Документы строгой

отчетности в
гостинице
Бланк строгой отчетности — фискальный
документ, который вместо кассового чека
могут формировать для своих клиентов
организации, занятые в сфере оказания услуг
населению. До 1 июля 2019 года
организации, независимо от выбранной
системы налогообложения, имели право не
применять кассовый аппарат, а вместо
кассовых чеков выдавать своим клиентам
бланки строгой отчетности, отпечатанные
типографским способом.
В бланках строгой отчетности, выдаваемом отелем гостю ( по
правилам до 01.07.2019), должны фиксироваться:
• название бланка, его серия и номер;
• название гостиничной организации;
• адрес гостиницы, ее ИНН;
• вид оказываемой услуги, ее стоимость;
• фактическая сумма, принятая от гостя отелем;
• дата проведения расчетов с гостем, а также составления
бланка;
• Ф. И. О., должность сотрудника гостиницы, осуществившего
расчет с гостем, подпись данного сотрудника, печать
организации.
В бланке также могут фиксироваться иные значимые для
владельцев гостиницы данные о расчете с гостем. Например:
дата въезда, выезда постояльца; номер комнаты; перечни услуг,
оказанных постояльцу.
 Рассмотрим документы строгой отчетности на
примере командировочных гостей.
Отчетные документы для командировочных —
это комплект бланков и форм, которые работники
заполняют и предоставляют своему работодателю при
возвращении из деловой поездки. Используются они
для подтверждения расходов сотрудников и отнесения
их на затраты предприятия.
 Счет
Компания при отправлении сотрудника в поездку
возмещает ему расходы, в том числе за проживание.
Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника
становится гостиница, расположенная близко к
месту командировки. Гостиница по окончании
размещения клиента выдает отчетные документы
для командировочных с целью подтверждения факта
пребывания в отеле в определенные дни. Письмо
Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440
указывает, что если а в отеле не применяется
контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона
обязана оформлять бланк строгой отчетности,
который разрабатывается самостоятельно.
.
 Разрешено называть бланк по-разному, например
ваучером или гостиничным чеком. По возвращению
из командировки в бухгалтерию необходимо
предоставить документы, выданные гостиницей,
которые являются подтверждением размещения в
ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек.
Основные требования к форме, предоставленной
гостиничным предприятием:
• Бланк строгой отчетности в обязательном порядке
содержит реквизиты: наименование документа,
шестизначный номер и серию документа, полное
наименование организации, предоставляющей
услуги, адрес, ИНН организации и печать.
• Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности
изготавливался типографским методом или
формировался с использованием
автоматизированных систем.
• Требования к системе: обязательная защита от
несанкционированного доступа, идентификация и
сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет
(Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 №
359).
• Бланки, распечатанные на компьютере без
использования автоматизированных систем, не будут
приняты организацией в качестве подтверждающих.
 Оплата проживания в командировке в бюджетной
организации и в коммерческой одинаково
производится на основании счета из гостиницы или
счета и кассового чека.
Если командированный сотрудник предоставляет в
свою организацию документ о проживании в
гостинице, который не соответствует указанным
требованиям, а организация учитывает расходы в
отчетности при налогообложении, у ИФНС возникают
претензии. В этом случае компания отстаивает
расходы через суд. Если на предприятии гостиничного
типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в
отчетность входит чек и счет или другая документация
о проживании сотрудника в гостинице.
Другие гостиничные сервисы
По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные
гостиничные услуги подлежат оплате, за
исключением питания в барах и ресторанах и
использования рекреационно-оздоровительных
объектов. Наиболее часто используемой
дополнительной услугой является бронирование
номеров для сотрудников. В случае использования
некоторых услуг требуется доказательство их
экономической целесообразности для возмещения
расходов по ним.
 Лимиты расходов
Компания вправе установить лимит расходов для
своего командированного работника. Отметим, что
оплата проживания в командировке для бюджетной
организации отличается от оплаты в коммерческих
фирмах только тем, что в приказе на поездку
указывается источник финансирования. Не всегда есть
возможность уложиться в указанную сумму, поэтому
возникает ситуация, когда сотрудником превышается
лимит выделенной суммы. В таком случае при
превышении сотрудником лимита и предоставлении
счета из гостиницы на полную стоимость расходов
НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК
РФ).