CURSO DE EXCEL BÁSICO

Lección 5 – Creación de
gráficas 1
 INTRODUCCIÓN
Gran parte de la información contenida en una hoja de cálculo puede ser representada
de forma gráfica para una mayor comprensión del verdadero significado de las cifras:
así se verán más claras las tendencias, relaciones, evolución de indicadores, etc. Excel
tiene grandes capacidades para este tipo de representación.

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 OBJETIVOS
*Realizar de manera sencilla una representación gráfica los datos numéricos que
podamos tener en una hoja Excel.

*Conocer los diferentes elementos que se pueden mostrar en un gráfico.

*Conocer los diferentes tipos de gráficos que soporta Excel, y elegir el más adecuado a
la representación a realizar.

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 DISTINTAS CATEGORÍAS DE LAS GRÁFICAS
Según el comportamiento de las gráficas, podemos categorizarlas de la siguiente manera:

Gráfica Simple: Consiste en una gráfica sin ningún comportamiento adicional, solo sirve para
mostrar los datos de manera gráfica.

Grafica Semi-Dinámica: Este tipo de gráfica tiene un comportamiento que permite cambiar la
posición de las series de datos en una gráfica, ordenándolos según el orden que nosotros elijamos.

Gráfica Dinámica: Permite no solo cambiar la posición de las series de los datos, sino que
podemos, además, cambiar los datos mismos, intercambiar columnas, filas y el total de los datos a
graficar.

Gráfica Inteligente: Este tipo de gráficas son las más avanzadas, permiten manipular la totalidad
de los elementos de una grafica, como diseño, series de datos, orden de los datos, columnas, filas,
etc.

Para hacer este tipo de graficas es necesario el uso de Macros y/o formulas condicionales en las
celdas.

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 CREAR UNA GRÁFICA
Antes de crear un gráfico será necesario haber introducido información en diversas
celdas de la hoja de cálculo de forma que sea susceptible de ser representada
gráficamente con algún sentido. Generalmente, esta información se dispondrá en forma
de tabla, y existirán determinados títulos a modo de cabeceras de fila y/o columna que
den significado a los datos que relacionan.

El modo más sencillo de crear un gráfico es seleccionar el rango de datos que van a ser
objeto de representación (incluidos los rótulos y títulos de las filas y columnas
correspondientes, en caso de existir), seleccionar la pestaña Insertar de la Cinta de
herramientas y hacer click en algún botón del grupo Gráficos.

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 CREAR UNA GRÁFICA
Cada botón indica un tipo diferente de gráfico, y al pulsarlo se nos despliegan los
diferentes tipos que existen en la galería.

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 CREAR UNA GRÁFICA
En la figura siguiente podemos ver un ejemplo de selección de rango de datos para la creación de un gráfico:

En ese momento se insertará en nuestra hoja el gráfico correspondiente; en general, el resultado que se nos muestre con las
opciones de defecto, en muchas ocasiones será satisfactorio, fundamentalmente si dentro del rango seleccionado figuran
textos que caracterizan los datos numéricos.

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 DISEÑO Y ELEMENTOS DE UNA GRÁFICA
Cuando seleccionamos un gráfico creado se nos abre e la Cinta el grupo de
pestañas Herramientas de gráficos, que nos permiten por ejemplo seleccionar distintos
diseños del gráfico actual.

A continuación tenemos una representación de lo que sería un gráfico típico:

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 DISEÑO Y ELEMENTOS DE UNA GRÁFICA
Y ese mismo gráfico podría tener un diseño diferente:

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 DISEÑO Y ELEMENTOS DE UNA GRÁFICA
A la vista de las figuras, podemos identificar algunos de los diferentes elementos que constituyen un
gráfico:

Marcador de datos: cada marcador de datos (barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico)
representa un valor numérico que procede de una celda de la hoja de cálculo; los marcadores de datos
relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.

Serie de datos: diferentes puntos de datos relacionados, que se trazan en un gráfico mediante una trama o
color común y se representa en la leyenda del gráfico.

Leyenda: cuadro que indica las características representativas de las diferentes series de datos. Excel
utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las
series, por lo que estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico.

Nombres de categoría: también Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja
de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior, los diferentes meses
que existían como títulos de las filas de la hoja de cálculo, aparecen como nombres de ejes de categorías
del gráfico.

Títulos: identifican o dan información adicional al gráfico, o bien a diferentes partes de él, como por
ejemplo los ejes.

Rótulos de datos: Dan información adicional, además de la representación gráfica, a los diferentes
marcadores de datos.
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 INCORPORANDO CATEGORIÁS
Si necesitamos añadir una nueva serie de celdas con los nombres de categorías de
un eje, podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar origen de datos, que se
nos abre al pulsar el botón Seleccionar datos que disponemos en la
pestaña Diseño de las herramientas de gráficos, y podemos señalar el rango tras
pulsar el botón Editar de la parte de la derecha de la ventana.

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 INCORPORANDO NUEVOS DATOS
Si necesitamos modificar los rangos de datos representados o simplemente añadir una nueva serie o incluso los nombres de
categorías, podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar origen de datos, que se nos abre al pulsar el botón Seleccionar
datos que disponemos en la pestaña Diseño de las herramientas de gráficos:

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 CORRIGIENDO LAS SERIES DE DATOS
Es muy habitual que en estos casos el asistente tome los valores de los años por datos en lugar de
etiquetas para la categoría, y el gráfico resulte incorrecto:

En este caso es necesario eliminar de la lista de series de datos la correspondiente a los años, e introducirla si
acaso en el eje de categorías. Podemos hacer todo ello desde la ventana Seleccionar origen de datos:

También tenemos la posibilidad de cambiar el contenido de las celdas cuyo contenido son números pero queremos
que se comporten como etiquetas, cambiándolos a datos de tipo texto, por ejemplo poniendo la palabra “Año” delante
del número correspondiente.

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 INTERCAMBIANDO FILAS Y COLUMNAS
Cuando tenemos una tabla de datos, tenemos dos posibilidades de asignación de
las filas o columnas de datos la representación en los ejes del gráfico. El
programa representará una de ellas por defecto, pero podemos alterarlo pulsando
el botón Cambiar fila/columna que tenemos en la ventana Seleccionar origen de
datos.

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 PRINCIPALES TIPOS DE GRÁFICAS
Excel tiene muchos tipos de gráficos que podemos usar para representar los datos de las hojas de
cálculo.

El tipo se define al crear el gráfico, o también podremos modificar el tipo de un gráfico ya creado
mediante el botón Cambiar tipo de gráfico que disponemos en la pestaña Diseño de las
herramientas de gráficos:

Los que en general utilizaremos de manera más frecuente son los siguientes:
Gráfico de columnas (o barras) agrupadas: representa de manera comparativa los diferentes
valores que toma una o más series de datos, según la longitud de la columna (o barra horizontal)
que los representa.

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PRINCIPALES TIPOS DE GRÁFICAS

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 PRINCIPALES TIPOS DE GRÁFICAS
Gráfico de líneas: representa una línea que une los diferentes valores que toma una o más series
de datos.

Gráfico circular: representa la proporción del aporte de cada uno de los valores de una serie de
datos según la relación de tamaños de sectores circulares.

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 PRINCIPALES TIPOS DE GRÁFICAS
Cada uno de los distintos tipos de gráficos será el más indicado para representar una determinada
colección de datos, dependiendo de su naturaleza y de lo que queramos resaltar de ellos.

Como ya hemos comentado, previamente a la realización de un gráfico es conveniente asegurarse

de que los datos de la hoja de cálculo están organizados correctamente para el tipo de gráfico que
desea utilizar, pues de ese modo la realización del gráfico será inmediata.

Para un gráfico de columnas, de barras, o de líneas, es conveniente organizar los datos en

columnas (o en filas), con una fila y columna de textos identificativos de los datos, todo ello
preferiblemente en un rango de celdas contiguas, y sin dejar espacios por el medio. El asistente
incorporará los textos identificativos como categorías o en la leyenda.

Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos; por tanto, debemos utilizar sólo una
columna de datos (es muy frecuente el error de seleccionar varias series, queriendo representar la
última de ellas, y en ese caso el gráfico sólo representa la primera de ellas).

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 GRÁFICOS INCRUSTADOS Y HOJAS
Por defecto se nos crea el gráfico incrustado en la propia hoja de cálculo, pero por medio del botón Mover
gráfico de la pestaña Diseño podemos situarlo en su propia hoja independiente (que se insertará en la
posición anterior a la hoja actual).

Los gráficos incrustados se guardan como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado; utilizaremos este tipo de
gráficos cuando queramos mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.

Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro, que tiene su propio nombre de hoja; utilizaremos una hoja de
gráficos cuando deseemos ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo,
o bien cuando necesitemos dejar espacio libre en la pantalla mientras trabajamos en la hoja de cálculo.

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 RANGOS DISCONTINUOS
En muchas ocasiones, disponemos de una hoja de cálculo con muchos datos intermedios de
diferentes categorías, fruto de los sucesivos tratamientos que hemos ido realizando, y queremos
representar gráficamente sólo algunas de esas categorías.

Si las celdas que deseamos seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo,
seguiremos este procedimiento: seleccionamos el primer grupo de celdas que contienen los datos
que deseamos incluir, y mientras mantenemos presionada la tecla Ctrl, seleccionamos otros
grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no adyacentes
deben ser capaces de formar un rectángulo.

También se puede hacer mediante la ventana Seleccionar origen de datos.

Nota: Si escondemos una columna o fila, los datos de esta desaparecerá en la gráfica ya que
Excel lo considerará un rango discontinuo.

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 EJE SECUNDARIO
Cuando los valores entre las series de un gráfico varían considerablemente puedes graficar alguna de las series
en un eje secundario del gráfico y de esa manera ajustar la escala de la serie asociada.

En primer lugar debes hacer clic derecho sobre la serie que será graficada en el eje secundario. Se desplegará
un menú emergente del cual deberás seleccionar la opción Dar formato a serie de datos.

Esto abrirá el cuadro de diálogo Formato de serie de datos y la primera

sección será Opciones de serie la cual indica el lugar en donde se
trazará dicha serie, que puede ser el eje principal o el eje secundario.

Selecciona la opción Eje secundario y cierra el cuadro de diálogo. De inmediato Excel modificará la escala de la
serie y mostrará un eje secundario a la derecha del gráfico.

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 EJERCICIO PRÁCTICO 1
Generar una hoja Excel con los datos de Ingresos y Gastos que hemos tenido en los doce meses
de un año, tal como se muestra en la tabla siguiente:

Crear un gráfico de columnas en otra hoja del mismo libro, tal como el que aparece a continuación:

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 EJERCICIO PRÁCTICO 2

Generar una hoja con los datos siguientes:

Crear un gráfico circular como objeto de la misma hoja (incrustado), indicando la

proporción de las retribuciones totales por grupos

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 EJERCICIO PRÁCTICO 3
*Realizar un gráfico incrustado en la misma hoja que muestre lo siguiente:

*En diferentes barras se mostrará una representación del precio unitario de cada uno de los diferentes
elementos de la lista.

*El título del gráfico debe ser “Precio”.

*El eje de categorías (vertical) mostrará el nombre de los muebles de la lista. El eje horizontal mostrará
una escala numérica.

*No debe mostrarse leyenda alguna.

*Realizar, también incrustado en la misma hoja, un gráfico circular que muestre la distribución de lo que
me voy a gastar en cada tipo de mueble:

*En los diferentes sectores circulares se representará el porcentaje del total que gastaremos en cada tipo
de elemento.

*El título del gráfico debe ser “Neto”.

*La leyenda mostrará, debajo del título, el nombre de cada elemento de la lista, con su color asignado en el
gráfico.

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