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GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTROS

Gestión de Compras
Tema 08
Mg. Willy Hugo Calsina Miramira
Contenido

1 ¿Qué es comprar?
1.1 Finalidad de las compras
1.2 Objetivos
1.3 Nuevas funciones
1.4 Actividades de Integración de la empresa
1.5 Compras y la relación con otras áreas
1.6 Tipos de Compras
1.7 Procesos de Compras
1.8 Métodos de adquisición

2
I. ¿Que es Comprar ?

• Es el proceso de localizació n y selecció n de proveedores, adquisició n de


productos (materias primas, componentes o artículos terminados),
previa negociació n sobre el precio y condiciones de pago, así como el
seguimiento para garantizar el cumplimiento de las condiciones
pactadas.

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1.1 Finalidad de las compras

Comprar materiales, insumos, servicios:


• De la CALIDAD adecuada
• En la CANTIDAD necesaria
• En la FECHA oportuna
• Al PRECIO correcto
• De la FUENTE adecuada y
• Con la ENTREGA en el lugar apropiado

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1.2 Objetivos específicos de las compras

1. Mantener la continuidad en el abastecimiento.


2. Inversión mínima compatible con la seguridad y provecho
econó mico.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizació n de los materiales .
4. Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan
los materiales .

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1.2 Objetivos específicos de las compras

5. Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y servicio que se


requieren .
6. Mantener la posición competitiva de la empresa.

6
1.3 Nuevas funciones de compras

1. Investigación del Mercado de Proveedores


2. Evaluación global de Costos
3. Fusiones, Grupos de Compra y Alianzas Estratégicas
4. Manejo del Outsourcing
5. Administración de tiempos.

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1.4 Actividades de integración en la empresa

Servicio al cliente
• Debe existir una relació n coordinada con
el á rea de Ventas en bú squeda del
cumplimiento de deseos y Satisfacciones
del cliente.
• Obteniendo respuestas positivas por el
servicio logístico brindado.

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1.4 Actividades de integración en la empresa

• Procesamiento de pedidos

Se deberá considerar la relación entre el


manejo de los pedidos y el manejo de
los stocks , la manera de procesar la
información y el procedimiento de
atención de estos.
El objetivo es que la recepción de los
productos y/o servicios solicitados por el
cliente se realice en el menor tiempo
posible.

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1.4 Actividades de integración en la empresa

• Gestión de Inventarios

Debe tenerse en cuenta el optimo


manejo de los inventarios
considerando las políticas de stocks ,
el registro en el almacén, la
localización de los centros de
almacenamiento , las proyecciones de
Ventas.

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1.4 Actividades de integración en la empresa

• Almacenamiento

Se deberá tomar en cuenta el diseño y la


configuración de los almacenes , el espacio que
se le asignará y la ubicación que tendrán
las mercaderías dentro del
• mismo

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1.4 Actividades de integración en la empresa

Compras

Para la gestión de compras se deberá realizar una


adecuada selección de proveedores , determinar la
cantidad ,precio y por último se elegirá el momento
oportuno en que deberán llevarse a cabo las
Adquisiciones.

MANEJO Y MANIPULACIÓN DE MERCADERÍAS

Se deberá considerar que clase de equipos


de manipulación se utilizará ; de acuerdo
con las mercaderías almacenadas , además
de los
procedimientos para la elaboración y
despacho de las mismas.

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1.4 Actividades de integración en la empresa

• Transportes
Se debe definir toda la red de transporte
comprendidas del sistema logístico teniendo en
cuenta la clase, de acuerdo con los materiales a trasladar, la distribució n
de las unidades, las rutas a seguir, ademá s de las consolidaciones de los
envíos.

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1.5 Compras y la relación con otras áreas de la
empresa

Marketing Sistemas

Logística

Producción
COMPRAS

Contabilidad

Comercia- Finanzas
lización

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1.6 Tipos de compras

1. Especiales: computadoras, software, Maquinas, etc.


2. Anticipadas: importaciones de materias primas, etc.
3. Estacionales: en previsión según temporada anterior,
ej. Materias primas, como frutas, etc.
4. Rutinarias: artículos de consumo
5. Constante: por contrato. Materias primas, artículos de
limpieza, etc.
6. Oportunidad: gangas, es riesgosa, ver calidad
7. Urgencia: de poco valor, repentinas, roturas de stock

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1.7 Proceso de Compras

1. Planificación de las compras


2. Análisis de las necesidades / requerimiento.
3. Solicitud de cotización ofertas y presupuestos
4. Evaluación de las ofertas / cuadro comparativo
5. Selección del proveedor / emisión de Orden de Compra
6. Seguimiento del pedido y los acuerdos

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1.7 Proceso de Compras

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

1. Conocer las fuentes de suministro


2. Guías telefónicas, páginas web
3. Organismos oficiales
4. Asociaciones empresariales y profesionales
5. Prensa y revistas especiales
6. Ferias y exposiciones del sector
7. Bases de datos, cedidas por empresas
17
1.7 Proceso de Compras

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Métodos para establecer contacto de compra


1. Entrevistas con los representantes del proveedor
2. Acudir a los mercados: ej. Textiles en ate
3. Visitar ferias y exposiciones
4. Acudir a las oficinas de ventas
5. Visitar a los importadores y mayoristas

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1.7 Proceso de Compras

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS POR EL TIPO DE MERCANCÍA

Materias Primas Suministros

1. De consumo constante 1. Consumo de lotes pequeños


2. Grandes Cantidades 2. Precios y descuentos acordados
3. Precios Acordados 3. De poco espacio requerido
4. De gran espacio requerido 4. Por variedad
5. Transporte y Manipulación costoso 5. Especificaciones normalizadas

Productos terminados

Margen de utilidad en la reventa


1. Adquisición por mejor precio
2. Compras al por mayor
3. Compras de acuerdo a un programa
4. Establecido
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1.7 Proceso de Compras

MAQUINARIA Y EQUIPO

Aprobación de la alta dirección

1. Condiciones y
características técnicas
2. Resultados y beneficios a
obtener
3. Decisión de compras

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1.7 Proceso de Compras

LA REQUISICIÓN DE COMPRA

Cuando las áreas de Almacenes y/o Programación o los usuarios determinan la


necesidad de adquisición de un material, deben confeccionar una :
“Solicitud de REQUISICIÓN”, la cual con las debidas
firmas autorizadas pasa al área de Almacenes o Control de Materiales .

En la formulación de la Requisición, se deben incluir los datos técnicos completos


o necesarios para la determinación clara del material y otros datos que orienten
sobre la cantidad y recomendación solicitada.

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LA REQUISICIÓN DE COMPRA

Almacén o Control de Materiales verifica los datos de la


Solicitud de Requisición, revisa que la cantidad sea la
adecuada de acuerdo a la finalidad de la adquisición.

Si todo es conforme , la aprueba y automáticamente la


convierte en REQUISICION”, la cual pasa al Área de
Compras” para su Adquisición.

Si no es conforme, la devuelve al USUARIO,


indicando el motivo.

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TIPOS DE REQUISICIÓN

Por Oportunidad
Cuando se presenta la “OCASIÓN” de adquirir
un material “NECESARIO” (Previo análisis y consulta) a un precio de Oferta, en
vísperas de un alza de precios.

Estratégicas
Adquisición que se hace cuando se prevé una escasez de material por huelga
u otros motivos.

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LA REQUISICIÓN DE COMPRA

Todo pedido o adquisición previa, interna en la


empresa y debidamente aprobado, se deberá realizar a través del documento interno
llamado:
“REQUISICION”, sin este requisito Compras no debe adquirir material alguno.

No olvidar el siguiente principio:

“SI EL PEDIDO ESTA BIEN CONFECCIONADO,


VAMOS A COMPRAR BIEN, SI ESTA MAL, NO SERA LA ADECUADA”

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REQUISICIÓN DE COMPRA
Es una forma de uso por medio de la cual la
administración de abastecimientos hace llegar sus
necesidades al departamento de compras de los
materiales que se usan en las líneas de
producción, mantenimiento y mobiliario de la
empresa.
Debe contener:
1. Firmas de aprobación necesarias
2. Fechas de entrega solicitada
3. Cantidad y unidad de medida
4. Especificaciones para identificar el material o el
servicio, planos, diagramas
5. Traer la cuenta de aplicación correcta

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1.7 Proceso de Compras

Solicitud de Cotización, ofertas y presupuesto

1. Cuando inicia por primera vez la actividad


2. Al comprar un producto nuevo
3. Cuando no esta satisfecho con los proveedores
4. Para ampliar la cartera de proveedores: para evitar
desabastecimiento o retrasos de entrega
5. Para responder a la publicidad recibida

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Solicitud de Cotización, ofertas y presupuesto
FACTORES QUE INFLUYEN LA COMPRA A FABRICANTE O
A MAYORISTAS O A AMBOS:

1. El tipo de producto: fabricantes – detallistas


2. Cantidad solicitada por pedido
3. La ubicación de la tienda, lejos del fabricante, cerca del minorista
4. Servicios del proveedor: transporte, instalación, entrega rápida

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¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?

1. Condiciones económicas
2. Precio por unidad y por lote
3. Descuento comercial, descuentos por volumen y su aplicación
4. Gastos de envases y embalaje
5. Gastos de transporte y de seguro
6. Forma de pago
7. Recargo por aplazamiento de pago

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QUÉ INFORMACIONES DEBEMOS SOLICITAR?

1. Condiciones técnicas
2. Características técnicas
3. Calidad
4. Embalajes especiales
5. Instalaciones y montaje
6. Tiempo de garantía
7. Formación de los usuarios
8. Repuestos y mantenimiento post-venta

SERVICIOS POST-VENTA

1. Plazo de entrega
2. Devolución de excedentes
3. Otros servicios
Ver cuadros 2, 3 y 4

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1.7 Proceso de Compras

Evaluación de las ofertas – Cuadro comparativo

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CUADRO DE COTIZACIONES

EMPRESA LA NAVE AGUILAR

ARTÍCULO CANTIDAD UNIDAD PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL

DE MEDIDA UNITARIO UNITARIO

CERVEZAS 1,500.00 BOTELLA 0.92 1,380.00 0.89 1,335.00

GASEOSAS 3,500.00 LATA 0.45 1,575.00 0.48 1,680.00

IMPORTE BRUTO 2,955.00 3,015.00

Envases solo cervezas 0.10 150.00 0.11 165.00

GASTOS COMUNES

TRANSPORTE 210.00 215.00

SEGURO 156.00 150.00

COSTO TOTAL 3,471.00 3,545.00

CUADRO 3

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COSTO TOTAL UNITARIO
LA NAVE AGUILAR

CERVEZAS REFRESCOS CERVEZAS REFRESCOS

PRECIO 0.92 0.45 0.89 0.48

ENVASE 0.10 0.11

TRANSPORTE

SEGURO

COSTO UNITARIO

CUADRO 4

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COSTO TOTAL UNITARIO
LA NAVE AGUILAR

CERVEZAS REFRESCOS CERVEZAS REFRESCOS

PRECIO 0.92 0.45 0.89 0.48

ENVASE 0.10 0.11

TRANSPORTE 0.042 0.042 0.043 0.043

SEGURO 0.0486 0.0238 0.0443 0.0239

COSTO UNITARIO 1.11 0.52 1.09 0.55

CUADRO 4

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1.8 Métodos de adquisición

FACTOR DE OPORTUNIDAD

De acuerdo a la necesidad :
1. Adquirir únicamente lo
necesario
2. Artículos de poca frecuencia de
consumo o necesidad urgente.
3. Stock Cero.

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1.8 Métodos de adquisición

PARA PERIODOS FUTUROS


Productos de consumo regular

Variación de precios insignificantes.


1. Adquisiciones fijas en función al Stock y las variaciones de
producción.
2. Compra en función al costo de capital inmovilizado y costo
de almacenamiento.

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1.8 Métodos de adquisición

SEGÚN LA SITUACIÓN DEL MERCADO

1.De acuerdo al programa de producción


2. Estudio constante del mercado por las variaciones
y tendencias (estaciónales, moda).
3. Utilización de métodos estándares para artículos
de consumo estable .
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1.8 Métodos de adquisición

COMPRAS ESPECULATIVAS

1. Análisis del riesgo


2. Análisis de la tendencia del precio
3. La no consideración del programa de
producción
4. Compra basada en la utilidad y no en la
demanda .
5. Costos de adquisición , de posesión , de
capital.
6. Análisis de obsolescencia

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1.8 Métodos de adquisición

SEGÚN LA FORMA

1.Compra bajo contrato


2.Compras grupales
3.Compras bajo un programa

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1.9 Selección de proveedores: por evaluación de
licitación o concurso de ofertas

Pasos a seguir pera evaluar y comparar la información:


1. Preseleccionar las ofertas, eliminando las que no se ajustan a nuestras
condiciones, como:
1. Pago al contado
2. No ofrece periodo de garantía
3. Plazo de entrega muy largo
4. Otra

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2. Completar una ficha para cada proveedor
1. Datos de la empresa
2. Productos que suministra
3. Condiciones comerciales que ofrece
3. Elaborar un cuadro comparativo de ofertas
1. Precio
2. Calidad
3. Forma de pago
4. Plazo de entrega y todas condiciones

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FACTORES DE SELECCIÓN
1. Factores económicos: importe total menor
para 2, el de mayor calidad
2. Los factores de calidad: se evalúan las
muestras, características técnicas y pruebas de
funcionamiento, la calidad que interese en ese
momento
3. Los factores de servicio: plazo de entrega,
servicio post venta, asistencia técnica, atención
al usuario, periodo de garantía, prestigio del
proveedor, aceptación del mercado.

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CRITERIOS DE VALORACIÓN
1. Costo unitario: 40 puntos
2. Análisis de muestras: 15 puntos
3. Forma de pago: 15 puntos
4. Plazo de entrega: 20 puntos
5. Informes financieros y comerciales: 10 puntos
Ver cuadros: 5, 6 y 7

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CRITERIO DE PUNTUACIÓN Y CÁLCULO DE PUNTOS

Evaluacion / puntos BEZOSSI FERRER SAFONT

ÓPTIMAS MÁXIMOS OFERTA PUNTOS OFERTA PUNTOS OFERTA PUNTOS

COSTO UNITARIO 220 40

ANÁLISIS MUESTRAS MUY BUENA 15

FORMA DE PAGO 90 DÍAS 15

PLAZO DE ENTREGA 1 DÍA 20

INFORM.FINANC Y COMERC. MUY SOLVENTE 10

100

CUADRO 7

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CRITERIO DE PUNTUACIÓN Y CÁLCULO DE PUNTOS

Evaluacion /
puntos BEZOSSI FERRER SAFONT

ÓPTIMAS MÁXIMOS OFERTA PUNTOS OFERTA PUNTOS OFERTA PUNTOS

COSTO UNITARIO 220 40 225.4 39.04 224.52 39.2 236.2 37.26


Muy
ANÁLISIS MUESTRAS MUY BUENA 15 Aceptable 5 Bueno 10 bueno 15

FORMA DE PAGO 90 DÍAS 15 Contado 0 60 10 90 15

PLAZO DE ENTREGA 1 DÍA 20 3 dias 6.67 5 dias 4 7 dias 2.86


Muy
Solvente Solvente solvente
INFORM.FINANC Y COMERC.MUY SOLVENTE 10 retrazo 0 puntual 5 Puntual 10

100 50.71 68.2 80.12

CUADRO 7

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SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Los factores del producto y el proveedor están relacionados con:
• Las características técnicas y las facilidades de uso
• La formación ofrecida por el consumidor y el tiempo requerido para ella
• La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente
• La confianza y entendimiento entre el comprador y el vendedor

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SELECCIÓN DE PROVEEDORES
OBJETIVOS:
1. Actitud de satisfacción al Cliente
2. Obtener un flujo continuo de
abastecimiento
3. Obtener un valor agregado a través del
Producto o Servicio que suministra
4. Disposición para cumplir objetivos y planes
concretos de mejora
5. Capacidad de aportar nuevas ideas para la
investigación y desarrollo de nuevos
productos o procesos

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SELECCIÓN DE PROVEEDORES
ESTRATEGIA
1. Basado en su especialización
2. Desarrollar estándares de Calidad
3. Establecimiento de niveles de Inventario
4. Desarrollar un sistema de comunicación
Proveedor - Cliente ( Nextel – Celular – E
mail Facsímil )
5. Preparación del Sistema de Distribución
6. Incremento del número de Proveedores

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DESARROLLO DEL VINCULO
PROVEEDOR – CLIENTE

1.Confianza mutua
2.Beneficio mutuo
3.Vinculo a largo plazo

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DIVERSIFICACION

1. Es una practica generalizada


2. Desarrollo de Competitividad
3. Seguridad en el abastecimiento al
contar con Proveedores de
Contingencia
4. No existe dependencia con un solo
Proveedor
5. Ofrece flexibilidad al Comprador

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PROVEEDOR UNICO

1. Los volúmenes de compra despiertan el interés


en invertir
2. Eficiencia en la calidad del Producto o Servicio
3. Compras especiales de Equipos o bienes de
Capital ( Distribuidor exclusivo – Propietario de
la marca o proceso )
4. Alianza estratégica
5. Mejores condiciones comerciales a través de
descuentos , oportunidades de entrega ,
transporte etc.
6. Garantía en el Producto o Servicio
7. Servicio Post- Venta

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FICHERO DE PROVEEDORES
CONDICIONES:
1. Que contenga todos los datos necesarios
2. Que las fichas estén ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fácil
localización
3. Que exista un duplicado en un lugar seguro, para casos de extravío o
hurto

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MODELO ESTANDAR DE FICHA
1. Identificación del proveedor: razón social, código, dirección, teléfono, fax, e-mail,
web.
2. Artículos que fabrica o vende: modelos, tallas, colores, unidad de ventas, lote, etc.
3. Condiciones comerciales: precios, descuentos, forma de pago, plazo de entrega,
gastos, (envases, transporte, seguros) servicios que proporciona, etc.
4. Observaciones: resultado de as pruebas a las muestras o a los informes recibidos

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CLASIFICACIÓN DE FICHAS
1. El orden alfabético: apellido o razón social
2. Orden numérico alfanumérico
3. Sistema mixto: por provincias, ciudades, distritos y después se aplica
el orden numérico según el asignado a cada proveedor

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DESCUENTOS
1. Comerciales: al mayorista, descuento funcional (almacenaje,
distribución)
2. Por pronto pago: contado o contado comercial, 30, 60 días, etc.
3. Por volumen: Acumulativos, no acumulativos
4. De temporada: con anticipación, ropa de baño en septiembre
5. De proporciones: el proveedor pide preferencias en el escaparate
del minorista

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PLAZOS DE PAGO
1. ORDINARIO: fecha de factura y entrega de producto
2. POST-FECHADO: 45 días después de la entrega de la
factura
3. CON PLAZO EXTRA: se indica en la factura, el plazo, 90
días
4. A PARTIR DE FIN DE MES: del mes de la compra, con
tarjetas de crédito el 15 del mes siguiente
5. A PARTIR DE LA RECPCIÓN DEL PRODUCTO: favorece
cuando el comprador esta lejos
6. ANTICIPADO: antes de la fecha establecida por el
proveedor, a veces recibe descuento equivalente al
interés legal

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GASTOS DE TRANSPORTE
1. Portes: por carretera o ferrocarril
2. Fletes: en barco o avión
3. Servicios: carga, descarga, seguros, peaje, lo
prestan terceros
4. Condiciones del proveedor: entrega en el punto de
ventas. O a domicilio

Razones para negociar para que los gastos los asuma


el proveedor:
5. Incrementan el costo del producto
6. Va unido al seguro
7. El proveedor consigue mejores condiciones, conoce
rutas, en un viaje entrega a varios clientes.

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ÓRDEN DE COMPRA

Es el documento que formaliza la compra,


se reflejan las condiciones pactadas
previamente en base a una negociación
efectiva a satisfacción de anbas partes

Este documento compromete a ambas


partes y se obligan a cumplir de
conformidad a lo establecido en el Código
de Comercio.

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ÓRDEN DE COMPRA
1. Debe incluir los siguientes conceptos:
2. Logotipo de la empresa que la emite
3. Número correlativo de la Orden de compra
4. Nombre y demás datos del proveedor. Dirección, RUC, etc
5. Información detallada de los productos ó servicios que se
desea adquirir
6. Unidad de medida de los mismos
7. Precio unitario y total
8. Condiciones de pago y lugar de recepción
9. Otras condicicones pactadas.
10.Firmas de aprobación de las personas autorizadas

65
ÓRDEN DE COMPRA

66
ÓRDEN DE COMPRA

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ORGANIZACIÓ N DEL Á REA DE COMPRAS

La Requisició n al ingresar al Á rea de Compras, llega al Jefe de


Compras, que luego la deriva al comprador a cargo.

El esquema de organizació n es relativo, depende de las necesidades


y magnitud de cada una de ellas.

A continuació n detallamos diferentes criterios de su organizació n :

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POR ESPECIALIZACION :
1. Materias Primas o Insumos.
2. Químicos
3. Repuestos
4. Ferretería
5. Plásticos, etc..
POR SU IMPORTANCIA ECONOMICA:

6. Según la clasificación “A”, “B”, “C”.


POR PROCEDENCIA:
7. Nacional
8. Importación

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El criterio de establecer el Perfil Técnico y/o
Profesional del Comprador, esta basado en que
representa a la empresa ante los Proveedores ; por lo que ,
debe estar profesionalmente apto, con altos valores y con
criterio para tomar decisiones de responsabilidad.

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NUEVO PERFIL DEL COMPRADOR

1. Amplio conocimiento de lo que es y de lo


que hace su empresa
2. Versatilidad y flexibilidad para los
cambios
3. Manejo de sistemas modernos de
información y comunicación
4. Mucha creatividad e imaginación
5. “Apto para todo”.

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PROCESO DE NEGOCIACIÓN

Es un ARTE, y como tal requiere de


inspiración
No hay “Fórmulas Secretas”
No hay nada escrito que contenga toda
la verdad, ni la llave para llegar al EXITO
Debe orientarse para lograr un
ACUERDO
La única manera de ser mejor
negociador es con la práctica.

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PUNTOS IMPORTANTES

1. Análisis de la Composición del Producto


2. ( Insumos locales - Importados )
3. Cual será el Grado de importancia como
Cliente .
4. Los precios ofertados son fijos para toda
la Industria
( Costos )
5. Esfuerzo constante en proyectar una
imagen favorable de su Empresa
( Confianza )

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PUNTOS IMPORTANTES
Evaluación de la Empresa
Capacidad - Responsabilidad – Cumplimiento
Evaluación del Ejecutivo de Ventas
Capacidad – Educado – Responsable – Honesto – Expresivo

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PUNTOS IMPORTANTES

1. Iniciarla desarrollando el Ambiente


adecuado y poniendo las cartas
sobre la mesa
2. Para negociar hay que tener
presente:
1. Poder de la empresa
2. Riesgos existentes
3. Límites aceptables o de
negociación
4. Responsabilidad de decisión
5. Metas por alcanzar.

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Exigencias (1)

Experiencia
Criterio para:
1. Juzgar a la gente
2. Conocer el carácter de las personas
3. Sacar provecho de sus conocimientos
4. Conocer la situación y cómo cambiarla
5. Saber cuándo hablar y cuándo callar
6. Percatarse de la honestidad o la
deshonestidad
7. Confiar o desconfiar de quien negocia con
uno.

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Exigencias

1. Capacidad para: Actuar, Analizar, Aceptar, Persuadir,


Interpretar, Presionar, Ceder
2. Aspectos de convencer al Proveedor que es lo que mas le
conviene para su Empresa
3. Sentido común y Juicio claro
4. Personalidad Reflejos mentales rápidos.

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RECOMENDACIONES

1. No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre de


alternativas
2. Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición
3. Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio
4. Mientras más se empuje, mayor será la resistencia

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RECOMENDACIONES

Utilice la persuasión, no la jactancia


No acose, pregunte con cortesía
Mantenga la calma, pero no deje de
simular un desagrado o un desacuerdo
Haga preguntas eficaces
Prepare preguntas con anticipación
Pero sobretodo ..... No Mienta !!!

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