Вы находитесь на странице: 1из 22

Инфокоммуникации в управлении

План
Введение
1. Понятие и роль системы информации в управлении
2. Требования предъявляемые к информации, обратная
связь
3. Классификация информации по характеристикам и
признакам
4. Информационные системы
5. Правила Кит Дэвиса
6. Организация и процесс делопроизводства
Введение
Любой вид деятельности, а в особенности
управленческой, предполагает приятие решений Для
принятия «правильного» (адекватного, разумного)
решения необходимо располагать какими-то сведениями
(информацией), на основе которых и принимается
решение Это два очевидных положения, которые говорят
о том, что информационные технологии и
информационные системы существовали и в
«докомпьютерные времена» Характерной чертой
развития информационного обеспечения принятия
решений в современных «компьютерных» условиях
является исключительно быстрая смена программных и
аппаратных средств реализации информационных
технологий.
Понятие и роль системы
информации в управлении
Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей
среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают
неопределенность, неполноту знания об этих объектах или
явлениях.
В социально-эко­но­ми­ческой системе информация является
средством коммуникации между людьми. Этим и определяется её
роль в производстве, осуществление которого было бы
невозможно без связей, коммуникаций.
Основными свойствами информации являются
достоверность, полнота, актуальность. Основными
свойствами информации являются достоверность,
полнота, актуальность. Достоверность информации.
Под достоверностью информации понимается ее
соответствие объективной реальности (как текущей, так
и прошедшей) окружающего мира. Полнота
информации. Под полнотой информации понимается
ее достаточность для принятия решения. Актуальность
информации. Актуальность — это степень соответствия
информации текущему моменту времени. Нередко с
актуальностью, как и с полнотой, связывают
коммерческую ценность информации. Поскольку
информационные процессы растянуты во времени, то
достоверная и полная, но устаревшая информация
может приводить к ошибочным решениям.
Требования предъявляемые к
информации, обратная связь
1. Объективность и субъективность.
2. Полнота
3. Достоверность.
4. Доступность.
5. Актуальность.
6. Понятность.
7. Краткость.
1. Обьективность и субъективность информации. Более
объективной принято считать ту информацию, в которую
методы вносят меньший субъективный элемент.
2. Информация полна, если её достаточно для понимания и
принятия решений. Как неполная, так и избыточная
информация сдерживают принятие решений или могут повлечь
ошибки. Точность информации определяется степенью ее
близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и
т.п.
3. Достоверность информации. Данные возникают в момент
регистрации сигналов, но не все сигналы являются
«полезными» - всегда присутствует какой-то уровень
посторонних сигналов, в результате чего полезные данные
сопровождаются определенным уровнем «информационного
шума». Если полезный сигнал зарегистрирован более четко, чем
посторонние сигналы, достоверность информации может быть
более высокой. При увеличении уровня шумов достоверность
информации снижается.
4. Информация должна преподноситься в доступной (по уровню
восприятия) форме. Поэтому одни и те же вопросы по-разному
излагаются в школьных учебниках и научных изданиях.
5. Только актуальная информация может принести ожидаемую
пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача
информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее
задержка. Если ценная и своевременная информация
выражена непонятным образом, она может стать бесполезной.
6. Информация становится понятной, если она выражена языком,
на котором говорят те, кому предназначена эта информация.
7. Информацию по одному и тому же вопросу можно изложить
кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно
(подробно, многословно). Краткость информации необходима в
справочниках, энциклопедиях, учебниках, всевозможных
инструкциях.
КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО
РАЗНЫМ ПРИЗНАКАМ.
1. В зависимости от места возникновения
информацию можно разделить на входную,
выходную, внутреннюю, внешнюю. Входная
информация – это информация, поступающая в
фирму или ее подразделения. Выходная
информация – это информация, поступающая из
фирмы в другую фирму, организацию
(подразделение). Внутренняя информация
возникает внутри объекта, внешняя информация – за
пределами объекта.
2. По стабильности информация может быть переменной
(текущей) и постоянной (условно-постоянной). Переменная
информация отражает фактические количественные и
качественные характеристики производственно-хозяйственной
деятельности фирмы. Она может меняться как по назначению, так и
по количеству. Постоянная (условно-постоянная) информация – это
неизменная и многократно используемая в течение длительного
периода времени информация. Постоянная информация может
быть справочной, нормативной, плановой.
3. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной,
промежуточной, результатной. Первичная информация – это информация,
которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и
регистрируется на начальной стадии. Вторичная информация – это
информация, которая получается в результате обработки первичной
информации и может быть промежуточной и результатной.
Промежуточная информация используется в качестве исходных данных
для последующих расчетов. Результатная информация получается в
процессе обработки первичной и промежуточной информации и
используется для выработки управленческих решений.
4. По способу отображения информация подразделяется на
символьную, текстовую и графическую. Символьная форма
представления информации основана на использовании символов
– букв, цифр, знаков и т.д. Она является наиболее простой, но
практически применяется только для передачи несложных
сигналов о различных событиях. Например, зеленый свет
светофора сообщает о возможности движения, многие дорожные
знаки можно отнести именно к символьной форме представления
информации. В текстовой форме используются буквы, цифры,
знаки препинания, математические знаки и т.п. Но информация
заложена не только в этих символах, но и в их сочетании, порядке
следования. Текстовая форма представления информации широко
используется в книгах, журналах, газетах и т.д. Графическая форма
– это различного рода фотографии, чертежи, рисунки, картины,
графики, диаграммы, схемы и т.д.
Профессор Кит Дэвис приводит 10 правил эффективного слушания.
•1. Перестоим говорить. Невозможно слушать, разговаривая. Полоний (Гамлету):
«Дай каждому твой слух, но никому — твой голос».
•2. Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у человека ощущение
свободы. Это часто называют созданием разрешающей атмосферы.
•3. Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и
действовать заинтересованно. Не читайте почту, когда кто-либо говорит. Слушая,
старайтесь понять, а не искать поводов для возражений.
•4. Устраните раздражающие моменты. Не рисуйте, не постукивайте по столу, не
перекладывайте бумаги. Будет ли спокойнее в кабинете, если закрыть дверь?
•5. Сопереживайте говорящему. Постарайтесь встать в положение говорящего.
•6. Будьте терпеливым. Не экономьте время. Не прерывайте говорящего. Не
порывайтесь выйти, не делайте шагов в направлении двери.
•7. Сдерживайте свой характер Рассерженный человек придает словам неверный
смысл.
•8. Не допускайте споров или критики. Это заставляет говорящего занять
оборонительную позицию, он может замолчать или рассердиться. Не спорьте. Именно
победив в споре, вы проиграете.
•9. Задавайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы
слушаете. Это помогает продвигаться вперед.
•10. Перестаньте говорить! Это наставление идет и первым, и последним, ибо все
остальные зависят от него. Вы не сможете эффективно слушать, если будете
разговаривать.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными
документами.

Современное делопроизводство включает:


• обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка,
учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка
документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия


используется обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с
внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным,
программ­ным и информационным обеспечением для приближения к
терминологии, употребляемой в компьютерных программах и
литературе.
• Документирование — это процесс создания и
оформления документа. Государственный стандарт
определяет документирование как «запись информации
на различных носителях по установленным правилам».
Организация работы с документами — это обеспечение движения
документов в аппарате управления, их использования в справочных
целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом
как «организация документооборота, хранения и использования
документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в
организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления. В технологию работы с
документами входит:
• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение
документов.
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано
и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и
архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует
раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые
называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и
т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального
документа
Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или
физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном
порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные
(управленческие) документы, которые определяют­ся государственным
стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности
организации.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством


соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием
различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством
подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки
статистической, бухгалтерской, оперативно технической документации; контроль
— путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно
классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной
или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его
внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их,
особенности их расположения.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.


Стандартизация — это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми
понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные для сопоставления с ними других
подобных объ­ектов».Стандарт как нормативнотехнический документ устанав­ливает комплекс норм,
правил, требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом. Применение
стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В
России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами
стандартизации.
Под унификацией понимается «приведение чеголибо к единой системе, форме, единообразию». По
официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей
продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме­ров. 

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности


их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и
на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того
чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация
исполненных доку­ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт
определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хране­ния, оформленный в установленном порядке.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:


• определение круга документов для включения в номенк­латуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установление индек­сов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного


документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до
передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их
дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает
проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел,
составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Вам также может понравиться