PROCESOS

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CEDIS
-CENTRO DE DISTRIBUCION-
Introducción:
Hoy conocerás un poco del proceso y procedimientos que realizamos en
el centro de distribución, en el encontraras desde que las mercancías son
seleccionadas, compradas, recibidas, distribuidas, almacenadas, surtidas y
embarcadas, como puedes observar la cadena de suministros es muy amplia
y en ocasiones muy compleja, el centro de distribución esta compuesto por
las siguientes áreas:

 Compras.
 Logística.
 Recibo
 Distribución.
 Almacén.
 Marcaje, control de calidad.
 Embarques
 Y finalmente Inventarios.

En cada uno de los flujos de procesos que conocerás y veras lo complejo

que puede ser cada uno de ellos, el CEDIS esta conformado por un poco mas
de 60 personas donde cada uno tiene actividades especificas.
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 DESCRIPCION DEL PUESTO DE AUXILIAR DE
RECIBO.

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Verifica tránsitos del día, imprime factura y orden de compra.
 Revisa factura o nota y procede a la descarga del mercancías.
 Conteo de bultos indicados en factura o nota verificando que estén en buen estado
si se encuentran daños se reportan al supervisor o al comprador.
 Firma y marca la guía de embarque con el numero exacto de bultos descargados.
 Contara las piezas a detalle e informa de inmediato al supervisor de recibo de la
diferencias.
 El transito le indicara al supervisor del destino de la compra o recibo.
 Identificara el producto basado al modelo, ítems, del proveedor y se asegura que
sea etiquetado.
 Se realiza el formato de diferencias que es enviado al comprador y al administrador
de inventarios.
 Validar que el auxiliar de recibo haya capturado las diferencias y las envía a
compras.
 Entrega la orden de compra, factura o nota al auxiliar administrativo de CEDIS.
 Existen errores que pueden afectar el recibo y por ende los surtidos en tienda,
los cuales pueden tardar en responder por parte del proveedor. Para ello citamos
los siguientes:
 Factura incompleta por parte el proveedor. Su afectación será el retraso en el
recibo y obviamente la distribución o surtido por parte del almacén.
 Mercancía Dañada. Esta también genera un retraso en la entrada al sistema pues
no se da la entrada hasta que el proveedor nos resuelve el problema y esto puede
durar más de 24 horas.
 Sobrantes de Mercancías. En esta parte la situación puede ser momentánea por al
haber un sobrante el documento puede ser ingresado sin ningún problema que
afecte la operación de entrada y se pueda realizar el surtido o distribución, en los
sobrantes el proveedor de manera automática nos envía la factura que se ingresa
al sistema como una nueva compra.
 Faltantes de mercancías ( es decir cajas incompleta o falta de mercancías). en este
caso al igual que el primero puede afectar de manera negativa, pues en ocasiones
el proveedor no quiere responsabilizarse de la diferencia, y tenemos que seguir
algunos procedimientos solicitados por el proveedor para poder realizar algún
ajuste a nuestro favor. Es decir nota de crédito o el envío de las diferencias en la
siguiente compra y pueden pasar días sin que nos resuelva el problema.
 Mercancias sobrantes sin factura. en este caso el proveedor envio mercancías de
más en el traslado por lo que se toman como sobrantes y también son reportados
al proveedor cuando estas son más de 6 piezas, si es menor solo aplicamos un
sobrante de proveedor. Y procede de forma inmediata el proceso de inventarios.
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Rol de pedidos, proceso y carga.
 Las distribuciones también tienen ciertas afectaciones que también pueden
crear conflictos en las áreas y destinos finales.

 El conteo incorrecto por parte del auxiliar de recibo. puede crear diferencias en
los inventarios pues al no realizar las conversiones de manera correcta nos
podría generar un faltante o sobrante falso.
 El no verificado de los interiores dentro de las cajas: también es un factor creador
de diferencias en los inventarios, pues al no revisar detalladamente se genera
diferencias en almacén como en tiendas, es por esto que el personal involucrado
tome las debidas precauciones para evitar al máximo las diferencias al
inventario.
 El mal embajalado: puede acarrear problemas, (merma) si bien en cada caja se
pone una leyenda que dice FRAGIL, y no se tienen la precaución de manejar de
manera correcta estas mercancías y al no tomarse las medidas necesarias, estas
pueden ser aventadas, pateadas o hasta arrojadas de manera incorrecta, por ende
creará situación que a veces es demasiada por no prestar atención a este punto.
 El surtido incorrecto: el surtidor, si bien no se debería cometer este gran error,
aun los surtidores suelen confundir códigos o productos, es por esta que en
ocasiones se les solicita a las tiendas el verificado de códigos, pues se buscar
restablecer el error cometido en el origen (surtido).
 DESCRIPCION DEL PUESTO DE SURTIDOR DE
DISTRIBUCION.

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El supervisor entregara la distribución en pedido al surtidor para que se realice de
manera correcta, asegurándose de que este con las herramientas necesarias para
su función.
 Recibe marcaje listado de productos por distribuir a tiendas.
 Realiza el conteo de mercancías solicitada en el listado de distribución y confirma
que este sin daños para empezar el surtido.
 Coloca en las mercancías en las ,cajas rellenando los huecos en el embalaje
buscando reducir la merma.
 Realiza la transferencia, modificando las diferencias encontradas en el pedido,
imprime etiquetas de para los bultos, etiquetas de precios o barras correspondiendo
a la transferencia.
 El auxiliar de maniobras hará entrega del los bultos al área de marcaje, y el surtidor
entregará la transferencia al supervisor de marcaje.
 El supervisor de marcaje contará los bultos a recibir para su etiquetado y verificado
en el caso de que vayan directos a embarques el supervisor revisara los bultos y
firma de recibido.
 El surtidor llenará el formato de entregado que se encuentran en marcaje y
embarques.
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Rol de pedidos, proceso y carga.
 El almacén, como una área del centro de distribución también sufre de
incidentes que pueden llegar incumplir con parte del proceso, mas ello no significa
que el almacén no logre surtir los pedidos solicitados en tiempo y forma, en este
momento conoceremos las afectaciones que pueden lograr un retraso:
 El no generar los pedidos en los tiempos establecidos en el rol: en este caso
cuando la sucursal no envía en tiempo y forma su pedido, el almacén da por
hecho que no enviara el pedido y asignara las cargas de trabajo a surtidores, por
lo que es sumamente importante que los pedidos sean entregados en tiempo esto
no generara un retraso, pues en muchas ocasiones son enviados cuando se
encuentra cerrada la zona y se tiene que parar la zona que se esta trabajando solo
para regresar a surtir el pedido que esta fuera de tiempos.
 Generar de manera adecuado el pedido de la tienda: las sucursales deberán
generar sus pedidos adecuadamente valiéndose de sus inventarios pues al
generar el pedido por línea, obtendrán una cantidad que el mismo sistema
generara, también deberán prestar atención en lo códigos sin saldos pues al
incluirlos al pedido esto solo generar un porcentaje de incumplimiento el cual no
es ni será real, es decir que al momento de realizar la transferencia con el pedido
creado por la sucursal no dará un incumplimiento de surtido final.
 Pedidos Adicionales o Extras: el CEDIS esta capacitado para recibir pedidos
adicionales o los llamados extras, estos pedidos deberán ser enviados por correo
electrónico en hoja Excel, acompañado de las siguientes condiciones, código,
descripción, piezas solicitadas, pues esta información nos permite realizarlo en
manera mas rápida y enviarlo en menor tiempo a la sucursal solicitante.
 DESCRIPCION DEL PUESTO DE SURTIDOR DE
ALMACEN.

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El supervisor entregara la carga de trabajo al surtidor (pedidos recibidos) que
deberán cumplir en la jornada de 8 horas.
 Recibe marcaje listado de tiendas por parte del supervisor de almacén que serán
surtidas por el almacén para que pueda programar los pedidos, indicando el corte
de entrega a las 15:00 horas.
 Realiza el surtido del pedido asignado al surtidor estos son entregados en un total
de piezas máximas a cumplir en su jornada laboral.
 Coloca en las mercancías en las ,cajas rellenando los huecos en el embalaje
buscando reducir la merma.
 Realiza la transferencia, modificando las diferencias encontradas en el pedido,
imprime etiquetas de para los bultos, etiquetas de precios o barras correspondiendo
a la transferencia.
 El auxiliar de maniobras hará entrega del los bultos al área de marcaje, y el surtidor
entregará la transferencia al supervisor de marcaje.
 El supervisor de marcaje contará los bultos a recibir para su etiquetado y verificado
en el caso de que vayan directos a embarques el supervisor revisara los bultos y
firma de recibido.
 El surtidor llenará el formato de entregado que se encuentran en marcaje y
embarques.
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 Es indispensable que la etiquetadora no deje de
revisar los siguientes puntos que pueden traer
afectaciones importantes en diferencias, inventarios y
mermas.
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No contar los bultos de correctamente.

 No verificar el numero de transferencia contra etiqueta del bulto, caja o cartón.

 Un mal etiquetado

 Enviar una etiqueta por otra.

 No corroborar el precio de venta en la transferencia contra la etiqueta de articulo.

 El no detectar sobrantes o faltantes en los empaques realizados por los surtidores.

 No realizar un correcto embalaje al momento de cerrar el empaque.

 El no checado correcto de la mercancía física para encontrar posibles mermas antes

del envío a las sucursales.
DESCRIPCION DEL PUESTO DE ETIQUETADOR Y
VERIFICADO.

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El supervisor entregara la carga de trabajo al etiquetador entre pedidos de almacén y
distribución entre ellos figuran los pedido de belleza y hogar se entregan de manera
intercaladas.
 El etiquetador verificara los bultos y etiquetas según sean señalados en la
transferencia.
 Buscara la caja o bulto numero 1 donde encontrara las etiquetas del pedido y procede
a recortar las etiquetas para ser pegadas a los artículos.
 En la transferencia ira marcando la cantidad entregada si llegara encontrar diferencia
hablara al surtidor del pedido y le hará las aclaraciones pertinentes y el surtidor
queda obligado a verificar el código en problema sea cual sea la diferencia. En el caso
de encontrar merma el surtidor deberá sustituir la(s) pieza(s) dañada(s).
 En el caso de que no se tenga inventario para la sustitución del articulo, el supervisor
de donde se origen la merma deberá solicitar la cancelación de la transferencia al
departamento de inventarios si es del mismo día, pasadas las 24 horas deberán
solicitarse al departamento de auditoria y se realizara de nuevo la transferencia con
las modificaciones realizadas.
 Al termino del etiquetado y verificado se embalaja de nuevo la mercancías y se
solicitan candados foliados que son agregados a las cajas plásticas.
 Se entrega el pedido al departamento de embarques que recibe firmando la
transferencia y el etiquetador lo anotara en la bitácora de entregas a embarques.
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 El departamento de embarques tampoco queda exento de posibles contra
tiempos que puedan generar alguna contingencia:
 Faltantes de bultos, transferencias o traspasos que no son agregados a las hojas
de embarque: en ocasiones el área de embarques pueden subir pedidos sin ser
requisitados de manera correcta en el embarque que va dirigida a la tienda
destino este factor es por la falta en la comunicación entre las áreas de marcaje y
embarques, la no entrega de transferencias por parte de marcaje, pues
prevención es la parte que coteja las transferencias con la carga al camión pues
muchas veces el área de prevención tiene que validar cada bulto indicado en la
transferencia.
 Entrega y recibido en cada sucursal: el error principal que se genera en esta parte
es que el personal de descarga en la tienda no coteja lo recibido con el embarque
que le corresponde a la sucursal y firmando la gerencia como recibido de manera
correcta, por lo que cuando el chofer aun viene de regreso la tienda esta
reportando el faltante de bultos de alguna transferencia sin haber verificado y en
ocasiones tienen el bulto en su tienda, es por ello que en la carta de servicio
deberá llenarse se manera correcta desde que llega el camión a la sucursal y
firmando de conformidad por parte de gerencia.
 Entrega a tiempo por el área de marcaje: marcaje así como embarques tienen el
mismo rol de entregas de pedidos del día, en el caso de que marcaje no entregue
a tiempo, provoca el retraso del embarque es decir generara tiempos
extraordinarios hasta que todos los pedidos sean entregados a embarques este
podrá cerrar el embarque de la zona que corresponda.
 Si por algún error en el proceso de la transferencia es cancelada: el no
comunicarle al supervisor de embarques que hay un retraso en dicho documento
el supervisor no sabrá de la anomalía y procederá al cierre del embarque para
continuar con la entrega y si el auxiliar de maniobras pone la mercancía en el
embarque es muy probable que este sea subida al camión sin la documentación
que lo soporte y es aquí donde nace el error de entrega sin transferencia, pues el
personal de prevención quitan las transferencias de cada pedido para ser subidos
al camión y si este pedido no tiene la transferencia se dará por hecho que ya esta
cotejado por prevención. Otro posible error es que marcaje entregue la
transferencia y no entregue los bultos, el auxiliar de embarque anexara el pedido
al embarque sin llevar la carga de ese documento y de nuevo existirá un nuevo
error.