, steel hooped, 20 pieces in one bag,
and marked 1001/2/19 INTERIM
8. Insurance: The goods are required to be
insured under Marine All Risks terms from
warehouse Vietnam to warehouse Hamburg.
 Sample letter
The insurance is to be effected with a first class
Vietnamese or foreign insurance company.

Please confirm your acceptance of this order and

such acceptance should arrive not later than 14 days
after the date of this order.
Yours faithfully
For International Import CO.
(Signed)
M. Belter
Purchasing Manager
 Vocabulary
fancy rush mats (n) chiếu hoa
Steel hooped (v) nẹp thép
Quantity discount (n) chiếu khấu số lượng
Trade discount (n) chiếu khấu thương mại
D/P – documents against payment
Thanh toán đổi lấy chứng từ
Principals (n) công ty ủy thác
Crockery (n) đồ chén đĩa, gốm sứ
Alternative (n) hàng thay thế
Wrap (v) Gói
 Vocabulary
Irrevocable L/C (a): L/C không hủy ngang
Outstanding (a): L/C nợ chưa thanh toán
Crate (n) Thùng thưa
Mark (v) kí mã hiệu
Item (n) mặt hàng
Fragile (a) dễ vỡ
 Business Expressions
1. Opening
1. Please find enclosed our Order No. B452 for 25
Clearsound transistor receivers.
2.The enclosed order (No. 8154) is for5o packets of A4
copier paper.
3.Thank you for your reply of 14 May regarding our
email about the mobile phones. Enclosed you will
find our official order (No. 13561) for...
4. I would like to place a trial order for the 'Letherine'
material we discussed at the trade show last month.
Please find enclosed ...
 Business Expressions
2. Payment
1. As agreed you will draw on us at 30 days,
D/A, with the documents being sent to our bank,
The National Mercantile Bank ...
2. We would like to confirm that payment is to be
made by irrevocable letter of credit, which we
have already applied to the bank for.
3. Once we have received your advice, we will
send a bank draft to...
4. we agreed that payments would be made
against quarterly statements ...
 Business Expressions
3. Discounts
1. We would like to thank you for the 30% trade
discount and 10% quantity discount you allowed us.
2. Finally, we would like to confirm that the 25% trade
discount is quite satisfactory
3. we will certainly take advantage of the cash
discounts you offered for prompt settlement.
4. Although we anticipated a higher trade discount
than 15%, we will place an initial order and hope that
the discount can be reviewed in the near future.
 Business Expressions
4. Delivery
1. It is essential that the goods are delivered before
the beginning of November, in time for the Christmas
sales period.
2. Delivery before 28 February is a firm condition of this
order, and we reserve the right to refuse goods
delivered after that time.
3. Please confirm that you can complete the work before
the end of March, as the opening of the store is
planned for early April
 Business Expressions
5. Method of delivery
1. Please remember that only airfreight will ensure
prompt delivery
2. Please send the goods by express freight as we
need them urgently
3. We advise delivery by road to avoid constant
handling of this fragile consignment.
4. Could you please ship by scheduled freighter to
avoid any unnecessary delays?
 Business Expressions
6. Packing
1. Each piece of crockery is to be individually
wrapped in thick paper, packed in straw(rơm), and
shipped in wooden crates marked 0 and numbered 1 to
6.
2. The carpets should be wrapped, and the packaging
reinforced at both ends to avoid wear.
3. The machines must be well greased(covered with
oil) with all movable parts secured before being loaded
into crates, which should be clearly marked with your
castle logo for easy identification.
 Business Expressions
7. Closing
1. We hope that this will be the first of many orders we
place with you.
2. We will place further orders if this one is completed to
our satisfaction.
3. If our sales targets are met, we shall be placing
further orders in the near future.
4. I look forward to receiving your advice / shipment /
acknowledgement / confirmation.
 Business Expressions
8. Acknowledging an order
1. Thank you for your order No. 338B which we received
today. We are now dealing with it and you may expect
delivery within the next three weeks.
2. Your order No. 6712/1 is now being processed and
should be ready for despatch by the end of this week.
3. We are pleased to inform you that we have already
made up your order, No. 991/1/5, for 500 bed-linen
packets, and are now making arrangements for
shipment to Rotterdam.
 Business Expressions
9. Advice of despatch
1. Your order, No. 13/154/T, is already on board the SS Mitsu
Maru, sailing from Kobe on 16 May and arriving Tilbury, London,
and the shipping documents have been forwarded to your bank in
London for collection.
2. We are pleased to advise you that the watches you ordered No.
88151/24 will be on flight BA165 leaving Zurich at 11.00, 9
August, arriving Manchester 13.00. Please find enclosed air
waybill DC 15161/3 and copies of invoice An3/3, which you will
need for collection.
3. Your order, No. Y151, is being sent express rail freight and
can be collected after 09.00 tomorrow. Enclosed is consignment
note No. 1167153, which should be presented on collection. You
should contact us immediately if any problems arise. Thank you
for your order, and we hope we can be of further service in the
 Business Expressions
10. Refusing an order
1. We are sorry to say that we are completely out of
stock of this item and it will be six weeks before we
get our next delivery, but please contact us then.
2. We no longer manufacture this product as demand
over the past few years has declined.
3. Thank you for your order for heavy-duty industrial
overalls. Unfortunately we have run out of the
strengthened denim style you asked for. As you
particularly specified this material, we will not offer a
substitute, but will inform you immediately when we
receive delivery of a new consignment. This will be
within the next two months.
 Business Expressions
10. Refusing an order
4. We received your order for ACN dynamos today, but
regret that due to a strike at the ACN factory we are
unable to fulfill it at present. We are aware that other
models will not suit your requirements, but hope that the
dispute will be settled soon and that we will be able to
supply you. We will keep you informed of developments.
 
 How to write?
1. Opening
- Thank you for your offer/ quotation no. ....
Dated
- We have received your offer/
quotation .......... And enclose our official
order form
- Please supply the following items as
quickly as possible and charge to our
account.
 How to write?

2. Closes
- We look forward to your early sales
confirmation/ acknowlegement
- Prompt delivery would be appreciated as
the goods are needed urgently
- Please acknowledge receipt of this order
and confirm that you will be able to deliver
by..............
 How to write?
2. Closes
- We hope to receive your advice of
delivery by return of post
 Gap-filling(1):
Dear Sirs
We (1) _____ with thanks the (2) ______ of your offer dated …
and are pleased to enclose our order No 3678 (3) ______ 4
items under your catalogue.
Please note that all these items are (4) _____ required by our
customers. We, therefore, hope you will (5) ______ to have them
(6) _______ as soon as possible.
This is our trial order only, (7) ______we find them satisfactory in
quality and a (8) ______ sale in our market, we shall be placing
further (9) ________ orders.
In the meantime, we are looking forward to your (10) ______
confirmation.
Yours faithfully
 Gap-filling(1)
Dear Sirs
We (1) _____ with thanks the (2) ______ of your offer dated …
and are pleased to enclose our order No 3678 (3) ______ 4
items under your catalogue.
Please note that all these items are (4) _____ required by our
customers. We, therefore, hope you will (5) ______ to have them
(6) _______ as soon as possible.
This is our trial order only, (7) ______we find them satisfactory in
quality and a (8) ______ sale in our market, we shall be placing
further (9) ________ orders.
In the meantime, we are looking forward to your (10) ______
confirmation.
Yours faithfully
 Gap-filling(1)
KEY
1. acknowledge
2. receipt
3. for
4. urgently
5. Arrange
6. shipped
7. provided
8. ready
9. substantial
10. early
 Gap-filling(2)
2. Order for crockery
Dear Mr ....
Please find enclosed an order (R1234) from our principals.
They have asked us to (1) _____ you that 60 (2) _____ of
crockery ordered should be packed in six crates, ten sets per
crate, with each piece individually (3) ______, and the crates (4)
______ clearly with their name, the words “fragile”, “crockery”,
and (5) ______ 1-6.
They have agreed to pay by L/C, which we (6) _______ on the
phone last week, and they would like delivery before the end of
this month, which should be easily (7) ______ as there are
regular sailings from Liverpool.
If the colors they have chosen are not in (8) _______, they will
accept an (9) ________ provided the designs are those
stipulated on the order.
 Gap-filling(2)
2. Order for crockery
Please send any further correspondence relating
to shipment or payment direct to MacKenzie
Bros. and let us have a copy of the commercial
invoice when it is made (10) _______.
Yours sincerely
 Gap-filling(2)
Key
1. instruct
2. sets
3. wrapped
4. marked
5. Numbered
6. discussed
7. effected
8. stock
9. alternative
10. up
 Gap-filling(3)
3. Advice of despatch
Dear Mr. Delmas
Thank you for your order No. R497 which we are (1)
______ present making (2) ______. The instruments
will be (3) ______ individually in 8 crates numbered and
marked (4) ______ our logo. They will be (5) ______
airfreight CIF Marseille to (6) ______ you not (7)
______ than 18 May.
Our invoice showing the 12% trade and 3% quantity
discount, the insurance (8) _______ and the (9)
________ bill will be sent to the Bank of Marseille as
(10) ________.
Yours sincerely
 Gap-filling(3)
1. at
2. up
3. packed
4. with
5. sent
6. reach
7. later
8. certificate
9. airway
10. requested
 Gap-filling(4)
Dear Mr….
Further to our telephone conservation on Friday, I am writing
to you (1) _____ your order No. 123, which was (2) ______
with us on 10 January.
Once again, I must (3) ______ for the (4) ______ in
processing this order. This was due to a staffing (5) _____.
However, since I spoke to you, we have taken (6) _____ 4
new employees at our depot, and I am pleased to tell you
that your order is now (7) _______ for dispatch. It will reach
you within five working days.
Special (8) ______ has been taken to ensure that the (9)
______ has been packed (10) ______ to your requirements.
Each item will be individually wrapped to avoid damage.
Yours sincerely
 Gap-filling(4)
1. concerning
2. placed
3. apologize
4. delay
5. Shortage
6. on
7. ready
8. care
9. consignment
10. according
 Gap-filling(5)
A decline to an order for TV
Dear Mr. Chan
We were pleased to __________ (1) your order of 2
November for 6 Atlantis TVs. However, since you state
the firm condition of __________ (2) before Christmas,
we deeply _________ (3) that we cannot supply you on
this occasion.
The manufactures of these goods are finding it
___________ (4) to meet current demand for this
popular TV. We placed an order for 24 sets one month
ago, but were informed that all _________ (5) were
being met in strict rotations. Our own order will not be
________ (6) before the end of January.
 Gap-filling(5)
A decline to an order for TV

I understand from our telephone ____________ (7) this

morning that your customers are unwilling to consider
other makes. In the circumstances I hope you will be
able to meet your requirements from some other
__________ (8). May I ____________ (9) that you try
Television Services Ltd of Leicester? They usually carry
large __________ (10) and may be able to help you.
Yours sincerely
 Gap-filling(5)
1. receive
2. delivery
3. regret
4. impossible
5. orders
6. met
7. conversation
8. sources
9. suggest
10. stocks
 Translation(E-V)
1. We acknowledge with thanks the receipt of your
offer dated … and are pleased to enclose our order No.
3678 for 4 items under your catalogue.
2. Your offer dated…encouraged us to place a trial
order with you. Please find the terms and conditions in
the enclosed order.
 Translation(E-V)
3. We are much obliged for your quotation of…and
would be glad if you could accept our order for the
following goods.
4. We are pleased to give you an order for the following
items on the understanding that they will be supplied
from current stock at the price named.
 Translation(E-V)
5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of
which please return us one copy duly signed.
6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods
are urgently needed.
7. Delivery before February is a firm condition of this
order, and we reserve the right to refuse the goods
delivered after that date.
 Translation(E-V)
8. We trust that the delay will not cause you any serious
inconvenience and hope that you will continue to do
business with us.
9. We hope that the goods will reach you safely and in
good time and that you will be pleased with them.
 Translation(E-V)
10. We feel sure that you will find these goods
satisfactory in every way and that they will perfectly suit
your needs.
11. Please confirm your acceptance of this order and
such acceptance should arrive not later than…
 Translation(E-V)
12. We hereby confirm our acceptance of your order
and are enclosing our sales confirmation in two
originals, one of which please sign and return to us for
our file.
13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the
machine prove to be defective during the guarantee
period, the seller undertakes to replace or repair any
defective part free of charge. This warranty does not
apply to normal wear and tear or damage caused by
improper storage or careless maintenance.
 Translation(E-V)
14. We expect to find a good market for these table
linens and hope to place further and large orders with
you in the near future.
 Translation(E-V)
15. There is a steady demand for this item in this
market. We hope you will be able to supply more next
time.
16. We enclose a trial order. If the quality is up to our
expectation, we shall send further orders in the near
future.
 Translation(E-V)
17. Owing to heavy commitments, we are not in
position to accept new orders.
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has
to stop entertaining new orders.
19. We thank you for your order of… but regret very
much that we are unable to execute your order
immediately owing to heavy demand.
 Translation(E-V)
20. We hope that our handling of your first order will lead
to further business between us and mark the beginning
of a happy working relationship.
 Translation(V-E)
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng
của quý ngài và hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng
này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công
ty chúng ta.
2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng
đúng hạng là cực kỳ quan trọng vì đơn hàng này chiếm
một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi. 2
 Translation(V-E)
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15%
khiến chúng tôi thất vọng nhưng chúng tôi sẽ đặt hàng
và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét
lại vào một thời điểm nào đấy trong tương lai không xa.
4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy
ngang do người mua mở cho người bán hưởng trong
vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo
sẵn sàng giao hàng và thông báo về việc đã lấy được
giấp phép xuất khẩu.
 Translation(V-E)
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán
phải chịu trách nhiệm đối với bất kỳ khuyết tật nào của
hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong
thời gian bảo hành, người bán phải thay thế, sửa chữa,
điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó, miễn phí cho
người mua.
 Translation(V-E)
6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải
được quý ngài ký xác nhận và gửi đến chỗ chúng tôi
ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
 Translation(V-E)
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện
bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và bảo hiểm phải được
mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng tại một công
ty bảo hiểm có uy tín do người mua chỉ định.
 Translation(V-E)
9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng
trong chuyến trước bị bể khi tới nơi dẫn đến chất lượng
kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý
ngài gia cố bằng đai sắt.
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về
vấn đề này, nhưng nếu quý ngài vẫn cảm thấy không thể
chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó
cũng sẽ không ngăn cản quý ngài đến mua hàng của
chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét kỹ lưỡng bất kỳ
đề nghị nào có thể dẫn đến việc làm ăn giữa chúng ta.
 Translation(V-E)
11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được
đóng trong thùng thưa có gia cố. Toàn bộ số hàng được
bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng
kim loại như quý ngài đề nghị sẽ không tiết kiệm.
 Translation(V-E)
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan
tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật liệu được giao trễ,
chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng
của quý ngài trước ngày…
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi
yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ để đảm bảo giao hàng
đúng hạn.
 Translation(V-E)
16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời
gian đã nêu và bảo lưu quyền từ chối nhận hàng nếu
chúng được giao chậm.
17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song
rất tiếc là do nhu cầu trong nước cao đối với những mặt
hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng
rồi.
 Translation(V-E)
18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ
khiến cho quý ngài thỏa mãn về mọi mặt vì chúng tôi hết sức
chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc giao
hàng nói riêng.
19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với
hạn ngạch nhập khẩu đã gây khó khăn cho chúng tôi trong
việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được
tình trạng chậm giao hàng.
 Translation(V-E)
20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng
của quý ngài vì chúng tôi không thể cho quý ngài hưởng
mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
 Letter Writing
Letter 1: Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam
machino import-export Corporation) nhận được thư chào hàng số
CM1246 đề ngày cùng với catalogue số CD014 của công ty
Dawson Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông
(Concrete Driller) và máy cắt sắt (steel cutter) dùng cho công
nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD23
và loại SC 21 theo catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1. Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả
ngay, cho 30% trị giá đơn hàng, phần còn lại thanh toán bằng T/T
trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay vì 100% bằng
L/C như trong chào hàng của Dawson.
 Letter Writing
Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng
kể từ ngày giao. Nhấn mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo
hành, người bán sẽ phải chịu trách nhiệm sửa chữa hay thay thế bất cứ
bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3. Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật hướng dẫn lắp ráp
vận hành và bảo dưỡng. Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu
cầu Dawson cử người đến hướng dẫn chạy thử máy.
4. Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạng vì
hiện nay các khách hàng của Machino là các công ty xây dựng đang
yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới. Machino e rằng nếu hàng giao trễ
sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công của các khách hàng.
5. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra,
hãy gửi xác nhận bán hàng sớm. Nếu Dawson có thể chiết khấu số
lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì Machino sẽ đặt hàng thường
xuyên.
Lưu ý: Bắt đầu thư bằng Dear Sirs và người ký thư: Trương Bảo Hòa
tổng giám đốc.
 Letter Writing
Letter 2
Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai
Bà Trưng, Quận 3, Tp.HCM nhận được chào hàng bán một số
mặt hàng điện gia dụng của công ty Household Electronics,
Malaysia. Hãy viết thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm
(Dehumidifier) theo các điều kiện thông thường (tên hàng, số
lượng, chất lượng, bao bì, giao hàng, thanh toán, bảo hành, bảo
hiểm…) và chú ý các điểm chính như sau: Số lượng 150 chiếc
kèm theo các phụ tùng được ghi trong phụ lục số 1, giá CIF Sài
Gòn 40 USD/chiếc không tính chi phí đóng gói bao bì, theo
Incoterms 2000, theo catalogue mới nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ
thuật của người bán, bao bì theo tập quán xuất khẩu của nước
người bán, giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 2 và đầu
tháng 3 năm 2011, bảo hành 18 tháng kể từ ngày sử dụng chứ
không phải là 12 tháng kể từ ngày giao như đã ghi trong chào
hàng, thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang trả ngay…
 Letter Writing
Letter 2
Đề nghị bên Bán cho hưởng mức chiếc khấu 5% đối với đơn
hàng này. Đây là đơn đặt hàng thử, nếu hàng được giao đúng
hạn, dịch vụ hậu mãi tốt thì ta sẽ đặt mua những đơn hàng tiếp
theo với số lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để
hoàn chỉnh lá thư. Bắt đầu thư bằng Dear Sirs.
 Letter Writing
Letter 3
Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel, tổng giám
đốc công ty John Samuel Brothers Pte Ltd. vào ngày 2/11/20-- đặt
mua 6 chiếc tivi hiệu Atlantis and 20 chiếc radio hiệu Attas. Tuy
nhiên, công ty anh/ chị không thể tiếp nhận đơn hàng này vì một
số lý do. Hãy viết thư trả lời ông John Samuel theo những gợi ý
sau:
Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác yêu
cầu giao hàng trước dịp Giáng sinh, và xem đây là điều kiện tiên
quyết của đơn hàng.
Công ty cũng đã đặt hàng 24 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này
cách đây 1 tháng nhưng sẽ không có hàng trước cuối tháng 1.
Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới thiệu
khách hàng đến công ty Television Services Ltd để hỏi mua vì họ
thường có lượng lớn hàng hóa.
 Letter Writing
Letter 3
Đối với mặt hàng radio, công ty cũng không cung cấp được vì đối
tác yêu cầu bán chịu. Đối tác vẫn còn nợ công ty $8,000. Nếu có
thể thanh toán một nửa số nợ, chúng ta sẽ sắp xếp để giao hàng.
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư.
Bắt đầu thư bằng Dear…
 Letter Writing
Letter 4: Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
Tên hàng: bột mỳ
Xuất xứ: Pháp, vụ mùa 20....
Qui cách: theo mẫu đã gửi cho khách hàng
Số lượng: 200 tấn
Giá: 300 USD/MT, CIF cảng SG, bao gồm chi phí đóng gói
Bao bì: ngoài là bao PP, trong là bao PE, trọng lượng tịnh là 50kg
mỗi bao.
Giao hàng: đầu tháng 9-20... để giao cho khách hàng kịp làm
bánh phục vụ tết nguyên đán.
Cty Anh/ chị là công ty có uy tín nên nhất thiết hàng phải giao
đúng chất lượng quy định để duy trì mqh làm ăn lâu dài vớí các
đối tác.
 Letter Writing
TT: bằng L/c không hủy ngang, trả ngay mở qua ngân hàng ngoại
thương TP HCM, trả vào TK NH thương mại Paris, 15 ngày trước
khi giao hàng cho người bán hưởng tòan bộ giá trị số hàng sẽ
được giao.
Giám định chất lựong do SGS đảm nhận và cấp giấy chứng nhận
chất lượng.
Anh/ chị yêu cầu người bán gửi gấp giấy xác nhận bằng văn bản
trước ngày….
 Letter Writing
Letter 5
Viết thư đặt hàng theo nội dung sau:
Chúng tôi xin cám ơn quí ngài về thư chào hàng số 303 đề
ngày--- và xin đặt hàng với những điều kiện và điều khỏan sau:
Tên hàng: chiếu cói
Chất lượng: theo như mẫu và qui cách phẩm chất đính kèm.
Số lượng: 5000 chiếc.
Giá: 0,45USD/ chiếc CIF Harmburg Port bao gồm cả bao bì.
Đóng gói: buộc bằng dây cói chắc chắn, có đai nẹp bằng sắt, mỗi
bó 20 chiếc và có kẻ kí mã hiệu -----
Giao hàng: 3000 chiếc, giao tháng----- và tháng----
Thanh tóan: bằng L/C không hủy ngang trả vào TK NH Ngoại
thương VN, do NH Thương Mại Luân Đôn xác nhận, mở 15 ngày
trước khi giao lô hàng đầu tiên.
 Letter Writing
Letter 5
Hàng phải được bảo hiểm theo điều khỏan mọi rủi ro từ kho ở VN
đến kho ở Harmburg.
Xin vui lòng xác nhận việc quí ngài có chấp nhận đơn hàng này
không và chấp nhận như vậy đến chỗ chúng tôi trong vòng 14
ngày tính từ ngày ghi trên đơn đặt hàng này.