Sesión 4

Administrar documentos
Objetivo
• Usar comentarios en el documento
• Utilizar la herramienta de autocorrección, autotexto y autoformato
• Crear y editar estilos y plantillas

Contenido
• Utilizar comentarios en documentos de Word
• Comparar y combinar documentos
• Autocorrección: Configurar, crear/eliminar entradas
• Insertar una entrada de autotexto
• Usar autoformato: Revisar los cambios en el autoformato,
autoformato mientras escribe
• Estilos
• Plantillas
1. Utilizar comentarios en documentos
Word

Microsoft Word muestra el comentario en un globo en el margen del

documento o en el Panel de revisiones
Utilice estos globos para ver fácilmente los cambios y comentarios de los
revisores y darles respuesta

1. Seleccione el texto o el elemento sobre el que desee hacer un

comentario o haga clic al final del texto.

2. Hacer clic en la ficha , botón

3. Escriba el texto del comentario en el globo de comentarios o en
el Panel de revisiones.

4. Para responder a un comentario, haga clic en su globo y, a

continuación, haga clic en el comando Nuevo comentario, en el
grupo Comentarios. Escriba la respuesta en e l nuevo globo de
comentarios.
1. Hacer clic derecho sobre el comentario

2. Del menú contextual presentado, elegir

 Hacer clic en la ficha , botón

2. Comparar documentos
La opción Estilo jurídico compara dos documentos y muestra únicamente
lo que ha cambiado entre ellos. Los documentos comparados no se
modifican. La comparación con la opción Estilo jurídico siempre se muestra
en un tercer documento nuevo.
 ¿Cómo vamos?

• Para responder un comentario debo:

1. Hacer clic en el globo y pulsar Nuevo comentario*
2. Pulsar Nuevo comentario y redactarlo.
3. Seleccionar el texto y pulsar nuevo comentario.
4. Borrar el texto y redactarlo nuevamente.
1. Hacer clic en la ficha ,botón

2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.

7. Haga clic en Más y elija los ajustes que desea utilizar para
efectuar la comparación de los documentos.
9. Las opciones que seleccione en Más serán las opciones
predeterminadas para la comparación la próxima vez que
compare documentos.

10. Hacer clic en el botón

11. Microsoft Office Word muestra un tercer documento, nuevo,

en el que se aceptan las marcas de revisión en el documento
original y se muestran como marcas de revisión los cambios
efectuados en el documento revisado.
12. No se modifican los documentos de origen usados para la
comparación.

3. Combinar documentos

Combina revisiones de varios autores en un único documento

1. Hacer clic en la ficha ,botón

2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.

3. Haga clic en Más y elija los ajustes que desea utilizar para
efectuar la combinación de los documentos.

4. Si no desea mostrar los cambios en un tercer documento, elija

el documento en el que desea que aparezcan los cambios.
5. Hacer clic en el botón

6. Microsoft Office Word muestra un tercer

documento, nuevo.
 ¿Cómo vamos?

Marque la alternativa incorrecta.

• Cuando se compara y se combina un documento
Microsoft word…
1. Crea un tercer documento nuevo al comparar.
2. No se modifican los documentos de origen al
comparar.
3. Los cambios sólo se muestran en el primer documento
al combinar*
4. Se puede elegir el documento donde aparecen los
cambios al combinar.
7. No se modifican los documentos de origen usados para la
combinación.

4. Autocorrección

Puede utilizar la función Autocorrección para corregir errores tipográficos u

ortográficos, y para insertar símbolos y otros fragmentos de texto.
La lista de autocorrección es común a todos los programas que integran
esta función, lo que implica que al agregar o eliminar una palabra de la
lista en un programa de Microsoft Office, los demás programas de Office
también aplican el cambio.

Uso de “Autocorrección” mientras escribe

1. Cada vez que escriba ONU, se desea que se muestre la frase
“Organización de Naciones Unidas”

2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office ,

,
3. Del cuadro de diálogo mostrado, hacer clic en la opción
4. Se muestra la ficha autocorrección.
 a. Asegúrese de que la casilla de verificación “Reemplazar texto
mientras escribe” está seleccionada.

b. En la casilla Reemplazar, escriba “ONU”

c. En la casilla Con, escriba “Organización de Naciones

Unidas”

5. Para agregar el elemento de autocorrección hacer clic en el

botón

Agregar un texto a la lista de autocorrección

durante la revisión ortográfica

Si habilita la revisión ortográfica automática, puede hacer clic con el

botón secundario del mouse (ratón) sobre una palabra que suela escribir
incorrectamente y agregarla a la lista de autocorrección.
Nota: Esta función está disponible en Microsoft Office Outlook, Word, y
Visio.
 ¿Cómo vamos?

• Marca lo que no realiza la autocorrección

1. Corrige errores tipográficos.
2. Corrige errores de gramática*
3. Inserta símbolos.
4. Inserta fragmentos de texto.
1. Escriba la palabra “Peru” sin acento ortográfico. Se muestra la
palabra con un subrayado rojo ondulado.

2. Hacer clic derecho sobre esta palabra

3. Del menú contextual presentado hacer clic en la opción

1. Cada vez que escriba ONU, se desea que se muestre la frase
“ONU -Organización de Naciones Unidas” ?

2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office ,

,

3. Del cuadro de diálogo mostrado, hacer clic en la opción

4. Se muestra la ficha autocorrección.

a. Asegúrese de que la casilla de verificación “Reemplazar texto

mientras escribe” está seleccionada.
b. En la casilla Reemplazar, escriba “ONU”

c. En la casilla Con, escriba “ONU - Organización de Naciones

Unidas”
5. Para modificar el elemento de autocorrección hacer clic en el
botón . Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en
el botón

6. Para terminar hacer clic en el botón

1. Eliminar el elemento de autocorrección “ONU”

2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office ,

,
5. Del cuadro de diálogo mostrado, hacer clic en la opción
6. Se muestra la ficha autocorrección.

a. En la casilla Reemplazar, escriba “ONU”

b. Hacer clic en el botón

c. Hacer clic en el botón

 ¿Cómo vamos?

• Para reemplazar un texto debemos de hacer los

siguiente:
1. Botón de office/ opciones de word/ revisión/ opciones
de autocorrección/ reemplazar… con…*
2. Botón de office/ revisión / opciones de corrección/
reemplazar… con…
3. Botón de office/ revisión/ opciones de word/
reemplazar… con…
1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office ,
,

2. Del cuadro de diálogo mostrado, hacer clic en la opción

3. Se muestra la ficha autocorrección. Hacer clic sobre la casilla
de verificación “Reemplazar texto mientas escribe” para
desactivarla.
 4. Para salir hacer clic en el botón ,

Símbolos de Autocorrección matemática

Es posible insertar símbolos matemáticos sin utilizar la herramienta

ecuaciones. Para ello active la herramienta de autocorrección
matemática.

1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office ,

,

2. Del cuadro de diálogo mostrado, hacer clic en la opción

3. Se muestra la ficha autocorrección.

a. Hacer clic en la ficha “Autocorrección matemática”

b. Hacer clic en la casilla de verificación “Utilizar las

reglas
de Autocorrección matemática fuera de las áreas
matemáticas”
4. Para salir hacer clic en el botón
5. Autotexto

Es un conjunto de textos y formatos que está identificado con un nombre

y puede insertarlo en su documento cuantas veces quiera.
 ¿Cómo vamos?

• Para escribir los símbolos ± y ≤ con ayuda de la

autocorrección debo pulsar…

1. + - / <= *
2. - + / v=
3. +¡ / <=
4. +- / <>
1. Adicionar el comado Autotexto a su barra de herramientas
rápida.

2. Edite el siguiente párrafo y aplique el formato mostrado.

La tarea que enfrentan los devotos de la no violencia es muy difícil,

pero ninguna dificultad puede abatir a los hombres que tienen fe en
su misión.
Mahatma Gandhi
(1 -1 4 ) Político y pensador indio.

3. Seleccione el párrafo.

4. De la barra de herramientas rápida, hacer clic en el comando

Autotexto
5. Hacer clic en la opción

6. Su párrafo se guardará como un elemento de autotexto

1. De la barra de herramientas rápida, hacer clic en el comando

Autotexto
4. Hacer clic en el elemento de autotexto que desea insertar en su
documento.
6. Autoformato

El formato automático puede facilitar y agilizar la entrada de cierto tipo

de texto. Las opciones específicas disponibles dependen del programa
que utilice.

1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office ,

,
2. Del cuadro de diálogo mostrado, hacer clic en la opción

3. Se muestra el cuadro de diálogo Autocorrección, elegir la ficha

Autoformato mientras escribe
4. Active las casillas de verificación, donde quiera que se aplique el
autoformato.
 ¿Cómo vamos?

• Para qué sirve el autotexto…

1. Inserta un texto que puede ser redactado por word.

2. Crea un texto para insertarlo en el pie de página.
3. Inserta un texto ya creado, cuando el usuario lo
requiera.*
4. Inserta una cuadro de texto cuando el usuario lo
requiera.
 5. Hacer clic en el botón , para terminar

7. Estilos

Es un conjunto de formatos que está identificado con un nombre.

La ventaja de usar Estilos, es el ahorro de tiempo, ya que si se decide

cambiar de diseño, lo único que tendrá que hacer es editar el estilo que
aplicó e inmediatamente después todos los nuevos cambios que se haya
hecho se aplicarán automáticamente a los textos que contengan el estilo
aplicado.

Los estilos que usted cree quedarán disponibles, no sólo para el

documento actual sino también estarán disponibles para los siguientes
documentos que usted cree.

Tipos de estilos

Usted cuenta con cuatro tipos de estilos como son:

a. Estilo de párrafo, que controla todos los aspectos de la apariencia
global de un párrafo, incluyendo también la fuente, tamaño y otros
atributos de texto. Éste se aplica a los párrafos seleccionados o párrafo
en el que se encuentre actualmente el punto de inserción.

b. Estilo de carácter, aplica cualquiera de los cambios del comando

Fuentes. Éste sólo afecta al texto seleccionado o a la palabra en la cual
se encuentre el punto de inserción.

c. Estilo de Tabla, que permite crear un formato de tablas

personalizado.

d. Estilo de Lista, que permite definir un esquema numerado

personalizado.
1. Seleccione el texto o los párrafos a los que desee aplicar un
estilo.

2. Hacer clic en la ficha

3. Hacer clic en el botón de expansión del grupo Estilos.

4. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo, del cual puede

elegir
un estilo.
5. Su texto seleccionado se mostrará con el estilo seleccionado

1. Seleccione el texto con estilo de carácter.

2. Presione la combinación de teclas (Barra
espaciadora).
1. Seleccione el o los párrafos a los que aplico un estilo de
párrafo.

2. Presione la combinación de teclas

Crear nuevos estilos usando el cuadro Estilos

Para crear un estilo de párrafo, puede seleccionar un párrafo de

ejemplo,
darle un formato, y a continuación, escribir un nombre para el estilo.

1. Seleccione un párrafo y aplique los formatos que desea guardar

en un estilo.

2. Hacer clic en el botón de expansión del grupo Estilos.

3. Elegir el botón Nuevo estilo

4. Hacer clic en el botón Nuevo estilo. Se presenta el siguiente

cuadro de diálogo
5. Hacer clic en el botón para crear el estilo.
 ¿Cómo vamos?

______controla todos los aspectos de la apariencia

global de un párrafo _______ aplica cualquiera de los cambios del comando
Fuentes.______ permite crear un formato de tablas
personalizado, _______ permite definir un esquema numerado
personalizado.

Corresponde a estilos de

1.Párrafo / carácter / tabla / lista *

2.Párrafo / lista / tabla / carácter.
3.Carácter / párrafo / tabla / lista.
4.Lista / carácter / párrafo / tabla.
Objetivo: Crear estilos.

1. Crear los siguientes estilos

Para los títulos

Espaciado anterior:6
Espaciado posterior: 18
Texto: Arial de 18 con negrita
Para los Subtítulos
Espaciado anterior:6
Espaciado posterior: 12
Texto: Arial de 14 con negrita
Para el cuerpo del texto
Espaciado anterior: 0
Espaciado posterior:8
Texto: Arial de 10
Alineación: Justificado
2. Editar el documento y aplicar los estilos según
corresponda
Declaración de Santiago - II Cumbre de las Américas

Elección democrática

Nosotros, los Jefes de Estado y de Gobierno de los países de las Américas

elegidos democráticamente, nos hemos reunido en Santiago, Chile, con el
fin
de continuar el diálogo y fortalecer la cooperación que iniciamos en Miami
en
diciembre de 1994. Desde entonces, se ha logrado un progreso
significativo en la
formulación y ejecución de proyectos y programas conjuntos para
aprovechar las
grandes oportunidades que se nos presentan. Reafirmamos nuestra
voluntad de
continuar en esta trascendental empresa, que requiere de esfuerzos
nacionales
progresivos y de una dinámica cooperación internacional.
El fortalecimiento de la democracia

El fortalecimiento de la democracia, el diálogo político, la estabilidad

económica,
el progreso hacia la justicia social, el grado de coincidencia en nuestras
políticas
de apertura comercial y la voluntad de impulsar un proceso de integración
hemisférica permanente, han hecho que nuestras relaciones alcancen mayor
madurez. Redoblaremos nuestros esfuerzos para continuar las reformas
destinadas a mejorar las condiciones de vida de los pueblos de las Américas y
lograr una comunidad solidaria. Por ese motivo, hemos decidido que la
educación
sea un tema central y de particular importancia en nuestras deliberaciones.
Aprobamos el Plan de Acción anexo, comprometiendo nuestro esfuerzo para
llevar adelante las iniciativas en él contenidas.
8. Plantillas

Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo

cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener
la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar
las macros en el archivo).
Puede encontrar plantillas de Word para la mayoría de los tipos de
documentos en Microsoft Office Online. Si dispone de una conexión a
Internet, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Nuevo
y, a continuación, haga clic en la categoría de plantillas que desee. También
puede crear sus propias plantillas.

1. Hacer clic en el botón office , botón

2. Hacer clic en el botón para iniciar con la edición de su
documento
1. Hacer clic en el botón office , botón

2. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en el botón

3. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el

tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.

4. Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por

ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que
aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la
plantilla.

5. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación,

haga
clic en Se presenta el siguiente cuadro de
diálogo.
6. Hacer clic en el botón crear su plantilla
1. Crear un comentario

Hacer clic en la ficha , botón

2. Mostrar comentarios

Hacer clic en la ficha , botón

3. Comparar dos documentos

Hacer clic en la ficha , botón

4. Combinar dos documentos

Hacer clic en la ficha , botón
5. ¿Cómo agregar una entrada de texto a la lista de autocorrección

Hacer clic en el botón de Microsoft Office

6. Aplicar estilos

Hacer clic en la ficha

 ¿Cómo vamos?

El procedimiento para guardar una plantilla es…

1.Guardar como / plantilla de word *

2.Guardar como / documento / plantilla de word
3.Guardar / plantilla de word
4.Enviar / plantilla de word.
Material Educativo Producido por:
Corporación Educativa Abaco
2009