Rédiger un e-mail professionnel

Zmerli Hamza
Hichem Ali Louhichi
 E-mail professionnel
Plusieurs dizaines par jours. Voici, à la louche, le nombre d’e-
mails que vous recevez chaque jour. Austères, secs, et
traitant de sujets totalement imbitables pour le cancre que
vous êtes, ils ont en plus le mauvais goût de vous faire
perdre votre temps. Dès lors, gérer vos e-mails s’apparente
à une véritable corvée et ce n’est pas un hasard si, depuis
quelques temps, vous les supprimez avant même de les
avoir lu. Et vous avez parfaitement raison ! Comme je dis
souvent « Aux grand maux, les grands remèdes ! ». Sans
compter que préserver son confort et sa tranquillité en
entreprise reste toujours un choix honorable.
Malheureusement, de nos jours, ce choix n’est plus valorisé
et la gestion de sa messagerie professionnelle est devenue
une compétence indispensable. Agir de manière désinvolte
risque donc de vous jouer des tours. Pour cette raison, j’ai
décidé de vous apprendre à rédiger un message de manière
efficace et professionnelle.
Le tout, bien évidemment, en un minimum de temps et avec un minimum d’efforts. Le but
ultime ? Vous démarquez positivement de vos collègues qui, pour la plupart, sont
incapables de rédiger un e-mail de manière convenable. Gardez toujours en tête que la
comparaison entre les différents employés est souvent impitoyable et que seuls quelques
menus détails vous permettront de faire la différence lors du choix des augmentations et
des promotions.
 Les bases d’un e-mail professionnel (I)
Premièrement et avant même d’attaquer la rédaction de votre e-mail, sachez que seuls le
passé, le présent et le futur de l’indicatif vous seront nécessaires. En effet, même si la
vie de votre entreprise s’apparente parfois à un roman, je vous assure qu’il est inutile de
vous compliquer la vie avec des temps et des modes réservés à la littérature ! Vos e-
mails se doivent avant tout d’être concis, précis et factuels. Or, seuls les temps
simples de l’indicatif vous permettront d’obtenir ces caractéristiques. Utiliser
d’autres temps ou d’autres modes ne fera que brouiller votre message et les
informations délivrées dans celui-ci. De même, je vous encourage à adopter un style
d’écriture simple et direct. Humour, ironie et second degré sont à proscrire. Pourquoi ?
D’une part, ces traits d’esprit ne sont que rarement appréciés en entreprise et d’autre
part, ils ne font que parasiter la clarté de votre message. Pour faire simple, on risque de
ne pas comprendre vos messages et de vous prendre pour un taré. Aussi douloureux
soit-il, vous allez devoir vous  faire à l’idée que la plupart de vos collègues n’ont pas
votre finesse d’esprit.
Les bases d’un e-mail professionnel (II)
Ensuite, vous allez sans doute trouver cela paradoxal mais si vous souhaitez gagner
du temps, je vous conseille d’envoyer un message par sujet/dossier et de ne surtout
pas condenser plusieurs requêtes dans un seul e-mail. Pourquoi ? Parce que cela
présente le danger pour vous de mélanger les dossiers et les informations. Ajoutez
à cela les éventuelles erreurs de compréhension de votre destinataire et vous
finissez par obtenir le piège parfait. Le pire, c’est que la réparation de ces erreurs et
de ces incompréhensions vous coûtera l’envoi de nombreux e-mails. Bien plus en
tout cas que si vous choisissez de traiter vos différentes tâches les unes après les
autres. Envoyer un e-mail par dossier se révèle donc être la technique la plus
rentable même si, à la base, on aurait tendance à la considérer comme une
charge de travail supplémentaire. Par ailleurs, cela démontrera chez vous des
qualités de rigueur et d’organisation qui seront appréciées et valorisées par tous
vos collègues.
Les bases d’un e-mail professionnel (III)
Enfin, j’aimerai conclure cette partie sur un détail essentiel qui, non
maitrisé, pourrait véritablement mettre à mal votre réputation. Vous le
savez, lors de l’envoi d’un e-mail, il est possible de mettre en « copie »
vos collaborateurs. A priori, ils sont totalement inoffensifs puisqu’ils
occupent la place de spectateur et qu’ils n’interviennent pas
directement dans les différents échanges. Malheureusement, certains
d’entre vous ont tendance à avoir la main lourde en ce qui concerne le
choix du « public » et n’hésitent pas à avertir toute la ligne hiérarchique
en cas de problèmes même secondaires. Créant l’effet d’une violente
bourrasque qui s’abat sur la ou les personne(s) incriminée(s). Alors
pour éviter de nuire inutilement à vos collègues, soyez
raisonnable sur la liste des invités de vos e-mails. Le cas échéant,
on risque fort de vous assimiler à un collabo’. Ni plus, ni moins. Surtout
si vous arborez une petite moustache et une raie sur le côté. Ce serait
d’autant plus regrettable que souvent, en entreprise, les problèmes se
règlent facilement sans forcément passer par la direction.
La méthode SPRI                                                                     

En ce qui concerne le contenu de votre e-mail à proprement parler, sachez que la

méthode SPRI (Situation/Problématique/Résolution/Information) reste la plus
efficace pour être concis, précis, et efficace. Son aspect schématique et
systématique vous permet également d’être rapide et de vous ménager du
temps libre pour préparer un autre dossier aller sur Facebook. D’ailleurs, si vous
souhaitez aller plus loin, je vous encourage à créer et à sauvegarder des e-mails
types dans lesquels vous n’aurez plus qu’à modifier les informations spécifiques
à votre dossier du moment.

Avec la méthode SPRI, rédiger un e-mail

est très facile
Comment rédiger un e-mail professionnel (I)
Quoiqu’il en soit, voici comment rédiger un e-mail professionnel.
 Situation : Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? Le début de votre e-mail doit
impérativement préciser l’ensemble des informations et des références qui vont
permettre à votre interlocuteur de rapidement situer l’affaire dont il est question. C’est
une étape indispensable qui permet de poser les bases de votre échange. Vous plantez le
décor dans lequel votre histoire va se dérouler.
« Bonjour, Je vous contacte aujourd’hui concernant la facturation du dossier Idex
n°298667 que nous avons validé ensemble le 31 avril 2013 »

 Problématique : C’est la raison pour laquelle vous êtes amené à contacter cette personne.
Ici, il n’y a pas vraiment de phrase type dans la mesure où les problèmes que vous pouvez
rencontrer sont multiples (annulation, délais, facturation, etc.) et directement liés à
votre secteur d’activité. Si le problème que vous rencontrez est directement lié au
manquement d’un employé, pensez à fournir les preuves des éléments que vous
avancerez. Bien évidemment, le but n’est pas d’enfoncer cette personne mais plutôt de la
faire réagir rapidement en la confrontant à ses responsabilités.
« Initialement, il était prévu de la clôturer avant le 18 mai. Or, à ce jour, je n’ai
toujours pas reçu le bon de commande.
Vous trouverez ci-joint le compte rendu de notre réunion dans lequel figure votre
engagement concernant ce délai »
Comment rédiger un e-mail professionnel (II)
 Résolution : Vous proposez la solution qui va permettre de résoudre ce problème.
Cette partie est très importante dans la mesure où elle influencera le délai de réponse
de votre collègue. Pensez donc à être courtois mais ferme. Le cas échéant, votre mail
ne sera pas pris au sérieux et votre problème risque de s’éterniser. Pour accélérer les
choses, insistez sur le fait que, de votre côté, vous avez également des comptes à
rendre et que vous avez impérativement besoin de ce dossier. Logiquement, personne
ne prendra le risque de vous mettre dans une situation embarrassante.

« Dans la mesure où je dois fournir le bilan comptable à M.BERTHIER avant

vendredi, merci de me transmettre les différents éléments d’ici la fin de
journée »
 Information : Avant de conclure votre message, pensez à informer votre collègue que
vous ne l’abandonnez pas à la fin de la rédaction de cet e-mail et que vous restez à
son écoute en cas de difficulté. Il est important de rester disponible quoiqu’il arrive
afin d’entretenir un climat positif, constructif et propice à de meilleurs rendements.
Un employé qui se sent soutenu sera plus à même de s’investir et d’être concerné par
son travail.
« Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Cordialement. »
Comment rédiger un e-mail professionnel (II)
Enfin, pensez à bien soigner les titres de vos courriers. Que ce soit pour des raisons de
classement, de confort de lecture ou tout simplement de respect, recevoir un e-mail
sans objet ou avec un objet loufoque est totalement insupportable. Logiquement, il
doit correspondre à l’information essentielle développé dans le corps de votre texte.
D’ailleurs, si vous éprouvez des difficultés à le choisir, je vous encourage à le créer
une fois la rédaction de votre message terminé. En ce qui me concerne, je fais un
copier/coller de la phrase de la partie « situation » que je coupe ensuite pour ne
garder que la substance.

Ainsi :
« Je vous contacte aujourd’hui concernant la facturation du dossier Idex
n°298667 que nous avons validé ensemble le 31 avril 2013 » 
Devient l’objet :
« Facturation dossier Idex n°298667 »