Conceptos Torneos

SESIÓN VII-VIII Y IX
TIPOS DE EVENTOS,
CONCEPTOS Y
PLANIFICACIÓN
m
Federico Galvis Tarquino. Esp. Alta Gerencia y Desarrollo Deportivo
EVENTO
Es una actividad social determinada, un festival,

una fiesta, una ceremonia, una competición,
una convención.
Aquella actividad que se desarrolla en un
momento puntual en el tiempo, con un
principio y un final previamente conocido,
independientemente de que pueda poseer una
periodicidad establecida.

ORGANIZACIÓN
Stephen Robbins (1996) Como una unidad social
conscientemente coordinada, compuesta por dos
o más personas, que funcionan relativamente en
forma continua para alcanzar una meta o
conjunto de metas comunes.
March y Simon (1958) afirman que las

organizaciones son un ensamble de seres
humanos que interactúan y ellas son los mayores
ensambles de nuestra sociedad que tienen algún
sistema de coordinación central.

CONCEPTO ORGANIZACIÓN
La palabra organización tiene tres acepciones;
la primera, etimológicamente, proviene del
griego órganon que significa instrumento.
otra como una entidad o grupo social.
y otra más que se refiere a la organización

como un proceso.
=
ORGANIZAR
Acto de acopiar e integrar dinámica y
racionalmente los recursos de una organización
o plan, para alcanzar resultados previstos
mediante la operación.
=
ORGANIZAR
͞Coordinar de forma planificada las actividades
de un grupo de personas, para procurar el logro
de un propósito común, a través de la división
de trabajo y funciones, y a través de una
jerarquía de autoridades y responsabilidades͟.
(Martín, 2002)
þ
? ??
Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de
un deporte reconocido por el Estado Colombiano
competitivo o no, que se realice en un escenario
deportivo y que cuente con la presencia de público
sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no,
sea de carácter nacional o internacional.
s
O

? ?
Es toda persona
jurídica reconocida por el Estado Colombiano a través
de los órganos competentes respectivos
?? ? : Es toda persona natural que

tenga bajo su responsabilidad deportiva o
administrativa, cualquiera entidad u organización
deportiva debidamente reconocida por el Estado
Colombiano por medio de la autoridad competente
respectiva.
ã
?
Se reconoce como tal a toda persona,
hombre y/o mujer que se encuentre inscrito
debidamente bajo los parámetros establecidos para
tal efecto, ante un Club Deportivo o Federación
Deportiva y que tomen parte de una disciplina
deportiva.
? la presencia de dos o más espectadores

dentro y en los alrededores de cualquier escenario
público deportivo con motivo de un espectáculo
deportivo.
¢

Se entiende por tal a los dirigentes,
empresarios, empleados o dependientes de las entidades
que tengan bajo su cargo la organización, promoción y
control de cualquier tipo de espectáculo deportivo.

Se entiende por tal a los deportistas,
técnicos, árbitros y todos aquellos cuya participación es
necesaria para la realización del espectáculo deportivo de
que se trate.
m

: Aquellos grupos masivos ubicados en
forma estratégica dentro de los escenarios deportivos que
de alguna manera adquieren un comportamiento a través
de gestos, canciones, pancartas y acciones personales o de
grupo. Son grupos de hinchas que no pertenecen a alguna
agremiación, denominadas también barras independientes.

Aquellos grupos masivos de espectadores
que se encuentran organizados a través de asociaciones
debidamente reconocidas.
mm
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS
Es la asociación de personas reguladas por un

conjunto de normas en función de un fin
común
m
Los eventos se caracterizan por la ͞unicidad͟
significa que no son actividades rutinarias y que
cada evento es diferente a otros, aunque pueda
tratarse de un mismo tipo de evento. Por
ejemplo, aunque los campeonatos mundiales de
atletismo siguen unas mismas pautas de
organización, una edición difiere de
la otra por el lugar de celebración, el número de
participantes, las fechas de celebración, etc.
m
Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos
tangibles.
Los primeros corresponden al producto principal del
evento, por ejemplo la emoción de una competición. Los
elementos tangibles son productos complementarios de
los primeros, como por ejemplo, los productos de
ë
requieren de elementos
tangibles como elementos que generan opinión pública y
que contribuyen a la creación de la memoria del evento
(Moragas; Moreno; Kennett, 2003).
m=
TIPOS DE EVENTOS
1.Social (Instalación y protocolo matrimonios, nacimientos,
cumpleaños, aniversarios )
2.Cultural (exposición, danza, teatro)
3.Académico (seminario, conferencia, científico)
4.Recreativo (festival, espectáculo)
5.Deportivo (prueba, campeonato, juegos)
m
EVENTO SOCIAL
Lanzamientos, instalaciones, bautismos,

bodas, inauguraciones, desfiles,
premiaciones, clausuras, presentaciones.
DONDE SE APLICA
Pruebas, festivales, Juegos, Campeonatos.
mþ
EVENTO DEPORTIVO
CARACTERÍSTICAS
ES TENSIONANTE.
PRODUCE STRESS.
ES DETERMINADO.
EL ÉXITO ES LIMITADO. NORMATIVIDAD FLEXIBLE.
OBLIGATORIO.
EXIGE PREPARACIÓN DE LOS PARTICIPANTES.
DIGNIFICANTE - COMPENSATORIO. FRUSTRANTE.
ES DE GRANDES RESPONSABILIDADES
ms
EVENTO RECREATIVO
CARACTERÍSTICAS
ES LÚDICO.
INFORMAL.
CONSTRUCTIVO.
PERMITE FÁCIL INTEGRACIÓN. ES RELAJANTE.
SU NORMATIVIDAD ES FLEXIBLE.
PUEDE SER MIXTO (RECREO-COMPETITIVO).
OFRECE MUCHAS POSIBILIDADES DE ÉXITO.
VOLUNTARIO.
ES MOTIVANTE Y ESTIMULANTE
mã
Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo
son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se
encuentran en nosotros mismos.
Enemigos del tiempo
Externos Internos
Interrupciones del teléfono No saber decir "no"
Interrupciones por visitas inesperadas Querer acaparar actividades por no saber delegarlas
Urgencias Sobrestimar las propias capacidades
Mobiliario Incomodo Aplazar y dejar las cosas para después
Incapacidad de los subalternos Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes
Falta información adecuada Confusión y desorden en la propia oficina
Liderazgo deficiente Falta de motivación, indiferencia
Tramites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones
Ruidos y Distractores visuales Obsesión por lo trivial, meticulosidad
Sistemas de Comunicación deficiente Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas
m¢
¿QUIENE SOMOS?
Preguntas fundamentales para averiguar nuestra capacidad económica,
humana, técnica y operativa para alcanzar el éxito.
¿Tenemos capacidad para desarrollar el evento?
¿Disponemos de un equipo humano de colaboradores?
¿ Tenemos tiempo suficiente?
¿Tenemos conocimiento sobre el tema?
¿Es solucionable el aspecto económico?
¿podremos?
fecha de celebración
¿Hay tiempo suficiente?
¿Tenemos otra actividad importante en esas fechas?

Duración
¿Cuánto va a durar la actividad?
¿Todos los que intervienen (colaboradores) disponen de ese tiempo?
Lugar o Recinto
¿Existen compromisos anteriores en esas fechas?
¿Reúne los requisitos mínimos para la celebración?
¿Es seguro?
¿Tiene la capacidad suficiente?
Medios
¿Podemos disponer de medios económicos suficientes?
¿Tenemos capacidad de contratación de personas o empresas?
m
PLANIFICACION
LISTA DE REQUERIMIENTOS LISTA DE REQUERIMIENTOS
1. MATERIALES OFICINA 2. EQUIPO HUMANO
3. PLAN DE TRABAJO 4. CRONOGRAMA
5. ANALISIS ESTADISTICOS 6. EST. GEOGRAFICOS Y DEMOGRAFICOS
7. PLAN MARKETING 8. MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL

EVENTO
. CONVENIOS Y PERMISOS 1 . PATROCINIOS Y AUSPICIOS
11. COMISIONES A. ADMINISTRATIVA
B. TÉCNICA C. COMUNICACIONES
D. SERVICIOS VARIOS E. MÉDICA
F. EQUIPO REGIONAL G. OBRAS

1. Materiales de Oficina:
Es necesario contar con algunos insumos esenciales para empezar nuestro
trabajo, tales como:
Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y borradores
en orden.
Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños,
plumones, una pizarra, lápices, etc.
Un computador: podremos elaborar planes, estadísticas, presentaciones y;
envío y recepción de mail.
Una línea telefónica: Para solicitar una entrevista o pedir una cotización, el
teléfono se hace una necesidad laboral.
Documentación y presentación: tarjetas de presentación, cartas y
presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más fácil en el uso común,
presentaciones en Power Point.

2. Equipo Humano:
Para un evento deportivo de menor escala es necesario de 3 a 4 personas estables que
puedan realizar tareas especificas, informándose entre si de sus actividades. Para el
desarrollo en terreno de la actividad, tendremos que analizar la cantidad de personas
que requerimos, tomando en cuenta los siguientes ítems.
Equipo de trabajo estable: 3 a 4 personas, Personal encargado de la Organización del
Evento
Administrativos: 3 a 6 personas, Personal de apoyo para actividades de Organización,
tales como, inscripción, entrega de resultados, entre otras actividades. Personal de
Montaje : 10 a 15 personas, Personal de Montaje de escenarios, tarimas, demarcación
de circuito, etc.
Jueces o Árbitros: 3 a 6 personas, Personal de juzgamiento y que vele por el buen
desarrollo de la actividad.
Personal de Aseo: 5 a 10 personas, Personal que mantenga una limpieza antes, durante y
después del desarrollo del evento
Personal de Seguridad: 10 a 15 personas, Personal que mantenga el orden y las buenas
conductas dentro de los competidores y publico asistente. =
3. Plan de Trabajo:
Es sinónimo de especificar cada función de los integrantes estables de la

Organización del evento, que lleve a un orden en cada actividad a
desarrollar. Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas.
Siendo un documento netamente interno, lo podemos adaptar cada vez
que requeramos. Pero, para un documento que sería presentado a un
auspiciador o entidad patrocinadora, debemos dejar en claro las
actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la actividad.

. ronogra a
El Diagra a de Gantt consiste en una atriz de do le entrada en la que se
anotan en las líneas filas, las diferentes actividades que co ponen un
progra a o un proyecto y en las colu nas, el tie po durante el cual se
desarrollar n esas actividades.
na arra orizontal frente a cada actividad, representa el período de

duraci n de la is a. La longitud de la arra indica las unidades de tie po,
se alando la fec a de inicio y la fec a de finalizaci n de la actividad.
roceso de construcci n del Diagra a de Gantt

Listado y ordena iento de actividades.
El pri er paso consiste en esta lecer la lista de actividades ordenadas
seg n an de ser ejecutadas.
þ
. ronogra a
.
Esti ación del tie po de duración de cada actividad.
Deberá esti arse el período que lleva cada actividad para su realización.
o o la ejecución de las actividades incluye dos variables estrecha ente
ligadas: tie po y recursos, se debe tener presente la real disponibilidad de
recursos hu anos, ateriales, financieros, etc. y la posibilidad de
desarrollar la actividad en el tie po previsto; por lo que se estaría
construyendo un calendario operativo.
onstrucción del gráfico.

En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico teniendo
presente el calendario operativo, construyendo barras horizontales cuya
longitud representa la duración en el tie po de cada actividad indicada.
La íni a unidad de tie po en este gráfico es la se ana.
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5. Análisis Estadístico
La idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria
en eventos, para que nos ayude a la hora de hacer presentaciones a los
posibles auspiciadores, presentando gráficos y estadísticas sobre la evolución
de la participación de cada marca en los eventos.
6. Estudios Geográficos y Demográficos

Estos estudios, implican visitas a terreno, toma de muestras, planos, diseño
de altimetrías del terreno que utilizaremos para el evento; Cantidad de
población existente en la zona del evento, para analizar de que tipo de
campaña de difusión realizaremos para que asistan al evento y así tener más
publico, el cual beneficia en el valor por contacto para el cliente.
El valor por contacto es la clave a la hora de invertir en un evento deportivo, a
mayor publico asistente es más bajo el valor por producto del cliente.
¢
7. Plan de Marketing y Presentación
Es necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusión y una
presentación atrayente de nuestro evento, diseñando una imagen corporativa,
que inyecte una visión de empresa a nuestro proyecto, lo cual nos ayuda para
ser presentado como un evento profesional.
Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de marketing
lo podemos resumir en las siguientes tareas por desarrollar:
IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo con un diseño moderno y atrayente.
DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar

nuestras tarjetas de presentación, crear una presentación digital tomando en
cuenta los puntos esenciales del evento; esta puede ser diseñada en Power
Point.

La presentación para la búsqueda de auspiciadores debe reflejar, el sentido
del evento, la cantidad posible de público asistente, que tipo de campaña
realizaremos para difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el
evento, el posible retorno publicitario que dispondrá el auspiciador, y todo
lo podemos reforzar con fotografías. Para el posible auspiciador, la idea es
realizar un proyecto rápido de leer y entender, sin mucho texto, con
imágenes que grafiquen lo que ofrecemos en retorno publicitario.
Como resumen podemos decir que el auspiciador busca retorno publicitario
y que la inversión este ligada al valor por contacto.
m
PLAN MARKETING
>PERSONAS (Como compradores y Vendedores).
>BIENES Y SERVICIOS (Innovación del producto).
>CANALES DE DISTRIBUCION (Un complejo conjunto de instituciones
mayoristas y minoristas).
>REALIZACION DE FUNCIONES:
Información e investigación de Marketing.
Compras.
Ventas (Personales, publicidad, anuncios, promoción).
Transporte.
Almacenamiento.
Financiación.
Aceptación de riesgos.
Normalización.
Servicios al Consumidor
Precios.
El medio, incluyendo la competencia.
Dirección de Marketing (Creación, planificación, control).
Transferencia de la propiedad.

Un Marketing beneficioso y eficiente, implica la combinación de muchas
variables relacionadas, en correctas proporciones y dentro de un sistema
dinámico.
MERCHANDISING: Promoción del producto en el punto de venta.

SISTEMA BLISS: Inundar el mercado con Direcciones puntuales de presencia masiva del
producto, coincidiendo con la presencia de los actores de la actividad (Deportistas,
Eventos, etc.).
CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO AFINES CON EL DEPORTE A VENDER: Estrato,
Logística, Propiedades, Dinámica, fortaleza, etc.
FAMILIA DEL DEPORTE: Elemento primario: El Deportista; Entrenador, Director Técnico,
Terapista, Médico, Gerente, Dirigente, Patrocinador, Estado (Voluntad Política),
Periodista, Medio.
OFERTA EMPAQUETADA: Radio, Prensa, TV, Revistas, Afiches, Vallas, Pódium, etc.
DIFERENCIAS EN LA OFERTA: Deportistas individuales, Equipos, Eventos.
PUBLICIDAD DISCRIMINADA: Institucional, De Servicios, Promocional, Subliminal y
Testimonial.
PRESENTACION DE LA OFERTA: Personal y con ayudas Audiovisuales.

8. Materiales para el desarrollo del espectáculo
Todo material e insumo necesario para la realización del evento, tales
como, sistema de audio, personal, montaje de escenarios, marcaje de
cancha o circuitos, documentación, arriendo de vehículos , etc.
Si es necesario revisar la lista de nuestros requerimientos, lo haremos
revisando cada punto minuciosamente, para que no queden detalles en el
tintero.
=
¢ Convenios y Permisos
Mientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar los
permisos con las entidades gubernamentales, para asegurar la realización del
evento. Podemos realizar convenios con diferentes departamentos del
Estado que estén ligado directamente, para solicitar permiso, apoyo en la
gestión de la búsqueda de auspicio e implementación necesaria.
10. Patrocinios y Auspicios

El solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad nos apoyara y nos dará su
nombre para realzar la actividad, no implicando una inversión económica para
éste. En cuanto al auspiciador debemos tener claro el tipo de publico
asistente a la hora de buscar un auspicio, porque no podremos ofrecer un
evento deportivo a una empresa de tabaco o de bebidas alcohólicas, debemos
definir la maca que queremos difundir y que este ligada al competidor y al
publico asistente.


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SESIÓN VII-VIII Y IX

Es una actividad social determinada, un festival,

March y Simon (1958) afirman que las

otra como una entidad o grupo social.

y otra más que se refiere a la organización

 ?? ? : Es toda persona natural que

  ? la presencia de dos o más espectadores

Es la asociación de personas reguladas por un

Lanzamientos, instalaciones, bautismos,

Pruebas, festivales, Juegos, Campeonatos.

Interrupciones del teléfono No saber decir "no"

Urgencias Sobrestimar las propias capacidades

Mobiliario Incomodo Aplazar y dejar las cosas para después

Incapacidad de los subalternos Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes

Falta información adecuada Confusión y desorden en la propia oficina

Liderazgo deficiente Falta de motivación, indiferencia

Tramites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones

Ruidos y Distractores visuales Obsesión por lo trivial, meticulosidad

Sistemas de Comunicación deficiente Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas

7. PLAN MARKETING 8. MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL

Es sinónimo de especificar cada función de los integrantes estables de la

na arra orizontal frente a cada actividad, representa el período de

roceso de construcci n del Diagra a de Gantt

onstrucción del gráfico.

6. Estudios Geográficos y Demográficos

IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo con un diseño moderno y atrayente.

DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar

MERCHANDISING: Promoción del producto en el punto de venta.

10. Patrocinios y Auspicios

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? la presencia de dos o más espectadores