Preguntas básicas en relación con los procesos:

1. ¿Se han identificado y definido apropiadamente los procesos?

2. ¿Se han asignado las responsabilidades?

3. ¿Se han implementado y mantenido los procedimientos?

4. ¿Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?

5. ¿Se han establecido criterios de control de los procesos?

6. ¿Las Interrelaciones de los procesos se controlan?

7. ¿Se han detectado oportunidades de mejoramiento continuo?

•El auditor debe prepararse para:
•Seguir los procesos de un extremo hasta el otro,
verificando la efectividad del control.
•No limitarse a determinar la conformidad de las
actividades, evaluar también, si los procesos son
capaces y producen los resultados deseados.
•El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora
continua:

– ¿Mecanismo para identificar las necesidades de los clientes?

– ¿Objetivos de mejora reflejan las necesidades de los clientes?
– ¿Programas de mejora se cumplen? ¿recursos? ¿adecuados?
– ¿ Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?
– ¿Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?
– ¿Mecanismos de mejora son sistemáticos ?
 En un Sistema de Gestión de Calidad:

– Norma ISO 9001: 2000

– Política, Objetivos, Metas, Estándares

– Otros requisitos propios del SGC

– Requisitos Legales y Regulatorios

– Buenas Prácticas de Manufactura, Plan HACCP

 COMPETENCIA

Se debe determinar la competencia necesaria de los auditores

internos para que puedan realizar auditorías al SGC:

– Conocimiento de la Norma ISO 9001:2000

– Conocimiento de la Norma ISO 9000:2000
– Experiencia en auditorías
– Evaluación de su desempeño.
– BPM, HACCP
 Planeación: Preparación

 REVISAR LA DOCUMENTACIÓN APLICABLE:

 Identificar el propósito de cada proceso.

 Identificar las entradas
 Identificar las salidas independientes
 Establecer el flujo o secuencia de actividades
 Identificar los recursos usados
 Identificar qué controles están implementados (procedimientos, instrucciones,
especificaciones, etc.)
 Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para
mantener el control.
 MUESTREO Y SELECCION
MUESTRAS PROBABILIDAD
1 50%
2 75%
3 87,5%
4 93.7%
5 96.6%
6 98.4%
7 > 99%

No pida documentos típicos, le darán lo mejor

Solicite una lista, índice o registro
Solicite ver archivos y seleccione de la mitad , adelante y atrás.
Seleccione muestras de diferentes procesos.
Si encuentra una desviación, tome varias muestras, para comprobar si es algo genérico
 SEGUIMIENTO
•• Seleccione
Seleccione un
un área
área oo producto
producto yy efectué
efectué una
una auditoria
auditoria de
de
seguimiento
seguimiento yy una
una de
de producto
producto oo proceso
proceso desde
desde el
el principio
principio oo al
al
final
finaldel
delproceso
proceso
•• Haga
Haga seguimiento
seguimiento desde
desde un
un documento
documento dado,
dado, hasta
hasta los
los
documentos
documentosasociados
asociadosde
dereferencia.
referencia.
•• De
De los
los procedimientos
procedimientos aa los
los reportes,
reportes, de
de los
los reportes
reportes aa los
los
procedimientos.
procedimientos.
•• “Siga
“Sigala
lacadena”
cadena”de
delas
lasoperaciones
operacioneshacia
haciaatrás
atrásoohacia
haciaadelante
adelante
 SEGUIMIENTO

VERIFICACION EN:
- CONTROL DE PROCESO

Verificar si se sigue la secuencia de operación

Si las firmas están en los registros
Revisar documentos para evaluar cumplimiento con especificacion
aplicable

- REVISION DE DOCUMENTOS
Cada paso se efectúa como se describe
Cada espacio de registro es diligenciado correctamente.
Verificar la utilización de las revisiones actualizadas de los documentos
Verificar las correcciones hechas a mano, en los doc. Y los espacios que hayan
sido borrados en los registros
Revisar totalmente algunos documentos
 LISTAS DE VERIFICACION
QUE SE DEBE AUDITAR

Todas las actividades que afecten la calidad del producto

Que los lineamientos establecidos en los manuales de calidad y los
procedimientos estén establecidos
La documentación desde la solicitud de la materia prima o servicio
hasta la entrega del producto
“Registros, declaraciones verbales de hechos u otra información, relacionados con los criterios de auditoría y que son verificables”

NOTA:La
NOTA: Laevidencia
evidenciadedeauditoría
auditoríapuede
puedeser
ser
cualitativaoocuantitativa.
cualitativa cuantitativa.

 Es un hecho que existe.

 Esta basada en la observación e investigación sistemática.
 No esta influenciada por emociones o prejuicios.
 Puede ser documentada.
 Puede ser verificada.
 Esta relacionada con los criterios de auditoría.
 Definición ISO 9000:2000
No conformidad = “No cumplimiento de un Requisito”

 Evidencia de diferencias entre el Manual de Calidad, los

procedimientos y/o los criterios de auditoría.

 Evidencia de diferencias entre procedimientos y prácticas operativas.

 Falta de evidencia de soporte de la implementación de los requisitos de

la norma.

 Falta de evidencia para demostrar continuidad en la

implementación de los procesos del sistema.
 DOCUMENTACIÓN DE NO CONFORMIDADES
 Identificar la naturaleza de la no conformidad.
 Identificar la evidencia a partir de documentos, productos, materiales,
 instrumentos, equipos, registros, etc.
 Identificar el requisito de la norma o criterio de auditoría que no se está
 cumpliendo.
NO CONFORMIDAD MAYOR:
 Un requisito completo de la norma o criterio de auditoría no se ha tomado
en cuenta, no se ha implementado.
 Alguna desviación o incumplimiento pone en riesgo el desempeño de
todo el sistema de gestión de calidad.
 Existe producto no conforme y es enviado al cliente deliberadamente en
ese estado.
 NO CONFORMIDAD MENOR:

 Incumplimiento parcial de algún requisito de la norma o

criterio de auditoría, falla aislada, no sistemática.
 Cuando se detecta la misma no conformidad menor en
muchos lugares de la organización, se clasifica como
no conformidad mayor.
 Reportes de No conformidad y
Acciones Correctivas
• Ser positivo

• No ver la no conformidad en una forma negativa

• El descubrimiento de no conformidades presenta una

oportunidad de mejora a través de las acciones correctivas.

Reportes de acuerdo al procedimiento del cliente

Sin reglas fijas
Comúnmente se usa un formato específico
Algunas organizaciones requieren un registro descriptivo dentro del
reporte general de auditoría
EJERCICIO

LO QUE USTED ESCUCHA / VE

HECHO O INFERENCIA?

“García es un comprador de la compañía XYZ, tenía

programada una reunión a las 10:00 a:m, en la oficina del Sr. López
para discutir los términos de un pedido grande. En el camino hacia
esa oficina el comprador se resbaló en el piso recién encerado, lo
que resultó en una pierna bastante golpeada. En el momento en que
López fue notificado sobre el accidente, García se encontraba
camino del hospital para unas radiografías. López llamó al hospital
para informarse, pero parecía que nadie allí sabía nada acerca de
García. Es posible que López haya llamado al hospital equivocado”
 LO QUE USTED ESCUCHA / VE
HECHO O INFERENCIA?

Después de leer el párrafo anterior, clasifique cada una de las

siguientes declaraciones como un “hecho” o una “inferencia”.

HECHO: Una declaración fácilmente verificable revisando su

fuente
INFERENCIA: Una declaración sobre lo desconocido basada
en lo que se conoce
 Declaración Hecho Inferencia
1. El Sr. García es un comprador
2. Se suponía que el Sr. García se
encontraría con el Sr. López
3. García tenía programada una reunión
a las 10:00 a:m
4. El accidente ocurrió en la Compañía
XYZ
5. García fue llevado al hospital para
radiografías
6. En el hospital al que llamó el Sr.
López nadie tenía conocimiento sobre
García
7. López había llamado al hospital
equivocado
Incidente:

XYZ Ltda. es una compañía de servicios de inspección de

pruebas. Dos de los operarios de laboratorio de Análisis de
Alimentos no estaban utilizando gorros de nylon, una operaria
tenía su blusa desabotonada y estaba usando joyas. Los otros
tres operarios estaban bien. El Procedimiento FAL002 rev.3
(que es la versión actual) está disponible en el área y
claramente describe en la cláusula 6, el código de vestido que
requiere que la blusa debe estar abotonada, se deben usar
gorros de nylon y no se permite el uso de joyas.
 CALIFICACIÓN de AUDITORES

Calificación del Auditor = Demostrar [ Atributos personales +

Competencia]

Calidad Ambiente

Áreas de Áreas de Áreas de

competencia competencia competencia
específica general específica

Experiencia Entrenamiento Experiencia

Educación en Auditoría en Auditoría Laboral
B A S E S D E L A C O M P E T E N C I A

Atributos Personales
 CALIFICACIÓN DE AUDITORES
RELACIÓN ENTRE LA CALIFICACIÓN INICIAL DE LOS
AUDITORES, SELECCIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA,
MANTENIMIENTO DE LA CALIFICACIÓN DEL AUDITOR Y EL
PROCESO DE EVALUACIÓN CONTINUA DEL AUDITOR

Evaluación Mantenimiento Evaluación del

Inicial del de la desempeño del
Auditor calificación auditor

Pool de Auditores
Calificados

Selección del
Calificación del
equipo de la
Auditor
auditoría
 CALIFICACIÓN de AUDITORES

CALIFICACIÓN

La calificación que un auditor necesita dependerá de:

1. El rol del auditor dentro del equipo de auditoría.

2. Objetivos y alcance de la auditoría.
3. Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización
y de su sistema de gestión de calidad o ambiente.
4. Requisitos de certificación.
 CALIFICACIÓN DE AUDITORES
Nivel de educación y experiencia laboral y en auditoría, recomendado
para calificar auditores
Experiencia laboral y en
Experiencia de auditoría auditoría adicional para el
Auditor adicional para el líder del auditor de SGC y ambiente
equipo de auditoría

Educación
Educación secundaria

40 horas de
Entrenamiento entrenamiento
de auditor

Experiencia
laboral 3 años

Experiencia
laboral en calidad 2 años en la segunda
2 años disciplina
o ambiente
 CALIFICACIÓN DE AUDITORES
Nivel de educación y experiencia laboral y en auditoría, recomendado
para calificar auditores
Experiencia laboral y en
Experiencia de auditoría auditoría adicional para el
Auditor adicional para el líder del auditor de sistemas de gestión
equipo de auditoría de calidad y ambiente

Experiencia en 4 auditorías 3 auditorías 4 auditorías completas y no

auditoría completas y completas y no menos de 20 días de
no menos de menos de 15 días de experiencia en auditoría en
20 días de experiencia en la segunda disciplina.
experiencia
en auditorías. auditoría actuando en
Las auditorías deben
Las el rol de líder del completarse dentro de un
auditorías equipo de auditoría.
período no mayor de tres
deben Las
completarse años consecutivos
auditorías deben
dentro de un completarse dentro
período no de un período no
mayor de tres mayor de dos años
años
consecutivos consecutivos
 CALIFICACIÓN
CALIFICACIÓN de
de AUDITORES
AUDITORES

EDUCACIÓN
Completar una educación suficiente que le permita alcanzar las
competencias requeridas

ENTRENAMIENTO EN AUDITORÍA
Haber recibido entrenamiento para desarrollar el conocimiento y habilidad
para dirigir auditorías.
El conocimiento y habilidades adquiridas a través del entrenamiento pueden
ser demostradas a través de exámenes y observaciones directas.
El entrenamiento puede ser proporcionado por la propia organización o por
una organización externa y debe dirigirse:
Conocimiento de normas y otros requisitos pertinentes
Técnicas de examinar, preguntar, registrar, evaluar y reportar.
Habilidades para comunicar, planificar, organizar y dirigir,
 CALIFICACIÓN de AUDITORES
EXPERIENCIA LABORAL

La experiencia laboral debe incluir trabajo en una posición técnica, directiva

o profesional que involucra la toma de decisiones, solución de problemas y
comunicación con otro personal directivo o profesional, colegas, clientes, u
otras partes interesadas.
La experiencia laboral debe haber sido en una posición donde las actividades
emprendidas hayan contribuido al desarrollo de conocimientos y habilidades
en el campo de gestión de calidad o ambiente respectivamente.

EXPERIENCIA EN AUDITORÍA
Haber adquirido experiencia en las actividades de auditoría, incluyendo la
revisión de documentación en el sitio de trabajo y reporte de los resultados.
La experiencia debe incluir conocimiento completo de normas de sistema de
gestión de calidad o ambiente.
Esta experiencia debe haber sido adquirida bajo la supervisión y guía de un
líder de equipo de auditoría en la misma disciplina.
La experiencia debe ser actual.
 CALIFICACIÓN DE AUDITORES

Antes de asumir la responsabilidad de ser LÍDER de un equipo de

auditoría de calidad o ambiente, el auditor debe:

1. Demostrar el conocimiento, habilidades y atributos personales

necesarios para la dirección efectiva y eficiente del equipo y de las
actividades de la auditoría, esto incluye planificación,
organización, dirección, ejecución y elaboración del informe de
auditoría.
2. Haber realizado las auditorías adicionales recomendadas,
actuando como un líder del equipo bajo la supervisión y guía de
otro auditor con calificación de líder.
3. Ser capaz de emitir juicio acerca de la capacidad global del
sistema de gestión.