EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA

1- VISION ORGANIZATIVA

2- ELIMINACION DE BARRERAS

3- COMUNICACION

4- EVALUACION PERMANENTE

5- MEJORAMIENTO CONTINUO

6- RELACIONES CON LOS USUARIOS

7- EMPOWERMENT (Otorgar facultades)

EGIVAL - JASVA 8- EGIVALCAPACITACION

- JASVA
 1- VISION ORGANIZATIVA

La VISION puede generar una

La visión estratégica debe serie de cambios.
considerar tanto los usuarios
(clientes) internos como externos. Proporciona la estructura que
rige filosofía y valores.

La VISION debe ser demostrada

La PIRAMIDE de
con acciones.
necesidades nos lleva al
logro de realizaciones
La imagen, la ética y los valores personales.
deben ser cada vez más
importantes.
La calidad debe ser inculcada
en todos los procesos.
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 2- ELIMINACION DE BARRERAS
El mejoramiento continuo Identificación,
conduce al cambio categorización,
permanente. priorización,
resolución del
Dar participación por el éxito problema, estrategias
logrado. y metas de resolución.

Replantear y Alentar y
renovar los recompen
sistemas de sar el
medición de la La
pensamie
“performance”. Resistencia al
nto
cambio.
EGIVAL - JASVA creativo.
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 3- COMUNICACIÓN

Es el elemento que vincula Interpretar cómo las

e interrelaciona las experiencias pasadas
técnicas, los métodos, la influyen en las
filosofía y las herramientas decisiones presentes
del sistema de Gestión de la puede contribuir a
Calidad. superar diferencias en
los sistemas de valores.
Deben desarrollarse
habilidades de Deben tenerse en
comunicación para que el cuenta: EMISOR,
sistema funcione. RECEPTOR, MEDIO y
MENSAJE.
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 4- EVALUACION PERMANENTE

La retroalimentación
(feedback), es esencial Medir el avance de
para el mejoramiento las metas y
continuo. objetivos.
Implementar Elaborar y
oportunamente desarrollar
medidas correctivas. programas de
Debemos buscar control.
inspiración en el ciclo de Existen Causas
DEMING o “Shewhart”. controlables.
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 5- MEJORAMIENTO CONTINUO
Es más fácil de manejar e
involucrar los talentos de
todos los empleados.
Los japoneses lo denominan
como “KAIZEN”.
El mejoramiento del
proceso compromete a
todo el personal. El
conocimiento común
acumulado y la
comprensión del proceso
son la base para el
mejoramiento. EGIVAL - JASVA
EGIVAL - JASVA
Las pequeñas mejoras
efectuadas de manera
continua llevan al
mismo punto que una
gran innovación.
Se armoniza con los
enfoques de
construcción de
equipos, círculos de
calidad y el
“BRAINSTORMING”
(lluvia de ideas).
 6-RELACIONES CON LOS USUARIOS

 Se debe escuchar al
No se pueden
considerar irrelevantes
usuario (Cliente externo - sus necesidades.
interno).

comunicación
Mantener canales de
Las
variaciones en
con los el producto o
usuarios permite planear las servicio
necesidades requieren de
capacitación y
Atender al usuario requiere entrenamiento
de un seguimiento del servicio
periódicos
o producto para mejorarlo.
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 7- EMPOWERMENT
(Otorgar facultades Empoderamiento – delegación)

La dirección tiene
Habilitando a los que reconocer que
trabajadores para
participar y para la toma hay que ayudar al
de decisiones se obtiene trabajador a superar
su más alto potencial. las dificultades.
Motivar la “performance” Debe permitírseles
(desempeño) óptima de los
ser dueños de su
trabajadores es atender sus
distintos niveles de tarea, valorar sus
necesidades. contribuciones,
La satisfacción de necesidades
establecerse
personales cubre los siguientes estímulos,
estadios según la PIRAMIDE DE mediante
MASLOW: Fisiológico (base) – estrategias de
seguridad – pertenencia – “Couching”,
estima – autorrealización (cima). asumir su
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA liderazgo.
 8- CAPACITACION
“ Si se piensa que la educación es costosa
debería medirse el costo de la ignorancia”
(anónimo).
La capacitación a través de
pares puede ser más
valiosa que si proviene de La capacitación
alguien externo a la permite
organización. modificar la
conducta.
El pensamiento
divergente es El
necesario para ENTRENAMIENTO
garantizar la en los procesos
supervivencia de para el
desempeño
EGIVAL - las instituciones.
JASVA EGIVAL - JASVA
garantiza la
 b) Determinar la
a) Identificar los secuencia e
procesos que le interacción de estos
permiten cumplir la procesos,
misión que se le ha
asignado.

c ) Determinar los criterios y métodos necesarios

para asegurarse de que tanto la operación como el
control de estos procesos sean eficaces y eficientes,
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
 e) Realizar el
d) Asegurarse de la seguimiento, la
disponibilidad de medición y el análisis
recursos e información de estos procesos,

f) Implementar las g) Identificar y diseñar,

acciones necesarias con la participación de
para alcanzar los todos los servidores
resultados públicos y/o particulares
planificados y la que ejercen funciones
mejora continua de públicas, los puntos de
estos procesos, control sobre los riesgos.
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NORMA NTC GP-1000-2004 Numeral 4.1

REQUISITOS GENERALES

Identificar procesos
Proceso Proceso
A B
Determinar su
Secuencia
Proceso Proceso
Criterios y métodos C D
para asegurar su eficacia

Disponibilidad de
Recursos e información
Procedimientos
y puntos de control
Seguimiento, medición
y análisis

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 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

PLAN
ESTRATÉGICO
DEL NEGOCIO

MANUAL
PROCESOS
DE
(CARACTERIZACIÓN)
CALIDAD

FICHAS
PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS
TÉCNICAS

Registros
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NORMA NTC GP-1000-2004 Capítulo 5

5. “RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN”

RESPONSABILIDAD,

REVISIÓN POR LA
PLANIFICACIÓN

COMUNICACIÓN
COMPROMISO DE

AUTORIDAD Y
LA DIRECCIÓN

DIRECCIÓN
DE CALIDAD
AL CLIENTE
ENFOQUE

POLÍTICA

5.4

5.6
5.5
5.1

5.2

5.3

5.4.1 Objetivos de 5.5.1 Responsabilidad 5.6.1

la calidad y Autoridad Generalidades

5.4.2 Planificación 5.5.2 Representante de 5.6.2 Información

del SGC la Dirección para la revisión

5.5.3 Comunicación 5.6.3 Resultados

Interna de la Revisión
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
NORMA NTC GP-1000-2004 Capítulo 6

6. “GESTIÓN DE LOS RECURSOS”

INFRAESTRUCTUR
PROVISIÓN DE

RECURSOS

AMBIENTE DE
HUMANOS
RECURSOS

TRABAJO
6.2
6.1

6.4
6.3

A
6.2.1. Generalidades

6.2.2 Competencia, Toma

de Conciencia Formación

EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA

NORMA NTC GP-1000-2004 Capítulo 7

7. “REALIZACIÓN DEL PRODUCTO”

PLANIFICACIÓN DE
LA REALIZACIÓN

CON EL CLIENTE
DEL PRODUCTO

RELACIONADOS

PRODUCCIÓN Y
DESARROLLO

DEL SERVICIO
PRESTACIÓN
COMPRAS
PROCESOS

DISEÑO Y

DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y
7.4
7.2

7.3

CONTROL DE
7.5
7.1

MEDICIÓN
7.6
7.3.1 7.5.1
7.2.1 Deteminación Planificación 7.4.1
Control de la
de los requisitos Proceso de Producción
del producto 7.3.2 Compras
Entradas
7.5.2
7.2.2 Validación de los
7.3.3 Resultados 7.4.2 Procesos
Revisión de los
requisitos del
Información de
producto 7.3.4
las Compras 7.5.3 Identificación
Revisión y Trazabilidad

7.2.3 7.4.3
7.3.5 Verificación Verificación de los 7.5.4
Comunicación productos Propiedad del
con el cliente Comprados Cliente
7.3.6
Validación
7.5.5
7.3.7 Preservación del
EGIVAL - JASVA EGIVAL
control cambios - JASVA Producto
NORMA NTC GP-1000-2004 Capítulo 8

8. “MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA”

GENERALIDADES

8.3
8.2 8.4
CONTROL 8.5
SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS
DEL MEJORA
MEDICIÓN DE DATOS
8.1

PRODUCTO
NO
8.2.1
CONFORME
8.5.1
Satisfacción del Cliente
Mejora Contínua

8.2.2
Auditoría Interna
8.5.2
Acción Correctiva
8.2.3
Seguimiento y Medición de
los Procesos

8.5.3
8.2.4
Seguimiento y Medición del Acción Preventiva
Producto

EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA

 GESTIÓN INTEGRAL
INDICADORES SISTEMA DE
GESTIÓN ETICA

SISTEMA
SISTEMA
DE
SISTEMA DE DE
PLANEACION
CONTROLSISTEMA DE
GESTION
INTERNO PERSONAL
Y CAPACITACION
PROCESOSDE LA
MISIONALES
CALIDAD
SISTEMAS

 DE
INFORMACIO

EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA

 AUDITORIA

ESTRATEGIA
INDICADORES
CULTURA SEGUIMIENTO

PROCESOS ORGANIZACION
RECURSOS

ACCIONES
DE MEJORA
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
 Ó
CU

CI
AU

N TR A
LT
TO U

O
CO RA

IS

BI
IN
L NT

M
CO

CA
M ER R N
RO
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A A

ZG
I
A CA
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G IÓ
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D
A LI

EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA

 MAPA DE PROCESOS

PROCESOS DE DIRECCIÓN SATISFACCIÓN

GESTIÓN
DE CALIDAD
PLANEACION
ESTRATÉGICA
CAPACITACION
OFICINAS
ASESORAS
Y PARTES INTERESADAS

Y PARTES INTERESADAS
PROCESOS MISIONALES
PREVENTIVO
USUARIOS

DISCIPLINARIO

USUARIOS
INTERVENCION
ENTRADAS

SALIDAS
PROCESOS DE APOYO ATENCION AL
PUBLICON
SISTEMAS FINANCIERA Y
PRESUPUESTAL
CONTRATACION
REGISTRO
ACADEMICO
ADMINISTRATIVA GESTION BIENESTAR
REQUISITOS HUMANA
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 MEJORA CONTINUA
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Clientes
(y otras partes
interesadas)
Clientes Responsabilidad
(y otras partes de la dirección
interesadas)

Medición,
Gestión de
análisis Satisfacción
los recursos
y mejora

Realización del
producto o Producto o
prestación del servicio
Requisitos
servicio

Salidas
Entradas
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
 Contribuir a mejorar y Respetar el lado humano de los
desarrollar a la individuos y edificar un ambiente
Entidad. agradable de trabajo y de realización
personal.

Propiciar la aplicación del Se refiere tanto a una

talento de los trabajadores estructura y a un proceso
para el mejoramiento como a un grupo de
continuo de las áreas de la personas y a las
organización. actividades que realizan.

Por consiguiente, es posible hablar de un proceso de Círculo de

Calidad al igual que de la estructura del mismo.

EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA

IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS DEL
DEL PROBLEMA PROBLEMA Y DE LA BÚSQUEDA DE
IDENTIFICACIÓN SOLUCIONES

SELECCIÓN DE UNA
SOLUCIÓN

EJECUCIÓN DE PRESENTACIÓN
EVALUACIÓN
LA SOLUCIÓN DE LA SOLUCIÓN
DE LA SOLUCIÓN

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
DE LA CALIDAD
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
 La identidad del
Círculo y el sentido de
La participación es voluntaria,
pertenencia a sus
tanto para el líder como para
integrantes proviene
los miembros.
de laborar en un
mismo taller o área de
trabajo.
Los miembros del Círculo
deben recibir
Lo ideal es que las reuniones capacitación especial
se celebren en lugares para participar
especiales alejados del área adecuadamente, tanto
de trabajo. previa a la creación del
Círculo, como continua
durante su operación.

EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA

 La organización debe efectuar evaluaciones periódicas para
comprobar si se proporciona lo necesario para la operación
de los Círculos de Calidad, así como para la ejecución de las
propuestas que de Éstos se deriven.

Los Círculos de Calidad

El círculo de calidad no tiene
relación jerárquica de
autoridad y dependencia, los
miembros son igualitarios.
El objetivo es el deseo común de
mejorar la técnica del trabajo,
resolviendo los problemas
comunes.
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
no son para sostenerlos
durante un tiempo y
luego abandonarlos, sino
que hay que mantenerlos
permanentemente en
operación, procurando
siempre su mejoramiento.
 Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes
eligen el problema y los proyectos sobre los cuales habrá
de trabajarse.
Los Círculos deben recibir asistencia o asesoría para
analizar un problema y decidir al respecto.

La Dirección General y los Las exposiciones

expertos técnicos deben preparadas para la
comprometerse a brindar Dirección serán
su ayuda a los Círculos de previamente presentadas
Calidad. a los gerentes y los
expertos técnicos quienes
normalmente tienen la
autoridad para tomar una
decisión acerca de la
viabilidad de la
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA propuesta.
EGIVAL - JASVA EGIVAL - JASVA
 1. Diagramas de Flujo de Procesos:
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
OPERACIÓN

TOMA DE
DECISIONES
OPERACIÓN

ACTIVIDADES

Un dibujo que muestra los pasos principales, las

ramificaciones y los posibles resultados de un proceso
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 2. Análisis de Pareto:

85%
40%

CAUSAS

Se centra en las fuentes importantes de error, la regla

80/20: el 80% de los problemas se deben al 20% de las causas

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 3. Diagrama de Ejecución:

VALOR

TIEMPO
Diagrama de secuencias de tiempo que muestra los
valores de una característica

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 4 .Recopilación de Datos:

Se debe tener una razón aprobada y

clara para recopilar y analizar datos. Dentro de
las preguntas que deben formularse con
respecto a la recopilación de datos están:
Porque?, Qué?, Dónde?, Cuánto?, Cuándo?,
Cómo?, Quién? Cuánto tiempo?.

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 5. Histograma:

VALOR

TIEMPO

Distribución que muestra la frecuencia con que ocurren

los datos entre los límites inferior y superior.

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 6. Diagrama de Dispersión:
LINEA DE REGRESION

Se le conoce también como Diagrama de Correlación. Es el

gráfico del valor de una característica comparado con otra.

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 7. Hoja de Comprobación:

Método organizado para el registro de datos.

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 8. Diagrama de causas y efectos:

emplea una descripción gráfica de los elementos del

proceso para analizar las fuentes potenciales de variación de
procesos.
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 9. Diagramas de control:

LIMITE
SUPERIOR

LIMITE
INFERIOR

secuencia de tiempo que muestra los valores de un

estadístico; incluye una línea central y uno o más límites de control
derivados estadísticamente.
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 egiraldo@procuraduria.gov.co
jsanchez@procuraduria.gov.co
esantos@procuraduria.gov.co

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