ВИДЫ И ФОРМЫ

ДОКУМЕНТАЦИИ В
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
СЛУЖБЫ ПРИЕМА И
РАЗМЕЩЕНИЯ
Правильное ведение документации важно для любой организации,
поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и
не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы
готовятся в разнообразных видах и формах.

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами

работы компании за выбранный период. В отчетности могут
содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими
данными. Отчет – это итог работы по учету сведений.
Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.
В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о
выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов
компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или
справкой.
В отчете обязательны следующие данные:
 название организации;
 наименование структурного подразделения или отдела компании;
 название документа;
 его дата и номер;
 заглавие;
 непосредственно текст с результатами работы;
 подпись;
 утверждение или резолюция.
 Требования к бланкам
В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям.
Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:
 на отчете содержатся реквизиты (наименование организации, ее номер, серия, адрес, ИНН,
печать);
 сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем,
защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
 документу присваивается номер и серия.

Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание

не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и
оплате гостиничного номера.
К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации
определённого сотрудника.
 В случае отсутствия документов
Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер
запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны
быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.

Формы первичного учета для

гостиницы
Так как гостиничная деятельность
представляет собой процесс
оказания услуги, то при работе с
физическими лицами (гражданами)
она может использовать бланки
строгой отчетности.
В соответствии с Постановлением Совета
Министров Правительства Российской Федерации от
30.07.1993 № 745 были утверждены формы
документов строгой отчетности, которые могут
использоваться гостиничными хозяйствами при
расчетах с населением для учета наличных
денежных средств, разработанные и представленные
Комитетом Российской Федерации по
муниципальному хозяйству
 Формы документации в деятельности
службы приема и размещения
1-Г АНКЕТА

Граждане, прибывшие в
командировку, на совещания,
конференции, сборы, а также
лица, перечисленные в п. 4
Инструкции о порядке
регистрации граждан в
гостиницах, заполняют анкету в
одном экземпляре, остальные - в
двух.
 2-Г ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

Заполняется дежурным
администратором или
работником бюро
обслуживания на
основании паспорта и
визы
 3-Г СЧЕТ

Заполняется при оформлении

оплаты за бронь, проживание, а
также за дополнительные платные
услуги, при отсутствии
специальных талонов. Счет
выписывается в трех экземплярах:
первый – выдается проживающему
гостю, второй – вместе с Кассовым
отчетом ежедневно сдается в
бухгалтерию, третий – хранится до
выезда гостя в расчетной части
гостиницы.
 4-Г КАРТА ГОСТЯ

Дает право поселившемуся на

получение ключа от номера и
внеочередное обслуживание в
предприятиях общественного
питания, бытового обслуживания
и связи, расположенные в
гостинице.
 5-Г КАССОВЫЙ ОТЧЕТ

Составляется в двух
экземплярах работником,
осуществляющим расчеты с
проживающими. Первый
экземпляр вместе со счетами (ф.
N 3-Г) или контрольной
кассовой лентой (при
механизированном расчете)
ежедневно сдается в
бухгалтерию, второй
сохраняется у подотчетного
лица. Работник бухгалтерии
сверяет форму 5-Г с формой 3-Г.
 7-Г РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И
ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ

Ведется дежурным
администратором или портье в 2-х
экземплярах.
Окончательный итог подводится
после выезда проживающих и
служит основанием к оплате счета,
предъявляемого предприятию,
организации.
 8-Г КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ

Выписывается работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию

вместе с кассовым отчетом. При оформлении возврата на первом и третьем
экземплярах счета (3-Г) делается отметка о произведенном возврате. Работник
бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в квитанции на возврат с подписью
в анкете, после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.
 9-Г АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ

Акт составляется работниками

гостиницы в трех экземплярах:
первый передается в
бухгалтерию, второй -
материально-ответственному
лицу, в подотчете которого
находится имущество
гостиницы, третий выдается на
руки плательщику.
 10-Г ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ

Заявка заполняется
предприятиями (организациями),
регистрируется в специальном
журнале "П"
Заявка на бронирование мест по
телеграммам, телефонным
звонкам, письмам
регистрируются в журнале "И“.
 11-Г КВИТАНЦИЯ "АВТОСТОЯНКА"

Составляется на
автостоянках
гостиничного комплекса
при приеме и выдаче
автотранспорта,
выписывается в двух
экземплярах: первый
сдается в бухгалтерию,
второй - выдается на руки
плательщику.
 12-Г КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ

Выписывается на
дополнительные услуги,
предоставляемые гостиницей
(заказ билетов в аэропорт,
оплата услуг переводчика,
предоставление чая, кофе по
желанию проживающего).
Составляется в двух
экземплярах: первый
представляется в бухгалтерию,
второй - плательщику.
 13-Г КВИТАНЦИИ НА ПРИЕМ ВЕЩЕЙ В КАМЕРУ
ХРАНЕНИЯ

Документ,
подтверждающий факт
приема вещей от гостя в
камеру хранения.